Este documento describe el desarrollo e implementación de un sistema de gestión documental en una empresa productora de lácteos. Debido al crecimiento de la empresa y aumento de documentos, surgió la necesidad de recuperar y consultar la información de forma más ágil y eficiente. La empresa invirtió en software de gestión documental e implementó el sistema de forma interna, digitalizando documentos, configurando usuarios y realizando capacitaciones. El sistema ha brindado acceso inmediato a la información en todo el país, satisfacción a clientes internos, y

1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
EMPRESA PRODUCTORA DE LACTEOS

2. TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Presentado a:
Luz Marina Arias González
Docente
Presentado por:
Carlos Julio Sosa Ibáñez
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes Ciencias de la
Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
Septiembre
2013

3. ORIGEN DEL SISTEMA
Debido al crecimiento de la
compañía y de igual manera el
aumento de documentos, nace la
necesidad de recuperación y consulta
de información de forma mas ágil y
eficiente a nivel nacional

4. Programa de Gestión Documental - PGD y Sistema de Gestión
documental
* A pesar de contar con un PGD
y la centralización de archivos a
nivel nacional, se toma la
decisión de invertir en un
software de gestión documental
iniciando con un módulo de
prueba y así se invierte en
OnBase de Hayland software.

5. Plan de trabajo
• Teniendo en cuenta que las inversiones
iniciales en gestión documental no tiene
un retorno de inversión tangible y a corto
plazo se analiza:
• Presupuesto área
• Alcance
• Tiempo del desarrollo
• Recursos humano y técnico
• Capacitaciones entre otros aspectos

6. Desarrollo
Se decide desarrollar el proyecto In House
 Se contratan colaboradores con
conocimientos básicos de gestión
documental
 Se realiza capacitación a los nuevos
colaboradores sobre TRD para identificar
series, sub series y áreas correspondientes
 Se arriendan equipos de computo, scanner,
y discos duros para inicio del proyecto
 Se inicia con una serie documental que sea
crítica en cuanto a consulta y volumen

7. Casos de estudio
Algunos de los inconvenientes encontrados:
- Resistencia al cambio de algunas áreas
- Falta de confianza con el nuevo proceso
- Se requiere de trabajo en equipo no depende
solo de Gestión Documental
- Falta de interés del área de tecnología
- Capacidad limitada de almacenamiento en
servidores

8. Inicio del proyecto
 Se inicia digitalización de documentos
 Se inicia parametrizaciones y configuraciones
 Se desarrolla un ambiente de pruebas
 Posteriormente aprobado se sube a ambiente
de producción
 Se configuran unos pocos usuarios de
consulta y se hace seguimiento
 El inicio cumple con las expectativas y se da
inicio a capacitaciones de consulta
 Mediante Intranet se habilita el acceso a la
herramienta

9. Para tener en cuenta
 Realizar configuraciones de acuerdo a las TRD de
la compañía
 El trabajo de equipo de Gestión documental y
Tecnología es indispensable
 Dimensionar el espacio en servidores pues en la
compañía se crece en 35 gigas mensuales
 Aplicar tiempos de retención de los documentos
ya digitalizados
 Capacitaciones continuas al área de gestión
documental en cuanto a nuevas herramientas y
módulos de OnBase

10. Resultado del proyecto
 Acceso a la información de forma
inmediata en cualquier parte del país
 Satisfacción del los clientes internos
 Seguridad de la información en
cuanto acceso y privilegios de
consulta
 Se confía en la herramienta pidiendo
configurar la mayor parte de usuarios
y documentos administrativos
 Se destinan más recurso al área y se
invierte en nuevos módulos del
Software

11. Resultado del proyecto
• Actualmente se trabaja en el
módulo de correspondencia
• Se hace seguimiento con
indicadores
• Genera indicador de accesos con
reportes de la herramienta
• Se suben en promedio 110.000
imágenes mensuales
• Se controlan costos vs imágenes
• Retorno de inversión en tiempos
de respuesta
• Facilita en trabajo de
colaboradores y auditores entre
otros
119.785
129.554
144.196
95.356
81.693 78.032
$ 97
$ 147
$ 110
$ 221
$ 185
$ 155
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

12. Conclusiones
El retorno de la inversión de este tipo de proyectos no es tangible, pero a
medida que el proyecto madura se perciben los aportes que genera para la
compañía.
El Sistema de Gestión Documental resalta el valor que tienen los
documentos para las Organizaciones y su actividad diaria.
Se denota la importancia que tienen los avances tecnológicos para el
desarrollo del Sistema de Gestión Documental.