1. TECNOLOGO EN GESTION DE UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
APRENDIZ: Ingrid Tatiana Gómez Solano
TGUA
COMPETENCIA: Aplicar tecnologías de la información teniendo en cuenta
las necesidades de la unidad administrativa.
INSTRUCTORA: Patricia Mora
Bogotá D.C, 11 de febrero de 2013
Ingrid Tatiana Gómez Solano y Angie Catherine Baquero Bogotá D.C., 11
de febrero de 2013

2. TECNOLOGO EN GESTION DE UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
TABLA DE CONTENIDO
Contenido
PORTAFOLIO DE SERVICIOS ................................................................. 6
¿Qué es? ................................................................................................... 6
¿Qué información se debe incluir? ............................................................ 6
Características Y Contenido ...................................................................... 7
¿A quién puede dirigirse? .......................................................................... 7
¿En qué otra forma se puede presentar un portafolio? .............................. 8
¿Cuál es su objetivo? ................................................................................ 8
Ejemplos de presentación: ......................................................................... 9
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS ............................................................. 10
¿Qué es? ................................................................................................. 10
¿Cuáles son los agentes que intervienen en el evento? .......................... 10
Clasificación de los eventos ..................................................................... 11
Clasificación de los eventos según su origen .......................................... 11
Clasificación de los eventos según su naturaleza .................................... 12
Etapas ...................................................................................................... 12
Conformación de comités ........................................................................ 13
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3. TECNOLOGO EN GESTION DE UNIDADES
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TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1: Portafolio Documental .......................................................... 6
Ilustración 2: Contenido Del Portafolio ....................................................... 6
Ilustración 3: Maletín .................................................................................. 7
Ilustración 4: Dirigentes Del Portafolio ....................................................... 7
Ilustración 5: Portafolio Digital.................................................................... 8
Ilustración 6: Anuncio ................................................................................. 8
Ilustración 8: Esquema .............................................................................. 9
Ilustración 7: Presentación De Portafolio ................................................... 9
Ilustración 9: Anuncio Empresarial........................................................... 10
Ilustración 10: Esquema Conceptual ....................................................... 11
Ilustración 11: Mapa De Evento ............................................................... 12
Ilustración 12: Comites ............................................................................ 12
Ilustración 13: Evento Empresarial .......................................................... 13
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4. TECNOLOGO EN GESTION DE UNIDADES
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TABLA DE HIPERVINCULOS
1. Imagen 1: Portafolio Documental
2. Imagen 2: Contenido del portafolio
3. Imagen 3: Maletín
4. Imagen 4: Dirigentes del portafolio
5. Imagen 5: Portafolio Digital
6. Imagen 6: Anuncio
7. Imagen 7: Presentación de portafolio
8. Imagen 8: Esquema
9. Imagen 9: Anuncio empresarial
10. Imagen 10: Esquema conceptual
11. Imagen 11: Mapa de eventos
12. Imagen 12: Comités
13. Imagen 13: Evento empresarial
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INDICE O APENDICE
A N
Accionistas ............................... 10 Naturaleza ............................... 10
Asistentes .................................. 9 Negocio ..................................... 6
C O
Clientes ...................................... 5 Objetivo ..................................... 7
Comite Academico ................... 12 Oferta ........................................ 5
Comité Organizador ................. 11
Conferencistas ........................... 9 P
Conocimiento ............................. 9 Portafolio ................................... 5
Costos ...................................... 10 Productos .................................. 5
Profesionalidad .......................... 5
D Protocolarios.............................. 5
Deportivos ................................ 11 Protocolo ................................. 12
Diseño ........................................ 6
Documento................................. 7 R
Recursos humanos.................. 13
E Reseña ...................................... 5
Empresa .................................... 5
Eventos ...................................... 9 S
Secretarios .............................. 13
F Seminarios............................... 10
Financiación ............................. 10 Socios ........................................ 5
M W
Marketing ................................... 7 Web ........................................... 7
Militares ................................... 11
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6. TECNOLOGO EN GESTION DE UNIDADES
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TEMAS DE INTERES
PORTAFOLIO DE SERVICIOS
¿Qué es?
Un portafolio de servicios1 es un documento o
presentación en el cual se contempla la
información básica y precisa de una empresa u
compañía para detallar las características de su
oferta2 comercial; para que tus futuros clientes
conozcan tus productos o servicios
brindándoles confianza y profesionalidad.
Ilustración 1: Portafolio Documental
¿Qué información se debe incluir?
2.1 Breve reseña histórica de la
empresa.
2.2 Visión.
2.3 Misión.
2.4 Objetivos de nuestra empresa.
2.5. Productos, servicios y
garantías.
2.6 Socios.
2.7 Proveedores
2.8 Respaldos.
Ilustración 2: Contenido del 2.9 Clientes3 de la empresa.
Portafolio
2.10 Datos de contacto como correo
electrónico, dirección, teléfono y fax.
1
Servicios: Son los productos que ofrece una determinada empresa, ya sean tangibles o
intangibles. Para facilitar la vida de las personas.
2
Oferta: Conjunto de bienes o mercancías que se presentan en el mercado con un precio
concreto y en un momento determinado.
3
Cliente: Es la persona que desea comprar un producto o servicio, o que necesita alguna
información acerca de lo que ofrece la empresa.
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Esta información debe ser breve pero concisa de tal manera que en pocas
palabras el cliente o prospecto la tenga en cuenta y le sea atractiva la
propuesta que la empresa desea proyectar. Por lo tanto es indispensable
que la imagen corporativa sea de lo más presentable y llamativa sin faltar
a los recursos protocolarios que la gestión amerita.
Características Y Contenido
Debe ser un diseño integral con la imagen de la empresa que ofrece los
servicios, la mejor manera de entregar un portafolio es que este mismo
sea una solución para tus potenciales clientes.
En la actualidad las grandes carpetas
con mucho papel han pasado de
moda, el cliente busca soluciones y
que mejor que ofrecerle una antes
de siquiera haber hecho un negocio4
con él.
En cuanto a el
ofrecimiento de servicios es muy
importante que el cliente sepa que es
lo que le ofrecemos (contenido), una
breve descripción en un lenguaje
5
sencillo y no muy técnico, para que
Ilustración 3: Maletín
sea entendido por el futuro cliente, concisa
y directa.
Obviamente los beneficios6 a obtener los cuales deben ser más que
simples líneas... una invitación a que el target tome ventaja de estos.
¿A quién puede dirigirse?
4.1 Potenciales Clientes
4.2 Posibles socios
comerciales
4.3 Proveedores7
Ilustración 4: Dirigentes del portafolio
4
Negocio: Es un pacto o establecimiento de negocio en el cual se busca realizar estrategias para
buscar crecimiento económico.
5
Lenguaje: Conjunto de sonidos articulados con que el hombre manifiesta lo que piensa o siente.
6
Beneficio: Ganancia económica que se obtiene de un negocio, inversión u otra actividad
mercantil
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8. TECNOLOGO EN GESTION DE UNIDADES
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¿En qué otra forma se puede presentar un portafolio?
El portafolio de servicios puede
materializarse en un verdadero portafolio
que el responsable de presentar la oferta
de la empresa acarree sus visitas a
clientes e interesados. Dentro del
portafolio llevara los papeles con la
información sobre los servicios de la
compañía.
Otra posibilidad es que el portafolio de
servicios sea una presentación digital,
como un documento8 de PowerPoint o
una página web. En este caso, la noción
de portafolio funciona de manera
Ilustración 5: Portafolio Digital simbólica.
¿Cuál es su objetivo9?
El objetivo del portafolio de servicios, en definitiva, es presentar la oferta
de una firma y difundir información precisa respecto a la misma,
constituyéndose como una herramienta comercial y de marketing muy
valiosa para aumentar las ventas10.
Ilustración 6: Anuncio
8
Documento: Es un papel en el cual se plasma y relaciona información de interés ya sea para la
empresa o para el cliente.
9
Objetivo: Son las metas que una empresa o persona se propone para alcanzar a largo o corto
plazo.
10
Venta: Es un objeto o servicio que se ofrece a la comunidad para que ellos lo adquieran y con
eso obtener utilidad del mismo.
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1112Ejemplos de presentación:
Ilustración 8: Presentación de portafolio
13
Ilustración 7: Esquema
11
Trabajo: Es la ocupación en la cual cualquier persona se puede desempeñar para conseguir
dinero y progresar en la vida profesional.
12
Asesorar: Es la capacidad que tiene una persona de orientar a otra en cualquier tema que esta
última no tenga información, para conseguir un beneficio común de las dos partes.
13
Reparación: Es la acción de volver a arreglar algún objeto o material que se halla averiado por
cualquier motivo.
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10. TECNOLOGO EN GESTION DE UNIDADES
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Ilustración 9: Anuncio Empresarial
¿Qué es?
La organización de eventos14 es una actividad que requiere ser planeada,
organizada y controlada, encaminada a lograr los objetivos propuestos
bien sea de índole empresarial, asociativa o particular.
¿Cuáles son los agentes que intervienen en el evento?
9.1 Organizadores:
Responsables de planear, dirigir, organizar y realizar el evento.
9.2 Conferencistas:
Contratados para transmitir el conocimiento15 cualquiera que éste
sea.
9.3 Asistentes o Participantes e Invitados16:
Asisten a él por considerar que es de su interés.
14
Evento: Es una actividad que se realiza con el propósito de celebrar algún tipo de
acontecimiento inesperado o proyectado.
15
Conocimiento: Es el conjunto de información que puede almacenar una persona en su cerebro
para darlo a conocer a las demás personas.
16
Invitado: Es la persona que asiste a algún evento ya que anteriormente a sido llamado por los
anfitriones para tener el acompañamiento del mismo.
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11. TECNOLOGO EN GESTION DE UNIDADES
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Clasificación de los eventos
De acuerdo con su magnitud los eventos se clasifican en mayores y
menores:
10.1 Eventos Mayores: Se caracterizan por reunir un gran número
de personas. Entre los más representativos están: congresos,
encuentros, simposios, asambleas, lanzamientos, convenciones y
eventos turísticos y hoteleros.
10.2 Eventos Menores: Son aquellos que por misma naturaleza
reúnen un número menor de asistentes, como por ejemplo:
conferencia, seminarios, debates17, foros, talleres, mesa redonda,
panel.
Ilustración 10: Esquema Conceptual
Clasificación de los eventos según su origen
11.1 Eventos Corporativos: son aquellos que realiza una empresa
la cual se responsabiliza de su financiación. A estos eventos por lo
general, asisten sus empleados18, los ejecutivos, los clientes
especiales. Entre los más importantes tenemos los lanzamientos,
reuniones de junta directiva, asambleas de socios o accionistas,
aniversario de la empresa, finalización anual de labores.
11.2 Eventos Asociativos: Se caracterizan por que los asistentes
deben asumir los costos19 de su participación. Los más
17
Debate: Es una discusión que se entabla por dicha información o evento que se plantea con el
fin de proporcionar una solución.
18
Empleado: Es la persona que trabaja en una empresa con un cargo jerárquico menor, devenga
un salario y disfruta de las oportunidades que brinda la misma.
19
Costo: Es el dinero que una persona debe pagar por adquirir un producto o servicio.
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12. TECNOLOGO EN GESTION DE UNIDADES
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reconocidos son: congresos. Asamblea de socios, convenciones y
simposios.
POR SU
ORIGEN
EVENTOS EVENTOS
CORPORATIVOS ASOCIATIVOS
Ilustración 11: Mapa de evento
Clasificación20 de los eventos según su naturaleza
12.1 Gubernamentales
12.2 Eclesiásticos
12.3 Militares
12.4 Sociales
12.5 Recreativos
12.6 Culturales
12.7 Deportivos21
Etapas
En la organización de un evento se consideran tres etapas22
fundamentales:
13.1 Planeación o Pre evento
13.2 Organización y Ejecución o Desarrollo del Evento.
13.3 Post evento o Evaluación
Ilustración 12: Comites
20
Clasificación: Es la forma como se entabla una organización de información de acuerdo con su
importancia.
21
Deportivo: Es un juego en el cual una persona muestra sus destrezas físicas, realizando las
acciones que el deporte suministra.
22
Etapa: Es un ciclo que sufre una información para desarrollarse completamente.
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13. TECNOLOGO EN GESTION DE UNIDADES
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Conformación de comités
14.1 COMITE ORGANIZADOR: Está integrado por el coordinador
de cada comité. Tiene la responsabilidad de definir y presentar al
director o coordinador del evento todas las acciones en detalle que
conlleven a su organización y desarrollo, tanto en la etapa previa
como en la ejecución, seguimiento y evolución del evento, para su
visto bueno y toma de decisiones23. Tiene a su cargo la elaboración
y coordinación del programa general del trabajo.
14.2 COMITÉ DE ADMINISTRACION: Esta encargado de
administrar y manejar todos los recursos humanos, financieros y
físicos necesarios para el desarrollo del evento.
También se ocupa del apoyo logístico en general, depende
directamente del director.
Este comité puede subdividirse en subcomités de: administración
de personas, suministros, finanzas y presupuesto24.
14.3 COMITÉ DE RELACIONES PUBLICAS: Tiene como
misión crear y mantener la imagen positiva de la
organización y del evento en las actividades de promoción,
divulgación y atención directa a los participantes. Lo
conforman los siguientes subcomités: divulgación y
publicidad, inscripciones, recepción y alojamiento,
información y documentación, protocolo y actos sociales.
14.4 COMITÉ ACADEMICO: Es el
encargado de realizar los
contactos con los conferencistas,
ponentes, panelistas, expertos y
relatores a presentar a
consideración del director y del
comité organizador, las hojas de
vida para ser estudiadas y toma de
decisión de contratación. También
tiene a su cargo coordinar la
recepción de las ponencias,
Ilustración 13: Evento Empresarial conferencias y discursos y todo lo
relacionado con el desplazamiento25
23
Decisión: Es una alternativa que debe tomar una persona cuando se encuentra en algún tipo de
conflicto, problema o dilema.
24
Presupuesto: Es el dinero con el que cuenta una persona o entidad para llevar a cabo un
evento de cualquier magnitud.
25
Desplazamiento: Es una acción de trasladarse a algún lugar debido a un suceso realizado
anteriormente.
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14. TECNOLOGO EN GESTION DE UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
de los conferencistas relacionados.
14.5 COMITÉ DE SECRETARIA: Tiene la función de
elaborar y procesar en forma correcta y oportuna la
documentación que se requiere para el evento. Está
integrado por un grupo de asistentes administrativos,
secretarios, digitadores y auxiliares para ejercer las labores
correspondientes a:
14.5.1 asistir a las reuniones26 de los diferentes comités
para conocer todo lo relacionado con el personal, la
planeación, organización, ejecución y evolución del evento.
14.5.2 colaborar 27con la elaboración del plan de trabajo y
tomar nota del mismo en lo que se refiere a la duración total,
actividades y duración aproximada de cada una y turnos de
trabajo del personal, establecimiento de necesidades28, de
recursos humanos, físicos y financieros, entrenamiento del
personal. Tiene la responsabilidad de las comunicaciones
personales y económicas de acuerdo con los equipos y
tecnología utilizados para este fin.
26
Reunión: Es una unión de personas en un sitio determinado en el cual se tratan asuntos
admistrativos, personales o sociales con el objetivo de solucionarlos.
27
Colaborar: Es la acción que se realiza para darle la mano a una persona cuando está en algún
momento difícil.
28
Necesidad: Es una carencia que tiene alguien por algún tipo material o personal que es
indispensable para su completa evolución de la vida.
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