Modelo de Dirección Vigilancia y Control 2016

MODELO DE VIGILANCIA Y CONTROL
DEFINICIÓN
En desarrollo de las competencias asignadas a la Dirección de Vigilancia y Control, se tiene
establecido un modelo de vigilancia y control proactivo, preventivo y eficiente, modelo que
propende por la detección de alertas tempranas, permitiendo plantear correctivos, y de ser el
caso, el ejercicio de las facultades sancionatorias que le han sido atribuidas de modo tal que se
minimice el impacto en las deficiencias que llegaren a ocurrir en la prestación del servicio sobre
los usuarios.
El modelo de vigilancia y control se fundamenta en la cadena de valor que soporta la operación
del mismo y se encuentra estructurada así:
Grafica No. 1. Cadena de Valor Modelo de Vigilancia y Control

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Edificio Murillo Toro, Carrera 8a, entre calles 12 y 13
Código Postal: 111711 . Bogotá, Colombia
T: +57 (1) 3443460 Fax: 57 (1) 344 2248
www.mintic.gov.co - www.vivedigital.gov.co
ESTRUCTURA DEL MODELO DE VIGILANCIA Y CONTROL
La aplicación de este modelo se soporta en dos pilares fundamentales:
 VIGILANCIA PREVENTIVA.
La vigilancia preventiva plantea la formulación de estrategias que inician con la primera
actividad relacionada con la identificación, actualización y divulgación de obligaciones a
cargo de los agentes vigilados provenientes de:
 La normatividad, leyes, decretos y resoluciones que aplican en cada uno de los sectores.
 El desarrollo de Políticas aplicables a los sectores
 Los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica del MINTIC.
 Las obligaciones técnicas específicas aplicables a cada sector por parte de las entidades
adscritas.
 Obligaciones que estipulan las habilitaciones que otorga el Ministerio por medio de los actos
administrativos.
Las mencionadas obligaciones, son divulgadas hacia sus diferentes destinatarios (vigilados) con
un enfoque general, especializado y dirigido, acorde la información del modelo de vigilancia y
control que se desarrolla en el marco del Plan Vive Digital.

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La divulgación con enfoque general corresponde al mayor nivel de divulgación con
cobertura nacional y comprende acciones de publicación y distribución, utilizando
diversos sistemas y medios de comunicación, que contengan información sobre el
modelo de Vigilancia y Control y sus principales aspectos, a través de las principales
organizaciones y asociaciones gremiales.
La divulgación con enfoque especializado comprende acciones de divulgación
entre las organizaciones y entidades más representativas por sector, y se ejecutará
mediante la elaboración y entrega de medios impresos y electrónicos con la
información sobre el modelo de Vigilancia y Control y sus principales aspectos.
La divulgación con enfoque dirigido busca la sensibilización y comunicación
directa de la información relevante sobre el Modelo de Vigilancia y Control del
MINTIC a los sujetos vigilados (proveedores de redes y servicios de
telecomunicaciones y operadores postales), a través de medios formales y no
formales de comunicación e información que pueda ser insumo de un proceso de
acompañamiento a los vigilados.
Las anteriores estrategias de comunicación deben orientarse para que sean
insumo en procesos de formación dirigida sobre los principales aspectos de
vigilancia en los tres sectores y sobre los principales aspectos de las
disposiciones legales, reglamentarias y regulatorias de observancia para cada uno de ellos.
La segunda actividad, está definida como la revisión, diagnóstico y retroalimentación de
las obligaciones, detectando potenciales incumplimientos y tomando medidas
encaminadas a que sean corregidos oportunamente. Para tal fin, se aplica el anillo uno (1)
de la metodología de anillos de seguridad, arquitectura propia del modelo de vigilancia y
control, y que se describe a continuación:

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La aplicación del anillo 1, constituye el uso de dos (2) herramientas, la primera es la Matriz de
Obligaciones, matriz que consolida todas las obligaciones legales, reglamentarias y/o regulatorias
de cada uno de los sectores objeto de vigilancia, especificando las obligaciones determinadas
en el marco de la ley y de la regulación. Periódicamente, a través de la segunda herramienta
denominada Sistema de Alarmas Tempranas (SIAT) que se alimenta con la información reportada
por las diferentes fuentes, se emite el correspondiente informe sobre alertas y mediciones de
• Análisis previo de la
información utilizando las
Matrices de Obligaciones y
los Sistemas Integrales de
Alarmas Tempranas (SIAT)
con el fin de detectar
presuntos incumplimientos en
los ambitos jurídico, técnico y
financiero
Anillo 1
•Verificación in SITU: Verificación por
aspecto en el sitio de operaciones del
proveedor u operador del
cumplimiento de sus obligaciones de
conformidad con la información
suministrada en el Anillo 1.
Anillo 2
•Verificaciónes INTEGRALES a
provedores u operadores de
gran impacto en el sector o
con presuntos incumplimiento
detectados en el anillo 1 en
todos los aspectos objeto de
analisis (jurídico, técnico y
financiero)
Anillo 3

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desempeño de los PRST y operadores postales acerca del presunto incumplimiento de
obligaciones generales y específicas.
La tercera actividad es definida como la determinación del Incumplimiento en sitio de las
obligaciones, realizando la inspección o vigilancia en el sitio de operaciones del proveedor
mediante verificaciones In Situ o auditorías Integrales.
Para tal fin, se aplica y según sea el caso los anillos 2 y 3 de la metodología de anillos de seguridad
donde:
Anillo 2: Aplica cuando existen presuntos incumplimientos en uno o dos aspectos entre
técnicos, administrativos, jurídicos y Financieros, provenientes del anillo 1 o por presuntos
transgresores identificados por peticiones, quejas, reclamos (PQR) o derechos de petición,
a los cuales se les realizará una verificación in-situ por el equipo de vigilancia preventiva.
Durante la diligencia, se da a conocer el objetivo de la misma y se levantan las actas de
verificación respectivas.
Se dispondrá de un informe sobre los resultados de la evaluación de la evidencia
recopilada en la verificación in situ, respecto al cumplimiento o no de las obligaciones de
carácter legal, reglamentario o regulatorio, según el asunto verificado a cada PRST u
operador postal.
Anillo 3: Consistente en realizar una Auditoría Integral en aquellos PRST u operadores
postales a los que se les detecten presuntos incumplimientos o conductas infractoras
reincidentes en aspectos administrativos, jurídicos, financieros y técnicos. Aplican
igualmente transgresores identificados por PQRS y/o derechos de petición.

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Cada Auditoría Integral, tendrá como resultado un informe que contiene los principales
aspectos evaluados, los hallazgos, registro de mediciones y anexo de los documentos
solicitados.
Adicionalmente, los PRST y operadores postales a los que se les realice una auditoría
integral, serán objeto de las acciones de prevención y como tal se elaborará un acta
donde consten los temas desarrollados en la charla de sensibilización y divulgación frente
a la observancia de sus obligaciones principales y las que serán objeto de verificación en
la diligencia.
La cuarta actividad es definida como la suscripción y seguimiento a planes de mejora,
para promover la cesación de la conducta infractora y la mejora de la gestión. Como
elemento innovador, el Modelo de Vigilancia y Control plantea de manera opcional el
elaborar planes de acción o planes de mejoramiento de forma concertada, teniendo
como objetivos específicos:
 Conducir a un compromiso mayor por parte de los PRST y operadores postales, para la
cesación de la conducta infractora.
 Involucrar a los PRST y operadores postales, para que sean parte de la solución de fondo
que permita corregir las situaciones evidenciadas o las problemáticas encontradas por el
equipo de vigilancia preventiva.
 Incrementar la gestión referida a los procesos internos de los PRST y operadores postales,
con miras a mejorar la operación y por consiguiente la calidad de los servicios prestados.
Al suscribir un plan de mejoramiento, no se pierde la facultad para adelantar las actuaciones
administrativas con fines sancionatorios a que haya lugar y deban adelantarse (esto de acuerdo
con el análisis del caso y el impacto del incumplimiento).

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El equipo de Vigilancia Preventiva, se encarga de validar el cumplimiento del plan de
mejoramiento, por medio de la evidencia aportada por quienes suscribieron el plan.
Vencido el plazo establecido en los planes de mejora, se da traslado al Equipo de Control
Estratégico junto con el reporte de cumplimiento o no de los mismos, y los hallazgos de
incumplimientos detectados que dieron origen a la suscripción del Plan.
Se destaca que las mismas se encuentran contempladas como una opción de reducción en la
dosimetría sancionatoria en los casos en los que se puedan llegar a configurar sanciones o multas,
y que bajo ninguna circunstancia se constituyen como eximente o causal de justificación
tendiente a evitar la apertura de un proceso administrativo sancionatorio.
 CONTROL ESTRATÉGICO.
Con la Constitución Política de 1991, en Colombia quedaron establecidas diversas formas de
control directo, que en esencia se circunscriben al control fiscal, el control político, el control
administrativo, el control interno y el control social. De ellos, se abordan el control fiscal y el control
interno dado que presentan la mayor relevancia para los propósitos del modelo de vigilancia y
control establecido.
El reto del control en lo público, requiere el asumir compromisos institucionales frente a:

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a) Premiar aquellos esfuerzos en materia de prevención frente a la aparición de conductas
adversas a los objetivos perseguidos
b) Formalizar un ejercicio independiente del control que brinde garantías
para el vigilado y el responsable frente a los hallazgos y propuestas de
mejoramiento, así como la pertinencia, relevancia y efectividad de las mismas
c) Propender porque el ejercicio del control y sus instrumentos son
funcionales con la entidad que lo debe ejecutar, coherentes con los
lineamientos frente al bien o servicio vigilado y frente a los compromisos de
observancia de los grupos de interés involucrados.
d) Aquellas entidades que deben, por su función, ser responsables del
proceso de control y vigilancia, deben tener un talento humano no solo
independiente sino de alto perfil en cuanto a competencias técnicas e
integridad, así como incorporar como una fuente de información cualificada
el control ciudadano ex ante y ex post.
e) Mejora los sistemas de información de gestión y control que permitan
tomar decisiones con relevancia, oportunidad y calidad
Por lo anterior, el CONTROL ESTRATÉGICO hace referencia a una actividad de control más efectiva
y oportuna, que basado en los informes y evidencias allegados por el equipo de vigilancia
preventiva, se analizan parámetros tales como la conducta infractora, reincidente y el impacto
social en la prestación del servicio, de cara a iniciar una actuación preliminar o directamente una
investigación administrativa realizando:
 Aplicación de la línea jurídica de acuerdo con la normatividad vigente para iniciar un
proceso administrativo.
 Decidir los procesos administrativos aplicando dosimetría, imponiendo sanciones y
atendiendo los recursos que la ley y las normas autorizan.

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 Conformar títulos ejecutivos necesarios para la ejecución coactiva de las obligaciones
según sea el caso.
Para el caso del Sector Postal bajo la causal de clandestino, se llevan a cabo las diligencias de
cierre de instalaciones o decomiso de presuntos prestadores ilegales de servicios postales de
acuerdo con lo establecido en el Título VII de la Ley 1369 de 2009.
En síntesis
La ejecución y desarrollo del modelo de vigilancia y control, no sólo implica la verificación del
cumplimiento de las obligaciones de los PRST y operadores postales, sino la aplicación de un
control estratégico según su ubicación en el respectivo anillo de seguridad, permitiendo así
cumplir criterios de eficacia.
La aplicación del modelo, busca un enfoque integral de vigilancia y control, que permite
considerar un único proceso que incorpore la verificación de obligaciones de diversas fuentes,
logrando con ello sinergias operativas y de costos en los procesos, así como una menor carga
operativa tanto para el Estado, como para los agentes vigilados, respecto del manejo de
procesos de verificación separados para cada fuente de obligaciones.
Los beneficios de un enfoque integral serán entonces:
(i) La eliminación de procesos repetidos que duplican la carga operativa,
(ii) La reducción de la carga operativa para el Estado y para los agentes del mercado objeto
de la vigilancia y el control,
(iii) La priorización de las temáticas para focalizar recursos, haciendo un uso eficiente de los
mismos.

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(iv) La mayor eficiencia que supone la focalización en parámetros y elementos que tengan
mayor impacto en la prestación del servicio,
(v) La eficiencia general en disponibilidad de información y posterior actuación en ejercicio
del control.
(vi) La identificación de riesgos, que permitan generar conductas preventivas más que
correctivas, generando una acción oportuna por parte de la administración.

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