Proyecto de continuidadpara las fases de transformacióny democracia de la Estrategia de GELT
CONTENIDOS LA SESIÓN SESIÓN             CONTENIDOS DE DE LA1. Identificación de cambios organizacionales          para   l...
Identificación de cambios      organizacionales para laimplementación de trámites en línea
Cambios organizacionales para la            implementación de trámites en líneaEs importante la identificación ydefinición...
¿Por qué se requieren cambios organizacionales          para la implementación de trámites en línea?                      ...
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Acciones a tomar para generar cambios                       organizacionalesDefinir los cambios que se deben realizar a lo...
Definir estándares de Calidad paraLínea Base del Municipio                 la prestación de      los trámites y servicios ...
ObjetivosGENERALEstablecer un estándar o nivel de calidad quedebe cumplir la administración municipal odepartamental en la...
Metodología1. Identificación de trámites o servicios.2. Definición de estándares.   *Método subjetivo.3.    Levantamiento ...
Metodología1. Identificación de trámites o serviciosSe debe identificar el trámite o servicio al   cual se le aplicará el ...
Metodología1. Identificación de trámites o serviciosEl trámite sugerido para la aplicación del estándar de calidad, es:Trá...
Metodología2. Definición de estándaresCon el fin de determinar el mejor promedio de tiempo de respuesta del trámite oservi...
Metodología2. Definición de estándaresEjemplo: : Formato-pestaña Indicador:    Trámite “Expedición de Licencia de Salud Oc...
Metodología3. Levantamiento de información y mediciónEl nivel de uso del tramite será evidenciado en el Formato-pestañaInf...
Realizar los ajustes normativosrequeridos para prestar los trámitesy servicios por medios electrónicos
Marco NormativoSabemos que cada municipio tiene sus mecanismos para realizar eltrámite.          Y para que el trámite se ...
Marco NormativoEl ajuste normativo y el no cobro deltrámite de Inscripción de Registro deIndustria y Comercio en los munic...
Marco NormativoLey 232 de 1995: Por medio           Ley 527 Artículos delde la cual se dictan normas          10 al 12: Po...
Marco Normativo         Disposición para su implementación      Disposición para su        implementaciónPropuesta de proy...
Documentar las prácticas yexperiencias generadas a partir de la   implementación de la Fase de            Transacción
DOCUMENTAR BUENAS PRÁCTICASEs importante que la administración municipal muestre las buenasexperiencias generadas en la im...
DOCUMENTAR BUENAS PRÁCTICASLas buenas prácticas sedeben          documentardiligenciando  el  formatodispuesto     para   ...
DOCUMENTAR BUENAS PRÁCTICAS                El documento recibido en                el correo electrónico                go...
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  1. 1. Proyecto de continuidadpara las fases de transformacióny democracia de la Estrategia de GELT
  2. 2. CONTENIDOS LA SESIÓN SESIÓN CONTENIDOS DE DE LA1. Identificación de cambios organizacionales para la implementación de trámites en línea.2. Estándares de Calidad para la prestación de los trámites y servicios.3. Realizar los ajustes normativos requeridos para prestar los trámites y el servicio por medios electrónicos.4. Documentar las prácticas y experiencias generadas a partir de la implementación de la Fase de Transacción.
  3. 3. Identificación de cambios organizacionales para laimplementación de trámites en línea
  4. 4. Cambios organizacionales para la implementación de trámites en líneaEs importante la identificación ydefinición de compromisos de lasentidades territoriales, con la cualserá óptima la implementación detrámites en línea.
  5. 5. ¿Por qué se requieren cambios organizacionales para la implementación de trámites en línea? no l uso de las TIC* a de Deb ido a que e ma una m ejor sí mis det ermina en mayor facil idad o una s en los procesos e servicio ción d para la generaliza nica. for ma electró Los cambios organizacionales deben ser incluidos dentro de Los cambios organizacionales deben ser incluidos dentro de una estrategia de modernización de la una estrategia de modernización de la Entidad que aplique otras acciones Entidad que aplique otras acciones* Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC)
  6. 6. ¿Que acciones debemos tomar dentro de la entidad para implementar un trámite en línea? Cambios Organizacionales Dependencias y e sos tos implicadas ro c m ie n R P i s res oles ced trativo pec pro inis tivo adm sRec e urs os Se debe identificar ción d q r ven os la e ue co Inte rcer ntid n te ad sume Tareas
  7. 7. Acciones a tomar para generar cambios organizacionalesSe debe identificar las actividadesnecesarias para ajustar: •La organización •Las funciones •Los procesos y procedimientosA la propuesta final de rediseño y laimplementación del trámite pormedios electrónicos.
  8. 8. Acciones a tomar para generar cambios organizacionalesDetallar las actividades a realizarpara implementar el procedimientoadministrativo asociado a la propuestafinal de optimización del trámite.Para ello se debe definir unresponsable para cada actividad opaso del proceso.
  9. 9. Acciones a tomar para generar cambios organizacionalesDefinir los cambios que deben asumir las dependenciasresponsables de la prestación de los trámites en línea.
  10. 10. Acciones a tomar para generar cambios organizacionalesEspecificar las competencias ycaracterísticas de las personas queprestan el servicio y las tareas quedeben asumirse para laimplementación del trámite en línea. Deben ser personas que tengan conocimiento en el uso de computadores
  11. 11. Acciones a tomar para generar cambios organizacionalesDeterminar los recursostecnológicos y físicos necesariospara la prestación del trámite enlínea:• Computadores.• Acceso a internet.• Etc.
  12. 12. Acciones a tomar para generar cambios organizacionales En caso que sea necesario establecer los mecanismos de coordinación con otras entidades públicas que intervengan en la prestación del trámite o servicio en línea.
  13. 13. Acciones a tomar para generar cambios organizacionalesElaboración de procedimientos detrabajo, que aseguren la coexistenciade los canales de prestaciónpresencial y electrónica y lacoherencia entre ellos.
  14. 14. Acciones a tomar para generar cambios organizacionalesDefinir los cambios que se deben realizar a los manuales deprocesos, procedimientos y funciones para ajustar el trámitepresencial a tramite en línea según el estándar propuesto por elPrograma Gobierno en línea. Implementación de los Cambios Organizacionales OK Adición de Eficiente y oportuna Identificación de Validación de cambios en disponibilidad del funciones funciones procedimientos tramite en línea
  15. 15. Definir estándares de Calidad paraLínea Base del Municipio la prestación de los trámites y servicios intervenidos (presencial y en línea)
  16. 16. ObjetivosGENERALEstablecer un estándar o nivel de calidad quedebe cumplir la administración municipal odepartamental en la prestación de los trámitesrediseñados y automatizados.ESPECIFICOAnalizar y verificar los resultados de la aplicaciónde estándares e indicadores, con el propósito deoptimizar las alternativas de servicio, su calidad ycuantificación del trámite intervenido.
  17. 17. Metodología1. Identificación de trámites o servicios.2. Definición de estándares. *Método subjetivo.3. Levantamiento de información y medición.*Método subjetivo: consiste en el levantamiento de una información, a partir de una o pocas fuentes, sin posibilidades de verificación con estadísticas objetivas
  18. 18. Metodología1. Identificación de trámites o serviciosSe debe identificar el trámite o servicio al cual se le aplicará el estándar de calidad, con el fin de mejorar los tiempos de respuesta.Es importante que la entidad tenga en cuenta que para implementar un trámite o servicio se debe contemplar las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP.
  19. 19. Metodología1. Identificación de trámites o serviciosEl trámite sugerido para la aplicación del estándar de calidad, es:Trámite Inscripción deidentificado: registro de Industria yApoyo para elcrecimiento de comercionuestros Municipios Municipal
  20. 20. Metodología2. Definición de estándaresCon el fin de determinar el mejor promedio de tiempo de respuesta del trámite oservicio intervenido, se implementará la siguiente formula: Formato-pestaña Indicador: T= ((TM+ (4Tp) +Tm)/6) +Ts T= Tiempo estándar de respuesta. TM= Tiempo Máximo.4Tp = 4 veces el tiempo promedio, para que la tendencia del estándar se aproxime a este. Tp= Tiempo promedio. Tm= Tiempo mínimo. Toda la suma se divide por 6 (promedio de seis tiempos; un (1) tiempo máximo, cuatro (4) 6= veces el tiempo promedio y un (1) tiempo mínimo). Ts= 7%. Porcentaje estimado del tiempo suplementario. FUENTE: Guía para implementar estándares e indicadores de trámites o servicios de las entidades del distrito capital. Alcaldía Mayor de Bogotá. Disponible en: http://www.bogota.gov.co/portel/libreria/doc/guiaestan.doc
  21. 21. Metodología2. Definición de estándaresEjemplo: : Formato-pestaña Indicador: Trámite “Expedición de Licencia de Salud Ocupacional para Persona Jurídica” Se determinan los tiempos máximo, mínimo y promedio, así: TM= 90 días Tp= 75 días Tm= 60 días T= ((TM+ (4Tp) +Tm)/6) +Ts T= (90+ (4*75)+60)/6+7% = 75 díasEstos tiempos son subjetivos y se determinan de la experiencia de los servidores, por tal razón el tiempo promedio no necesariamente es la suma de los tiempos máximo y mínimo. FUENTE: Guía para implementar estándares e indicadores de trámites o servicios de las entidades del distrito capital. Alcaldía Mayor de Bogotá. Disponible en: http://www.bogota.gov.co/portel/libreria/doc/guiaestan.doc
  22. 22. Metodología3. Levantamiento de información y mediciónEl nivel de uso del tramite será evidenciado en el Formato-pestañaInformación y medición:
  23. 23. Realizar los ajustes normativosrequeridos para prestar los trámitesy servicios por medios electrónicos
  24. 24. Marco NormativoSabemos que cada municipio tiene sus mecanismos para realizar eltrámite. Y para que el trámite se logre prestar por medios electrónicos, se debe identificar la normatividad nacional y local para ajustarla de acuerdo la necesidad de cada entidad.
  25. 25. Marco NormativoEl ajuste normativo y el no cobro deltrámite de Inscripción de Registro deIndustria y Comercio en los municipios deAntioquia, tiene los siguientes fundamentosnormativos:
  26. 26. Marco NormativoLey 232 de 1995: Por medio Ley 527 Artículos delde la cual se dictan normas 10 al 12: Por medio depara el funcionamiento de los la cual se define yEstablecimientos comerciales. reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercioDecreto 1879 de 2008: electrónico y de lasReglamentan los requisitos para firmas digitales, y sela ejecución del trámite por parte establecen lasde las entidades y no exige entidades depago por parte de los usuarios certificaciónpara su expedición
  27. 27. Marco Normativo Disposición para su implementación Disposición para su implementaciónPropuesta de proyecto de acuerdoMunicipal: para superar barrerasnormativas que no permitan laimplementación del trámite en línea.Se propone el siguiente formato paraque sea evaluado y propuesto parala próxima sesión del ConcejoMunicipal.
  28. 28. Documentar las prácticas yexperiencias generadas a partir de la implementación de la Fase de Transacción
  29. 29. DOCUMENTAR BUENAS PRÁCTICASEs importante que la administración municipal muestre las buenasexperiencias generadas en la implementación de la Estrategia GEL, con el finde ofrecer más y mejores servicios y de paso resaltar los resultadosalcanzados. Para ello cada entidad debe reportar cual ha sido el impacto en su municipio con la implementación del trámite en línea a través del formato de documentación de prácticas y experiencias.
  30. 30. DOCUMENTAR BUENAS PRÁCTICASLas buenas prácticas sedeben documentardiligenciando el formatodispuesto para estaactividad.Publicarlo en el sitio Web yenviarlo al correo electrónicogobiernoenlinea@antioquia.gov.co
  31. 31. DOCUMENTAR BUENAS PRÁCTICAS El documento recibido en el correo electrónico gobiernoenlinea@antioqui a.gov.co se publicará en la plataforma de capacitación y acompañamiento, con el ánimo de socializarlas y compartirlas entre todos los municipios y así generar retroalimentación y ajustes.
  32. 32. DOCUMENTAR BUENAS PRÁCTICASA su vez las entidadestambién deberán publicarlasen sus Sitios Web en lasección “Documentos delMunicipio”, dando a conocersu impacto en el municipio.

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