Microclase del ciclo de vida de un documento

1. La vida es aprendizaje, cuando dejes
de aprender, mueres.
Tom Clancy


2. PRESENTACIÓN

Estimadas(os) compañeras(os):
En esta oportunidad me es grato
presentar en forma resumida la micro
clase El Ciclo de Vida de un
Documento.
Profesora: Rosa R. Robertson

3. Objetivo:
Identificar las fases del ciclo de

vida de un documento, desde su
creación hasta su disposición o
destrucción, basados en las
políticas para la conservación de
los mismos.

4. Tema a Desarrollar:
El Ciclo de Vida de un Documento
 Creación o recibo 
 Distribución
 Archivo
 Protección
 Localización y uso
 Transferencia
 Disposición

5. 

6. Se refiere a la vida útil del mismo: desde su
creación hasta su disposición o destrucción.
Consta de las siguientes fases:

7. 

8.  Creación o recibo: Se refiere al documento
mecanografiado, a la preparación de un borrador a
mano, al dictarlo a una persona o equipo o al llenar un
formulario.


9.  Distribución: Consiste en hacerlos llegar a las personas
que necesitan la información. La misma puede ser
interna o externa.


10.  Conservación o archivo: Se refiere a las copias en papel,
en el disco duro de la computadora o en discos flexibles,
de los documentos que algunas empresas prefieren
conservar.


11. Esto se puede hacer como medio alterno para tener
acceso a la información activa cuando el sistema
computarizado no está funcionando.


12.  Protección: Cualquier documento de valor debe
conservarse adecuadamente, de tal modo que se pueda
localizar con facilidad al necesitarlo. Cada institución

establece las medidas de seguridad de sus documentos
durante su vida útil. Además de seguir los lineamientos
que estableces las autoridades nacionales para la
conservación de los documentos.

13.  Localización y uso:
¿Por qué se conservan los documentos?
Por una razón sencilla: Su uso. No se justifica perder

tiempo y dinero archivando documentos a los que nadie
se referirá.

14. Se requiere conocer la institución y el buen juicio para
determinar qué documentos serán usados
posteriormente como referencia o como base para la
toma de decisiones.


15.  Transferencia: Esto es cuando los documentos activos se
convierten en inactivos, deberán transferirse a los
archivos semi-activos o inactivos.


16. De este modo no se recargan los archivos activos. (se
hace periódicamente, de acuerdo a un plan establecido).


17.  Disposición o destrucción: Esta es la última fase de un
documento cuando ya no tiene ningún valor para la
empresa.


18. El proceso de gestión de archivos de oficina garantizará la
atención oportuna en la recepción de documentos y un
excelente tiempo de respuesta en su distribución,

asegurando la confidencialidad de la información.

19.  La política para la conservación de los documentos
tiene que basarse en las disposiciones legales, la utilidad
para la empresa, el valor histórico y los costos
involucrados.


20. Que incluye: velar por la
protección y conservación
del ambiente.


21. Actividad de clase

Luego de observar la explicación del tema, le invito a
participar de la siguiente actividad:
Divida el grupo en dos, y haga equipos de trabajo,
(clases presenciales), luego contestarán las interrogantes
que haga el monitor de la clase (profesor), el equipo que
contesta más preguntas acertadamente gana. La
participación se evaluará de forma individual.

22. Equipos de trabajo
Nombre del maestro/a: R Robertson
Nombre del estudiante:
________________________________________
CATEGORY
Trabajando con
4
Casi siempre escucha,
3
Usualmente escucha,
2
A veces escucha,
1
Raramente escucha,
Otros comparte y apoya el comparte y apoya el comparte y apoya el comparte y apoya el
esfuerzo de otros. Trata esfuerzo de otros. No esfuerzo de otros, pero esfuerzo de otros.
de mantener la unión de causa "problemas" en algunas veces no es un Frecuentemente no es
los miembros el grupo. buen miembro del un buen miembro del
trabajando en grupo. grupo. grupo.
Contribuciones Trabajo Colaborativas: : Equiposgeneral,
Destrezas de Proporciona siempre Por lo de trabajo Algunas veces Rara vez proporciona
Nombre del maestro/a: R Robertson
ideas útiles cuando proporciona ideas útiles proporciona ideas útiles ideas útiles cuando
participa en el grupo y cuando participa en el cuando participa en el participa en el grupo y
en la discusión en clase. grupo y en la discusión grupo y en la discusión en la discusión en clase.
Nombre del estudiante: líder definido que en clase. Un miembro
Es un ________________________________________ Un miembro
en clase. Puede rehusarse a
contribuye con mucho fuerte del grupo que se satisfactorio del grupo participar.
esfuerzo. esfuerza. que hace lo que se le
pide.
Actitud Nunca critica Rara vez critica Ocasionalmente critica Con frecuencia critica
públicamente el públicamente el en público el proyecto o en público el proyecto o
proyecto o el trabajo de proyecto o el trabajo de el trabajo de otros el trabajo de otros
otros. Siempre tiene una otros. A menudo tiene miembros de el grupo. miembros de el grupo. A
actitud positiva hacia el una actitud positiva Tiene una actitud menudo tiene una
trabajo. hacia el trabajo. positiva hacia el trabajo. actitud positiva hacia el
trabajo.

23. Tarea No. 1: Observa los enlaces que se te presenta acerca
del ciclo de vida de un documento y los métodos básicos
de archivo.

Actividad: Escribe un ensayo sobre el tema, siguiendo
los pasos establecidos para la presentación de este e
ilustra tu trabajo. Envía como adjunto a la sección
destinada para ello.

24. Ensayo Creativo

Nombre de la profesora: Rosa Robertson
Nombre del estudiante: ________________________________________
1-
CATEGORY 4 - Sobre el estándar 3 - Cumple el estándar 2 - Se aproxima al estándar Debajo del estándar Score
Enfoque o La idea principal La idea principal nombra La idea principal esquematiza La idea principal no
Idea nombra el tema del el tema del ensayo. algunos o todos los puntos a menciona el tema y
principal ensayo y esquematiza discutir, pero no menciona el ni los puntos a
los puntos principales tema. discutir.
a discutir.
Evidencia Toda la evidencia y los La mayoría de la Por lo menos un elemento de La evidencia y los
y ejemplos ejemplos son evidencia y de los evidencia y alguno de los ejemplos No son
específicos, relevantes ejemplos son específicos, ejemplos es relevante y hay relevantes y/o no
y las explicaciones relevantes y las alguna explicación que muestra están explicados.
dadas muestran cómo explicaciones dadas cómo ese elemento apoya la
cada elemento apoya muestran cómo cada opinión del autor.
la opinión del autor. elemento apoya la
opinión del autor.
Conclusión La conclusión es fuerte La conclusión es La posición del autor es
y dej al lector con una evidente. La posición del parafraseada en la conclusión,
idea absolutamente autor es parafraseada en pero no
clara de la posición del las primeras dos
autor. Un parafraseo oraciones de la
efectivo de la idea conclusión.
principal empieza la
conclusión.

25. 
MUCHAS GRACIAS POR LA
ATENCIÓN