El documento aborda la importancia de la conservación de documentos en archivos, destacando medidas técnicas para mantener su integridad física y preservar el patrimonio documental. Se establecen directrices sobre el local de archivos, control de factores externos, manejo adecuado de documentos y medidas de seguridad necesarias para protegerlos. También se menciona la responsabilidad de los organismos públicos en la aplicación de estas normas y la evaluación periódica de las instalaciones y su contenido.

1. MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL
CALLAO
V CURSO “TÉCNICAS MODERNAS
DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO”
“CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS”
Lic. Enrique Espinoza Salvatierra
E-mail: enriqueespinoza84@yahoo.es
Fono: 990028943

2. CONCEPTO
La Conservación de Documentos es un
proceso técnico-archivístico que
consiste en mantener la integridad física
del soporte y del texto de los
documentos de cada entidad a través de
la implementación de medidas de
preservación y restauración (R. J. Nº
073-85-AGN/J, del 31.05.1985, Norma
S.N.A. 05: CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS).

3. OBJETIVOS
Asegurar la integridad
física del documento.
Garantizar la
conservación del
Patrimonio Documental
de la Nación.

4. LOCAL DE ARCHIVOS:
 El local estará ubicado distante de los lugares que
puedan ocasionar un siniestro, y de lugares
excesivamente húmedos.
 Preferir el uso de locales construidos con material
noble, evitándose el revestimiento de muros y paredes
con materiales inflamables (tapizones, alfombras,
etc.).
 El local debe tener básicamente tres ambientes: 1)
depósitos y 2) área de trabajo técnico y administrativo.
 Las instalaciones eléctricas y sanitarias deberán
conservarse en perfecto estado.
 El mobiliario archivístico (estantes, archivadores
verticales, mapotecas, etc.) deben ser
preferentemente de metal

5. EL CONTROL DE FACTORES EXTERNOS
 Limpiar diariamente el local, el mobiliario y la
documentación.
 Fumigar el local por lo menos 2 veces al año.
 Ventilar o airear por medios naturales o
mecánicos sobre la base de la utilización
racional de puertas y ventanas con el empleo
de máquinas (ventiladores, aire
acondicionado, extractores de aire, etc.).
 Evitar la incidencia directa o perpendicular de
la luz natural o artificial sobre los documentos.
 Prevenir la acción de la contaminación
ambiental.
 Evitar la oscuridad completa de los depósitos.

6. MANEJO DE LOS DOCUMENTOS
 No usar cintas adhesivas.
 Servir mediante copia los documentos originales más
consultados.
 Proteger los documentos con cajas de cartón
desacidificado, fólder o cualquier otro elemento
similar.
 Evitar cualquier tipo de restauración empírica.
 No usar producto químico alguno (insecticida,
bactericida, fungicida, etc.) directamente sobre los
documentos.
 Restringir el servicio de los documentos en proceso
de deterioro.
 Los documentos deteriorados por agentes biológicos
(insectos, hongos, bacterias, etc.) deberán separarse
de la documentación en buen estado.

7. MEDIDAS DE SEGURIDAD
 Prohibir el ingreso de personas extrañas en los
depósitos.
 No fumar, comer o beber en los depósitos, áreas de
trabajo o en cualquier otro lugar donde existen
documentos.
 Desconectar los servicios eléctricos y sanitarios al
término de la jornada laboral y revisarlos
periódicamente.
 Disponer de extintores de polvo químico seco, con
carga vigente y cuyo manejo debe ser conocido
suficientemente por el personal de archivo.
 No mantener en el archivo materiales inflamables
(gasolina, petróleo, cera, etc.).
 Adoptar las medidas convenientes a fin de evitar la
sustracción indebida de los documentos.

8. MEDIDAS PREVENTIVAS
 Revisión de los riesgos internos y externos del
edificio: ubicación geográfica, muros de
contención, canales de lluvias, paredes,
techos, ventanas y posibles grietas, etc.
 Señalizar los ambientes con carteles en
tamaños adecuados (pasadizos, zonas de
riesgo, zonas seguras, etc.) y ubicación de
extintores.
 Evitar obstáculos en pasadizos, puertas y
escapes, para facilitar la evacuación.
 Elaborar un listado de las series documentales
consideradas “más valiosas”.

9. ALCANCE:
La presente Norma será de
aplicación en todos los organismos
y reparticiones del Sector Público
Nacional, bajo responsabilidad de
sus respectivos titulares y de los
Jefes o Encargados del Órgano de
Administrativos de Archivos.

10. MECANISMOS DE CONTROL
Constatar y evaluar los
locales de archivos y sus
instalaciones.
Verificar el estado de
protección y conservación de
los fondos documentales

11. MECANISMOS DE CONTROL:
Verificar la asignación de equipos,
mobiliario y materiales al Órgano de
Administración de Archivos y Archivos
Periféricos.
Constatar la aplicación de las directivas
emitidas por el Órgano de
Administración de Archivos de la entidad
y el Archivo General de la Nación.

12. Fin de la exposición
MUCHAS
GRACIAS