Proce auditoria

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
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Código: TS-MM-P01-000
Versión: 01
REGISTRO DE MODIFICACIONES
VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN
01 No aplica a la primera versión
1. DEFINICIÓN
Procedimiento sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de establecer en que medida se cumplen: la
política de calidad, los procesos, procedimientos y/o los requisitos del Sistema de Gestión
de Calidad (SGC), de la Universidad del Tolima.
2. ALCANCE
Este procedimiento se deriva del Programa Institucional de Auditorias Internas de Calidad
y aplica a todas las dependencias y procesos en el alcance del Sistema de Gestión de
Calidad (SGC) de la Universidad del Tolima. Se desarrolla a partir de la preparación del
Programa de Auditorias, por parte del Representante de la Dirección y culmina con la
comunicación de resultados a la alta dirección (rectoría).
3. DESARROLLO
3.1 GENERALIDADES
Las actividades de auditoria señaladas a continuación, se llevan a cabo como parte del
Programa de Auditorias Internas de Calidad y su grado de aplicación depende del alcance
y la complejidad que determine cada una de ellas, siendo de vital importancia mantener
durante su ejecución un adecuado sistema de comunicación con el auditado.
El Representante por la Dirección del SGC, elabora el Programa Anual de Auditoria, y lo
presenta para su aprobación al Comité de Coordinación de Calidad, previo a la finalización
del anterior programa, evaluando el desarrollo y cumplimiento de este. En él se determina
el alcance, responsables, tiempo, plazos, indicadores y recursos necesarios para ejecutar
las auditorias, considerando su disponibilidad ante proyectos institucionales paralelos.
El Comité de Coordinación de Calidad de la Universidad del Tolima, quien hace las veces
de la Alta Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad según lo establecido en el Art. 3º
de la Resolución 1029 del 23 de septiembre de 2004, está integrado por: el Vicerrector
Administrativo, Secretario General, Asesor Jurídico, Director del Idead, Director de la
Biblioteca Rafael Parga Cortes, Jefes de las Oficinas de Desarrollo Institucional y Control
ELABORO
Erika Reyes Montiel
Auxiliar Administrativo
REVISO
Omar Fernando Garcia Batte
Jefe Oficina Desarrollo Institucional
APROBO
Omar Fernando Garcia Batte
Representante por la Dirección al SGC
Comité de Coordinación del SGC
FIRMA FIRMA FIRMA
FECHA
15 de agosto de 2004
FECHA
2 de noviembre de 2004
FECHA

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Versión: 01
de Gestión y los Jefes de las Divisiones de Servicios Administrativos, Relaciones
Laborales y Prestacionales, Contable y Financiera
El articulo 3º de la Resolución 1029 de 2004 fue modificado por medio de la Resolución
0160 del 25 de febrero de 2005, mediante la cual se nombra como Representante de la
Dirección al Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional, y la Resolución 0236 del 11 de
Marzo de 2005, mediante la cual se nombra como Secretario del Comité de Coordinación
de la Calidad al Jefe de la Oficina de Control de Gestión.
El procedimiento de Auditorias Internas de Calidad se ajusta a los siguientes tipos de
auditoria de las cuales puede ser objeto el SGC de la Universidad del Tolima
• Combinada: si se auditan al tiempo varios sistemas de gestión implementados
dentro de la Universidad.
• Conjunta: si en su ejecución intervienen otras organizaciones o partes interesadas
de un sistema de la Universidad.
3.1.1 Planes de mejoramiento
Una semana después de presentado el informe por parte del equipo auditor, los
responsables de los procesos envían el Plan de Mejoramiento al Representante de la
Dirección, en el cual se incluye los responsables y las fechas de implementación de las
acciones necesarias para corregir las deficiencias detectadas en la auditoria.
El Representante por la Dirección, designa el(los) funcionario(s) encargado(s) de revisar el
Plan de Mejoramiento y de hacer seguimiento para verificar que se cumplan.
3.1.2 Evaluación de competencias y desempeño de los Auditores
La confiabilidad del procedimiento se garantiza por medio de la evaluación de las
competencias y el desempeño de los Auditores Internos de Calidad; esta competencia
esta definida por las habilidades y la aptitud para aplicar conocimientos adquiridos
mediante la educación, la formación y/o la experiencia en labores propias o afines al
Proceso de Auditoria y los Sistemas de Gestión de Calidad.
La evaluación de las competencias para la selección del equipo auditor se realiza,
mediante la evaluación previa, que se hace a través de: revisión de registros, entrevistas,
observaciones o exámenes orales o escritos; de los auditores seleccionados se designa
un Auditor líder, de acuerdo al rol y las competencias requeridas para cada auditoria.
La evaluación del desempeño se realiza terminada la auditoria, con el fin de retroalimentar
el proceso e identificar necesidades de mantenimiento y mejora de sus conocimientos y
habilidades, mediante: la revisión del Informe de Auditoria, discusión con el cliente de la
auditoria, auditados, colegas y auditor.

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El Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional es el responsable de la planificación,
implementación y conservación de los registros de la evaluación de los auditores y líderes
de equipo, asegurando que sus resultados sean objetivos, coherentes, justos y confiables,
para que a partir de ellos se identifiquen las necesidades de formación y mejora de otras
habilidades.
Los resultados de la evaluación deben ser estudiados y consolidados para la elaboración
del Programa Institucional de Capacitación.
3.2 DESCRIPCIÓN:
No. RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCION
1. Representante por
la Dirección
Sistema de
Gestión de
Calidad
Prepara en original y copia el Programa de Auditorias Internas
de Calidad, mediante Formato TS-MM-P01-F01
2. Comité de
Coordinación de
Calidad
Sistema de
Gestión de
Calidad
Revisa y aprueba Programa de Auditorias Internas de Calidad
y entrega al Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional
documento original, dejando constancia en el Acta de la
reunión y copia del Programa.
3. Jefe Desarrollo
Institucional
Define los objetivos, el alcance y los criterios de cada auditoria,
a partir del Programa de Auditoria.
4. Jefe Desarrollo
Institucional
Realiza las siguientes actividades:
• Elabora una relación de candidatos para conformar el
equipo auditor de acuerdo a sus competencias y el objeto
de la auditoria programada.
• Consulta con las dependencias a las que pertenecen los
candidatos, las actividades previstas para el periodo de
auditoria.
• Realiza la Selección del Equipo Auditor, mediante Formato
TS-MM-P01-F02. A su vez, determina, dentro del equipo el
Auditor Líder, de acuerdo a las competencias requeridas
para cada auditoria.
5. Representante de
la Dirección y Jefe
Desarrollo
Institucional
Sistema de
Gestión de
Calidad
Notifican al (los) funcionario (s) y Jefe inmediato la designación
dentro del Equipo Auditor , con mínimo 15 días hábiles de
anticipación a la fecha programada para dar inicio a la
auditoria. Ver modelo, Anexo No. 10. Original para el
destinatario y copia para el archivo ODI.
6. Equipo Auditor Sistema de
Gestión de
Calidad
Realiza la revisión preliminar de los documentos relacionados
con el (los) proceso(s) objeto de auditoria, según los criterios
definidos; solicita información pertinente al Sistema como
manuales de calidad, procedimientos, funciones, entre otros, y
elabora el Plan de Auditoria Interna de Calidad, mediante
Formato TS-MM-P01-F03
7. Auditor Líder Sistema de
Gestión de
Calidad
Envía a los responsables de los procesos el Plan de Auditoria,
para su revisión. En caso de algún inconveniente con los
horarios y fechas de la auditoria se ajusta el plan. En original.
Gestión de
Calidad
Prepara papeles de trabajo y listas de chequeo (criterios de
auditoria), mediante Formato TS-MM-P01-F04

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No. RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCION
9. Equipo Auditor y
Responsables de
los Procesos
Sistema de
Gestión de
Calidad
Realizan la Reunión de Apertura y dejan registro mediante
Formato de Acta TS-MM-P01-F05, original para Representante
por la dirección y copia para el responsable del proceso objeto
de auditoria.
Gestión de
Calidad
• Ejecuta el trabajo de campo de recopilación y
verificación de información en el sitio de labores del
auditado.
• Realiza entrevistas (lista de chequeo), FORMATO
TS-MM-P01-F04.
• Recopila mediante muestreo apropiado y verifica la
información
• Evalúa las evidencias frente a los criterios de
auditoria
• Determina los hallazgos de auditoria
• Revisa con el equipo auditor los hallazgos
(reuniones intermedias) y
• Prepara conclusiones de la auditoria
Nota: El tiempo de conservación de los papeles de trabajo es
decisión del equipo auditor.
11. Auditor Líder y
Equipo Auditor
Sistema de
Gestión de
Calidad
Prepara Informe de Auditoria mediante formato TS-MM-P01-
F06 original para el responsable del proceso y copia al
Representante por la dirección.
12. Auditor Líder,
Equipo Auditor y
Responsable de
los Procesos
Sistema de
Gestión de
Calidad
Realizan socialización del Informe de Auditoria mediante
reunión de cierre.
Realizan la Reunión de Cierre y dejan registro mediante
Formato de Acta TS-MM-P01-F05, original para Representante
por la dirección y copia para el responsable del proceso objeto
de auditoria.
13. Auditor Líder y
Equipo Auditor
Sistema de
Gestión de
Calidad
Preparan y distribuyen el Informe Final de Auditoria,
elaborando original para el responsable del proceso objeto de
auditoria y copia para el Representante por la Dirección.
14. Jefe Desarrollo
Institucional
Aplica la Evaluación de Desempeño a los integrantes del
Equipo Auditor, mediante Formato TS-MM-P01-F07. Ver
numeral 3.1.2. de este procedimiento.
15. Responsable del
Proceso
Sistema de
Gestión de
Calidad
Prepara y presenta Plan de Mejoramiento al Representante por
la Dirección mediante Formato TS-MM-P01-F08, de acuerdo a
lo establecido en el numeral 3.1.1 de éste procedimiento.
16. Representante por
la Dirección
Sistema de
Gestión de
Calidad
Designa el auditor responsable de revisar y efectuar el
seguimiento al Plan de Mejoramiento.
17. Auditor
Responsable
Sistema de
Gestión de
Calidad
Evalúa y verifica el desarrollo y cumplimiento de las acciones y
objetivos propuestos en el Plan de Mejoramiento. Prepara y
remite Informe de Seguimiento al Representante por la
Dirección, identificando las oportunidades de mejora.
4. BASE LEGAL:

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Norma ISO 9001:2000 Requisitos del SGC; Norma ISO 19011:2002 Directrices para
auditorias de SGC.
5. REGISTROS
No.
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO PROTECCION TRD
Código
Formato
Nombre Lugar
Archivo
Medio De
Archivo
Responsable
De Archivarlo
Tiempo de
Retención
Disposición
Final
1. TS-MM-P01-
F01
Formato
Programa
Auditorias
internas de
calidad
Oficina
Desarrollo
Institucional
Impreso Secretaria
Ejecutiva
2 años Archivo
Central
2. TS-MM-P01-
F02
Formato
para la
Selección
del Equipo
Auditor
Oficina
Desarrollo
Institucional
Impreso Secretaria
Ejecutiva
2 años Archivo
Central
3. TS-MM-P01-
F03
Formato
Plan de
Auditoria
interna de
calidad
Oficina
Desarrollo
Institucional
Impreso Secretaria
Ejecutiva
2 años Archivo
Central
4. TS-MM-P01-
F04
Formato
Listas de
chequeo
de
auditorias
de calidad
Cualquier
Dependencia
Impreso Líder Auditoria 2 años Eliminar
5. TS-MM-P01-
F05
Formato
Actas
(Reunión de
apertura y
de Cierre)
de
auditorias
de calidad
Vicerrectoría
Administrativa
Impreso Secretaria
Ejecutiva
2 años Archivo
Central
6. No Aplica Evidencias
de auditoria
(Opcional)
Cualquier
Dependencia
Impreso Líder Auditoria 2 años Eliminar
7. TS-MM-P01-
F06
Formato de
informe de
auditoria
Vicerrectoría
Administrativa
Impreso Secretaria
Ejecutiva
2 años Archivo
Central
8. TS-MM-P01-
F07
Formato
Evaluación
Desempeño
Equipo de
auditoria de
calidad
Oficina
Desarrollo
Institucional
Impreso Secretaria
Ejecutiva
2 años Archivo
Central

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No.
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO PROTECCION TRD
Código
Formato
Nombre Lugar
Archivo
Medio De
Archivo
Responsable
De Archivarlo
Tiempo de
Retención
Disposición
Final
9. TS-MM-P01-
F08
Plan de
Mejoramien
to
Vicerrectoría
Administrativa
Impreso Secretaria
Ejecutiva
2 años Archivo
Central
6. ANEXOS
Anexo 1. Flujograma Procedimiento de Auditoria Interna de Calidad.
Anexo 2. Formato TS-MM-P01-F01, Programa Auditorias Internas de Calidad.
Anexo 3. Formato TS-MM-P01-F02, Selección del Equipo Auditor.
Anexo 4. Formato TS-MM-P01-F03, Plan de auditoria interna de calidad.
Anexo 5. Formato TS-MM-P01-F04, Listas de chequeo auditorias de calidad.
Anexo 6. Formato TS-MM-P01-F05, Actas (reunión de apertura y cierre) auditorias de
Calidad.
Anexo 7. Formato TS-MM-P01-F06, Informe de Auditoria.
Anexo 8. Formato TS-MM-P01-F07, Evaluación Desempeño Equipo de auditorias de
Calidad.
Anexo 9. Formato TS-MM-P01-F08, Plan de Mejoramiento.
Anexo 10. Modelo Oficio notificación Equipo Auditor.

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