PPT Curso Auditor Interno.pptx

1. Auditor Interno en Sistemas de Gestión de Organizaciones Educativas, basados en la norma NCh-ISO 21001:2018 y Sistemas de Gestión de la Calidad, basados en la norma ISO 9001:2015 . Preparado por: Ivonne González S. – Octubre del año 2021

2.  Comprender los conceptos relevantes del proceso de auditoría.  Comprender y aplicar una metodología para realizar auditorías al sistema de gestión de Comeduc. OBJETIVOS

3. Módulo 1: Conceptos y principios de auditoría Módulo 2: Gestión de un programa de auditoría Módulo 3: Realización de la auditoría Módulo 4: Competencias y evaluación de auditores CONTENIDOS

4.  El porcentaje mínimo de asistencia a clases, exigido para aprobar el curso, es de un 75% sobre el total de horas asignadas.  La evaluación será realiza en escala tradicional de 1 a 7, siendo la nota 4 el mínimo exigido para la aprobación del curso.  Los participantes que cumplan con las exigencias anteriores podrán recibir un Diploma que certifique la aprobación del curso. REQUISITOS DE APROBACIÓN

5.  Nombre  Función / Cargo en la organización  Qué espera de este curso. VAMOS A CONOCERNOS

6. TALLER 1: REPASO DE REQUISITOS NORMATIVOS

7. Módulo 1: Conceptos y principios de auditoría

8. AUDITORÍA Y ALCANCE Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría” Alcance de la auditoría: Extensión y límites de una auditoría. Fuente: ISO 19011:2018 CONCEPTOS DE AUDITORÍA

9. CONCEPTOS DE AUDITORÍA Auditorías remotas: auditorías realizadas por los Organismos de Certificación de Sistemas, que incluyen usos de TIC (Tecnologías de información y de comunicación) para llevar a cabo reuniones y entrevistas, así como la auditoría de documentos y registros mediante acceso remoto, ya sea sincrónicamente (en tiempo real) o asincrónicamente (cuando no esté disponible el acceso en tiempo real) (Fuente: DA-D54 Versión 2, INN, 30 de Junio 2020.)

10. CRITERIOS DE AUDITORÍA Conjunto de requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia objetiva. Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Normas Documentos de la organización Requisitos legales Requisitos del cliente Fuente: ISO 19011:2018 CONCEPTOS DE AUDITORÍA

11. EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable. Fuente: ISO 19011:2018 CONCEPTOS DE AUDITORÍA

12. HALLAZGO DE UNA AUDITORÍA Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. •Criterios •Evidencia •Evidencia HALLAZGO Fuente: ISO 19011:2018 CONCEPTOS DE AUDITORÍA

13. NO CONFORMIDAD Incumplimiento de un requisito. CONFORMIDAD Cumplimiento de un requisito. TIPOS DE HALLAZGOS Los hallazgos de la auditoría pueden conducir a la identificación de riesgos, oportunidades para la mejora o el registro de buenas prácticas. Fuente: ISO 19011:2018 CONCEPTOS DE AUDITORÍA

14. CONCLUSIONES DE AUDITORÍA Resultados de una auditoría, tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. Fuente: ISO 19011:2018 CLIENTE DE LA AUDITORÍA Organización o persona que solicita la auditoría. AUDITADO Organización que es auditada en su totalidad o partes. CONCEPTOS DE AUDITORÍA

15. Auditoría de Primera Parte Auditoría interna. Auditoría de Segunda Parte Auditoría externa del proveedor. Otra auditoría externa de parte interesada. Auditoría de Tercera parte Auditoría de certificación y/o acreditación. Auditoría legal, reglamentaria o similar. Fuente: ISO 19011:2018 TIPOS DE AUDITORIAS CONCEPTOS DE AUDITORÍA

16. Fuente: ISO 19011:2018 • Acuerdos para un conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. PROGRAMA DE AUDITORÍA • Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. PLAN DE AUDITORÍA CONCEPTOS DE AUDITORÍA

17. Integridad, el fundamento de la profesionalidad. Presentación Imparcial, la obligación de informar con veracidad y exactitud. Debido cuidado personal, la aplicación de diligencia y juicio al auditar. Confidencialidad, seguridad de la información. Independencia, la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría. Enfoque basado en Evidencias, el método racional para alcanzar conclusiones de auditoría reproducibles en un proceso de auditoría sistemática. Enfoque basado en Riesgos, un enfoque de auditoría que considera los riesgos y oportunidades. PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

18. TALLER 2: CONCEPTOS CLAVES DE AUDITORÍA

19. Módulo 2: Gestión de un programa de auditoría 19

20. El programa de auditoría debería incluir la información e identificar los recursos que permitan que las auditorías se realicen de forma eficaz y eficientes. Esta información incluye: Programa de auditoría Objetivos para el programa Riesgos y oportunidades asociados con el programa y las acciones para abordarlos Alcance de cada auditoría dentro del programa Calendario (número, duración, frecuencia) de las auditorías Tipos de auditoría, tales como internas y externas Criterios de auditoría Métodos de auditoría a emplear Criterios de selección de auditores Información documentada pertinente GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

21. Determinación y evaluación de los riesgos y oportunidades Establecimiento de los objetivos del programa de auditoría Implementación del programa de auditoría Seguimiento del programa de auditoría Revisión y mejora del programa de auditoría Inicio de la auditoría Preparación de las actividades de auditoría Realización de las actividades de auditoría Preparación y distribución del informe de auditoría Finalización de la auditoría Realización de las actividades de seguimiento de la auditoría Establecimiento del programa de auditoría PLANIFICAR HACER VERIFICAR ACTUAR G E S T I Ó N D E L P R O G R A M A R E A LI Z A C I Ó N A U D I T O R Í A DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍAS

22. Módulo 3: Realización de la auditoría

23. Seguimiento de una Auditoría Finalización de la Auditoría Preparación y distribución del Informe Realización de las actividades de Auditoría Preparación de las actividades de Auditoría Inicio de la Auditoría FASES DE UNA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

24. INICIO DE LA AUDITORÍA Establecimiento del contacto inicial con el auditado Determinación de la viabilidad de la auditoría REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA Para el caso de auditorías remotas, el Auditor Líder debería verificar la viabilidad del uso de técnicas remotas de auditoría con el auditado, eso incluye: • Uso de TIC, para realizar reuniones y entrevistas virtuales, junto con la revisión documental de la información solicitada previamente. • Calidad de la conexión a internet • Nivel de digitalización de la documentación • En este punto, el Auditor Líder debe informar que la auditoría será realizada de forma REMOTA.

25. PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA Revisión de la información documentada Planificación de la auditoría Asignación de las tareas al equipo Preparación de la información documentada para la auditoría REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

26. Revisión de la información Documentada  Normas de referencia  Requisitos legales  Procedimientos  Matrices de riesgos  Instrucciones de Trabajo  Registros.  Etc. PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

27. PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA Planificación de la Auditoría REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA Contenidos de un PLAN DE AUDITORÍA: Los objetivos de la auditoría. El alcance de la auditoría. Los criterios de auditoría y cualquier documento de referencia Las ubicaciones, las fechas, el horario y la duración previstos de las actividades de auditoría que se van a llevar a cabo. Los métodos de auditoría que se van a usar. Las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor, así como los guías y los observadores. La asignación de los recursos apropiados para las áreas críticas de la auditoría.

28. PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA MÉTODOS PARA RECOLECTAR EVIDENCIAS PRESENCIAL REMOTA Entrevista In situ Entrevista a través de video conferencia Revisión de documentos In situ Revisión de documentos de forma Sincrónica (ejemplo: compartiendo la pantalla) Revisión de documentos de forma A- Sincrónica (ejemplo: acceso remoto a sistemas, revisión de documentos digitalizados enviados previamente por el auditado) Observación In situ Observación a través de grabaciones de videos o drones Se debe elaborar un Plan de Auditoría estableciendo para cada proceso a auditar: (1) que técnica(s) de recolección de evidencia se utilizará(n) y (2) qué evidencia se revisará (muestra).

29.  El líder del equipo auditor, consultando con el equipo auditor, asigna a cada miembro la responsabilidad para auditar procesos, áreas o controles SG.  Tales asignaciones deben tener en cuenta la independencia y las competencias de los auditores. Asignación de tareas al Equipo Auditor PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

30. TALLER 3: PLAN DE AUDITORÍA

31. ¿Para qué preparar una lista de verificación?  Para ayudar a la memoria  Para asegurar cubrir todos los temas y puntos de control  Para asegurar profundidad y continuidad de la auditoría  Para ayudar al control del tiempo  Para organizar la toma de notas  Para que forme parte del informe de auditoría PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA Preparación de la información documentada para la auditoría REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

32. TALLER 4: LISTA DE VERIFICACIÓN

34. REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA Asignación de roles y responsabilidades a los guías y los observadores Realización de la reunión de apertura Comunicación durante la auditoría Disponibilidad y acceso a la información documentada Recopilación y verificación de la información Generación de hallazgos de auditoría Determinación de las conclusiones (Reunión de auditores) Realización de la reunión de cierre REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

35.  Presentación del equipo auditor  Informar el objetivo, alcance y criterios de la auditoría  Repasar el plan y confirmar que el personal es consciente y está disponible  Los métodos de la auditoría  Clasificación de los hallazgos Agenda de la reunión de apertura / inicio  Explicar lo relativo al muestreo  Confidencialidad  Manera de informar  Confirmar la logística  Confirmar los guías  Requisitos de seguridad  Preguntas. REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

36. Reuniones de retroalimentación con el cliente:  Con representantes del auditado  Para revisar los hallazgos de la auditoría  Para aclarar diferencias Reuniones de enlace del equipo:  Para asegurar el progreso fluido y eficaz de la auditoría  Para asegurar se cubra el alcance de la auditoría  Para revisar las no conformidades  Para consolidar los hallazgos Comunicación durante la auditoría REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

37. ¿Debe/debería el auditor cubrir todas las personas, documentos y registros durante la auditoría? Recopilación y verificación de la información ¿Cómo encuentra evidencia un auditor? Revisando documentos Entrevistando personas a todos los niveles Observando las prácticas y el entorno físico REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

38. Recopilación y verificación de la información REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA REVISIÓN DE DOCUMENTOS COMPLETA CORRECTA COHERENTE ACTUAL REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

39. Recopilación y verificación de la información REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA Entrevistas • Explicar inicialmente el propósito de la auditoría • Mostrar una actitud positiva • Ser amable y diplomático. Lograr que el auditado se sienta cómodo • Usar técnica de preguntas (abiertas y cerradas) • Evitar las preguntas “guiadas” • Saber hablar con todos los niveles

40. Recopilación y verificación de la información REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA Abiertas • Se utilizan para empezar la entrevista y cuando queremos obtener información amplia Cerradas • Se utilizan cuando queremos conocer una información especifica o confirmar la información obtenida Entrevistas REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

41. Instalación Máquinas, Equipos Instrumentos Personas Operaciones en desarrollo Documentos Recopilación y verificación de la información REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA Observación REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

42. Generación de hallazgos de auditoría Hallazgos: Resultados de la evaluación de la evidencia recopilada frente a los criterios de auditoría. Criterios Evidencia Evidencia Hallazgos Conformidad No conformidad REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

43. Ejemplo Ejemplo 1: El ítem 5.2 Política de la norma NCh-ISO 21001:2018, en el punto 5.2.1 señala que: “La alta dirección debe establecer, revisar y mantener una política de la organizac¡ón educativa que: g) incluya un compromiso para satisfacer la responsabilidad social de la organización” Sin embargo, la política de la Fundación Comeduc no incluye un compromiso para satisfacer la responsabilidad social de la organización”. Ejemplo 2: Procedimiento P-SGC-008, en el punto 5.1.1, establece que: “para todas las compras de productos, materiales, útiles de aseo y escritorio superiores a 1 U.T.M. se deben solicitar 3 cotizaciones de precios a proveedores previamente evaluados”. Sin embargo, se evidencia en las O/C nº 245 y 254 del mes de agosto del año 2021, compras mayores a 1 U.T.M., no fueron cotizadas. Redacción de la NC:  Hacer referencia al requisito que no se cumple.  Describir la evidencia del incumplimiento . Generación de hallazgos de auditoría REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

44. Una No Conformidad también debe ser ...  Basada en hechos  Precisa  Objetiva  Trazable ¿Podría alguien más retroceder y encontrar la misma evidencia que usted ha encontrado, basado en lo que usted ha escrito? Generación de hallazgos de auditoría REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

45. TALLER 5: ANÁLISIS DE SITUACIONES DE AUDITORÍA

46. Revisar hallazgos  Claros  Precisos, ¿se entienden? Acordar conclusiones  Fortalezas, debilidades  Implementación, mantenimiento y eficacia del SG  Logro de los objetivos del plan de auditoría. Reunión de auditores REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

47.  Agradezca al auditado  Resuma el objetivo, alcance y criterios  Repasar el plan de la auditoria y los métodos utilizados  Informar los hallazgos  Declaración sobre muestreo  Preguntas y respuestas  Acciones correctivas y plazos  Seguimiento. Reunión de cierre REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

49. PREPARACIÓN Y DISTIBUCIÓN DEL INFORME DE LA AUDITORÍA Preparación del Informe de auditoría Distribución del Informe de auditoría REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

50. Características de calidad de un informe: Contenido  Informativo  Basado en hechos  Completo  Exacto y preciso Forma  Legible  Transparente  Claro Prueba: ¿Es el informe útil y fácil de entender? PREPARACIÓN Y DISTIBUCIÓN DEL INFORME DE LA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

51.  Alcance y objetivos de la auditoría  Criterios de auditoría  Identificación de los auditores y los auditados  Detalle de los Hallazgos  Conclusiones Formato Tipo PREPARACIÓN Y DISTIBUCIÓN DEL INFORME DE LA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

52. Los informes escritos se envían a las personas designadas por el Cliente que podrían incluir:  Dirección de la organización auditada  Dirección de la organización en nombre de la cual se está auditando  Auditados directos  Auditores internos  Vuestros colegas auditores  El Organismo de Acreditación PREPARACIÓN Y DISTIBUCIÓN DEL INFORME DE LA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

53. FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA  La auditoría finaliza una vez que se hayan realizado todas las actividades de auditoría planificadas, o si se ha acordado de otro modo con el cliente de la auditoría.  Salvo que se requiera por ley, el equipo auditor y las personas responsables de la gestión del programa de auditoría no deberían revelar ninguna información obtenida durante la auditoría.  Las lecciones aprendidas deben identificar riesgos y oportunidades para el programa de auditoría y para el auditado. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

54. Seguimiento de una Auditoría Finalización de la Auditoría Preparación y distribución del Informe Realización de las actividades de Auditoría Preparación de las actividades de Auditoría Inicio de la Auditoría FASES DE UNA AUDITORÍA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA TRATAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES

55. Evidencias objetivas del problema Implicancias ocultas Alcance NC Causa Raíz Síntomas Causas aparentes La REACCIÓN (SOLUCION INMEDIATA) Ataca al problema Su propósito es limitar sus efectos y ponerlo bajo control La ACCIÓN CORRECTIVA Ataca a la causa Su propósito es evitar que el problema vuelva a suceder SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

56. El Equipo Auditor debe realizar el seguimiento a las acciones tomadas para: 1.- Verificar la implementación de las reacciones y las acciones correctivas conforme a lo programado. 2.- Evaluar la eficacia de las acciones correctivas implementadas. 3.- El Seguimiento puede ser realizado a través de: comunicación escrita, nueva auditoría y/u otros medios apropiados. SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

57. TALLER 6: TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES

58. Módulo 4: Competencias y evaluación de auditores 58

59. La confianza en el proceso de auditoría y la capacidad de lograr sus objetivos depende de la competencia de aquellos que participan en las auditorías, incluyendo los auditores y líderes de equipos auditores. La competencia debería evaluarse regularmente a través de un proceso que considere el comportamiento personal, y la capacidad para aplicar los conocimientos y las habilidad adquiridos a través de la educación, la experiencia laboral, la formación como auditor y la experiencia en auditorías. No es necesario que cada auditor en el equipo tenga la misma competencia; sin embargo, la competencia global del equipo de auditoría necesita ser la suficiente para alcanzar los objetivos de la auditoría. COMPETENCIAS Y EVALUACIÓN DE AUDITORES

60. Competencias del auditor Comportamiento personal Conocimientos y habilidades genéricos en SG Conocimientos y habilidades específicos en la disciplina y el sector del SG Educación Experiencia laboral Formación como auditor Experiencia en auditoría COMPETENCIAS Y EVALUACIÓN DE AUDITORES

61. Ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto. De mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas y puntos de vista alternativos. Diplomático, es decir, con tacto en las relaciones con las personas. Observador, es decir, activamente consciente del entorno físico y las actividades. Perceptivo, es decir, consciente y capaz de entender las situaciones. Versátil, es decir, capaz de adaptarse fácilmente a distintas situaciones. COMPORTAMIENTO PERSONAL COMPETENCIAS Y EVALUACIÓN DE AUDITORES

62. Tenaz, es decir, persistente y orientado hacia el logro de los objetivos. Decidido, es decir, capaz de alcanzar conclusiones oportunas basadas en el análisis y el razonamiento lógico. Seguro de sí mismo, es decir, capaz de actuar y funcionar independientemente a la vez que interactúa eficazmente con otros. Capaz de actuar con firmeza, es decir, capaz de actuar de manera responsable y ética, aunque estas acciones puedan no ser siempre populares y en alguna ocasión puedan causar desacuerdos o alguna confrontación. Abierto a la mejora, es decir, dispuesto a aprender de las situaciones. Abierto a las diferencias culturales, es decir, observador y respetuoso con la cultura del auditado. Colaborador, es decir, que interactúa eficazmente con los demás, incluyendo los miembros del equipo auditor y el personal auditado. COMPORTAMIENTO PERSONAL COMPETENCIAS Y EVALUACIÓN DE AUDITORES

63. MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE AUDITORES Método de Evaluación Objetivos Revisión de registros Verificar los antecedentes del auditor Retroalimentación Proporcionar información sobre cómo se percibe el desempeño del auditor Entrevistas Evaluar el comportamiento profesional deseado y las habilidadedes de comunicación Observación Evaluar el comportamiento profesinal deseado y la actitud para aplicar conocimientos y habilidades Examen Evaluar el comportamiento deseado y los conocimientos y habilidades y su aplicación Revisión después de la auditoría Proporcionar información sobre el desempeño del auditor durante las actividades de auditoría. La evaluación debería llevarse a cabo utilizando dos o más de los métodos indicados en la tabla. COMPETENCIAS Y EVALUACIÓN DE AUDITORES

64. La información recopilata sobre el auditor bajo evaluación debería compararse con las competencias necesarias. Cuando un auditor no cumple con las competencias necesarias, entonces debería adquirir formación adicional, experiencia laboral o experiencia en auditorías, y debería realizarse posteriormente una nueva evaluación. COMPETENCIAS Y EVALUACIÓN DE AUDITORES

65. FIN . Preparado por: Ivonne González S. – Octubre del año 2021

PPT Curso Auditor Interno.pptx

Estás leyendo una previsualización.

Eche un vistazo a continuación

PPT Curso Auditor Interno.pptx

Más Contenido Relacionado

Similares a PPT Curso Auditor Interno.pptx (20)

Más reciente (20)