Fundamentos de archivistica

FUNDAMENTOS DE ARCHIVISTICA
ALEXANDER RODRIGUEZ BLANCO
MARIA ALEXANDRA LEON MARTINEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
«EXPRESION ORAL Y ESCRITA»
GRUPO 2 «PRIMER SEMESTRE»
2010

CONTENIDO

                                                                                                                                                    Diap.

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………………  3

OBJETIVOS……………………………………………………………………………………………..4

FUNDAMENTOS DE ARCHIVISTICA

QUE ES UN ARCHIVO.…………………………………………………………………………… ….5
FUNDAMENTACION ARCHIVISTICA.…………………………………………………………… 6  Y 7
CLASES DE DOCUMENTOS..…………………………………………………………………… … 8
EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO………………………………..………………………….. .   9 y 10
SENSIBILIZACION……………………………………………………..………………………….. .  11 a 16
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS ………………………………..………………………….. .   17
NORMATIVIDAD………………………………………………………..………………………….. .  18 a 35
CONCLUSIONES………………………………………………………..………………………….. .   36
BIBLIOGRAFIA.…………………………………………………………………………………… … 37
FIN PRESENTACION…………………………..………………………………………………… .  ... 38

Al final de este trabajo y como conclusiones especiales estaremos en
capacidad de comprender, analizar e interactuar con el tema de
fundamentacion archivistica, el cual quise tomar como referencia teniendo en
cuenta que es mi campo de accion.

Conocer cada uno de los funamentos propios de la archivistica.
Asi como su normatividad reglamentaria y algunos conceptos
especificos que se deben conocer para entender la materia.

Es uno o más conjuntos de documentos, sea cual fuere su fecha, su
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada.

Reflejar el trámite que produjo
los documentos
Orden en que se acumularon los
documentos
Ej. Serie: Sistema Registro y Control de
Peticiones, Quejas y Sugerencias
Petición, quejas y
sugerencias (registros)
Formato
Único
Registro
Registro de
comunicación de
respuesta
Informes Estadísticos

SustantivosSustantivos
Se derivan de las
funciones específicas de
la entidad. Ejemplo:
Historial de Atenciones,
Programas de Bienestar.
FacilitativosFacilitativos
Son documentos
comunes a todas las
instituciones. Ejemplo:
Historias Laborales,
Informes de Gestión,
Actas de Comité,
Órdenes de Pago,
Nóminas, Contratos.

ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO
Valores SecundariosValores Secundarios
CulturalCultural
HistóricoHistórico
CientíficoCientífico
ARCHIVO DE GESTION
Valores PrimariosValores Primarios
AdministrativoAdministrativo
LegalLegal
FiscalFiscal
ContableContable
TécnicoTécnico

“La posibilidad de acceder a
los documentos de la
administración permite una
mayor participación
ciudadana en la vida política,
hace más transparente la
gestión pública y contribuye
a consolidar el sentido de
pertenencia a la comunidad
nacional.”
IMPORTANTE !!!!!!!!!!

Fuente: Embajada de España. Curso Gestión de Documentos y Archivos Administrativos, 2006
MODULO 1 … SENSIBILIZACIÓNMODULO 1 … SENSIBILIZACIÓN

Para la
Administración,
Gestión y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia,
la investigación
y la cultura

Artículo 8. Proteger las riquezas culturales y naturales.
Artículo 15. Derecho a la intimidad personal y familiar.
 Artículo 20. Libertad de expresar y difundir su pensamiento y
opiniones.
 Artículo 23. Derecho de Petición.Artículo 23. Derecho de Petición.
 Artículo 63. Los bienes de uso público, parques naturales, tierras
comunales, patrimonio arqueológico y demás bienes que determine la ley
son inalienables, imprescriptibles e inembargables.
 Artículo 72. Patrimonio cultural de la Nación bajo protección del
Estado.
 Artículo 74. Acceso a los documentos Públicos.Artículo 74. Acceso a los documentos Públicos.
 Artículo 95. Participación en la vida política, cívica y comunitaria.
Protección de los recursos culturales y naturales.
MODULO 1 …SENSIBILIZACIÓNMODULO 1 …SENSIBILIZACIÓN
Y NORMATIVIDAD ARCHIVISTICAY NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

Ley 80 de 1.989Ley 80 de 1.989
 Crea Archivo General de la Nación.Crea Archivo General de la Nación.
 Regula la función archivísticaRegula la función archivística
 Define políticasDefine políticas
 Promueve organización de archivosPromueve organización de archivos
 Coordina Sistema Nacional de ArchivosCoordina Sistema Nacional de Archivos

 Art.1. La presente ley tiene por objeto establecer reglas
y principios generales que regulan la función archivística
del Estado.

ARTICULO 1°. Procedimiento para su elaboración y
aplicación
- Investigación preliminar sobre la institución y sus fuentes documentales
- Análisis e interpretación de información recolectada
- Elaboración y presentación de la Tabla de Retención documental para
aprobación
- Aplicación
- Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental

Emanada por el Departamento Administrativo de la
Administración Pública y el Archivo General de la Nación
Por la cual se establecen los criterios para la ordenación de
las Historias Laborales

ARTICULO 1°. Principios Rectores.
Los Archivos harán suyos los fines esenciales
del Estado, en particular los de servir a la
comunidad y garantizar la efectividad de
principios, derechos y deberes consagrados
en la Constitución y los de facilitar la
participación de la comunidad y el control
ciudadano en las decisiones que los afecten
en los términos previstos por la Ley.

ARTICULO 5°. Categorización de
Archivos Oficiales.
Archivo General de la Nación:
Archivos del Orden Nacional
Archivos del Orden Departamental
Archivos del Orden Municipal
Archivos del Orden Distrital

ARTICULO 12.
Capacitación para los
funcionarios de Archivo.
Las Entidades tiene la obligación
de capacitar y actualizar a los
funcionarios de archivo.

ARTICULO 19. (modificado por el
artículo 4 del Acuerdo 12 de 1995) Creación
Comité de Archivo
Cada Entidad establecerá un Comité de
Archivo, legalizado mediante acto
administrativo correspondiente, como un
grupo asesor de la alta dirección,
responsable de definir las políticas, los
programas de trabajo y de la toma de
decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los
archivos.

ARTICULO 21. Organización de los Archivos
Administrativos
La organización de los archivos administrativos de las entidades,
estará fundamentada en las normas y reglamentaciones dadas
por la Unidad de coordinación establecidas por el nivel directivo,
del cual dependa el archivo de la Entidad.

ARTICULO 25.
Eliminación de
documentos.
Para la aplicación del presente
reglamento, se entiende por
eliminación la destrucción de los
documentos que hayan perdido
su valor administrativo, legal o
fiscal y que no tengan valor
histórico o que carezcan de
relevancia para la ciencia y la
tecnología.

ARTICULO 60. Conservación
integral de la documentación de
archivos. Los archivos deberán
implementar un sistema integrado de
conservación acorde con el sistema de
archivos establecido en la entidad, para
asegurar el adecuado mantenimiento de los
documentos, garantizando la integridad
física y funcional de toda la documentación
desde el momento de la emisión, durante
su período de vigencia, hasta su
disposición final.

CON ESTE TRABAJO COMPRENDI Y ENTENDI CADA UNO DE
LOS CONCEPTOS ESPECIFICOS DE LA FUNDAMENTACION
ARCHIVISTICA, ASI COMO LA LEGISLACION REGLAMENTARIA
NORMALIZADA POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.

•Reglamento general de archivo. Archivo general de la nacion
•Ley 594 de 2002. Archivo General de la nacion.
•Normas. Legislación y Documentos Archivísticos | RecBib - Recursos ...
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