Un archivo es un conjunto ordenado de documentos creados por una persona u organización durante una actividad. Los archivos son necesarios para cumplir con la ley y mantener registros de transacciones. Sirven para mantener los documentos ordenados, conservarlos correctamente y localizarlos de forma rápida. Existen archivos activos, semiactivos e inactivos según su frecuencia de uso, y centralizados o descentralizados según su ubicación. Los sistemas de clasificación incluyen métodos alfabéticos, numéricos, alfanuméricos, geogr

1. REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO
TEMA 2: TÉCNICAS DE
ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN

2. ¿Qué es un archivo?
• Hay 3 definiciones:
1. Conjunto ordenado de documentos que
una persona u organización crean cuando
realizan una actividad.
2. Lugar físico donde se guardan esos
documentos.
3. Archivo informático: Conjunto de datos
almacenados de forma digital.

3. ¿Por qué es necesario tener archivos?
• Porque la ley así lo exige (las empresas
deben guardar documentación por el
Código de Comercio y los particulares
debemos guardar documentos como:
contratos de suministro de
agua, luz, escritura de la vivienda, partida
de nacimiento, declaración de la renta,…)
• Los documentos son los justificantes de haber
hecho compras, ventas, contratos,…

4. ¿Para qué sirven los archivos?
Para mantener ordenados los documentos.
 Para conservarlos correctamente.
Para localizar rápidamente y con precisión los
documentos que nos hagan falta.

5. Características de un archivo:
• Fácil de utilizar,
• debe actualizarse constantemente,
• debe tardarse poco tiempo en encontrar un
documento concreto,
• no debe ocupar un espacio excesivo (si el archivo
ocupa un gran espacio su coste será mayor), y
• debe garantizar la seguridad e integridad de
la información almacenada.

6. Tipos de archivo:
Según la frecuencia de utilización:
• Archivos activos: Se llaman también archivos de
gestión. Se utilizan para documentos recién entregados
o para documentos que se consultan frecuentemente.
• Archivos semiactivos: Contienen
documentos que estuvieron antes en
archivos activos y que ya se han utilizado.
Tienen documentos que sirven como
comprobantes de operaciones realizadas.
• Archivos inactivos: También se llaman archivos históricos.
Contienen documentos que no son útiles en la actividad
diaria, pero que deben conservarse permanentemente o
hasta que puedan destruirse.

7. Tipos de archivo:
Según el lugar de emplazamiento:
• Centralizados: Los documentos
se encuentran en un único
lugar y los departamentos
deben dirigirse a ese lugar para
consultarlos.
• Descentralizados: Se encuentran en los
distintos departamentos de la entidad.

8. Archivo informático:
Los archivos informáticos tienen las siguientes ventajas :
1. Mayor capacidad de almacenamiento
2. Ahorran papel
3. Contribuyen a la mejora del medio ambiente.
4. Permite acceder rápidamente a la
información deseada, sin tener que
movernos desde el lugar de trabajo.
5. La información se puede mantener de forma
rápida y sencilla.

9. Sistemas de clasificación
(ordenación):
1. CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA.
2. CLASIFICACIÓN NUMÉRICA.
3. CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA.
4. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA
5. CLASIFICACIÓN POR MATERIAS

10. FIN