Trabajo investigativo sobre los tipos de sistemas empresariales

1. Universidad Técnica de Manabí Facultad de Ciencias Administrativas y EconómicasCarrera de Contabilidad y Auditoría Contabilidad Superior
Tema: Autoras: Curso:
Ambiente:
Catedrática:

2. 1. TIPOS DE SISTEMAS
Las empresas utilizan sistemas para el procesamiento de la información generada por todas sus operaciones. Estos sistemas podemos denominarlos, sistemas administrativos. Su principal función es ayudar a soportar las decisiones gerenciales de la empresa para guiar las operaciones y cumplir los objetivos de la misma. Existen sistemas para el manejo de la facturación, las compras, los inventarios y muchas otras funciones que existen en la empresa. Estos pueden ser caracterizados como los sistemas administrativos para las funciones anteriormente nombradas. Una característica común a todos ellos es la de no manejar directamente la información que se registra en la contabilidad, o que es procesada por un sistema de contabilidad. Podríamos afirmar que son sistemas administrativos que son orientados al manejo operativo de las transacciones y no solo aspectos financieros.
Es necesario identificar las relaciones entre los sistemas administrativos que operan en la empresa, y el sistema contable propiamente dicho. Al final de todos los procesos, el sistema contable recibirá en forma resumida los movimientos que tenga los demás. Aquí podemos encontrar la primera forma de comunicación entre esos sistemas. Desde el punto de vista conceptual existe un solo sistema contable para cada compañía, es decir, aquel en el cual se registran todas las transacciones que de alguna manera tienen impacto en los estados financieros, o dicho de otra forma, aquellas operaciones que sean medibles de alguna manera en términos monetarios. Una diferencia entre un sistema contable y no contable, es el registro de las operaciones y su centralización en una sola base de datos.
Si una empresa desea saber cuál es el monto total de las ventas en un periodo esta debe consultar el saldo correspondiente a la cuenta de ingreso por ventas para el periodo requerido; en caso de querer saber el detalle de las ventas y a quienes fueron realizadas, se debe procesar al subsistema de facturación y no al sistema de inventario, de tal forma que la información referente a distintos tipos de operaciones, se va parcelando. En la figura se muestra un ejemplo de lo que representa un sistema administrativo

3. Reportes Básicos:
-Análisis de vencimiento
-Entrada/ salida de clientes y proveedores
-Pagos de nomina
SISTEMA DE CONTABILIDAD
BASE DE DATOS
Fuente: Sistemas y procedimientos Contables
Autor: Fernando Catacora Carpio 1997
Los sistemas de información se desarrollan con diversos propósitos, según las necesidades de la empresa. Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS, Transaction ProcessingSystems) funcionan al nivel operativo de una organización, los sistemas de automatización de la oficina (OAS, OfficeAutomañon Systems) y los sistemas de trabajo del conocimiento (KWS, Knowledge Work Systems) apoyan el trabajo al nivel del conocimiento. Los sistemas de información gerencial (MIS, Management Information Systems) y los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, Decisión Support Systems) se encuentran entre los sistemas de alto nivel. Los sistemas expertos aplican el conocimiento de los encargados de la toma, de decisiones para solucionar problemas estructurados específicos. Los sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS, Executive Support
EMPRESA
EMPRESA
EMPRESA
EMPRESA
EMPRESA
EMPRESA
EMPRESA
EMPRESA
EMPRESA
Reportes Básicos:
-Balance General
-Estado de Pérdidas o Ganancias
-Estado de Flujo de efectivo

4. Systems) se encuentran en el nivel estratégico de la administración. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo (GDSS, Group Decisión Support Systems) y los sistemas de trabajo corporativo apoyado por computadora (CSCWS, Computer-Supported Collaborative Work Systems), descrito de manera más general, auxilian la toma de decisiones semiestructuradas o no estructuradas a nivel de grupo.
En la figura, se muestra la diversidad de sistemas de información que podrían desarrollar los analistas. Observe que en la figura estos sistemas se representan de abajo hacia arriba, indicando que los TPS apoyan el nivel operativo, o más bajo, de la organización, mientras que los ESS, GDSS y CSCWS soportan el nivel estratégico, o más alto, apoyando la toma de decisiones semiestructuradas o las no estructuradas.
Fuente: Sistema de Información Gerencial
Autor: Kenneth C. Laudon & Jane P. Laudon 12° Edición
Dependiendo de la manera en que se efectúan la mayor parte de las operaciones (método), los sistemas administrativos y principalmente los sistemas de procesamiento de datos, pueden ser: manuales, mecánicos y electrónicos.
ESS
GDSS
CSCW
Sistemas expertos
Sistemas de Soporte de decisiones
Sistemas de Informacion Administrativa
Sistemas de Trabajo de Conocimminetos
Sistemas de Automatización de Oficinas
Sistema de Procesamiento de transacciones

5. a) MANUAL: Los datos son registrados manualmente, con el uso de lápiz o pluma sobre documentos, empleando caracteres numéricos y alfabéticos. Los documentos son transferidos de un lugar a otro en forma manual. La búsqueda del archivo es manual.
b) MECÁNICO: Este sistema emplea dispositivos mecánicos que permiten, en comparación con los manuales, un proceso de datos más eficiente. No obstante, debemos considerar que estos mecanismos no desplazan totalmente los procesos manuales. La recopilación de datos fuente se logra a través de mecanismos como máquina de escribir, caja registradora, impresora de cheques, fotocopiadora. Como ventaja podría considerarse el hecho de que permite incrementar grandemente la velocidad y exactitud de los procesos. Una de las desventajas es que el proceso no es continuo, pues operaciones entre proceso y proceso se realizan muchas veces manualmente, tomando resultados de las máquinas, transfiriéndolas a otras, con la consiguiente posibilidad de error.
c) ELECTRÓNICO: Son los sistemas en los que se utilizan computadoras. El desarrollo más reciente en el procesamiento de datos lo constituye la computadora electrónica que merece gran interés debido a su capacidad muy superior para efectuar cálculos y otras funciones a velocidades increíbles. Generalmente, las computadoras pueden efectuar en forma automática todos los pasos manipulativos en el ciclo de procesamiento de datos.
Fuente: http://equidad2010.blogspot.com/2010/07/sistematizacion-contable.html
ANÁLISIS:
Las empresas para el manejo de su información utilizan sistemas los cuales permiten agilitar su gestión. Ahora si bien es cierto no hay un solo tipo de empresa por lo cual no siempre un mismo sistema se adapte a las necesidades de otra empresa, es por esto que los sistemas deben desarrollarse de acurdo con las necesidades de cada empresa.

6. Para unas empresas será mejor que la información sea manejada de forma manual ya que su estructura organizativa o incluso el volumen de sus transacciones no requiera la automatización, pero este mismo sistema no se sería factible para empresas cuyo volumen de producción, ventas sea muy voluptuoso por lo tanto se requerirá de la automatización.
Pero los sistemas no solo ayudan a el procesamiento de datos hay diferentes tipos de sistemas que contribuyen en el manejo adecuado de la empresa y facilitan la toma de decisiones.
1.1. SISTEMAS INTEGRADOS
El concepto de sistemas de información integrados implica compartir información entre dos o más sistemas. Esa relación se puede establecer por varias razones:
 Eliminar redundancia de la información
 Facilitar el acceso a los datos o información
 Facilitar la elaboración de informes
Una empresa realiza operaciones como las antes mencionadas por lo que existe una forma estandarizarlas. Cuando se habla de eliminar la redundancia de la información, nos referimos a las transacciones que de alguno u otra forma pudieran ser registrados en forma duplicada. El objetivo principal de un sistema integrado, es reducir el trabajo que implica registrar, por ejemplo, toda la facturación de una empresa de forma anual, y luego, copiar de nuevo esas operaciones para obtener un listado de ventas por cliente y por producto, ya que de una u otra forma los registros contables son más o menos estándares.
Ejemplo:
 Si un sistema de facturación va a resumir todas las ventas de un mes el registro seria.
FECHA
DETALLE
DEBE
HABER
xxxxxx
X
Cuentas por cobrar
xxxxxxx

7. Efectivo
Ventas
V/. contabilizar el total de ventas a contado y crédito del mes
xxxxxxx
Xxxxxxx
 Si la transacción a contabilizar son las cobranzas, el registro sería.
FECHA
DETALLE
DEBE
HABER
xxxxxx
X
Bancos
Descuento sobre ventas
Cuentas por cobrar
V/. contabilizar los cobros de las ventas a crédito y su respectivo descuento del mes
xxxxxxx
xxxxxxx
Xxxxxxx
Un sistema integrado de facturación, eliminará todos aquellos registros manuales por operaciones que resultan rutinarias y que de otra forma deberían ser elaborados mediante asientos manuales.
Dentro del concepto de funcionamiento de un sistema integrado, deben distinguirse las siguientes etapas:
 Definición de parámetros
 Captura de la información
 Transferencia de la información
 Controles sobre la transferencia.
DEFINICIÓN DE PARÁMETROS
Consiste en una definición inicial que se da a un sistema para que sea tomado en cuenta para su funcionamiento. Esta definición inicial determinara claramente diferentes aspectos

8. xx
xx
xx
xx
xx
xx
tales como: grado integración entre módulos, niveles de seguridad, tipos de operaciones a realizar, códigos de cuentas y otras más.
Para establecer el grado de integración de un sistema respecto a otro, se debe restablecer cuales operaciones pueden ser predefinidos y transferidos automáticamente al sistema contable.
Los parámetros de integración establecen la forma como serán pasados los registros del sistema contable. La definición de parámetros se debe especificar claramente todas las operaciones que serán tratadas en forma integral y los códigos contables en los cuales se los deberá registrar las operaciones. Por lo general, la información a transferir deberá ser traspasada al sistema contable en forma resumida, debido a que de otra forma, el sistema contable se convertiría en otro sistema auxiliar, pero con la variante de manejar la información bajo códigos contables.
CAPTURA DE LA INFORMACIÓN
Se refiere al momento en la cual se transfieren las operaciones de un sistema a otro. Para que exista la captura de información, los movimientos deben estar parame trizados totalmente.
TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Operación:
Compra de Materia prima
Operación
Transferencia de M.P. a producción
Operación
Se termina un lote de Producto
Operación
Se vende un producto terminado
Inv. Materia Prima.
Cuentas x pagar
Inv. Materia Prima.
Inv. Produc. Proceso.
Inv. Produc Terminados
Inv. Produc Terminados.
Inv. Produc. Proceso.
Costo de ventas
xx
xx
Sistema Contable en Oficina

9. Para que un sistema pueda ser llamado sistema integrado, debe existir alguna transferencia de información desde el lugar donde se origina los datos hasta el sitio en el cual será centralizado conjuntamente con otra información y/o movimientos.
La trasferencia de información puede ser de forma automática o iniciada por un usuario autorizado. En el primer caso, es decir, cuando la transferencia de información es realizada en forma automática, previamente debe haberse definido los parámetros correspondiente en la primera etapa; en este caso, el proceso es transparente para el usuario. La segunda forma en la cual se puede transferir la información es a través de un proceso iniciado por un usuario; esto ocurre al final de día, semana o mes, cuando los movimientos de cualquier sistema son acumulados y actualizados en los archivos maestros de datos. Previa la transferencia de información, debe hacerse una relación de los datos que se dan actualizados a fin de asegurar que transfieran únicamente movimientos validos
CONTROLES SOBRE LA TRANSFERENCIA
Los controles sobre la transferencias de la información de un sistema integrado, se pueden clasificar dependiendo de que si la transferencia es inmediata o al final de un periodo. En el primer caso, es decir, si la información transferida es actualizada en el momento que ocurren las operaciones, los controles sobre los registros de datos deben ser lo suficientemente fuertes, de tal forma que no permitan el ingreso de datos inconsistentes, incompletos o no válidos. En el segundo caso, es decir, cuando la información es transferida a posteriori, los datos son válidos o controlados generalmente en el momento en que se corre el proceso de transferencia correspondiente.
Fuente: Sistemas y procedimientos Contables
Autor: Fernando Catacora Carpio 1997
SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES
Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS, Transaction Processing Systems) son sistemas de información computarizada creados para procesar grandes cantidades de

10. datos relacionadas con transacciones rutinarias de negocios, como las nóminas y los inventarios. Un TPS elimina el fastidio que representa la realización de transacciones operativas necesarias y reduce el tiempo que una vez fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual, aunque los usuarios aún tienen que capturar datos en los sistemas computarizados.
Los sistemas de procesamiento de transacciones expanden los límites de la organización dado que le permiten interactuar con entornos externos. Es importante para las operaciones cotidianas de un negocio, que estos sistemas funcionen sin ningún tipo de interrupción, puesto que los administradores recurren a los datos producidos por los TPS con el propósito de obtener información actualizada sobre el funcionamiento de sus empresas.
FUENTE: Análisis y Diseño de Sistemas
Autor: Kendall & Kendall 8° Edición
Un sistema de procesamiento de transacciones (TPS por sus siglas en inglés) es un tipo de sistema de información. Un TPS recolecta, almacena, modifica y recupera toda la información generada por las transacciones producidas en una organización. Una transacción es un evento que genera o modifica los datos que se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de información. Para que un sistema informático pueda ser considerado como un TPS, este debe superar el test ACID. Desde un punto de vista técnico, un TPS monitoriza los programas transaccionales (un tipo especial de programas).
La base de un programa transaccional está en que gestiona los datos de forma que estos deben ser siempre consistentes (por ejemplo, si se realiza un pago con una tarjeta electrónica, la cantidad de dinero de la cuenta sobre la que realiza el cargo debe disminuir en la misma cantidad que la cuenta que recibe el pago, de no ser así, ninguna de las dos cuentas se modificará), si durante el transcurso de una transacción ocurriese algún error, el TPS debe poder deshacer las operaciones realizadas hasta ese instante. Si bien este tipo de integridad es que debe presentar cualquier operación de procesamiento de transacciones por lotes, es particularmente importante para el procesamiento de transacciones on-line: si, por ejemplo, un sistema de reserva de tiquetes de una línea aérea es utilizado

11. simultáneamente por varios operadores, tras encontrar un asiento vacío, los datos sobre la reserva de dicho asiento deben ser bloqueados hasta que la reserva se realice, de no ser así, otro operador podría tener la impresión de que dicho asiento está libre cuando en realidad está siendo reservado en ese mismo instante. Sin las debidas precauciones, en una transacción podría ocurrir una reserva doble. Otra función de los monitores de transacciones es la detección y resolución de interbloqueos (deadlock), y cortar transacciones para recuperar el sistema en caso de fallos masivos.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES
1. Respuesta rápida: En este tipo de sistemas resulta crítico que exista un rendimiento elevado con tiempos de respuesta cortos. Una empresa no puede permitirse tener clientes esperando por una respuesta del SPT; el tiempo total transcurrido desde que se inicia la transacción hasta que se produce la salida correspondiente debe ser del orden de unos pocos segundos o menos.
2. Fiabilidad: Muchas organizaciones basan su fiabilidad en los SPT; un fallo en un SPT afectará negativamente a las operaciones o incluso parará totalmente el negocio. Para que un SPT sea efectivo, su tasa de fallos debe ser muy baja. En caso de fallo de un SPT, debe existir algún mecanismo que permita una recuperación rápida y precisa del sistema. Esto convierte en esencial la existencia procedimientos de copia de seguridad y de recuperación ante fallos correctamente diseñados.
3. Inflexibilidad: Un SPT requiere que todas las transacciones sean procesadas exactamente de la misma forma, independientemente del usuario, el cliente o la hora del día. Si los SPT fuesen flexibles, habría entonces demasiadas posibilidades de ejecutar operaciones no estándar. Por ejemplo, una aerolínea comercial necesita aceptar de forma consistente reservas de vuelos realizadas por un gran número de agencias de viaje distintas; aceptar distintos datos de transacción de cada agencia de viajes supondría un problema.
4. Procesamiento controlado: El procesamiento en un SPT debe apoyar las operaciones de la organización. Por ejemplo, si una organización establece roles y

12. responsabilidades para determinados empleados, el SPT debe entonces mantener y reforzar este requisito.
Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_procesamiento_de_transaccio
Un sistema integrado, empotrado o embebido es un sistema informático de uso específico construido dentro de un dispositivo mayor. Los sistemas integrados se utilizan para usos muy diferentes a los usos generales a los que se suelen someter a las computadoras personales. En un sistema integrado la mayoría de los componentes se encuentran incluidos en la placa base (la tarjeta de vídeo, audio, módem, etc.).
Dos de las diferencias principales son el precio y el consumo. Puesto que los sistemas integrados se pueden fabricar por decenas de millares o por millones de unidades, una de las principales preocupaciones es reducir los costes. Los sistemas integrados suelen usar un procesador relativamente pequeño y una memoria pequeña para reducir los costes. Se enfrentan, sobre todo, al problema de que un fallo en un elemento implica la necesidad de reparar la placa íntegra.
Lentitud no significa que vayan a la velocidad del reloj. En general, se suele simplificar toda la arquitectura del ordenador o computadora para reducir los costes. Por ejemplo, los sistemas integrados emplean a menudo periféricos controlados por interfaces síncronos en serie, que son de diez a cientos de veces más lentos que los periféricos de un ordenador o computadora personal normal. Los primeros equipos integrados que se desarrollaron fueron elaborados por IBM en los años 1980.
Los programas de sistemas integrados se enfrentan normalmente a problemas de tiempo real.
APLICACIONES DE UN SISTEMA INTEGRADO

13. Los lugares donde se pueden encontrar los sistemas integrados son numerosos y de varias naturalezas. A continuación se exponen varios ejemplos para ilustrar las posibilidades de los mismos:
• En una fábrica, para controlar un proceso de montaje o producción. Una máquina que se encargue de una determinada tarea hoy en día contiene numerosos circuitos electrónicos y eléctricos para el control de motores, hornos, etc. que deben ser gobernados por un procesador, el cual ofrece un interfaz persona – máquina para ser dirigido por un operario e informarle al mismo de la marcha del proceso.
• Puntos de servicio o venta (POS, Point Of Service). Las cajas donde se paga la compra en un supermercado son cada vez más completas, integrando teclados numéricos, lectores de códigos de barras mediante láser, lectores de tarjetas bancarias de banda magnética o chip, pantalla alfanumérica de cristal líquido, etc. El sistema empotrado en este caso requiere numerosos conectores de entrada y salida y unas características robustas para la operación continuada
Fuente: http://www.buenastareas.com/ensayos/Sistemas- Integrados/1364150.html#
ANÁLISIS:
Los sistemas integrados son aquellos en los cuales la información se comparte entre los diferentes módulos que lo integran con el objetivo de eliminar la redundancia de información de forma que se facilite el acceso a la información, y que de igual manera se agilite la preparación de los informenes.
Para lograr todo esto los es necesario que desde la implantación se definan los parámetros que harán que este sistema cumpla con sus funciones, y por supuesto que un sistema integrado no sería tal si la información proporcionada en un módulo no es transferida hasta donde se integraran ya sea en una transacción o movimiento.
Así por ejemplo un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema computarizado creado para procesar grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de negocios, como las nóminas y los inventarios. Un TPS elimina

14. el fastidio que representa la realización de transacciones operativas necesarias y reduce el tiempo que una vez fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual.
1.2. SISTEMAS NO INTEGRADOS
Conociendo la filosofía de funcionamiento de un sistema integrado, debemos decir que el funcionamiento de un sistema no integrado, la transferencia de la información se la realiza por lo general a través de movimientos resumidos, y al final de periodos previamente definidos. La integración es vista generalmente por referencia al sistema contable, sin embargo, puede existir un segundo enfoque de integración entre sistemas auxiliares de información o distintos al sistema contable propiamente dicho.
En la figura se muestra los posibles grados de integración para un sistema que maneje el ciclo de compra/producción de una empresa fabril.
Fuente: Sistemas y procedimientos Contables
Autor: Fernando Catacora Carpio 1997
SISTEMA DE CONTABILIDAD
Sistema de Compras
Sistema de Producción
Sistema de Inventarios
1er Nivel de Integración (con respecto al sistema Contable)
2do Nivel de Integración
(Entre sistemas)

15. SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE LA OFICINA Y SISTEMAS DE TRABAJO DEL CONOCIMIENTO
Existen dos clases de sistemas en el nivel del conocimiento de una organización. Los sistemas de automatización de la oficina [OAS, Office Automation Systems] apoyan a los trabajadores de datos, quienes por lo general no generan conocimientos nuevos, sino más bien analizan la información con el propósito de transformar los datos o manipularlos de alguna manera antes de compartirlos o, en su caso, distribuirlos formalmente con el resto de la organización y en ocasiones más allá de ésta. Entre los componentes más comunes de un OAS están el procesamiento de texto, las hojas de cálculo, la autoedición, la calendarización electrónica y las comunicaciones mediante correo de voz, correo electrónico y videoconferencia.
Los sistemas de trabajo del conocimiento (KWS, Knowledge Work Systems] sirven de apoyo a los trabajadores profesionales, como los científicos, ingenieros y médicos, en sus esfuerzos de creación de nuevo conocimiento y dan a éstos la posibilidad de compartirlo con sus organizaciones o con la sociedad.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL
Los sistemas de información gerencial (MIS, Management Information Systems] no reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones, más bien, incluyen el procesamiento de transacciones. Los MIS son sistemas de información computarizados cuyo propósito es contribuir a la correcta interacción entre los usuarios y las computadoras. Debido a que requieren que los usuarios, el software [los programas de cómputo] y el hardware (las computadoras, impresoras, etc.), funcionen de manera coordinada, los sistemas de información gerencial dan apoyo a un espectro de tareas organizacionales mucho más amplio que los sistemas de procesamiento de transacciones, como el análisis y la toma de decisiones.
Para acceder a la información, los usuarios de un sistema de información gerencial comparten una base de datos común. Ésta almacena datos y modelos que ayudan al usuario a interpretar y aplicar los datos. Los sistemas de información gerencial producen información que se emplea en la toma de decisiones. Un sistema de información gerencial

16. también puede contribuir a unificar algunas de las funciones de información computarizadas de una empresa, a pesar de que no existe como una estructura individual en ninguna parte de ésta.
SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES
Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, Decisión Support Systems] constituyen una clase de alto nivel de sistemas de información computarizada. Los DSS coinciden con los sistemas de información gerencial en que ambos dependen de una base de datos para abastecerse de datos. Sin embargo, difieren en que el DSS pone énfasis en el apoyo a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisión definitiva es responsabilidad exclusiva del encargado de tomarla. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones se ajustan más al gusto de la persona o grupo que los utiliza que a los sistemas de información gerencial tradicionales. En ocasiones se hace referencia a ellos como sistemas que se enfocan en la inteligencia de negocios.
FUENTE: Análisis y Diseño de Sistemas
Autor: Kendall & Kendall 8° Edición
ANÁLISIS:
En los sistemas no integrados el concepto de información compartida no existe. En este tipo de sistema la información es transmitida al final del periodo.
Se puede decir que existen 2 clases de sistemas en el nivel del conocimiento de una organización. Los sistemas de automatización de la oficina que son los que apoyan a los trabajadores de datos, quienes por lo general no generan conocimientos nuevos y los sistemas de trabajo del conocimiento sirven de apoyo a los trabajadores profesionales, como los científicos, ingenieros y médicos, en sus esfuerzos de creación de nuevo conocimiento.

17. 1.3. SISTEMAS AUXILIARES
Son todos aquellos sistemas que sean distintos al sistema contable. Un sistema auxiliar se puede definir como aquel sistema que maneja de forma operativa y detallada todas las transacciones comunes a una actividad típica del negocio v.g., producción, ventas, facturación, inventarios, etc. Una característica básica de un sistema auxiliar es la de manejar información en forma detallada.
Por ejemplo, un sistema de cuentas por cobrar maneja en forma detallada varias tipos de operaciones.
 El registro de los derechos que se tienen por cobrar de las ventas que se hacen.
 El registro de los cobros por bienes o servicios vendidos o prestado.
Estas operaciones son manejadas por el sistema de facturación y cobro a través de operaciones para el operador. En la figura se muestra un detalle de las operaciones que puede tener un sistema de este tipo.
SISTEMA CONTABLES
Bancos
Cts x Cobrar
Inventarios
Producción
Cts x Pagar
Empresa
Clientes
Documento
Cobros
Reportes
Mantenimie
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Información resumida
Sistemas Auxiliares
Información Detallada

18. Nótese que a nivel de los sistemas considerados como auxiliares el detalle debe ser mayor que a nivel de almacenamiento de la información financiera.
Fuente: Sistemas y procedimientos Contables
Autor: Fernando Catacora Carpio 1997
SISTEMA DE VENTA
Los sistemas de venta comenzaron en realidad como métodos de compra y constituyeron las prácticas adoptadas para comprar en grandes cantidades. En lugar de adquirir y sumar todos los componentes, solicitaban ofertas de los grandes contratistas que estuviesen dispuestos a ensamblar el paquete o sistema. El contratista que ofreciese mejores condiciones compraba o solicitaba los subcomponentes.
Los vendedores han ido comprendiendo cada vez más claramente que ésta es la forma en que prefieren comprar los compradores, y han respondido con ofertas mayores de productos. El sistema de ventas, se trata de una completa aplicación, para la gestión de clientes, proveedores y productos, incluyendo la posibilidad de realizar el registro de ventas de dichos productos y generar informes.
Es una secuencia lógica de cuatro pasos que emprende el vendedor para tratar con un comprador potencial y que tiene por objeto producir alguna reacción deseada en el cliente.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
 Registrar un cliente con toda su información personal y su posterior modificación
 Registrar la compra de productos.
 Generar listado de facturas pendientes de pago.
 Registrar la venta de productos a un cliente
 Generar factura
 Generar listado de ventas
 Imprimir informe de ventas entre fechas.
 Generar listado de ventas

19.  Generar facturas de ventas
 Administrar categorías de clientes y de productos
PAUTAS PARA EL DISEÑO
ETAPA 1. Identificar a los clientes en perspectiva
En esta etapa se responde a la pregunta: ¿Quiénes pueden ser nuestros futuros clientes? Para hallar clientes en perspectiva se puede acudir a diversas fuentes, por ejemplo: Datos de la misma empresa.
Referencias de los clientes actuales. Referencias que se obtienen en reuniones con amigos, familiares y conocidos. Empresas o compañías que ofrecen productos o servicios complementarios. Información obtenida del seguimiento a los movimientos de la competencia. Grupos o asociaciones. Periódicos y directorios.
ETAPA 2. Calificar a los candidatos en función a su potencial de compra Luego de identificar a los clientes en perspectiva se procede a darles una "calificación" individual para determinar su importancia en función a su potencial de compra y el grado de prioridad que requiere de parte de la empresa y/o el vendedor Algunos factores para calificar a los clientes en perspectiva, son los siguientes: Capacidad económica. Autoridad para decidir la compra. Accesibilidad. Disposición para comprar. Perspectiva de crecimiento y desarrollo.
ETAPA 3. Elaborar una lista de clientes en perspectiva
Una vez calificados los clientes en perspectiva se elabora una lista donde son ordenados de acuerdo a su importancia y prioridad. Cabe destacar que la lista de clientes en perspectiva es un patrimonio de la empresa no del vendedor y debe ser constantemente actualizada para ser utilizada en cualquier momento y por cualquier persona autorizada por la empresa
Fuente: http://gestiondenegocios4.galeon.com/productos503990.html

20. SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES EN GRUPO Y SISTEMAS DE TRABAJO COLABORATIVO APOYADOS POR COMPUTADORA
Cuando los grupos requieren trabajar en conjunto para tomar decisiones semiestructuradas o no estructuradas, un sistema de apoyo a la toma de decisiones en grupo (GDSS, Group Decisión Support System) podría ser la solución. Este tipo de sistemas, que se utilizan en salones especiales equipados con diversas configuraciones, faculta a los miembros del grupo a interactuar con apoyo electrónico —casi siempre software especializado— y la asistencia de un facilitador especial. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo tienen el propósito de unir a un grupo en la búsqueda de la solución a un problema con la ayuda de diversas herramientas como los sondeos, los cuestionarios, la lluvia de ideas y la creación de escenarios. El software GDSS puede diseñarse con el fin de minimizar las conductas negativas de grupo comunes, como la falta de participación originada por el miedo a las represalias si se expresa un punto de vista impopular o contrario, el control por parte de miembros elocuentes del grupo y la toma de decisiones conformista. En ocasiones se hace referencia a los GDSS con el término más general sistemas de trabajo colaborativo apoyados por computadora (CSCWS, Computer- Supported Collaborative Work Systems], que pueden contener el respaldo de un tipo de software denominado groupware para la colaboración en equipo a través de computadoras conectadas en red.
SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS
Cuando los ejecutivos recurren a la computadora, por lo general lo hacen en busca de métodos que los auxilien en la toma de decisiones de nivel estratégico. Los sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS, Executive Support Systems) ayudan a estos últimos a organizar sus actividades relacionadas con el entorno externo mediante herramientas gráficas y de comunicaciones, que por lo general se encuentran en salas de juntas o en oficinas corporativas personales. A pesar de que los ESS dependen de la información producida por los TPS y los MIS, ayudan a los usuarios a resolver problemas de toma de decisiones no estructuradas, que no tienen una aplicación específica, mediante la creación de un entorno que contribuye a pensar en problemas estratégicos de una manera bien informada. Los ESS

21. amplían y apoyan las capacidades de los ejecutivos al darles la posibilidad de comprender sus entornos
FUENTE: Análisis y Diseño de Sistemas
Autor: Kendall & Kendall 8° Edición
ANÁLISIS:
En parte son aquellos sistemas que son distintos al sistema de contabilidad o contable pero que de alguna u otra forma contribuyen a su buen funcionamiento o que facilitan a los administradores en la toma de decisiones como los sistemas de ayuda a ejecutivos los mismos que ayudan a estos últimos a organizar sus actividades relacionadas con el entorno externo mediante herramientas gráficas y de comunicaciones y que como bien no forman parte de la contabilidad , pero estos sirven de apoyo en la gestión de los administradores.

22. RESUMEN:
Las empresas utilizan sistemas de información para el procesamiento de la información generada por todas sus operaciones; tales sistemas pueden ser denominados sistemas administrativos. Una empresa puede clasificar sus sistemas administrativos en dos grupos: Sistemas contables y Sistemas no contables.
Los sistemas no contables también pueden se denominados como sistemas auxiliares que manejan información detallada.
Los sistemas de información se desarrollan con diversos propósitos, según las necesidades de la empresa. Los sistemas de procesamiento de transacciones funcionan al nivel operativo de una organización, los sistemas de automatización de la oficina y los sistemas de trabajo del conocimiento apoyan el trabajo al nivel del conocimiento. Los sistemas de información gerencial y los sistemas de apoyo a la toma de decisiones se encuentran entre los sistemas de alto nivel. Los sistemas expertos aplican el conocimiento de los encargados de la toma, de decisiones para solucionar problemas estructurados específicos. Los sistemas de apoyo a ejecutivos se encuentran en el nivel estratégico de la administración
Como sistema principal, el sistema contable, reúne y contiene todos los movimientos de los demás sistemas. De esta forma surge el concepto de integración entre sistemas, por lo que podemos encontrar distintos grados de integración entre estos. El concepto de sistema integrado de información implica la compartición de información entre dos o más sistemas. Esa relación puede establecerse por varias razones: eliminar redundancia de la información, facilitar el acceso a la información, facilitar el registro contable de las operaciones.
Pueden distinguirse las siguientes etapas en procesamiento de la información en un sistema integrado: definición de parámetros, captura de la información, transferencia de la información y controles sobre la transferencia.
La definición de parámetros determinara el grado de integración de un sistema respecto a otro y cuales operaciones o sistemas pueden ser predefinidos o transferir respectivamente información automática al sistema de operaciones.

23. Para que los movimientos sean gravados o capturados adecuadamente, tales movimientos deben estar totalmente parametrizados, es decir, haberse definido apropiadamente los registros contables a realizar por cada operación,
La transferencia de la información actualiza los movimientos detallados en los registros maestros, es decir, el sistema contable. La última etapa, la de control sobre la transferencia, asegura que la información no contenga errores de consistencia al momento de ser traspasada al sistema contable.
Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas computarizados creados para procesar grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de negocios, como las nóminas y los inventarios. Un TPS elimina el fastidio que representa la realización de transacciones operativas necesarias y reduce el tiempo que una vez fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual, aunque los usuarios aún tienen que capturar datos en los sistemas computarizados.
Los sistemas de procesamiento de transacciones expanden los límites de la organización dado que le permiten interactuar con entornos externos
Un sistema no integrado no tiene transferencia directa de información al sistema contable. Un segundo enfoque de integración puede darse entre sistemas auxiliares.

24. ANÁLISIS GLOBAL
Las empresas para el manejo de su información utilizan sistemas los cuales permiten agilitar su gestión. Ahora si bien es cierto no hay un solo tipo de empresa por lo cual no siempre un mismo sistema se adapte a las necesidades de otra empresa, es por esto que los sistemas deben desarrollarse de acurdo con las necesidades de cada empresa.
Para unas empresas será mejor que la información sea manejada de forma manual ya que su estructura organizativa o incluso el volumen de sus transacciones no requiera la automatización, pero este mismo sistema no se sería factible para empresas cuyo volumen de producción, ventas sea muy voluptuoso por lo tanto se requerirá de la automatización.
Pero los sistemas no solo ayudan a el procesamiento de datos hay diferentes tipos de sistemas que contribuyen en el manejo adecuado de la empresa y facilitan la toma de decisiones.
Los sistemas integrados son aquellos en los cuales la información se comparte entre los diferentes módulos que lo integran con el objetivo de eliminar la redundancia de información de forma que se facilite el acceso a la información, y que de igual manera se agilite la preparación de los informenes.
Para lograr todo esto los es necesario que desde la implantación se definan los parámetros que harán que este sistema cumpla con sus funciones, y por supuesto que un sistema integrado no sería tal si la información proporcionada en un módulo no es transferida hasta donde se integraran ya sea en una transacción o movimiento.
Así por ejemplo un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema computarizado creado para procesar grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de negocios, como las nóminas y los inventarios. Un TPS elimina el fastidio que representa la realización de transacciones operativas necesarias y reduce el tiempo que una vez fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual.
En los sistemas no integrados el concepto de información compartida no existe. En este tipo de sistema la información es transmitida al final del periodo.

25. Se puede decir que existen 2 clases de sistemas en el nivel del conocimiento de una organización. Los sistemas de automatización de la oficina que son los que apoyan a los trabajadores de datos, quienes por lo general no generan conocimientos nuevos y los sistemas de trabajo del conocimiento sirven de apoyo a los trabajadores profesionales, como los científicos, ingenieros y médicos, en sus esfuerzos de creación de nuevo conocimiento.
Los sistemas auxiliares son aquellos sistemas que son distintos al sistema de contabilidad o contable pero que de alguna u otra forma contribuyen a su buen funcionamiento o que facilitan a los administradores en la toma de decisiones como los sistemas de ayuda a ejecutivos los mismos que ayudan a estos últimos a organizar sus actividades relacionadas con el entorno externo mediante herramientas gráficas y de comunicaciones y que como bien no forman parte de la contabilidad , pero estos sirven de apoyo en la gestión de los administradores.

26. PROBLEMAS
01. TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN: Alta tecnología C.A. es una empresa mediana, encargada de la fabricación de partes eléctricas para microcomputadoras. La empresa tiene su casa matriz en Estados Unidos. La planta de la subsidiaria en Venezuela está ubicada en la zona industrial de Estado de Carabobo. La filosofía ara el manejo de los costos, tanto a nivel de personal administrativo, como del personal de producción, es la de utilizar el concepto de centros de costos. Todos los empleados y obreros entregan quincenalmente un informe de tiempo donde detallan las horas normales de trabajo movimientos tales como ausencia, vacaciones días feriados, también son detallados el reporte del tiempo. Todos los movimientos quincenales son almacenados en el sistema auxiliar de nómina el cual contiene la siguiente información:
 Centro de costo
 Código de empleado
 Nombre del empleado
 Sueldo mensual
 Deducciones
 Sueldo neto
Existen 5 centros de costo en la planta, a saber:
 Departamento de administración
 Preparación
 Ensamblaje
 Control de calidad
 Empacado
Contablemente también existe una separación similar a nivel de las cuentas y códigos contables. No existe integración entre el sistema de Nómina y el sistema contable, por lo que la transferencia de la información se realiza al finalizar el proceso general de la nómina.
Preguntas:
a) De la información que es grabada en el movimiento quincenal de la nómina, ¿Cuál es necesaria y relevante para el registro contable?
b) Analice un poco más el caso y describa los pasos que seguiría el proceso de integración, para la transferencia de la información al sistema contable.

27. c) Con base en la información que se le suministró ¿Cuáles son los asientos contables que se generan posterior al procesamiento o transferencia de la información de la nómina?
Solución:
a. De la información que es grabada en el movimiento quincenal de la nómina, ¿Cuál es necesaria y relevante para el registro contable?
La información relevante para el registro contable es valor total de las remuneraciones a pagar a los empleados, así como también el valor correspondiente a las deducciones que se efectuaron durante el periodo.
b. Analice un poco más el caso y describa los pasos que seguiría el proceso de integración, para la transferencia de la información al sistema contable.
Cada uno de los departamento de costo está compuesto por
 Centro de costo
 Código de empleado
 Nombre del empleado
 Sueldo mensual
 Deducciones
 Sueldo neto
En donde se determinan los diferentes rubros que surgían por departamento al final del periodo la información relevante será el Sueldo por pagar en cada Dpto. conjuntamente con las deducciones que se efectúen estas pasaran al sistema de contabilidad para ser registradas y posteriormente dadas de baja.
c. Con base en la información que se le suministró ¿Cuáles son los asientos contables que se generan posterior al procesamiento o transferencia de la información de la nómina?
SISTEMA DE CONTABILIDAD
Dpto. Admi.
Preparación.
Ensamblaje
Control Calid.
Empacado

28. FECHA
DETALLE
DEBE
HABER
Xxxxxx
X
Inv. de productos Terminados
Sueldos por Pagar
Retención fuent I.R. por pagar
IESS por pagar
P/r valor por nómina de producción
X
Sueldos por pagar
Bancos
P/r pago de nómina a empleados
X
Retención fuente I.R. por pagar
Bancos
P/r. Pago RF/IR
X
IESS por pagar
Bancos
P/r pago de deducciones sociales.
xxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxx
02. DESCRIPCIÓN DE UN SISTEMA: un proveedor d software administrativo le ha suministrado la siguiente descripción de sus sistemas y Ud. como contador, debe evaluar si la empresa adquirirá los sistemas por él ofrecidos.
En el mundo de los negocios de hoy es inconcebible pretender clasificar manualmente la información. Su tiempo es demasiado valioso para desperdiciarlo en tareas tediosas y consumidoras de tiempo. La información precisa que Ud. necesita para tomar decisiones importantes, en el mínimo plazo, estará al alcance de su mano, aumentando de esta manera la competitividad de la organización.
Si Ud. desea ocupar su tiempo en administrar su compañía, en reforzar los centros de negocios generadores de utilidades, en llevar un control adecuado de los gastos FLEXLINE es la solución.
FLEXLINE es un conjunto de programas administrativos orientados a dar soluciones a empresas de los sectores de comercio, industria y servicios.
FLEXLINE le garantizará sus registros contables, le proporcionara información de los inventarios, de las cuentas por cobrar, estadísticas de ventas, estados financieros mensuales.
Ud. dispondrá de información vital para la administración de su compañía, lo que le ayudara a crecer y prosperar.

29. Integración de los módulos
El medio ambiente del sistema de información administrativa de FLEXLINE, son los clientes y proveedores de su compañía. Una óptima admiración de los despachos a clientes obtiene Ud. con el módulo de control de pedidos FLEXPED, el que registra los pedidos de los clientes y agilita su despacho. Verifica la línea de saldo de los artículos y despacha aquellos que tiene un stock suficiente, actualizando el inventario FLEXINV. Los pedidos no satisfechos quedan pendientes. Con la periodicidad que Ud. desee puede transferir los despachos emitidos de uno a uno, o por lotes, al módulo de gestión de ventas FLEXVEN para proceder a su facturación.
Si Ud. tiene uno o varios locales de venta al detalle, el módulo de punto de venta FLEXPOS le permite hacer más expedita y eficiente la atención a sus clientes, todo a la vez que dispone de línea de precios, saldos e información del cliente FLEXPOS emite la boleta o factura computacional e interactúa con FLEXINV y FLEXVEN, actualizando los saldos de los inventarios, las estadísticas y libro ventas.
Las ventas actualizan la contabilidad y las cuentas por cobrar FLEXCON a través del proceso de centralización que realiza FLEXVEN.
La gestión de la empresa se optimiza con el módulo de compras FLEXABA el que le indica a los proveedores que suministren un determinado artículo, las últimas compras y precios, condición de pago y tiempo de despacho FLEXABA emite la orden de compra y luego recibe la mercadería con la actualización en línea del Stock (FLEXINV), al recibir la factura del proveedor se actualiza la contabilidad FLEXCON
Las industrias en proceso productivos pueden controlar sus costos de producción con el módulo FLEXPRO, este maneja una base de datos de recetas estándar e interactúa con el módulo de inventario FLEXINV, solicitando materia prima, una vez terminado el producto FLEXPRO retro alimenta al sistema de inventario con el producto terminado y valorizado. También actualiza la contabilidad.
El control de activo fijo y el cálculo de las revalorizaciones y depreciaciones lo ejecuta FLEXACT, el que también actualiza la contabilidad FLEXCON. El módulo de contabilidad FLEXCON es el núcleo central del sistema integrado FLEXLINE y está siendo permanentemente actualizado a través de los módulos que lo integran.
PREGUNTAS:
a. De acuerdo con la descripción del proveedor ¿Qué factores debe Ud. tomar en cuenta para poder evaluar los sistemas ofrecidos por él?
b. ¿Cuántos niveles de integración puede identificar entre los diferentes sistemas nombrados? ¿Cuáles son los sistemas que se consideran como auxiliares?
c. ¿Cree que algún módulo o sistema funcione de forma aislada?

30. Solución:
a. De acuerdo con la descripción del proveedor ¿Qué factores debe Ud. tomar en cuenta para poder evaluar los sistemas ofrecidos por él?
Para poder evaluar el sistema se debe de conocer los módulos que integran el sistema y el grado de integración que existe entre ellos además es conveniente someterlo a prueba.
Es necesario saber si la el sistema no contiene errores en su programación ya que esto podría afectar a la compañía por tanto es necesario un exhaustivo examen a su estructura y funcionamiento.
b. ¿Cuántos niveles de integración puede identificar entre los diferentes sistemas nombrados? ¿Cuáles son los sistemas que se consideran como auxiliares?
Existen dos niveles de integración.
Los sistemas que se consideran auxiliares son los módulos de
 Flexact
 Flexpro
 Flexped
 Flexpos
 Flexaba
c. ¿Cree que algún módulo o sistema funcione de forma aislada?
El único modulo que actúa sin relacionarse con ningún otro modulo que no sea el de contabilidad es el Flexact el cual actúa independiente mente de los otros módulos.
03. INTEGRACION DE SISTEMA: Unlimited Inc. Es una empresa embotelladora de bebidas gaseosas. Todo el proceso está siendo controlado por un sistema de manufactura recientemente instalado en el computador local de la planta, que es un IBM AS/400. El sistema de producción se encuentra conectado a un software de
FLEXCONT
Flexped
Flexinv
Flexven
Flexpos
Flexaba
Flexpro
Flexact

31. planificación de materia prima. Cuyo objetivo es el de adquirir, asignar y controlar todos los inventarios relacionados con la producción. Los inventarios son significativos y de importancia para los estados financieros.
Actualmente el sistema PMP está siendo integrado al sistema de contabilidad general y de informenes financieros. Por un error de la planificación y la instalación en los módulos de integración contable no se han definido los parámetros correspondientes por lo cual no está operando. A parte de manejar operaciones con los inventarios, el sistema PMP debe estar integrado con el módulo de compras y pagos, al igual que para el caso del módulo financiero, no se ha establecido ninguna integración con el módulo de compras y pagos, por lo que para efectos prácticos el sistema está funcionando como un sistema no integrado.
PREGUNTAS:
a. De acuerdo con la exposición del caso ¿Cuáles son todos los asientos contables parametrizados que deberá efectuar el sistema de producción y manejo de materias primas PMP?
b. ¿Por qué aparece en el texto que debe existir una integración entre los módulos de producción y manejo de materias primas PMP y el de compras y pagos? ¿Considera que alguna información en común será compartida?
c. ¿Qué problemas proyecta la empresa, en razón a que los sistemas no se encuentras funcionando de forma integrada?
Solución:
a. De acuerdo con la exposición del caso ¿Cuáles son todos los asientos contables parametrizados que deberá efectuar el sistema de producción y manejo de materias primas PMP?
FECHA
DETALLE
DEBE
HABER
Xxxxxx
X
Inv. Materia prima
Cuentas por pagar
P/r. la compra de MP
xx
Inv. Producción en Proceso
Inv. Materia Prima
P/r el uso de MP.
xxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxx

32. b. ¿Por qué aparece en el texto que debe existir una integración entre los módulos de producción y manejo de materias primas PMP y el de compras y pagos? ¿Considera que alguna información en común será compartida?
Por qué el Inventario de Materias primas representan valores significativos en los estados financiero ahora si bien es cierto esto, es necesario que los inventarios estén actualizados de manera que se pueda determinar cuándo falte material y por tanto realizar la respectiva compra, en claro que al hacer la compra se nos originara un deuda por lo consiguiente es necesario que esta se registre también.
De esta forma mantenemos actualizados los inventarios y la contabilidad para que al momento de solicitar los informenes podamos conocer las cifras ciertas de que representan los inventarios y las cuentas por pagar.
c. ¿Qué problemas proyecta la empresa, en razón a que los sistemas no se encuentras funcionando de forma integrada?
Par la empresa que sus sistemas no estén integrados representa una falencia muy importante ya que podría causar grande problemas en la producción al quedarse sin materia prima por causa de actualización de los inventarios así como también podría darse el caso de que exceda en la compra de los mismos originándose gastos innecesarios y e incluso que se pierda material.
Ahora esto también ocasiona que la información financiera presentada no sea real lo que originaría una mala toma de decisiones por parte de los administradores.
BIBLIOGRAFÍA:
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
AUTOR: FERNANDO CATACORA CARPIO 1997
ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS
AUTOR: KENDALL & KENDALL 8° EDICIÓN
SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
AUTOR: KENNETH C. LAUDON & JANE P. LAUDON 12° EDICIÓN

33. http://equidad2010.blogspot.com/2010/07/sistematizacion-contable.html
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_procesamiento_de_transacciones
http://gestiondenegocios4.galeon.com/productos503990.html
http://www.buenastareas.com/ensayos/Sistemas-Integrados/1364150.html#