Este documento describe la metodología de las 5S y la gestión visual para mantener un puesto de trabajo organizado y eficiente. Las 5S incluyen separar, organizar, limpiar, estandarizar y crear hábitos para mantener el orden. La gestión visual implica hacer visibles rápidamente el estado de los procesos y las situaciones anormales mediante sistemas de colores, señales y tableros para mejorar la eficiencia. Un puesto de trabajo ordenado y limpio permite a los trabajadores identificar rápidamente los materiales y gestionar mejor su

1. 5s y la Gestión Visual
Recientemente, en una sesión de formación LEAN a los operarios de una empresa,
les estaba explicando la metodología de las 5s proyectando una foto de una línea de
montaje de una empresa que, dado su perfecto estado de orden y limpieza, parecía
otra cosa y no una fábrica. Como se suele decir, “se podía comer en el suelo”. Uno
de los participantes interrumpió para decir: “Yo no tengo tiempo para mantener
limpio mi puesto de trabajo”. Le pregunté: “¿Piensa usted que a los operarios de la
foto les sobra el tiempo? ¿O quizás sea precisamente por eso, porque no tienen
tiempo que perder, por lo que mantienen así de limpio y ordenado su puesto?”.
En ocasiones nos encontramos con espacios físicos de trabajo muy saturados, en
donde conviven, por ejemplo, equipos, archivos de documentos, estanterías con
material obsoleto o que se utiliza poco, con gran cantidad de materiales,
herramientas, productos en proceso o materias primas.
La falta de clasificación, orden y limpieza ocasiona pérdidas de eficacia. ¿Se
imagina alguien al equipo de mecánicos que interviene en las paradas de la Fórmula
1 consiguiendo esos reducidos tiempos de cambio sin un orden perfecto y sin un
espacio de trabajo limpio?
La metodología de las 5s es una sencilla técnica ideada para mantener el puesto de
trabajo organizado, limpio y seguro y, como consecuencia, eficiente. Su nombre se
debe a la letra por la que empieza, en japonés, cada una de las 5 disciplinas que
contempla:
Identificar y separar los materiales estrictamente necesarios para cada
SEIRI operación, y retirar del puesto de trabajo los no necesarios. Se clasifican los
que se pueden utilizar en función de su frecuencia de uso, según sea diaria,
(separar) semanal o mensual.
SEITON Colocar los equipos y materiales según el sentido del flujo de trabajo, de forma
que sean intuitiva y fácilmente localizables. De este modo se eliminan pérdidas
(organizar) por movimientos, búsquedas, esperas o transportes.
Identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y establecer los métodos,
SEISO materiales, frecuencias y niveles de limpieza. La limpieza ayuda en la
prevención de accidentes y a crear un puesto de trabajo ergonómico donde la
(limpieza) persona se encuentre más a gusto.
Estandarizar las actuaciones para mantener el puesto de trabajo limpio y
ordenado, preferiblemente mediante control visual. Establecer elementos
SEIKETSU visuales que permitan distinguir fácilmente y de forma inmediata una situación
normal de una anormal, como la ausencia o falta de disponibilidad de un
(estandarizar) determinado material en el lugar establecido, o la presencia de una anormal
cantidad de trabajo, por ejemplo, colas de personas excesivamente largas.
SHITSUKE Establecer normas para mantener y verificar periódicamente el nivel de orden.
(disciplina y Dotar a los equipos de los recursos necesarios para que se pueda mantener la
organización de los puestos de trabajo.
hábito)
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2. La Gestión Visual de un proceso o de un puesto de trabajo pretende que cualquier
persona pueda interpretar rápidamente el estado en el que se encuentra el trabajo, o
el puesto, respecto a lo planificado (áreas más cargadas, procesos más cargados,
estado de los trabajos en curso,…). La gestión visual implica:
• Eliminar lo que no se necesita.
• Clasificar y ordenar: un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio.
• Puestos de trabajo limpios y con estándares de limpieza claros y definidos.
• Estados de los procesos visibles de una forma rápida y sencilla.
• Situaciones fuera de lo previsto rápidamente identificadas y gestionadas.
• Eficiencia y progreso también visibles rápidamente.
• Entorno de trabajo seguro.
La gestión visual se consigue con sistemas de colores, señales verticales y
horizontales, tableros informativos, luces, etc. Por ejemplo, los sistemas Andon
indican mediante luces de colores el estado de los equipos y procesos de
fabricación. Los Andon ayudan a los profesionales proporcionándoles rápidamente la
información que necesitan para gestionar el proceso.
La gestión visual en un puesto de trabajo debe permitir:
1. Distinguir rápidamente entre lo que es normal y lo que no lo es.
2. Disponer de señales de niveles mostrando el mínimo y/o el máximo de los
materiales en los puestos de trabajo y en los almacenes.
3. Disponer de estanterías ergonómicas para materiales y equipos muy usados.
4. Señalar el perímetro de almacenaje destinado para las herramientas y
materiales.
5. Identificar áreas de material defectuoso.
6. Disponer los procedimientos del proceso en los puestos de trabajo.
La característica común de los puestos de trabajo de las organizaciones que
planifican y gestionan los trabajos en lotes, ya sea una fábrica o una empresa de
servicios (lotes de productos, lotes de expedientes, lotes de proyectos,…), es la
existencia de significativas cantidades de material en el puesto, en ocasiones con
falta de clasificación y con ausencia de orden y limpieza.
Por el contrario, en un entorno de producción “lean” o de prestación de servicios de
forma ajustada, los materiales y herramientas están identificados y los espacios
marcados para señalar el lugar dispuesto para cada cosa. El profesional dispone de
la información necesaria para gestionar su trabajo, debiendo avisar al jefe de su
equipo en el caso de necesitar ayuda, o de haber identificado defectos críticos que
estén más allá de su capacidad de autocontrol, evitando que el producto pase a la
siguiente etapa del proceso y corrigiendo la situación lo antes posible.
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