Tablas de Retención Documental

1. ¿CUÁL ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO
LABORAL?
JHON EDICSON BARRETO BERNAL
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS DE LA INFORMACION Y
LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA
EXPRERSION ORAL
BOGOTA D.C.
TALLER DE EXPRESION ORAL 1

2. TRABAJO FINAL
¿CUÁL ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO
LABORAL
JHON EDICSON BARRETO BERNAL
MARIA ALEXANDRA LEON MARTINEZ
LICENCIADA EN EDUCACION DE
LA UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS DE LA INFORMACION Y
LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA
EXPRERSION ORAL
BOGOTA D.C. 2

3.  RESUMEN____________________________________________________________________
___6
 INTRODUCCION_____________________________________________________________
_____7
 OBJETIVOS___________________________________________________________________
___8
 GENERAL
 ESPECIFICOS
 CUÁL ES MI PROPUESTA DE CAMBIO CON LO APRENDIDO EN EXPRESIÓN
ORAL Y ESCRITA?.____9
 SITUACION VITAL
________________________________________________________________10
 PROPOSITOS DE
LECTURA_________________________________________________________11
 PREGUNTAS DE
LECTURAS_________________________________________________________12
1)¿Qué debo ser o hacer para llegar a implementar o diseñar las TRD?
2) ¿Cuáles son los procesos para seleccionar las series documentales y códigos
para los documentos?
3) ¿Qué características deben tener los documentos?
4)¿Cómo se deben manejar y aplicar las TRD en las unidades militares?
5)¿Qué debo hacer para seleccionar y conocer los documentos que cada oficina
incluirá dentro de las TDR y sus características. 3

4.  ¿QUÉ SON LAS TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL?______________________________14
 EJEMPLO TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL____________________________________15
 ¿QUÉ ES UN
DOCUMENTO?____________________________________________________16
 CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO__________________________________________________17
1. ¿QUÉ DEBO SER O HACER PARA LLEGAR A IMPLEMENTAR O DISEÑAR LAS
TRD?___________18
2. ¿CUÁLES SON LOS PROCESOS PARA SELECCIONAR LAS SERIES
DOCUMENTALES Y CÓDIGOS PARA LOS
DOCUMENTOS?___________________________________________________25
3. ¿QUÉ CARACTERÍSTICAS DEBEN TENER LOS
DOCUMENTOS?___________________________27
4. ¿CÓMO SE DEBEN MANEJAR Y APLICAR LAS TRD EN LAS UNIDADES
MILITARES?___________29
5. ¿QUÉ DEBO HACER PARA SELECCIONAR Y CONOCER LOS DOCUMENTOS QUE
CADA OFICINA INCLUIRÁ DENTRO DE LAS TDR Y SUS
CARACTERÍSTICAS.___________________________31
4

5.  ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD
DOCUMENTAL__________________________________________33
 CONCLUSIONES_______________________________________________________36
 BIBLIOGRAFIA______________________________________________________37
5

6.  Cuando nos desempeñamos como Archivistas,
la labor que desarrollamos es de gran
importancia para la entidad, es por ello que
aplicamos las TRD (Tablas de retención
Documental) para conocer los tipos de
documentos que manejaremos, a que oficina
perteneces y que tiempo de retención se debe
aplicar en el ciclo vital de los documentos,
además, conoceremos como se debe aplicar
estas tablas y que podemos implementar para
diseñarla.
6

7.  En este trabajo encontraremos algunos de los pasos
que debemos seguir para la implementación de las
Tablas de retención Documental, la relevancia que
esta presenta para las empresas y un propósito o
proyecto que se plantea para diseñar implementar
y aplicar las TRD, además, encontraremos
normatividad y perfil para el desarrollar estas
tablas.
 Los invito a que realicen la lectura de esta
descripción quizá va a llevarlos encontrar
diferentes formas de pensar y el aporte que de el se
logre encontrar.
 BIENVENIDOS 7

8. OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ESPECIFICO
 Elaborar el estudio
técnico para actualizar y
aplicar las Tablas de
Retención Documental
para las Fuerzas
Militares y cada una de
sus unidades
centralizadas.
 Elaborar un diagnostico
del ente regulador de las
unidades.
 Diseñar e implementar la
codificación adecuada
para las series y sub series
 desarrollar una encuesta
para conocer las funciones
de cada dependencia y sus
respectivos documentos.
 Seleccionar los
documentos y hacerles un
estudio de retención.
8

9. 9

10. Mi situación dentro de mi entorno
laboral es comprender las TRD
(Tablas de Retención Documental), es
decir, encontrar en que se basan para
realizar esta acción documental, con
el fin de conocer las series, subseries
y tipos documentales que utilizan las
Fuerzas Militares, ya que estas tablas
se usan en los establecimientos
militares de todo el país, y además
usarlas dentro de las unidades de
sanidad ejercito.
Por otro lado saber manejar los
tiempo de retención de los
documentos en el Archivo de Gestión
y el Archivo central, con el fin de
realizar las trasferencias rimarías y
secundarias respetivamente, sin que
perjudique las consultas para los 10

11.  Diseñar las TRD de la sección para la cual laboro
 Cotejar si los documentos que maneja mi sección
coinciden con documentos de otras secciones,
mirar su codificación y observar la relación entre
la documentación.
 Aplicar de manera efectiva la codificación de los
documentos en los sistemas de gestión
documental digital.
 Manejar y diseñar las TRD para las unidades
militares con el fin de realizar la unificación de
documentos a nivel nacional.
 Capacitar a las personas encargadas de los
Archivos, para que los documentos, codificación,
series, subserie, tipos documentales y tiempos de
retención sean iguales. 11

12. 1) ¿Qué debo ser o hacer para llegar a implementar
o diseñar las TRD?
2) ¿Cuáles son los procesos para seleccionar las
series documentales y códigos para los
documentos?
3) ¿Qué características deben tener los
documentos?
4) ¿Cómo se deben manejar y aplicar las TRD en
las unidades militares?
5) ¿Qué debo hacer para seleccionar y conocer los
documentos que cada oficina incluirá dentro de12

13. 13

14. LISTADO DE SERIES Y
SUBSERIES CON SUS
CORRESPONDIENTES
TIPOS
DOCUMENTALES
PRODUCTO DE LA
ACTIVIDAD DE CADA
OFICINA A LAS
CUALES SE LE ASIGNA
EL TIEMPO DE
RETENCION O
PERMANENCIA Y UNA
DISPOSICIÓN
DEFINITIVA EN CADA
ETAPA DEL CICLO
VITAL DE LOS
DOCUMENTOS.
14
LAS
TABLAS DE
RETENCIO
N
DOCUMENT
AL

15. 15
REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: COMANDO EJEJERCITO - JEFATURA DE DESARROLLO HUMANO
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE SANIDAD - SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
SECCION FINANCIERA - MD-CG-CE-JEM-JEDEH-DISAN-SUBDIR-FIN
SERIES Y SUBSERIES COD
RETENCIO AÑOS DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
AG AC CT M S E
ACTAS 2 X X Se deja una muestra representativa del 1% por asunto.
Actas de Entrega de Dependencias 2.21 1 5
Actas de Reintegro 2.23 1 5
Actas de Traspaso 2.27 1 5
Actas Entrega Elementos 2.42 1 5
Actas Actualización de cargos 2.50 1 5
Actas Entrega Elementos 2.54 1 5
Actas de Eliminación Documental 2.81 1 5
Actas de Entrega de Cargo 2.83 1 5
CIRCULARES 13 X X
Se deja muestra representativa de un 2% según su
importancia.
Circulares Financieras 13.3 2 10
CONCEPTOS 15 X X
Se deja muestra representativa de un 2% de acuerdo al
tema
Concepto Financiero 15.17 2 5
DIRECTIVAS 23 X X
Se deja muestra representativa de un 2% según su
importancia.
Directiva Permanente 23.1 2 10
Directiva Transitoria 23.2 2 10
INVENTARIOS 30 Instrumento de permanente consulta y actualización.
Inventario de Backups 30.2 1 0
AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central
CT: Conservación Total M: Microfilmación S: Selección E: Eliminación

16. DOCUMENTO
16
es una unidad
de
información
escrita,
electrónica,
digital, sonora
o visual

17. 17
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTÓRI
CO
ARCHIVO
DE
GESTIÓN
Valores Primarios Valores secundarios
Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Técnico
Cultural
Histórico
Científico

18. PERFIL
I. se debe tener conocimiento de archivos, el
manejo y normas, o ser un técnico tecnólogo o
profesional, ya sea en archivos o
bibliotecología.
18

19.  El archivo debe contar con el talento humano
debidamente asignado a funciones de archivo y
con dedicación exclusiva para realizar dicha
labor. Contando con un programa de
capacitación que permita a los funcionarios del
archivo ampliar y mejorar sus conocimientos
en aspectos de la gestión documental y la
organización de los archivos, además recibir
capacitación en el área de la auditoria de
información y manejo de procesos
documentales.
19

20. I. conocer la estructura
orgánico funcional de la
entidad o unidad militar.
II. Tener los manuales de
funciones, procesos y
procedimientos de cada
dependencia
III. tener diseñado el
cuadro de clasificación
IV. Plantear objetivos
V. Programa de trabajo
VI. Organizar el Archivo de
Gestión.
20

21. VI. Unidades de
conservación:
carpetas y cajas
VII. Rotulación de
carpetas
VIII. Identificación de cajas
IX. Cotejo entre cajas y
gavetas o estantes.
21

22.  Constitución Política de Colombia, artículos: 8,
15,20, 23, 72
 Ley 594/00 (Ley General de Archivos)
 Ley 200/95 (Código Disciplinario Único)
 Ley 190/95 (Estatuto anticorrupción)
 Ley 80/89 Acuerdo 7 del 94 (AGN)
 Decreto 1382/95 (Transferencias)
 Resolución 1817/01 (MINDEFENSA)
 Archivo General de la Nación. Acuerdo 027 de
2006 (octubre de 2006) “Por el cual se actualiza el
glosario del Reglamento General de Archivos de
22

23.  Acuerdo 039 del AGN “Elaboración y Aplicación
TRD”
 Acuerdo 042/2002 del AGN “Organización de
Archivos”
 Acuerdo 009/2002 del AGN “TRD Mindefensa”
 Acuerdo 047/2002 del AGN “TRD Comando
Fuerza Aérea”
 Acuerdo 006/2003 del AGN “TRD Comando
General”
 Acuerdo 007/2003 del AGN “TRD Comando
Ejército”
 Acuerdo 013/2004 del AGN “TRD Comando
Armada” 23

24.  DIRECTIVA 18190 / 2005 DE COMANDO EJERCITO POR LA CUAL
SE CREA EL PLAN PARA LA IMPLEMENTACION DEL NUEVO
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
DEL EJÉRCITO.
 Resolución 5920/07 MDN “Por la cual se aprueba y adopta el
Reglamento de Archivo del Mindefensa (Unidad Presupuestal
Gestión General), Comando General FF.MM, Ejército Nacional,
Armada Nacional, Fuerza Aérea Colombiana y Policía Nacional.
 Resolución 5237/2008 MDN “Por la cual se aprueba el Manual de
Correspondencia y Comunicaciones Oficiales “MACO” para
Mindefensa (Unidad Presupuestal Gestión General), Comando
General FF.MM, Ejército Nacional, Armada Nacional, Fuerza Aérea
Colombiana y Policía Nacional”.
 Acta No. 001/MDSGDAGAG-2.5 del 17 de marzo de 2011 que trata
de la Reunión de Comité Técnico de Archivo – Presentación TRD
2da. Actualización y otros.
24

25. Como primera medida
debemos conocer la
organización
funcional de la
empresa en su
orden jerárquico, es
decir, el
organigrama de la
entidad.
25

26. De acuerdo con ello se procederá a realizar un
cuadro de clasificación para asignarle a cada
grupo documental (fondo, sección,
Subsección, serie, subserie y tipo documental),
su respectivo código, y de esta manera generar
el código de la serie y de la subserie y que tipos
documentales la conforman.
26

27. Para profundizar más en la descripción de lo que
puede concebirse como documento de archivo,
se deben tener en cuenta una serie de
características, necesarias y fundamentales que
hacen parte esencial de la naturaleza de los
documentos de archivo. Estas características se
pueden agrupar de la siguiente manera:
27
características de los documentos

28.  Externas (su aspecto
formal):
 Materia escriptoria o
soporte.
 Formato
 Signos especiales y
visibles.
 Forma
 Internas (definitorias
del contenido)
 Origen funcional
 Lengua empleada
 Autor y destinatario
 Formulario y cláusula
 Fecha y lugar
 Contenido y mensaje"
28

29. La identificación puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera como
se realiza la descripción, así:
FONDO SECCION SUB-SECCION
Debe partirse del FONDO identificándolo con toda la documentación producida por la
entidad, pasando por la SECCION y SUB-SECCION que son las agrupaciones
documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menor rango.
Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerárquicos se descenderá al nivel
documental:
SIMPLE (Acuerdo,
Resolución)
SERIE SUB-SERIE UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA
(Cuentas Fiscales,
Expediente de Historia Laboral,
Expediente de procesos jurídicos)
29

30.  con la elaboración de las Tablas de Retención
Documental, se vera beneficiada ya que estas:
 Facilitan el manejo de la información.
 Contribuyen a la racionalización de la producción
documental.
 Permiten a la administración proporcionar un servicio
eficaz y eficiente.
 Facilitan el control y acceso a los documentos a través
de los tiempos de
retención en ella estipulados.
 Garantizan la selección y conservación de los
documentos que tienen carácter
 permanente.
 Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo.
 Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos
administrativos.
30

31. Par la selección de la
documentación de
cada oficina se debe
realizar una encuesta
para conocer los
documentos que
producen, orden
original y principio de
procedencia 31

32. Se presentan los cuadros de Tablas de Retención
Documental, para cada una de las Unidades
Administrativas descritas en la estructura
organizacional vigente; teniendo en cuenta el
análisis e interpretación realizada en las etapas
anteriores.
32

33. ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL
I. NOMBRE DE LA OFICINA
1. Ubicación dentro de la estructura orgánica _____________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
2. Fecha de última asignación de funciones ______________________________________________
3. Acto administrativo ________________________________________________________________
4. Funciones _______________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
5. Unidades documentales que tramita __________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
6. ¿ Realizan selección y descarte documental? SI NO
7. Sistema de organización de los archivos de gestión ______________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
8. ¿ Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? _______ metros lineales.
II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)
1. Oficina productora ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
2. Nombre de la Unidad Documental ____________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
3. Función de la oficina que la genera o la tramita __________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
33

34. 4. Caracteres externos:
4.1 SOPORTE 4.2 FORMATO
Papel Expediente
Cinta Magnética Libro
Microfilme Documento simple
Otro ¿Cuál? ________________________________
4.3 Ordenación ___________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
4.4 Estado de conservación __________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación ____________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
6. Trámite Original ______________________________
Número de copias ______________________
7. la información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI NO
¿ En cual o cuales? ___________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
12. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? ___________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental ?__________________
___________________________________________________________________________________
10. ¿ Con que periodicidad se produce esta Unidad Documental?
10.1 Diaria 10.2 Semanal 10.3 Mensual
10.4 Otra ¿Cuál? ___________________________________________________
11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de gestión y quién lo establece? ________________
___________________________________________________________________________________
12. En el Archivo de gestión, la consultan:
12.1 La misma oficina 34

35. 12.2 Otras Oficinas
12.3 Otras Entidades ¿Cuáles? ____________________________________
12.4 Personas Naturales ¿Cuáles? ____________________________________
12.5 ¿Por qué la consultan? ____________________________________________________________
13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles? ___________
13.1 ¿Con qué periodicidad se realizan? __________________________________________________
___________________________________________________________________________________
14. En el Archivo Central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? __________________
___________________________________________________________________________________
14.1 ¿Con qué frecuencia? ____________________________________________________________
14.2 ¿Qué años? ____________________________________________________________________
15 ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad
documental? ________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
16 OBSERVACIONES _______________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
Funcionarios entrevistados:
Nombre y cargo: _____________________________________________________________________
Nombre y cargo: _____________________________________________________________________
Funcionario que diligencia la encuesta:
Nombre y cargo: _____________________________________________________________________
Nombre responsable del archivo: ________________________________________________________
Ciudad y Fecha: _____________________________________________________________________
35

36. A partir de este trabajo podemos decir que:
las Tablas de Retención Documental se pueden
aplicar para cada una de las unidades militares en
todo el país basándose en unas TRD generales y en
la normatividad que los rige.
Las series documentales y las subseries se manejaran
en todas las unidades, así mismo la codificación
Con las encuestas que se realizan para conocer la
dependencia y los tipos documentales, se diseñará
mejor las TRD.
Con el fin de darle un tiempo de retención a cada uno
de los documentos se realizara una debida
organización (organización, descripción y
clasificación), a los archivos para posteriormente se
realice una transferencia con las medidas 36

37. BUSQUEDA BIBLIOGRAFICA
 http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275
http://www.tolima.gov.co/images/stories/septiembre2013/ELABORACION_Y_APROBACION_TABLAS_DE_RE
TENCION_DOCUMENTAL.pdf
http://portel.bogota.gov.co/archivo/libreria/pdf/Tablas_de_Retencin_Documental_P.pdf
http://www.disanejercito.mil.co/direccion_sanidad_ejercito/la_entidad/dependencias/financiera/19956
 http://gestiondocumentalgruo20.blogspot.com/2012/04/caracteristicas-de-los-documentos-de.html
 http://www.ucc.edu.co/gestion-documental/Paginas/consulta-trd.aspx#arriba
 http://www.blogginred.com/2012/06/pasos-para-elaborar-tablas-de-retencion.html
 http://186.116.129.25/cdisc/documentos/25.pdf?bcsi_scan_b8478ae519b6c786=0&bcsi_scan_filename=2
5.pdf
 http://www.policia.edu.co/documentos/doctrina/manuales_de_consulta/GUIA_DE_GESTION_DOCUMEN
TAL_PONAL_050609.pdf?bcsi_scan_b8478ae519b6c786=0&bcsi_scan_filename=GUIA_DE_GESTION_DOC
UMENTAL_PONAL_050609.pdf
 http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6351
 http://www.archivo.bogota.unal.edu.co/adjuntos/Guia-aplicacion-trd.pdf
37