12 ferias y misiones comerciales[2]

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12 ferias y misiones comerciales[2]

  1. 1. FERIAS Y MISIONES COMERCIALES
  2. 2. Contenido• Beneficios de participar en Ferias Internacionales• Etapas de una Feria• Ferias comerciales y sus tipos• Misiones comerciales y sus tipos
  3. 3. “Las Ferias son eventos que facilitan la promoción comercial, comercialización ynegociación del producto en un determinado mercado”
  4. 4. ¿Por qué decidir participar en una feria?
  5. 5. ¿Por qué decidir participar en una Feria?La decisión de participar en una feria, es la dehacer una inversión de futuro, en un lugar deencuentro de: • Clientes • Potenciales clientes • Representantes • Distribuidores • Proveedores • Competidores • Prensa
  6. 6. ¿Cómo obtener información de ferias y sus antecedentes?
  7. 7. Para escoger la feria correcta:• Estudie el calendario de ferias y websites• Solicite información detallada de los organizadores de la feria: Número de visitantes y perfil de los visitantes Perfil de los expositores Catálogos de ferias anteriores Costo de espacio para stand y del stand mismo
  8. 8. Mediante INTERNET – Algunas páginas web útiles• http://www.ccq.org.ec/ccq_feria_internacional (Cámara de Comercio de Quito)• www.fairsworldwide.com• www.tradeshowweek.com• www.fairsguide.com
  9. 9. Mediante INTERNET – Algunos sitios de interés para localizar ferias• Ferias y exposiciones del continente americano: – Servicios feriales de habla hispana: www.buscaferias.net – Corporación de ferias y exposiciones: www.corferias.com – Asociación de ferias internacionales de América: www.afida.com• Ferias Mundiales  www.expo.am  www.auma.de/contentDB.aspx?sprache=s&db=mw&spdata=s  www.fair-guide.com  www.auma.de
  10. 10. Objetivos a alcanzar en la participación en una Feria
  11. 11. Objetivos a alcanzar en la participación en una Feria• Dar a conocer su empresa• Crear imagen de la empresa o de la marca• Promover nuevos productos• Comprobar nivel de aceptación de un prototipo• Realizar ventas directas• Obtener pedidos de clientes existentes
  12. 12. Objetivos a alcanzar en la participación en una Feria• Obtener pedidos de prospectos conocidos• Obtener pedidos de nuevos prospectos• Recibir peticiones de oferta de clientes existentes• Recibir peticiones de oferta de antiguos clientes• Recibir peticiones de oferta de prospectos conocidos
  13. 13. Objetivos a alcanzar en la participación en una Feria• Recibir peticiones de oferta de nuevos prospectos• Realizar contactos con prospectos conocidos• Realizar contactos con nuevos prospectos• Distribuir catálogos• Buscar representantes o distribuidores• Reunirse con clientes potenciales• Contrarrestar los efectos de la presencia de la competencia• Hacer la competencia a la competencia• Establecer o ampliar relaciones con la prensa
  14. 14. Objetivos a alcanzar en la participación en una Feria Aprender de la competencia y valorarla en:Construcción/ decoración  Nuevos Productosdel Stand Diseño de los productosAtención al visitante CalidadRecepciones Tecnologías utilizadasRegalos AcabadosPublicidad en el diario de Preciosla feria. Presentación de los(Artículos/Entrevistas) productosPublicidad en el Catálogo Publicidad en la prensaOficial local
  15. 15. Ventajas internas alcanzadas en la participación en Ferias• Reforzar el “espíritu de empresa”• Aproximar a técnicos y vendedores• Participar en un esfuerzo promocional conjunto• Estimular al departamento de ventas
  16. 16. Ventajas internas alcanzadas en la participación de Feria• Estimular la red de distribución y/o representantes• Estimular la consecución de la “calidad total”• Poner al día e incrementar nuestra base de datos comercial• Aportar ideas para mejorar productos, servicios de atención a los clientes, etc.
  17. 17. ¿Cómo participar en Ferias ysacar máximo provecho de ellas?
  18. 18. ¿Cómo participar en Ferias y sacar máximo provecho de ellas? Planeamiento y control son las herramientos para ser exitoso en una feria:• formule objetivos• seleccione la feria correcta• decida adecuadamente su participación
  19. 19. ¿Cómo participar en Ferias y sacar máximo provecho de ellas? Planeamiento y control son las herramientos para ser exitoso en una feria:• prepare un plan de actividades• determine estrictos tiempos para cumplir actividades• realizar actividades paralelas a la feria
  20. 20. “ Una feria mal planificada puede causar más perjuicios que beneficios”
  21. 21. “ Planificación de la feria genera una excelente presentación”
  22. 22. Prepare un presupuesto:• Alquiler del espacio (€ 150 – 350 m2)• Stand (€ 150 – 250 m2)• Decoración del stand• Transporte • Trate de usar un solo consolidador de carga• Tenga información sobre estadía y hoteles • € 80 a más para hoteles • € 50 a más para hospedajes• Catering• Invitaciones, publicidad, prensa y
  23. 23. Sea ordenado en sus tiempos (8-12 meses)• Reserva de espacio (6-11 meses)• Reservas de hotel (5- 6 meses)• Ordenar stand (5- 7 meses)• Impresión de catálogos (4- 5 meses)• Preparación del material para stand (3- 4 meses)• Envío de invitaciones (2 meses)• Despacho de mercaderías (1-2 meses)• Instalación stand (2 días)
  24. 24. Inconvenientes que deben evitarse• Demasiado tarde para • Reservar stand y hoteles • Solicitar stand • Preparación de catálogo • Arribo de mercadería• Arreglos fuera de tiempo para • Documentos de embarque • Visas • Coordinaciones de viaje• Empaque y rotulado de mercadería
  25. 25. Principales factores de éxito en la participación en Ferias
  26. 26. Principales factores de éxito en la participación de feriasDebe tenerse en cuenta lo siguiente: • La adecuada preparación • La selección y formación de vendedores • La atención a los visitantes • La ubicación del stand • El aspecto estético del stand
  27. 27. Factores que influyen en la decisión de visitar un stand
  28. 28. Factores que influyen en la decisión de visitar un stand1. Demostración de productos (28%)2. Ubicación del stand (23%)3. Recomendación de los asociados (22%)4. Presentación del stand (13%)5. Recomendación de los representantes (12%)6. Tamaño del stand (1%)
  29. 29. “ Una buena atención genera un relación comercial de siempre”
  30. 30. Modalidades de participaciónComo Expositor-Vendedor• Stand individual, la empresa tiene que asumir todo el trabajo organizativo• Stand agrupado, varios stands de empresas agrupados por un gestor coordinador, con una decoración común• Stand colectivo, varias empresas en un mismo stand
  31. 31. Modalidades de participación
  32. 32. Etapas de una Feria• Para participar en una feria se deberán considerar tres etapas : 1. PRE – FERIA 2. DURANTE LA FERIA 3. POST - FERIA
  33. 33. Planificación (pre-feria)
  34. 34. Pre-FeriaDefinir cronograma de actividades
  35. 35. Pre-Feria Selección de muestras Debe ser hecha en función de a las siguientes consideraciones:• Gama de productos que la Feria permita exponer• Objetivos fijados• Perfil de los visitantes• Tamaño del stand• Demostraciones permitidas
  36. 36. Pre-Feria Selección de muestrasEn la selección de muestras se deben incluir:• Los productos estrella que han dado imagen de marca y prestigio a la empresa• Los productos nuevos ya en fase de comercialización• Los prototipos, siempre que estén protegidos por patentes y prestos para la inmediata puesta en fabricación en caso de buena acogida por parte de su mercado objetivo
  37. 37. Pre-Feria• Las muestras a exhibirse deben ser objeto de minucioso examen para excluir aquellas que tengan cualquier defecto• Deben preverse repuestos si se van a hacer demostraciones
  38. 38. Pre-Feria• El logotipo: No debe ser de tamaño exagerado si la empresa no es muy conocida• Las marcas deben distinguirse• Si se usan fotografías, éstas deben ser nítidas. Su temática puede ser variada (fotos aéreas, productos fabricados, de equipos de control)
  39. 39. Pre-Feria• Si se utilizan paneles con gráficos, que muestran una marcha más o menos excepcional de la empresa, siempre debe tener datos actualizados• Si se cuenta con certificaciones y homologaciones: ISO 9000, etc. éstas deben ser exhibidas
  40. 40. Pre-FeriaLa contratación del espacio en laferia Debe llenarse la solicitud correspondiente: -Datos de la empresa -Responsable de la participación -Espacio interior o exterior -Superficie (m2) -N° de ángulos abiertos -Ubicación preferida -Productos a exponer -Empresas coexpositoras -Autofacturación
  41. 41. Pre-Feria Personal de apoyo Es fundamental motivación en el personal, para ello debemos:• Presentar la feria como factor fundamental para las ventas y para la imagen de la empresa• Pedir la colaboración de todos• Pedir que estimulen su imaginación e ideas, intervenir en esta fase de planificación• Mantener informados puntualmente a los colaboradores• Delegar responsabilidades• Hacerles participar en la selección de muestras
  42. 42. Pre-Feria Personal de apoyo - motivación• Hacer participar en la preparación del muestrario• Hacerles participar en la preparación del material publicitario• Hacerles participar en el diseño y la preparación del stand• Hacerles participar en el Marketing previo• Hacerles participar, en su caso, en el envío y montaje del stand• Hacerles participar en el embalaje y expedición del muestrario
  43. 43. Pre-Feria Personal de apoyo Recomendable que el personal cuente con:• Plano de la ubicación de la feria (zona de la ciudad)• Plano del recinto ferial (pabellón, stand)• Miembros del equipo (nombres, alojamiento)• Horario de feria (turnos)• Servicios de la feria• Programa de actos paralelos• Información sobre la promoción previa y visitas• Trabajos específicos de cada miembro de equipo• Atenciones especiales que se ofrecerán a los potenciales clientes
  44. 44. Pre-Feria Personal de apoyo• El personal del stand es decisivo para la consecución de los objetivos Características a tener en cuenta en su selección:• Conocimiento de idiomas• Simpatía• Conocimientos comerciales de ventas• Conocimiento de los productos
  45. 45. Pre-Feria Personal de apoyo Principales aspectos que debe cubrir la capacitación del personal que participará en una feria•Crear ilusión y entusiasmo • Explicarles la ventaja que tiene el vendedor en la feria•El éxito depende del • Enseñarles a cómo atraer,esfuerzo y profesionalidad abordar, precalificar al prospecto • Incentivarlos con•Motivarlos, hacerlos recompensascreativos • Promover el espíritu de sacrificio•Mostrarles los objetivos de • Hacerles intervenir enla empresa en la feria buena parte de la•Enseñarles a realzar preparación del material de apoyo y marketing previoventajas y diferencias de losproductos
  46. 46. Pre-Feria Personal de apoyo Actitud a mantener durante la feria:• Sentirse seguro porque se encuentra “en su terreno”• No dejar nunca el stand desatendido• Vestir correctamente• Permanecer de pie cuando no hay visitantes• No hacer tertulias en el stand• Leer sólo necesario• No comer dentro del stand• Mantener el stand limpio y ordenado• Tener siempre material de demostración
  47. 47. Pre-Feria Personal de apoyoActitud a mantener durante la feria:Actitud negativa:Manos en los bolsillos,ahuyentamos a losvisitantes
  48. 48. Pre-Feria Personal de apoyoActitud a mantener durante la feria:Actitud negativa:Conversando de otrostemas ahuyentamosa los visitantes
  49. 49. Pre-Feria Personal de apoyoActitud a mantener durante la feria:Actitud negativa:Por último… algo quesólo tu competenciadebe hacer!!!Durmiendo en plenostand abierto
  50. 50. Pre-Feria Material interno de apoyo• Manual de planificación de la exposición• Manual para el personal del stand• Check-list• Fichas para recoger consultas• Fichas para recoger pedidos• Fichas de valoración y clasificación de potenciales clientes• Cartas de agradecimiento por la visita• Fichas de control de llamadas telefónicas• Cartas de presentación, facturas, sobres y otros documentos• Cuaderno para registro de visitas
  51. 51. Pre-Feria Recomendaciones para clasificación de documentos en stand• Planificación (presupuesto, objetivos, notas de reuniones en la empresa, capacitación)• Servicios (copias de solicitudes, facturas)• Promoción y Publicidad (copias de anuncios, mailing)• Transporte (lista de embarque, cotizaciones, seguro)• Construcción/decoración (planos de los elementos, servicios aceptados, fecha de entrega de materiales)• Funcionamiento stand (personal contratado, materiales para demostración, bebidas, mantenimiento)• Lista con visitas esperadas y citas concertadas
  52. 52. Pre-Feria Elección del tipo de stand – características de un buen diseño Un stand bien diseñado, debe:• Ser abierto, que invite a entrar• Realzar el producto• No estar sobrecargado• Tener máxima visibilidad, buen iluminación• Tener algún detalle impactante, colores armoniosos, ser visible de lejos
  53. 53. Pre-FeriaTipos de stand en una feria aisle stand L-stand L corner stand head stand through island stand stand
  54. 54. Pre-FeriaEl stand debe estar diseñado para permitir el libre flujo del personal y los visitantes
  55. 55. Pre-Feria
  56. 56. 2.- Durante la feria……
  57. 57. Durante la feria¿Por qué asisten los compradores a una feria?
  58. 58. Durante la feria Mantenimiento del stand• El stand debe permanecer limpio durante toda la feria, como el primer día• Acomodar las muestras movidas por los visitantes• Comprobar el funcionamiento de los aparatos de demostración• Procurar que la iluminación esté excelente. Revisar la iluminación contantemente
  59. 59. Durante la feria Contacto con potenciales clientes• La invitación personal es la más importante para la visita de alguien a la exposición• Muchos asistentes visitan sólo los stand a los que fueron invitados• El seguimiento empieza por una llamada telefónica de presentación
  60. 60. Durante la feria Contacto con potenciales clientes• Toda información que se envíe deberá ir acompañada por el nombre de la empresa, teléfono, Nº de stand, para su fácil ubicación en la feria
  61. 61. Durante la feria Atención al visitante• Se invita al visitante a pasar dentro del stand• Se le presenta las mejores muestras del stand• Se tiene en la mesa la “ficha de atención de consultas”• Se anotan los términos de consulta claramente
  62. 62. Durante la feria Atención al visitante• Intercambiar tarjetas• Facilitar catálogos sólo si lo solicitan• No retener al visitante por mucho tiempo, sólo el necesario
  63. 63. Durante la feria Tipos de visitantes• El potencial cliente• El consultor• El vendedor• Competidor que se identifica• Competidor espía• Cliente que viene a quejarse• Periodista• Personalidades• Desocupado que busca entretenerse
  64. 64. Durante la feria Debemos visitar otros stands para observar• Diseño de productos de competencia• Calidad• Materiales utilizados, tecnología• Ventaja y desventajas de otros productos• Nivel de precios• Presentación de productos• Atención al cliente• Regalos y agasajos• Promoción de la participación en la feria
  65. 65. Durante la feria Registro de la información obtenida• No es suficiente la recolección de tarjetas de presentación• Es conveniente tener impresos formularios, para facilitar el registro de interesados, para realizar seguimiento a los contactos hallados• La ficha será práctica, para facilitar la labor de seguimiento
  66. 66. Durante la feria Registro de la información obtenida• El éxito de una participación, no se mide con la cantidad de contactos, sino en la calidad de los mismos• El seguimiento a los visitantes es imprescindible
  67. 67. Durante la feria Contenido de la ficha de registro• Nombre de la Feria y fecha del contacto• Nombre y cargo del visitante• País, ciudad, dirección, teléfono, fax, e- mail• Sector actividad a la que pertenece : importador, exportador, productor, representante, agente, distribuidor, trader• Producto o servicio de interés• Nombre y detalles de la empresa a la que está comprando
  68. 68. Durante la feria Contenido de la ficha de registro• Comentario sobre el cliente; sobre el producto o servicio; propuestas sugerencias• Clasificación del contacto Excelente/Bueno/Aceptable/Malo• Acciones post feria: Compromiso de envío de información, muestras, catálogos. hacer cita, visita de empresa• Idioma de correspondencia• Espacio suficiente para pegar la tarjeta de presentación
  69. 69. Atender compromisos adquiridos3.- Post feria…… Desmontaje del stand
  70. 70. Post feria Supervisión y desmontaje• Debe de constatarse que el espacio utilizado quede en las mismas condiciones que fue recibido• Cuidar que los productos, muestras y material expuesto no se deteriore, para ser utilizados posteriormente
  71. 71. Post feria Atención a compromisos adquiridos• Las promesas y compromisos adquiridos hay que cumplirlos• Hacerlo “just in time”, no hacerlo o hacerlo tarde, dañará su imagen en el exterior• Debemos cumplir con promesas aparentemente poco trascendentales: Envío de catálogos, listas de precios, cotizaciones
  72. 72. Post feria ¿Cómo evaluamos nuestra participación en una feria?• Podemos conocer aproximadamente lo que ha costado participar en la feria• Podemos conocer las desviaciones sobre lo presupuestado …Pero!!!• Matemáticamente no podemos conocer los resultados globales (en corto, medio y largo plazo)• No podremos evaluar por Ej. la mejora o deterioro de nuestra imagen• ¿Hasta qué punto es valorable que un posible cliente hay recogido un catálogo?
  73. 73. Post feriaBasta con utilizar otros parámetros para poder considerar, en un principio, una feria, con éxito o fracaso
  74. 74. Post feria ¿Cómo evaluamos nuestra participación en una feria?• La participación de una feria bien planificada, necesita tener sus objetivos bien establecidos (en lo posible cuantificables)• Los documentos administrativos deben de estar acordes a los objetivos• La comparación de resultados y previsiones permitirá: -Éxito, si se superaron ampliamente los objetivos -Buena, si se superaron los objetivos -Normal, si se han alcanzado -Mala, si no se han alcanzado -Fracaso, si no se han alcanzado por amplio margen
  75. 75. Post feriaUna feria se prepara en unos meses,transcurre en unos días y se explota en varios años
  76. 76. Ferias internacionales del sector maderas y manufacturas
  77. 77. • Reúne a un promedio de 11,000expositores• 74,500 representantes de casasminoristas de muebles para elhogar, fabricantes, agentes,representantes de ventas ydiseñadoresParticipan :• representantes de los 50 Estados y106 países a nivel mundial• Estiman transacciones por unmonto aproximado de US$ 282millones anualmente
  78. 78. Ferias internacionales del sector metalmecánica
  79. 79. Ferias internacionales del sector textil y confecciones
  80. 80. Misiones comerciales
  81. 81. Misiones comerciales• Es un evento en el que un grupo de exportadores, se reúne con potenciales compradores, en una sede previamente establecida con la finalidad de sentar las bases para el afianzamiento de negocios futuros
  82. 82. Misiones comerciales• Los participantes en una misión comercial cuentan con un programa de citas previamente concertadas, basadas en el perfil de la empresa exportadora y las posibilidades de su producto en el mercado de interés.• La agenda de negocios está a cargo de una empresa consultora del país sede
  83. 83. Tipos de misiones comerciales Misiones Comerciales de Exportadores (Vendedores)• Comprende la visita de los empresarios peruanos a empresas extranjeras• Esta actividad le permite al empresario nacional, la búsqueda de contactos y organización de reuniones de negocios seleccionadas de acuerdo a las proyecciones de la empresa
  84. 84. Tipos de misiones comerciales Misiones Comerciales de Compradores• Las misiones comerciales de compradores, comprenden la visita de potenciales compradores (importadores) a empresas peruanas (exportadores o potenciales exportadores)• Así, los exportadores extranjeros visitan las empresas, conocen a los empresarios y los productos de interés, con miras a concretar posteriormente una compra
  85. 85. Muchas Gracias por su Atención

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