3. PLANEACION
3
Definición:
La planeación consiste en seleccionar proyectos y objetivos, así
como las acciones para lograrlos, lo cual requiere toma de
decisiones, es decir elegir una acción entre varias alternativas.
La administración sin planeación no tiene razón de ser, toda vez que
sin objetivos específicos que lograr y estrategias para alcanzarlos, la
organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o
carentes de un sentido práctico.
También es importante señalar que la planeación y el control son
inseparables, se les conoce como los gemelos siameses de la
administración.
En conclusión, la planeación es el proceso de establecer lo que la
organización quiere lograr en el futuro, por medio de la misión y los
objetivos organizacionales, definiendo resultados claves y las
estrategias, políticas, programas y procedimientos para alcanzarlos.
4. PLANEACION
4
SE OCUPA DE LOS FINES
¿QUE DEBE HACERSE?
SE OCUPA DE LOS MEDIOS
¿COMO DEBE HACERSE?
ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS
CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA EMPRESA
5. IMPORTANCIA
DA SENTIDO DE DIRECCION
5
FACILITA EL CONTROL
PLANEACION
REDUCE LA INCERTIDUMBRE
VISUALIZA LOS CAMBIOS
6. Principales objetivos de la planeación
6
1. Facilitar el control. Al planear se desarrollan objetivos y por su parte,
en la función de control se comparará el desempeño real contra los
objetivos. Sin la planeación no puede haber control.
2. Reducir la incertidumbre. Obliga a los administradores a ver hacia el
futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las
respuestas adecuadas.
3. Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia. Evita que dos
personas realicen la misma actividad y que el proceso para su realización
sea muy largo, confuso o tardado.
4. Establecer el fuerzo coordinado. Cuando todos lo que están
involucrados sepan hacia dónde se dirige la organización y qué es lo que
deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar
a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos.
7. TIPOS DE PLANES / HERRAMIENTAS DE LA
PLANEACIÓN
7
Proyectos o Programas
propósitos “Misión – Presupuestos
Visión”
Objetivos o Metas
Estrategias
Políticas
Procedimientos
Reglas
8. MISIONES O PROPÓSITOS
8
La misión o propósito (con frecuencias los términos son
utilizados indistintamente) identifica el propósito básico,
función o tarea de una empresa. Es una declaración concisa
de en cuál negocio está la empresa o se quiere estar durante
un período establecido.
El propósito estratégico se enfoca en el ambiente interno de la
organización e implica identificar sus recursos, valores,
capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer
para aprovecharlos.
La misión se deriva del propósito estratégico, se enfoca en el
exterior e implica la razón de ser de la organización en
términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.
9. 9
La visión es la orientación que la alta dirección le da a la empresa; es decir,
expresa cómo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro. Debe cubrir
ciertas características, entre estas están: ser formuladas por la alta dirección,
conocida y compartida por todos los colaboradores, sustentarse en los valores de
la organización, ser positiva y alentadores y los más importante, orientar a todos
los miembros de la organización durante la transición de lo que se es, a lo que
debe ser la empresa en un tiempo determinado.
Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operan los
planes, incluyendo supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que
afectarán la operación de los planes. La técnica más conocida para elaborar las
premisas es el (F.O.D.A.), identificar fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas, mediante el análisis del ambiente interno y externo de la organización.
10. OBJETIVOS O METAS
10
Objetivos o metas (los términos son usados indistintamente) son los fines
hacia los cuales se dirige la actividad. Representan no sólo el punto final de la
planeación, sino el fin al que la organización, la integración de personal, la
dirección y el control están dirigidos.
ESTRATEGIAS
Las Estrategias es la manera de determinar los objetivos básicos a largo plazo
dentro de una empresa y la implementación de cursos de acción y asignación
de los recursos necesarios para alcanzar esas metas. Es una guía de acción
para la organización y todos sus miembros.
POLÍTICAS
Las políticas también podrían ser planes, ya que son declaraciones o
entendimientos generales que guían o canalizan el pensamiento en la toma de
decisiones. La esencia de las políticas es la existencia de cierto grado de
discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones. Ejemplo: política salarial.
11. PROCEDIMIENTOS
11
Los procedimientos son planes que establecen un método de manejo necesario para
actividades futuras. Establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas; a
diferencia de las políticas que son guías de acción y no de pensamiento. Son los
planes que establecen un método o forma para llevar a cabo una actividad o serie de
actividades. Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que indican
la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.
REGLAS
Las reglas establecen acciones específicas necesarias, o falta de acción, las cuales
no permitirán que existan desviaciones.
Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad (libertad); esto
es, son normas que dictan la acción o la abstracción y no permiten la excepción o la
elección personal. Ejemplo: No fumar
12. PROGRAMAS
12
Los programas: son un complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas,
asignación de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos
necesarios para realizar un curso de acción determinado. conjunto de actividades
interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que
se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse.
Normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones.
PRESUPUESTOS
Un presupuesto: es un informe de los resultados esperados, lo cual se expresa en
términos numéricos. Listado que detalla los recursos o dinero asignado para la
realización de una actividad o un proyecto. Constituyen medios de control.
13. PRESUPUESTOS
13
Existen varios tipos de presupuestos:
Presupuesto de operación: Es el más importante se utiliza para planear y
controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades
resultantes de la operación de la empresa.
Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operación
de cada una de las áreas funcionales de la empresa.
Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de dinero
provenientes de las ventas, midiendo de este modo la eficiencia del área de
mercadotecnia y ventas.
Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla todas las
entradas y salidas de dinero en efectivo, producto de la operación normal de la
empresa.
Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o
inversiones actualizándose cada año.
14. 14
JERARQUIA DE LAS
HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
15. .
15
Proyectos o
Propósitos
Objetivos o Metas
Estrategias
Políticas
Procedimientos
Reglas
Programas
Presupuestos
17. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
17
Principio de contribución al objetivo. Principio de adhesión al objetivo Los
Todos los planes tiene que ser objetivos deben tener significado y ser
elaborados en función de los atractivos por los miembros de la
objetivos organizacionales organización.
Principio de primacía de la planeación Principio de flexibilidad Con este
Indica que la planeación precede a principio se establecen los márgenes
todas la demás funciones de tolerancia aceptables (atribuibles a
administrativas hechos inesperados en un plan de
trabajo.
Principio de eficacia de los planes Principio de cambio de ruta Bajo este
Indica que todos los planes deberán principio se establece la revisión de
generar más beneficios en su relación los planes y su reelaboración en caso
con los costos. de que así se requiera, para el
cumplimiento de objetivos.
19. Paso uno: Atención a las oportunidades
19
Se debe hacer un estudio para conocer la posición en
la que se encontrarán a la luz de los puntos fuertes y
las debilidades, comprender por qué se desea reducir
la incertidumbre y saber cuáles son las expectativas
de ganancias.
20. Paso dos: Fijación de objetivos o metas
20
Consiste en establecer objetivos para la empresa en
general y luego para cada área de ésta, realizando lo
anterior para el corto y largo plazo.
Donde quisiéramos estar y qué deseamos hacer y
cuándo.
21. Paso tres: Consideraciones de premisas de
planeación
21
Considerar las premisas o suposiciones sobre el
ambiente en el que el plan ha de ejecutarse
¿En qué condiciones (internas o externas) operarán
nuestros planes?
22. Paso cuatro: Identificación de
alternativas
22
Consiste en buscar y examinar cursos alternativos de
acción, especialmente los que no son muy evidentes,
ya que en muchas ocasiones la alternativa razonable
que no es muy obvia puede ser la mejor.
¿Cuáles son las alternativas más promisorias para el
cumplimiento de nuestros objetivos.
23. Paso cinco: Comparación de alternativas con
base en la metas propuestas.
23
¿Qué alternativa nos ofrece mayores posibilidades
de cumplir nuestras metas al menor costo y
mayores ganancias?
24. Paso seis: Selección de un curso de acción
24
Selección del curso de acción que seguiremos.
En este proceso se adopta el plan de punto real de la
toma de decisiones, ya que el administrador debe
decidir si seguir varios cursos en lugar del mejor
25. Paso siete: Formulación de planes de apoyo
25
Como planes para:
Compra de equipo, compra de materiales, contratación
y capacitación de empleados y desarrollo de un nuevo
producto.
26. Paso ocho: Conversión de planes en cifras mediante
la realización de presupuestos
26
Desarrollo de presupuestos como:
Volumen y precio de ventas, gastos de operación
necesarios para los planes, inversión de bienes de
capital.
28. OBJETIVOS
28
Son los fines importantes hacia los que se
dirigen las actividades organizacionales e
individuales.
Existen a largo y corto plazo, generales o específicos.
Los objetivos deben ser verificables, se debe
determinar si se alcanzan o no en un período
determinado.
29. JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS
29
Propósito
socio
-económico
Misión
Método Método
Objetivos generales de la organización
descendente (Largo plazo - estratégicos) ascendente
Objetivos generales más específicos
Áreas claves (Costos-inversión - calidad)
Objetivos Divisionales
Objetivos Departamentales y de unidades
Objetivos Individuales
* Desempeño
* Objetivos de desarrollo personal
30. ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
La Administración por Objetivos (APO)
30
Es una técnica de planeación y control que implica “establecer y
comunicar objetivos organizacionales, identificando los objetivos
individuales relacionados con ellos y estudiando la actuación del personal
en torno a los mismos”
En la administración por objetivos los gerentes y sus subordinados
definen en conjunto sus metas comunes, especifican las áreas principales
de responsabilidad de cada puesto en relación con los resultados
esperados de cada uno, y utilizan esas medidas como guías para mejorar
la operación del área, verificando a la vez la contribución de todos y cada
uno de sus miembros.
La mayor aportación de la APO a la TGA es la conceptualización del
trabajo. El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el qué, sino también
en el cómo del desempeño organizacional
31. ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no profundizó en su
desarrollo. 31
La APO representó un gran avance para el desarrollo de la ciencia
administrativa que sus modelos y técnicas eran muy precisos y
basados en investigaciones de muchos años en diversas empresas.
Además, su implantación adecuada incide directamente en la
motivación y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y
con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y
alcanzables.
La administración por objetivos es un conjunto formal de
procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas
comunes por parte de los administradores y sus colaboradores.
La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en
cascada por medio de los diversos niveles de la organización.
32. BENEFICIOS DE LA APO
32
Mejora la administración (planeación arientada a
resultados).
Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la
organización.
Estímulo del compromiso personal, tanto con los
objetivos propios como los organizacionales.
33. DESVENTAJAS DE LA APO
33
En ocasiones los administradores dejan de explicar la
filosofía basada en el autocontrol y autodirección, y no
dan pautas para la fijación de objetivos.
Los adminsitradores deben conocer los objetivos de la
empresa.
Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la
solidez que ofrece una organización en el largo plazo.
35. LA PLANEACIÓN TRADICIONAL ES DIFERENTE A LA
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
35
En la actualidad la planeación tradicional mencionada
es aún practicada por muchas empresas, sin embargo
al dinamismo del medio ambiente y la proyección
internacional de las empresas debido a la globalización,
se ha desarrollado la planeación estratégica, misma
que se ha deriva en planeación táctica y operativa
para atender a sus necesidades de crecimiento e
innovación frente a una competencia cada vez mayor y
más eficiente.
36. PRINCIPALES DIFERENCIA ENTRE LA PLANEACIÓN
TRADICIONAL Y LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA.
36
Planeación Planeación
tradicional estratégica
Tiempo Corto plazo Largo Plazo
Costo Costo moderado Costo alto
Alcance Una área Toda la
organización
37. NIVELES DE PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA, TÁCTICA Y OPERATIVA
37
Toda organización planea en diferentes niveles para cumplir
los objetivos de la organización misma que se clasifica de
acuerdo a su contenido, tiempo y amplitud de los planes, así
como del alcance y grado de incertidumbre en que se realiza.
38. Planeación estratégica
38
Una estrategia es un patrón de acciones y de distribución
de recursos que se ha diseñado para alcanzar las metas
de la organización.
La estrategia que implementa una organización es un
intento de equiparar sus habilidades y recursos con las
oportunidades que se encuentran en el ambiente externo;
fuerzas y debilidades.
Es la declaración formal de la alta dirección - estrategias
Qué guía a una organización
Para cumplir sus proyectos o propósitos
39. La naturaleza y el propósito de estrategias y
políticas en función de la planeación estratégica
39
Estrategia: Determinación de la misión o propósito y los
objetivos básicos a largo plazo de una empresa, seguida
de la adopción de cursos de acción y la asignación de los
recursos necesarios para alcanzar esas metas. Por lo
tanto, los objetivos son parte de la formulación de la
estrategia.
Políticas: Declaraciones o comprensiones generales que
guían el pensamiento de los gerentes en la toma de
decisiones. Su esencia es la discreción.
40. Administración Estratégica
40
La planeación estratégica está inserta en el proceso de administración
estratégica.
La administración estratégica es el proceso que implica a gerentes de
todas las partes de la organización en la formulación e implementación
de metas estratégicas y estrategias.
La planeación estratégica requiere del análisis de las debilidades y
fortalezas internas, así como de las oportunidades y amenazas del
Ambiente Externo, conocido como FODA.
Factor crítico de éxito, es aquella “oportunidad” que si no se
aprovecha
En el momento pertinente puede ocasionar trastornos al sistema.
Actitud distintiva, es aquella “fortaleza” que caracteriza al bien y/o
servicio.
41. COMPONENTES DEL PROCESO DE LA
ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA
41
1. Identificar la misión, los objetivos y las estrategias actuales de la
organización.
2. Analizar el ambiente
3. Analizar los recursos de la organización
4. Identificar las oportunidades y amenazas externas.
5. Identificar las fortalezas y debilidades internas.
6. Revalorar las misiones y objetivos de la organización.
7. Formular estrategias
8. Implementar estrategias.
9. Evaluar resultados
Este proceso consta de nueve etapas, de las cuales las primera siete
corresponden a la planeación estratégica, la octava a la
implementación y la novena a la evaluación
42. Proceso de administración estratégica
42
4. Identificar las
2. Analizar oportunidades y las
el ambiente amenazas
1. Identificar la
misión, los 6. Revalorar las 7. Formular
objetivos y las misiones y los estrategias
estrategias objetivos de la FODA
actuales de la organización
organización
5. Identificar las 8. Implementar
3. Analizar los
fortalezas y estrategias
recursos de la
debilidades
organización
9. Evaluar
resultados
43. Paso 1: Identificar la misión, los objetivos y las
estrategias actuales.
43
La misión (propósito): Es el enunciado que expresa la razón de
ser de la organización y permite conocer la naturaleza del negocio
(sus bienes y servicios). El gerente debe saber cuáles son los
objetivos y estrategias que la empresa está siguiendo actualmente
afín de alcanzar su misión.
La visión estratégica: Va más allá de la misión declarada y
proporciona una perspectiva respecto a la dirección de la empresa
y en lo que se ha convertido la organización.
Objetivos: Son los fines que se persiguen por medio de una
actividad. Constituyen el plan básico de la empresa
Estrategia: Determinación del propósito o la misión y los objetivos
básicos a largo plazo. La adopción de cursos de acción, así como
la asignación de recursos necesarios para alcanzar los propósitos
44. Paso dos: Analizar el ambiente externo presente y
futuro
44
Se debe realizar una evaluación precisa y profunda
del ambiente externo en función del macro ambiente
y el ambiente competitivo de la organización,
teniendo claro sus diferentes componentes de cada
uno de ellos.
45. Paso tres: Analizar los recursos de la
organización
45
Conlleva en analizar los diferentes recursos con los
que cuenta la organización, como lo son:
Recursos humanos
Recursos financieros
Recursos físicos y/o estructurales
Recursos tecnológicos
Materiales y suministros
46. Paso cuatro: Identificar las oportunidades y
amenazas
46
Analizado el anterior paso, se procede a identificar las
oportunidades y amenazas específicas que el ambiente
proporciona a la empresa.
Las personas con intereses en la empresa son grupos e
individuos que afectan y son afectados por el logro de la
misión, las metas y las estrategias de la organización. Son
los diferentes componentes del macro ambiente y el
ambiente competitivo
El análisis ambiental incluye aspectos como la situación
macroeconómica y los factores tecnológicos.
47. Paso cinco : Análisis de fuerzas y debilidades
internas
47
Este paso se deriva del análisis de los recursos y
consiste en identificar aquellas áreas internas que
representan los puntos fuertes y débiles de la
organización.
Se procede a identificar las oportunidades y amenazas
que el ambiente proporciona a la empresa.
Se evalúan las fuerzas y debilidades de las áreas
funcionales de la organización. (Ejemplo: inventario de
las capacidades y recursos de la organización y sus
niveles de desempeño generales y funcionales).
48. Paso seis : Revalorar las misiones y objetivos de la
organización
48
En función del análisis diagnóstico FODA, se debe
establecer con claridad, si tanto la misión – visión,
objetivos – metas, deben ser revalorar o fortalecidas en
función de la competitividad en que se enfrenta la
organización en su medio ambiente.
49. Paso siete : Formular estrategias
49
Elaborados y conocidos los objetivos estratégicos de la
organización, se procede a formular las estrategias
para llevarlos a cabo. Entre las importantes están la
formación de equipos de trabajo, el diseño de un
mecanismo que permita a los equipos participar en las
toma de decisiones acerca de su trabajo operativo, en
el desarrollo de nuevos procedimientos para la
elaboración de nuevos proyectos de trabajo; entre
otros, aspectos.
50. Paso ocho: Implementar estrategias.
50
Este paso, corresponde a la implementación, o puesta en
marcha de las estrategias después de su formulación,
con el fin de no perder la visión diagnóstica planteada,
así como el diseño futuro deseado.
La estrategia debe estar apoyada por decisiones sobre
la estructura adecuada de una organización, tecnología,
recursos humanos, sistemas de recompensas y de
información, cultura de la organización y estilo de
liderazgo.
En la misma forma que la estrategia de la organización
debe adecuarse al ambiente externo, también debe
adaptar los múltiples factores responsables de su
ejecución.
51. Paso nueve : Evaluar resultados
51
Este paso corresponde a la evaluación de resultados,
parciales y finales, de las estrategias ya implementadas.
Sobre este aspecto cabe señalar la necesidad de diseñar
controles estratégicos que permitan realizar una
evaluación periódica de los avances en la
implementación de las estrategias.
Un sistema de control estratégico está: diseñado para
apoyar a los gerentes en la evaluación del avance de la
organización con respecto a su estrategia y para corregir
discrepancias.
52. LA MATRIZ FODA
52
HERRAMIENTA MODERNA PARA EL
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN PARA
TOMA DE DECISIONES
53. Matriz F.O.D.A.
53
Marco conceptual para un análisis sistemático
Facilita el “apareamiento” entre Amenazas con
Oportunidades y Fortalezas con Debilidades.
Punto de partida del modelo son las amenazas:
Las compañías hacen la planeación estratégica como
resultado de crisis, problemas o amenazas.
54. Dinámica del análisis TOWS - FODA
54
Factores
internos
Fortalezas Debilidades
Factores FO DO
externos
Fortalezas Debilidades
Oportunidades Oportunidades Oportunidades
Amenazas
Oportunidades
FA DA
Debilidades Fortalezas Debilidades
Fortalezas Amenazas Amenazas
Amenazas
56. FACTORES INTERNOS Fortalezas internas (F): Debilidades internas (
Cualidades administrativas, operativas, En cada una de las áreas mencionadas
investigación, desarrollo, ingeniería, en el recuadro de las “fortalezas”.
finanzas, marketing.
56
Fortalezas Debilidades
FACTORES EXTERNOS
Oportunidades externas (O) Estrategia FO Estrategia DO
(Consideramos los riesgos) como Fortaleza - Oportunidades Amenazas-Oportunidades
condiciones económicas actuales y Maxi-maxi. Mini-maxi.
futuras; cambios políticos y sociales;
Potencialmente la estrategia más Como estrategia de desarrollo, para
nuevos productos, servicios y exitosa. Sirve de las Fortalezas de la superar las debilidades a fin de
tecnología. organización para aprovechar las aprovechar oportunidades
Oportunidades oportunidades
Amenazas Externas (A) Estrategia FA Estrategia DA
Como falla de energía, competencia Fortalezas-Amenazas Debilidades-Amenazas
y áreas similares a las mostradas en Maxi-mini Mini-mini
el recuadro de “oportunidades” Uso de fortalezas para hacer enfrente o Atrincheramiento, liquidación o
evitar amenazas inversión conjunta para minimizar
Amenazas debilidades y amenazas
58. .
Estrategia58a nivel
Corporativo
Selección de empresas en las cuales invertir
Le corresponden a la alta gerencia o ejecutivos
corporativos
Estrategias de negocios
Se busca ganar una ventaja competitiva en una línea de producto
específica
Le competen al director general de una unidad de negocios
Estrategias funcionales
Apoya el negocio y a las estrategias corporativas
Corresponden a los distintos departamentos de la empresa
59. Estrategia general de liderazgo de costos: Busca reducir los costos de
operación, lo que redundará en la posibilidad de ofrecer un menor precio de
59
venta a los clientes y producirá, asimismo mayores ventas y utilidades
acumuladadas. El objetivo es que una compañía tenga una estructura de
bajo costo comparada con sus competidores.
Estrategias de diferenciación: La compañía que sigue una estrategia de
diferenciación intenta ofrecer algo único en la industria en términos de
productos y servicios.
Estrategia enfocada: La compañía que adopta una estrategia enfocada en
grupos de clientes especiales, una línea de productos en particular, una
región geográfica específica, u otros aspectos que se vuelven punto focal
de los esfuerzos de la empresa. En lugar de atender todo el mercado con
sus productos y servicios., la empresa puede darle importancia a un
segmentos específico del mercado.
