23. LA ADMINISTRACIÓN EN LAS ASOCIACIONES CIVILES

24. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION EN LO INTERNO En lo interno, hay razones que fundamentan la necesidad de una administración precisa, clara, real y exacta. Una de ellas es muy simple: los responsables de administrar la institución (los directivos) invisten el carácter de mandatarios. Los mandantes son los propios asociados, que encomiendan esa delicada gestión a los directivos de la entidad, por intermedio de la asamblea. Así los directivos deben rendir cuentas de la forma en que han cumplido o cumplen el mandato que se les ha conferido. Por ello la importancia interna, dado que a través de una buena administración se puede reflejar la gestión de los directivos utilizando distintas herramientas, comprobantes, planillas, etc.

25. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION EN LO EXTERNO En lo externo también es importante una buena administración, la asociación es autorizada por la autoridad de contralor para funcionar, dándole capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para cumplir una determinada actividad de bien público. Así la misma autoridad realiza el contralor de esa actividad, por ello, lo que refleja la dimensión de la gestión y el cumplimiento son la estructura administrativo contable a través de libros contables, estados contables, ingresos y egresos, proporción de los recursos destinados a fines sociales, etc. Los balances son la fuente de verificación más real de la gestión de la asociación.

26. ¿QUE LIBROS SON OBLIGATORIOS? LIBRO INVENTARIO Y BALANCES LIBRO DIARIO LIBRO DE ACTAS LIBRO DE REGISTRO DE ASOCIADOS DICHOS LIBROS DEBEN SER RUBRICADOS POR LA IGJ ANTES DE SU LLENADO. SE SOLICITA SU RUBRICA MEDIANTE NOTA Y EL PAGO DE UNA TASA.

27. LIBRO INVENTARIO Y BALANCES En el que se incluirá la descripción exacta y completa del activo y pasivo de la entidad. O sea, se anota la composición y magnitud económica del patrimonio en forma analítica, con el mayor grado de análisis posible. Los momentos en los cuales se registra en este libro son: - Al inicio de la vida del ente , detallando la composición y magnitud del patrimonio inicial. - Al cierre de cada ejercicio económico , detallando el inventario general practicado y los estados contables y la información complementaria a dicha fecha. Este libro lo llevará el área de tesorería. Debe mantenerse en la asociación en caja fuerte.

29. ¿QUE INFORMACIÓN DEBO PRESENTAR A LA IGJ?

31. ¿Cómo organizamos la información administrativa-contable en una Asociación?

32. Las organizaciones compran bienes, realizan actividades para recaudar dinero, reciben donaciones y cobran cuotas sociales. Todas estas operaciones deben estar respaldadas por comprobantes y volcadas a registros simples para el control de las transacciones efectuadas. Los comprobantes que utilizamos en estos tipos de entes son: Facturas de venta (tipo C exento). Facturas de compra de bienes y servicios (tipo C) o tickets. Recibos. Vales de tesorería. Ordenes de compra. Pagarés. Notas de debito y crédito. Cheques. Boletas de depósito y de extracción bancaria.

34. Respecto del emisor: 1. Nombre y apellido, razón social. 2. Domicilio comercial. 3. CUIT. 4. Número de inscripción en el impuesto a los ingresos brutos. 5. Posición respecto al IVA: Responsable inscripto o Monotributo. En el caso de la Asociación, las facturas de compras que reciba podrán ser B o C, dependiendo del emisor. 6. Fecha de emisión. 7. Numeración preimpresa, consecutiva y progresiva. Respecto al comprador: 1. Nombre y apellido o razón social. 2. Domicilio. 3. CUIT. Descripción del bien vendido, su cantidad, precio unitario y total. Se deben consignar en la factura los siguientes datos:

36. Recibos de egresos (pagos): Muchas veces, cuando compramos algún bien o servicio, nos entregan una factura por la transacción realizada (compra), y a su vez, el recibo de pago junto con la misma. En este caso se archivarán ambos comprobantes. Puede ocurrir que en lugar de entregarnos el recibo, nos entregan solamente la factura, añadiendo en el cuerpo de la misma la palabra “pagado”, que tiene la misma función que el recibo. Esto es en el caso que la factura de compra sea confeccionada en forma manual. Otra forma de emisión de factura es a través de un ticket, el cual hace referencia a que la compra fue de contado, por lo tanto funciona como recibo de pago también. Cuando se prestan servicios en la organización, como limpieza, gasista, pintores, etc., debemos entregarles un recibo cuando le pagamos a la persona que realizó el oficio. Esta persona debe firmar, aclarando su nombre y DNI. El original se lo entregamos y guardamos el duplicado.

43. Notas de crédito y debito Notas de crédito: Son emitidas por el vendedor cuando nos hace un descuento por pago de contado o pronto pago, cuando le devolvemos mercaderías por no ser las solicitadas, estar dañadas o en mal estado, etc. Si la nota de crédito se emitió por razones de descuento en las compras, significa que debemos pagar menos que lo que figura en la factura. En caso que se extienda por devolución, nos queda un derecho a retirar mercaderías por el mismo precio en el comercio del vendedor, sin tener que volver a pagar. Notas de débito: Se emiten cuando no pagamos en término y nos cobran intereses por mora, ello significa que la deuda es superior a la que figura en la factura. Tanto la notas de crédito como de débito deben tener los mismos datos que la factura y en el cuerpo de los mismos, hacer mención al concepto por el cual se generaron los respectivos comprobantes .

45. PLANILLA DE MOVIMIENTOS DIARIOS

46. Es una planilla que se arma con tres columnas. En la columna central se especifica la transacción que se realizó, por ejemplo, compra de comestibles, pago de luz, gas y teléfono, ingresos por el cobro de cuota de asociados. Junto a la transacción se debe especificar a quién se compró, a quién se pagó y quién nos entregó el dinero. Las otras dos columnas, van a mostrar los créditos y débitos de dinero en efectivo. Una operación se debita cuando ingresa dinero a la organización por algún concepto, por ejemplo, el pago de una cuota de asociados, el ingreso por las entradas a las peñas, las donaciones en efectivo, entre otros.

47. Estos deben registrarse en la columna del DEBE. Una operación se acredita cuando sale dinero por algún concepto como por ejemplo, todos los pagos de sueldos, compras de bienes, servicios, etc. El dinero que sale de la caja debe anotarse en la columna del HABER. Tanto los movimientos de débitos y créditos deben estar respaldados por los comprobantes que recibe y emite la organización. La fecha en la cual se registran las operaciones debe ser la misma que figura en los comprobantes. Veamos un ejemplo…

48. Juan, el encargado de compras, pide a tesorería dinero en efectivo para realizar la compra de tres resmas de papel para imprimir las entradas de la peña a realizarse el 31/12/2008 próximo. El tesorero emite el vale de caja por $120 y confecciona una orden de compra, para la librería “AyG”, por tres resmas de papel. Se le entrega el original a Juan, quien firma el vale y la orden de compra. Estos documentos también son firmados por el tesorero. El tesorero guarda el vale número 1. Por la adquisición de resmas, se le entrega a Juan una factura de compra Tipo B con fecha 20/12/2008, la que es entregada al encargado de administración para su registro en la planilla respectiva. Éste informa al tesorero sobre la adquisición y verifican las resmas; a su vez, se coteja la orden de compra con la factura y el vale de caja con el importe total de la adquisición.

49. Una vez controlados, se procede a abrocharlos juntos porque pertenecen a la misma operación y se procesan en la planilla. Con fecha 21/12/2008 se emiten tres recibos para María, Rosa y Julián, socios, por $30 c/u. Estos comprobantes se emiten por duplicado quedando éste en la administración para su proceso. El tesorero, con fecha 23/12/2008, emite tres ordenes de compra para la adquisición de los comestibles, descartables y bebidas para la peña. En este caso no se realizan vales de caja porque el dinero va a ser extraído de la caja de ahorro de la Asociación. Juan retira el dinero del banco, realiza las compras y deja en administración la boleta de extracción y las facturas de compra para su cotejo y posterior registro.

50. Con el dinero recaudado se decide comprar una computadora usada a un asociado, por $700. Como el dinero en efectivo no nos alcanza, firmamos un pagaré por la diferencia, que se cancelará el 8/1/2010. De esta manera, se verifica qué actividades se realizaron y cuáles son los papeles que justifican dicha operación. La planilla diaria nos dice que a fin de año la Asociación cuenta con $570, para comenzar el año próximo. Este saldo será destinado al pago de la computadora para uso de los asociados. A medida que se van realizando las operaciones (compras, pago de cuotas, etc.), los comprobantes pueden ser guardados en algún lugar físico donde esperan a ser procesados, por ejemplo una cajita de cartón o bandejas plásticas. Así, se va procesando la información a medida que se realizan las operaciones y de esta manera se lleva un orden en la administración.

51. Se recomienda que una vez procesadas las operaciones, los comprobantes se archiven en carpetas de ingresos y egresos por separado, en orden cronológico, a fin de que estén disponibles para el control de asociados y la confección de estados contables. Para llevar un control sobre lo procesado en la planilla, se pueden adquirir sellos en las librerías que digan “procesado” o “caja”, lo que significa que el comprobante que presenta ese sello ya fue volcado a la planilla respectiva.

52. FECHA CONCEPTO COMPROBANTE DEBE HABER ………… .. 20/12/2008 Resma de papel. Librería Ayg.- Factura Nº 124.Orden compra 16. Vale de caja Nº 1. Efectivo. $ 120,00 21/12/2008 Cuota socio María, Julián, Rosa,. Recibo Nº 23, Nº 24 y Nº 25 $ 90,00 23/12/2008 Comestibles. El Mercader. Factura Nº 24. Orden de compra 17. $ 125,00 Bebidas. La Bodeguita Factura Nº 234. Orden de compra 18. $ 140,00 Descartables. Cotillón Factura Nº 294. Orden de compra 19. $ 35,00 Boleta de extracción nº 334. Caja de ahorro 3234 31/12/2008 Recaudación Entradas $ 900

53. C Asociación Civil “Jugando Juntos es Mejor” Inmigrantes 345.- Trelew-Chubut. Teléfono: 442567 Exento IVA.- CUIT: 30-23456789-0 ING BRUTOS: 3897 EXENTO TRELEW-CHUBUT DENOMINACION: OPERACIÓN CONTADO X CUENTA CORRIENTE CANTIDAD 1 Clase de Futbol TOTAL Precio Unitario $ 30 TOTAL $ 30 $ 30 Imprenta IMPRIMIMOS. Trelew Chubut ROCA 45.- CAI: 908557463690

54. C LIBRERÍA EL PAPEL De Juan María Martínez Belgrano 67.- Trelew-Chubut. Teléfono: 423456 Responsable monotributo CUIT: 20-27567488-8 ING BRUTOS: 3344 TRELEW-CHUBUT DENOMINACION: OPERACIÓN CONTADO X CUENTA CORRIENTE CANTIDAD 3 6 Cuadernos Biromes TOTAL Precio Unitario $ 6 $ 1 TOTAL $18 $6 $ 24 Imprenta De TODO. Trelew Chubut Marconi 90.- CAI: 9085574636335