CONFIDENCIAL
Oficina sin Papeles
baufest. (del Aleman). bau: construcción / Fest: sólida
Objetivos de la charla
Conocer las posibilidades existentes para gestionar una
empresa “con menos papeles”
Agenda
 Beneficios de la Oficina sin Papeles
 Mitos
 Definición: “¿qué es una Oficina sin Papeles”
 Beneficios
 Nuest...
Mitos de Oficina sin Papeles
 La tecnología no está preparada para la Oficina sin Papel
 El papel es mucho más seguro qu...
Se hace uso inadecuado de las tecnologías …
. . . y el papel no desaparece.
 Impresión masiva de documentos
 Incremento ...
Oficina sin papeles . . .
. . . es aquella en la que:
 Toda información se genera en soportes digitales.
 Toda documenta...
¿Cómo se logra una Oficina sin Papeles?
Oficina sin
Papel
Drivers
Marco JurídicoTecnología
Cambio Cultural
Oficina sin Papeles - Drivers
 Disminuir el uso de papel (costos de impresión,
mailing y despacho)
… y el espacio que ocu...
Oficina sin Papeles - Tecnología
 Infraestructura de Base
– Herramientas
Repositorios
Digitalización
Captura de inform...
Portal de acceso
Logo
Menú de áreas
Imagen del área / Animación informativa
Instructivos generales
Calendario de
Eventos
V...
Gestión Documental
Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de
forma sistemática la creación, recepción,...
Oficina sin Papeles – Cambio Cultural
 Cambio de hábitos
 Política empresarial de uso de papel
 Automatización de proce...
Oficina sin Papeles – Marco Jurídico
 Factura electrónica
 SOX
 Regulaciones de la industria
 Green IT
Drivers
Marco J...
Enfoque baufest
Cultura
Corporativa
• Análisis de circuitos de la compañía
• Costumbres
• Políticas
Diseño
Conceptual
•Cla...
Enfoque baufest – Cultura Corporativa
 Identificación de circuitos, pasos y roles de negocio
 Análisis de un día de trab...
Enfoque baufest – Diseño Conceptual
Planificar:
 ¿qué gestionamos?
 ¿quién gestiona?
 ¿cómo se gestiona?
Clasificación
...
Enfoque baufest – Herramientas
Informáticas
 : Portal de acceso y Gestión de Documentos
 : Formularios para Captura de I...
Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones
1 Buscar formulario
“Solicitud de
Vacaciones” en la
Intranet o solicitarlo
por m...
Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones
» Disponible para todos los
empleados
» Chequeos automáticos
Diseño
Conceptual
H...
Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones
» Todos solicitan licencias por sistema
» Aprobación por el Jefe directo
» Los d...
Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones
1 Realizar la “Solicitud de
Vacaciones” en la
Intranet.
2 El jefe da su
conformi...
Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones
Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones
Caso: Solicitud de Anticipos y Rendición de
Gastos
Punto de Partida
 La aplicación soporta solo una pequeña porción del p...
Caso: Solicitud de Anticipos y Rendición de
Gastos
Solución
Formularios InfoPath accesibles desde la Intranet y el
Outlook...
Por dónde empezar
Alcances y Planificación Elaboración Implementación
Adopción
General
Assessment
•Identificar
Escenarios ...
Primer Caso
Cultura
Corporativa
•Elegir un circuito, analizarlo (y mejorarlo)
•Costumbres
•Políticas
Diseño
Conceptual
•Re...
Por dónde empezar
Ejemplos:
 Solicitud de Vacaciones y Licencias
 Anticipo de Sueldos
 Solicitud de Préstamos
 Solicit...
Resumen
 El estado del arte actual permite gestionar una empresa con
“menos papeles”.
 Una adecuada gestión documental p...
¡Muchas gracias!
marketing@baufest.com | www.baufest.com
Argentina
Tel.: +54 (11) 4807-8080
Fax: +54 (11) 4801-6146
Av. La...
SharePoint ← Volver
Microsoft InfoPath
 Herramienta para crear formularios y recopilar datos
 Pensado para usuarios avanzados y programadore...
Nintex
 Extiende las capacidades de los workflows de MS SharePoint 2007 /
2010
 Permite
– diseñar, publicar, administrar...
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    Anécdota del Galicia
    BT100 tx host para posición consolidada
    En sucursal aplicación en VB –camiseta queremos la BT100)
  • Sistemas amigables:
    Incentivar a las personas
    productividad
  • Marco Jurídico
    Factura electrónica
    SOX
    Regulaciones de industria
    Green IT
     
  • Análisis de circuitos de la compañía
    Costumbres
    Políticas

    Conocer, entender y analizar los circuitos de la compañía.
    En todas las organizaciones (sobre todo en las grandes), los procesos se desempeñan en dos grandes mundos:
    El mundo estructurado: Regido por los procesos formales y soportados en sistemas transaccionales  SAP
    El mundo no estructurado: Comunicaciones entre personas a través de diferentes dispositivos (celulares, chat, e-mails), información en planillas Excel, documentos Word.
    Tenemos que entender los dos mundos. En ambos hay una cantidad importante de información que debemos resguardar.

    Costumbres

    Políticas


    Trabajar en un escenario acotado para generar mejoras relacionadas a la Información y Procesos de Negocio.
  • Opción: 1 solide simple con un único gráfico por opción.
  • La gestión y cálculo de días disponibles por vacaciones la realiza RRHH
    Los jefes de cada sector son quiénes autorizan las vacaciones de las personas de su grupo de trabajo
    El Jefe es quien coordina las actividades de la persona
    El ERP de la empresa maneja el cálculo de días disponibles por vacaciones de acuerdo a la fecha de ingreso, las vacaciones ya tomadas, y la fecha actual, pero por cuestiones de confidencialidad en los datos de los legajos, sólo tiene acceso RRHH.

    Problemas:
    Si la persona no envía la carta firmada no se liquida su plus vacacional
    Algunos jefes controlan otros no…
    Reclamos de los empleados.

    El circuito para solicitar una licencia es similar.

    … y esto que vemos es el “camino feliz”


    En el ejemplo:
    Hacer notar cuál es el proceso más allá del procedimiento que se sigue
    Las actividades estructuradas y no estructuradas
    Los posibles puntos de mejora
  • InfoPath
    Facilidad para programar validaciones
    Acceso a bases de datos
    Consultas a un web service - Acceso a listas de SharePoint

    Nintex
    Mail a usuarios y grupos
    Acceso a bases de datos
    Consultas a un web service - Acceso a listas de SharePoint
  • - Autenticación con SharePoint (integración con LDAP / AD)
    Conversión Usuario – Nro. Legajo con Nintex
    Consultas: webparts custom en .Net (SilverLight)
  • El proceso se simplifica porque la información fluye…
    No es necesario hacerse cargo de que la información llegue a las personas y los sistemas necesarios.
  • La aplicación soporta solo una pequeña porción del proceso:
    Impresión de datos, fax, firma del responsable
    Anticipos: notificación telefónica de que el dinero está disponible, entrega en el Mini-Banco
    - Secretarias del sector haciendo los anticipos y reintegros de las demás personas
  • Acceso desde entorno Windows
    Front end web mas amigable, no es necesario conocer los comandos del host
    Look & feel mejorado
    Facilidades de integración con herramientas de escritorio y servicios de backend
    Flexibilidad tecnológica para incorporar mejoras de usabilidad
    Acceso desde entorno Outlook, un entorno al que todos los usuarios acceden de manera natural

    Resultado:
    Accesible para más personas.
    No hace falta imprimir nada
  • La aplicación soporta solo una pequeña porción del proceso:
    Impresión de datos, fax, firma del responsable
    Anticipos: notificación telefónica de que el dinero está disponible, entrega en el Mini-Banco
    - Secretarias del sector haciendo los anticipos y reintegros de las demás personas
  • 1. User empowerment
    2. Aprobación desde un Sitio SP, vía email y dispositivos móbiles
    3. Permite compartir y reutilizar flujos desde diferentes Sitios, librerías, usuarios y procesos.
    4. Provee una lista configurable de sinónimos para respuestas, permitiendo a los usuarios responder usando lenguaje natural
    5. Provee mayor visibilidad de los procesos de negocio permitiendo mejora continua. Por ejemplo para cada flujo se puede analizar cuánto tiempo llevó la aprobación, en cuántas ocasiones un pedido es escalado, el tiempo que toma cada aprobador, etc.

    LazyApproval vía email y dispositivos móbiles (IM, SMS)
  • Como lograr una oficina sin papeles

    1. 1. CONFIDENCIAL Oficina sin Papeles baufest. (del Aleman). bau: construcción / Fest: sólida
    2. 2. Objetivos de la charla Conocer las posibilidades existentes para gestionar una empresa “con menos papeles”
    3. 3. Agenda  Beneficios de la Oficina sin Papeles  Mitos  Definición: “¿qué es una Oficina sin Papeles”  Beneficios  Nuestro enfoque  ¿Cómo se logra una Oficina sin Papeles?  Nuestro proceso y la tecnología que recomendamos  Ejemplos de implementación  Propuesta para comenzar a transitar el cambio
    4. 4. Mitos de Oficina sin Papeles  La tecnología no está preparada para la Oficina sin Papel  El papel es mucho más seguro que una copia digital.  Vivir sin papel es demasiado caro  Leer en el monitor cansa demasiado la vista
    5. 5. Se hace uso inadecuado de las tecnologías … . . . y el papel no desaparece.  Impresión masiva de documentos  Incremento del volumen de la documentación  Convivencia de diferentes soportes y formatos  Obsolescencia de los nuevos formatos  Incertidumbres en la gestión de la documentación.
    6. 6. Oficina sin papeles . . . . . . es aquella en la que:  Toda información se genera en soportes digitales.  Toda documentación en papel se convierte a formatos digitales.  Toda la documentación se transmite por medios telemáticos. El objetivo final es reducir el papel de los procesos de gestión, para lo cuál es necesario incrementar el grado de informatización de nuestros procesos y servicios.
    7. 7. ¿Cómo se logra una Oficina sin Papeles? Oficina sin Papel Drivers Marco JurídicoTecnología Cambio Cultural
    8. 8. Oficina sin Papeles - Drivers  Disminuir el uso de papel (costos de impresión, mailing y despacho) … y el espacio que ocupa  Mejorar procesos (circuitos) – Mejorar la gestión administrativa – Mejorar la calidad del servicio ofrecido a los clientes. – Vigencia de la información – Dashboards como herramienta para una mejora continua  Posibilitar un mayor control y seguridad de la documentación. Drivers Tecnología
    9. 9. Oficina sin Papeles - Tecnología  Infraestructura de Base – Herramientas Repositorios Digitalización Captura de información Firma digital  Sistemas amigables (UX) – Incentivar a las personas a dejar el papel – Lograr herramientas que permitan mejorar la productividad de las personas.  Intranet como punto de acceso  Gestión Documental Drivers Tecnología
    10. 10. Portal de acceso Logo Menú de áreas Imagen del área / Animación informativa Instructivos generales Calendario de Eventos Vínculos a aplicaciones según el usuario Políticas y procedimientos Anuncios Buscador del sitio Cerrar sesión Quienes somos Buscador de personas  Mismo esquema conceptual para todas las áreas.  Colaboración  Búsqueda
    11. 11. Gestión Documental Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de documentos. Con el objetivo de:  Facilitar el trabajo con los documentos  Facilitar que la información se comparta  Conservar la memoria de la empresa, su “saber hacer” más allá de los individuos que trabajan en ella.
    12. 12. Oficina sin Papeles – Cambio Cultural  Cambio de hábitos  Política empresarial de uso de papel  Automatización de procesos de negocio Drivers Tecnología Cambio Cultural
    13. 13. Oficina sin Papeles – Marco Jurídico  Factura electrónica  SOX  Regulaciones de la industria  Green IT Drivers Marco JurídicoTecnología
    14. 14. Enfoque baufest Cultura Corporativa • Análisis de circuitos de la compañía • Costumbres • Políticas Diseño Conceptual •Clasificación ¿Qué gestionamos? •Búsqueda y recuperación •Plazos de conservación y eliminación Herramientas Informáticas • Captura de la información • Controles y Seguridad Oficina sin Papeles
    15. 15. Enfoque baufest – Cultura Corporativa  Identificación de circuitos, pasos y roles de negocio  Análisis de un día de trabajo  Clasificación de tareas  Identificación de aplicaciones/sistemas involucrados  Identificación de colaboración y otras tareas sin soporte de sistemas transaccionales  Costumbres  Políticas Cultura Corporativa
    16. 16. Enfoque baufest – Diseño Conceptual Planificar:  ¿qué gestionamos?  ¿quién gestiona?  ¿cómo se gestiona? Clasificación Captura de información Controles y seguridad Plazos de conservación y eliminación Búsqueda y recuperación Diseño Conceptual
    17. 17. Enfoque baufest – Herramientas Informáticas  : Portal de acceso y Gestión de Documentos  : Formularios para Captura de Información.  : Gestión de workflows y circuitos de negocio  : UX / Mejoras de Usabilidad Herramientas Informáticas
    18. 18. Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones 1 Buscar formulario “Solicitud de Vacaciones” en la Intranet o solicitarlo por mail a RRHH 2 Imprimir el formulario, completarlo y llevárselo al jefe para que lo firme. 3 Si es necesario, el jefe consulta con RRHH los días disponibles de vacaciones. 4 El jefe da su conformidad firmando el formulario. 5 Se envía el formulario a RRHH por correo interno. 6 RRHH ingresa los datos al sistema, indicando quien autorizó las vacaciones. 7 Se guarda el formulario en el Legajo físico de la persona. 8 En la fecha correspondiente, el sistema liquida el plus vacacional. Circuito de partida Cultura Corporativa
    19. 19. Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones » Disponible para todos los empleados » Chequeos automáticos Diseño Conceptual Herramientas Informáticas » Formulario InfoPath » Visualización de días disponibles » Control de días solicitados vs. días disponibles  Formulario de Solicitud de Vacaciones » Conformidad por sistema » Registro de novedades en el sistema » Alertas / Notificaciones » Consultas de Vacaciones y Licencias pendientes aprobación » Mail a quien debe autorizar » Mail recordando autorizaciones pendientes » Circuito de aprobación con registro de novedades en el ERP » Mail notificando vacaciones otorgadas  Autorización
    20. 20. Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones » Todos solicitan licencias por sistema » Aprobación por el Jefe directo » Los datos de legajos son confidenciales, aún para el Jefe Diseño Conceptual Herramientas Informáticas » Autenticación » Conversión Usuario – Nro. Legajo » Validación de roles / Organigrama  Acceso a datos controlado » Mis solicitudes » Mis aprobaciones pendientes » Interfaz rica » Indicador gráfico de estado. » Involucrados con indicador de presencia. » Posibilidad de disparar proceso de autorización masiva.  Consultas
    21. 21. Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones 1 Realizar la “Solicitud de Vacaciones” en la Intranet. 2 El jefe da su conformidad también en la Intranet. 3 En la fecha correspondiente, el sistema liquida el plus vacacional. Circuito final Oficina con menos Papel y un poco más eficiente
    22. 22. Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones
    23. 23. Caso: Solicitud de Licencias y Vacaciones
    24. 24. Caso: Solicitud de Anticipos y Rendición de Gastos Punto de Partida  La aplicación soporta solo una pequeña porción del proceso  Acceso desde entorno host (pantalla verde)  2 pantallas para captura de información de la rendición  Usuario necesariamente conectado al mainframe  Navegación vía opciones y comandos natural  Centro de Costos requiere el código legacy, llevando en ocasiones a consulta en SAP y posterior ingreso manual en host
    25. 25. Caso: Solicitud de Anticipos y Rendición de Gastos Solución Formularios InfoPath accesibles desde la Intranet y el Outlook  Acceso desde Windows y Outlook, entornos al que todos los usuarios acceden de manera natural  Front end web más amigable, no es necesario conocer los comandos del host  Look & feel mejorado  Facilidades de integración con herramientas de escritorio y servicios de backend  Flexibilidad tecnológica para incorporar mejoras de usabilidad
    26. 26. Por dónde empezar Alcances y Planificación Elaboración Implementación Adopción General Assessment •Identificar Escenarios de Negocio •Definir Visión (hoy vs. futuro) •Selección de componentes •Elección Proyecto Piloto Piloto - Primer Caso - •Definir estrategia Tecnológica •Definir Metodología •Modificar Arquitecturas •Construir Piloto •Validar •Documentar Incorporar otros circuitos •Ajustar Metodología •Definir mejores prácticas •Definir métricas •Incorporar otros circuitos de trabajo Gestionar Implementación •Capacitación •Evaluación de métricas •Mejora continua •Incorporación de otros circuitos
    27. 27. Primer Caso Cultura Corporativa •Elegir un circuito, analizarlo (y mejorarlo) •Costumbres •Políticas Diseño Conceptual •Representarlo •Definir métricas •Cálculo ROI Herramienta s Informáticas •Relevar tecnología existente en la compañía •Recomendar tecnología •Hacer el piloto Resultados •Ponerlo en práctica •Medir resultados •Recomendar próximos pasos Oficina sin Papel
    28. 28. Por dónde empezar Ejemplos:  Solicitud de Vacaciones y Licencias  Anticipo de Sueldos  Solicitud de Préstamos  Solicitud de Capacitaciones  Evaluaciones de Desempeño  Declaraciones Juradas  Solicitud de Anticipos y Rendición de Gastos  Gestión de Proveedores (Gestión de Horas)  Asignación de inventarios (hardware)  Políticas y Procedimientos  Knowledge Base
    29. 29. Resumen  El estado del arte actual permite gestionar una empresa con “menos papeles”.  Una adecuada gestión documental puede suponer importantes beneficios económicos para la empresa.  Cualquier empresa, independientemente de su tamaño, puede abordar un proyecto “Oficina sin Papeles”.  ¡Baufest los puede ayudar a dar los primeros pasos!
    30. 30. ¡Muchas gracias! marketing@baufest.com | www.baufest.com Argentina Tel.: +54 (11) 4807-8080 Fax: +54 (11) 4801-6146 Av. Las Heras 3257 (C1425ASJ) Buenos Aires España Tel.: +34 91 745-2763 Fax: +34 91 561-5626 c/ Francisco Giralte, 2 (28002) Madrid México Tel.: +52 1 55 5284-2842 Fax: +52 1 55 5284-2803 Monte Pelvoux 111, 2do Piso Col. Lomas de Chapultepec (11000) Del. Miguel Hidalgo México D.F. EE.UU Tel - +1 (617) 273_ 8095 470 Atlantic Avenue, 4th floor Boston, MA 02210 United States of America
    31. 31. SharePoint ← Volver
    32. 32. Microsoft InfoPath  Herramienta para crear formularios y recopilar datos  Pensado para usuarios avanzados y programadores  Principales características – Es una aplicación de Office – Poco tiempo de aprendizaje – Creación de formularios sofisticados sin escribir código – Formularios Web – Se integra con SharePoint, fáciles de publicar – Mejorarlos con código – Diferentes vistas de un mismo formulario ← Volver
    33. 33. Nintex  Extiende las capacidades de los workflows de MS SharePoint 2007 / 2010  Permite – diseñar, publicar, administrar y recolectar los resultados de los workflows desde una interfaz gráfica web – acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento – compartir y reutilizar flujos. – “Si”, “No”, “Ok”, … – visualizar progreso y generar reportes  Provee – Conectores para AD, BizTalk, MOSS BDC, Web Services, OleDB, fuentes ODBC – SDK para desarrollos de nuevas acciones y conectores ← Volver

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