En la IV Jornada de Prevención de Riesgos Laborales, María Braña Consultora Prevención SGS.

1. IV JORNADA PRL EN EL OPERADOR LOGÍSTICO
LA COORDINADIÓN DE ACTIVIDADES EN EL SECTOR
“Nuevas soluciones informáticas aplicadas a la
CAE”
Junio 2013

2. Ventajas de la informatización de la coordinación de actividades empresariales.
Facilita el manejo del gran volumen de documentación generado en el proceso
Trabajo en tiempo real: control de empresas y trabajadores minuto a minuto
Reducción de los tiempos de respuesta
Reducción de la carga de trabajo de los recursos internos y de los costes de gestión
Facilita el trabajo a proveedores y clientes. Se trabaja en un entorno colaborativo de
fácil manejo
¿Por qué una herramienta informática?

3. En la actualidad SGS ofrece sus servicios de externalización de
la coordinación de actividades empresariales a través de la
aplicación
https://sgs.sgs-gestiona.es
Propuesta de informatización

4.  Aplicación SaaS online
Herramienta modular
 Adaptable al modelo de
coordinación de cada
empresa (configurable)
Crea un entorno de trabajo
colaborativo, integrando a
contratas, clientes y
promotores.

5.  Aplicación certificada ISO 20000 e ISO 15000
(Alto nivel de provisión de servicios IT)
 Certificado Digital Seguro Clase 3
de THAWTE VERISIGN (Symantec).
 Cumple con la Ley de protección de datos de nivel alto.
 Servicio de copias de seguridad (local y remota) de los documentos y de la
base de datos, con ventana de copia de 14 días por contrato.
Base de datos independiente para cada cliente. Al finalizar el contrato se le
proporciona una copia de la base de datos.
SEGURIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

6. Módulo de Coordinación de Actividades Empresariales
 Los datos son accesibles desde cualquier lugar y en cualquier
momento. Se puede compartir información sin importar si la empresa
está establecida en diferentes países y lugares, o en una única
ubicación.
 Disponible en varios idiomas (Inglés, Francés, Alemán,
Portugués, Italiano, Polaco, Rumano, Turco...)
 Usuarios internos y externos ilimitados
 Número ilimitado de centros de trabajo
 Número ilimitado de empresas y trabajadores

7.  Automatiza el envío de documentos por parte de las
empresas contratistas y subcontratistas, facilitando su gestión.
Los clientes disponen de una plataforma desde la que consultar
la documentación de las empresas contratistas.
Permite gestionar la documentación de empresa, trabajadores y
equipos propios y ajenos y a nivel de centro de trabajo,
 Además, dispone de otras opciones como:
 Control de accesos
 Control de la subcontratación
 Visualización del árbol de subcontratación en cada centro de trabajo
 Reconocimiento automático de documentos (OCR)
 Impresión de carnés de trabajadores
 Acreditación de trabajadores y equipos
 Informes configurables y exportables
 Lectura QR y código de barras
 Soporte técnico
s

8. Entorno colaborativo
 Cada actor participante en la gestión tiene su propia herramienta de acceso:
Intranet SGSgestiona
Extranet de Subcontratas
 Extranet de clientes

9.  Cada empresa subcontratista tiene acceso a la Extranet de subcontratas de
desde la que podrá: cargar la documentación requerida, dar de alta a sus
trabajadores, equipos y/o empresas hijas y consultar el estado de su
documentación. Se pretende con ello automatizar al máximo el proceso de
coordinación.
Extranet de Subcontratas

10.  Envío de la documentación pendiente de
empresa, trabajadores y equipos
 Consulta de los documentos enviados por la
empresa principal
 Consulta de documentos pendientes de
autorizar
 Consultar el estado de la
documentación

11.  La empresa contratista puede dar de alta a sus
empresas hijas
 La empresa contratista puede dar
de alta a sus trabajadores
 También puede dar de alta sus equipos de trabajo

12. Centro soporte
 Soporte técnico para usuarios
internos y externos
 Acceso a videos formativos
Manuales de usuario

13. 1. PASO 1: El primer paso es definir el modelo de coordinación. Qué
documentos se quiere intercambiar con las empresas contratistas y
subcontratista y/o clientes y criterios de cada documento (periodo de
validez, control de accesos, etc.)
¿Cómo poner en funcionamiento la
aplicación? Intranet

14. 2. PASO 2: Agrupar a las empresas, trabajadores y equipos dependiendo de
los riesgos, características, etc. (definir tipificaciones y acreditaciones)

15. 3. Paso 3: Asignar los documentos en función de las tipificaciones y
acreditaciones definidas.

16. 4. Paso 4: crear los centros de trabajo y las empresas subcontratistas/clientes

17. 6. Definir los perfiles de acceso (internos y
externos)
7. Crear los usuarios internos y externos
8. ¡Comienza a trabajar! La idea es
automatizar el proceso al máximo dejando
que sean los subcontratistas los que se
ocupen de la carga documental y de la
creación de su árbol de subcontratación.

18.  Desde la opción “Control de gestión” o “Estado resumen” podemos
conocer de manera rápida y muy visual el estado de las
empresas contratistas y subcontratistas y si éstas pueden o
no acceder al centro de trabajo.
Control de gestión / Estado resumen

19.  Mediante un sencillo código de colores podemos identificar el
estado de las empresas/trabajadores/equipos.
 Rojo: documentación pendiente/acceso denegado
 Verde: documentación correcta/acceso autorizado
 CA: control de accesos

20.  Desde la opción “Estado resumen” podemos consultar el
estado de la documentación de las contratas y validar o
cancelar los documentos enviados por las mismas.

21.  Control de accesos
 Carnés de trabajadores para lectura mediante código QR o
código de barras permiten consultar en tiempo real si el
trabajador puede acceder al centro de trabajo
Otras funcionalidades

22.  Inteligencia de negocio: creación de diferentes informes y exportación a
Excel y CSV (por ejemplo: listado de trabajadores acreditados por
empresa, estado en centros de trabajo, etc.).

23. • Empresa de servicios
• Situación de partida:
– Procedimiento de coordinación de actividades empresariales
– Solicitud de documentación a empresas contratistas y subcontratistas:
• Por centro de trabajo
• Por actividad
– Gestión documental:
• Carpeta por centro de trabajo y, dentro de este, por empresa
• Documentos con vigencia: control a través de Excel
• Problemática:
– 2 Técnicos de prevención. Uno de ellos dedicado a tiempo completo a la coordinación de
actividades empresariales.
– Duplicidad de documentación. Solicitud del mismo documento “n” veces.
– Dificultad para controlar a las contratas y subcontratas en tiempo real.
– Dificultad para controlar la vigencia de la documentación.
– Falta de tiempo para controlar otros procesos de prevención (vigilancia, control de riesgos, etc.)
Caso real

24. • Externalización con SGS:
– Análisis del procedimiento CAE y propuesta de mejora
– Configuración del modelo en la aplicación SGSgestiona
– Comunicación a proveedores
– Externalización de la gestión documental (control y validación de la documentación por técnicos
de SGS)
• Mejoras:
– Control de contratas y subcontratas en tiempo real
– Técnicos de prevención “liberados” para otras actividades.
– Mejora continua del proceso
Caso real (2)

25. Información de contacto
María Braña Pérez
División de Prevención y Medio Ambiente
Consultoría
SGS Tecnos
Trespaderne, 29. Edificio Barajas 1
28042 - Madrid
Telf: +34 91 313 80 00
Fax: +34 91 313 80 91
E-mail: maria.brana@sgs.com
http://www.sgs-gestiona.es
¡Muchas gracias!