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  1. 1. GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL Código: P-GD-001 Fecha Revisión: 10/04/15 Versión: 001 Página 1 de 17 1. OBJETIVO Establecer las normas para la estructura, presentación, elaboración y codificaciónde los documentos que se creen en el Sistema de Gestión. Del Colegio Gimnasio Moderno Del Valle Jamundí. 2. ALCANCE El encabezado de este documento aplica para toda la documentación que se elabore en el colegio Gimnasio Moderno Del Valle Jamundí. 3. RESPONSABILIDAD Es responsabilidad del Coordinador de Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad y del líder del Proceso de Gestión Documental el asegurar el cumplimiento de las directrices en el presente documento. 4. DEFINICIONES Las siguientes definiciones y términos son referentes de la norma fundamental y de acuerdo a la terminología especificada en la Norma ISO 9000: Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Nota: "Inherente", en contraposición a "asignado", significa que existe en algo, especialmente como una característica permanente. Información: Datos que poseen significado. Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplos: formatos, instructivos, procedimientos. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Especificación: Documento que establece requisitos.
  2. 2. GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL Código: P-GD-001 Fecha Revisión: 10/04/15 Versión: 001 Página 2 de 17 Instructivo: Documento que proporciona detalles sobre cómo hacer el trabajo y se registran los resultados. Ficha técnica: Documento que describe los requisitos que debe cumplir un producto para satisfacer las necesidades del cliente interno. Gestión Documental: Acciones que permiten asegurar el control de todos los documentos y registros del Sistema de gestión de calidad para que cumplan con los requisitos establecidos. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de la Institución Educativa Agrícola de Guadalajara de Buga. Política de Calidad: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Mapa de proceso: Documento que especifica la relación entre los Procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo. Caracterización: Documento que permite identificar los siguientes elementos: objetivo, alcance, responsables y beneficiarios de productos y servicios, las entradas y resultados, las actividades y acciones necesarias para alcanzar la satisfacción del cliente, los mecanismos de control y seguimiento. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. 5. ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN La estructura de la documentación del Sistema de gestión de la calidad está definida por la siguiente pirámide de documentación:
  3. 3. GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL Código: P-GD-001 Fecha Revisión: 10/04/15 Versión: 001 Página 3 de 17 6. PRESENTACIÓN DE UN DOCUMENTO El contenido de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad en el Colegio Gimnasio Moderno Del Valle Jamundí, incluye los siguientes elementos: 6.1 ENCABEZADO El encabezado para los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad debe cumplir con el siguiente tamaño: Ancho: 15,5 cm Alto: 3 cm En cuanto al diseño y cada uno de sus elementos es el siguiente: A B C D E A. Política de Calidad B. Manual de Calidad C. Mapa de Procesos y Caracterización de procesos D. Procedimientos, Instructivos, Guías, Diagramas de flujo generales E. Formatos y Registros
  4. 4. GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL Código: P-GD-001 Fecha Revisión: 10/04/15 Versión: 001 Página 4 de 17 a. Logotipo: Escudo del Colegio Gimnasio Moderno Del Valle Jamundí, su tamaño mínimo debe ser: Alto: 2,28cm Ancho: 3cm. b. Nombre del proceso: Al cual pertenece el documento, debe escribirse en el recuadro central del encabezado, en mayúscula sostenida, fuente Arial y tamaño 10. c. Título del documento: Se debe escribir el título en mayúscula sostenida, en Negrilla, fuente Arial, tamaño 10 y a 3 espacios del numeral c. d. Código del Documento: Debe escribirse de la siguiente forma: “Código:” con fuente Arial, tamaño 8. El código debe ir después de los dos puntos (:) y de un espacio Fuente Arial, Negrilla, tamaño 8 y conforme a lo estipulado en este documento en el numeral 8. e. Fecha de revisión del documento: Debe escribirse con fuente Arial, tamaño 8 de la siguiente forma: “Fecha Revisión:” con. La fecha debe ir después de los dos puntos (:) y de un espacio y tendrá el siguiente formato numérico: dd/mm/aa. Ejemplo: 21/05/09. f. Versión del Documento: La palabra se escribe de la siguiente manera: “Versión:” y el número de versión deber ir después de los dos puntos (:) y de un espacio, con fuente Arial y tamaño 8, en todo documento aprobado inicia en la versión 001, y se incrementa de uno en uno cada vez que sufre cambios, los cuales deben ser reportados por el líder del proceso al encargado de Gestión Documental. g. Paginación del documento: Todos los documentos deben tener este punto, debe estar en fuente Arial tamaño 8 y de la siguiente forma:“Página 4 de 6”. 6.2 TEXTOS La presentación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad debe cumplir con los siguientes aspectos:
  5. 5. GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL Código: P-GD-001 Fecha Revisión: 10/04/15 Versión: 001 Página 5 de 17 6.2.1 FUENTE DEL TEXTO Tipo de fuente o letra: Arial Tamaño de la fuente: 12. Tamaño de fuente para el encabezado: Ver numeral 6.1 6.2.3 PAPEL Tamaño carta Color blanco 6.2.3 ESPACIOS El texto se escribe a una interlínea y los títulos se separan de sus contenidos con doble interlínea. 6.2.4 MÁRGENES Para documentos: Las márgenes de la portada y páginas que le siguen Encabezado: A 2,0 cm del borde de la hoja. Superior 5,0 cm Inferior 3,0 cm Derecho Para formatos: 3,0 cm Izquierdo 3,0 cm Superior 5,0 cm Inferior 2,0 cm Derecho 2,0 cm Izquierdo 2,0 cm Como se muestra a continuación:
  6. 6. GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL Código: P-GD-001 Fecha Revisión: 27/01/10 Versión: 001 Página 6 de 17 GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL ,0 cm33,0 cm 3,0 cm 2,0 cm 5,0 cm
  7. 7. GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL Código: P-GD-001 Fecha Revisión: 27/01/10 Versión: 001 Página 7 de 17 6.2.5 CAPÍTULOS Son las divisiones mayores del trabajo. Toda división o capítulo, a su vez, puede subdividirse en otros niveles y sólo se enumera hasta el cuarto nivel. PRIMER NIVEL SEGUNDO NIVEL TERCER NIVEL CUARTO NIVEL (Capítulos) (Subcapítulos) (divisiones ) 1. 1.1 1.1.1 1.1.1.1 Los títulos de los capítulos se escriben con mayúscula sostenida, centrados, a cinco cm del borde superior de la hoja y precedidos por el numeral correspondiente. El título se separa del texto por dos interlíneas. En los títulos no se debe utilizar subrayado. Las divisiones principales de primer nivel (capítulos) de un trabajo se numeran en forma continua, empezando por el 1. Los títulos de segundo nivel, se escriben en mayúscula sostenida al margen izquierdo; no llevan punto final y se presentan a dos espacios del numeral y separados del texto o contenido por dos interlíneas. Del tercer nivel en adelante, los títulos se escriben con mayúscula inicial (las demás palabras siguen las reglas ortográficas establecidas para el uso de las mayúsculas) y punto seguido. El texto continúa en el mismo renglón, dejando un espaciodespués del punto. No se deben dejar títulos al final de la página, sin texto. Además se debe tener en cuenta: -El título de una tabla se escribe en la parte superior de la misma, centrado y con mayúscula sostenida precedidas de la palabra “TABLA No.” -Los títulos dentro de la tabla se escriben con letra mayúscula. -El título de un diagrama o figura debe ir debajo de éstos, centrado y la letra inicial en mayúscula, precedido de las palabras “Figura No. o Diagrama No.“. GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL
  8. 8. GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL Código: P-GD-001 Fecha Revisión: 27/01/10 Versión: 001 Página 8 de 17 6.2.6 REDACCIÓN Los documentos deben tener una presentación nítida, ordenada, a máquina o en procesador de texto, sin errores ortográficos, gramaticales y mecanográficos. Los párrafos se deben escribir al margen izquierdo y con justificación. El documento se debe redactar en tercera persona y tiempo presente. 7. CODIFICACIÓN, CONTENIDO, ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS 7.1 CODIFICACIÓN DE PROCESOS Y DOCUMENTOS La codificación que se le debe dar a los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del Colegio Gimnasio Moderno Del Valle Jamundí será a los siguientes criterios: a. El primer carácter que identifica el tipo de documento es: P Procedimiento I Instructivo F Formato M Manual C Caracterización MP Mapa de proceso b. Dos caracteres más que se utilizan en la codificación indican el proceso al que pertenece el documento: DE Direccionamiento Estratégico PI Planeación Institucional SE Seguimiento y Evaluación CO Comunicación ME Mejoramiento DC Diseño Curricular PP Prácticas Pedagógicas SA Seguimiento Evaluación Académica SC Servicio al Cliente PA Producción de Productos Agrícolas, Pecuarios y Prestación de servicios.
  9. 9. GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL Código: P-GD-001 Fecha Revisión: 27/01/10 Versión: 001 Página 9 de 17 CP Comercialización de Productos Agrícolas y Pecuarios AT Administración de Talento Humano AI Administración de Información AR Administración de Recursos Físicos GD Gestión Documental AS Administración de Servicios Complementarios AF Administración de Recursos Financieros GC Gestión de Compras CV Convivencia RE Relaciones Externas y Convenios AE Administración de Egresados c. Los 3 dígitos siguientes indican el consecutivo del documento: 001, 002... Se inicia siempre desde 001. Ejemplos de codificación: Procedimiento Norma Fundamental del Proceso de Gestión Documental Código: P-GD-001 Procedimiento Control de Documentos del Proceso de Gestión Documental Código: P-GD-002 Procedimiento Control de Registros del Proceso de Gestión Documental Código: P-GD-003 Procedimiento Revisión Gerencial del Proceso de Direccionamiento Estratégico Código: P-DE-001 7.2 CONTENIDO DE PROCEDIMIENTO E INSTRUCTIVO Los procedimientos e instructivos que diseñen los líderes de los procesos y/o personas encargadas deben tener en cuenta los siguientes elementos: -Iniciar con el encabezado (numeral 6.1 del presente documento). -Objetivo: Propósito general del procedimiento o instructivo. -Alcance: Identificar las áreas o dependencias donde se va a aplicar el documento.
  10. 10. GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL Código: P-GD-001 Fecha Revisión: 27/01/10 Versión: 001 Página 10 de 16 -Responsable o líder de proceso: Se debe indicar el cargo de la persona responsable de hacer cumplir el documento. -Definiciones: Términos y definiciones que faciliten la comprensión del documento. -Actividades: Nombrar las actividades, para el procedimiento debe utilizarse Diagramas de flujo. -Descripción de las actividades: Especificar las tareas y/o actividades, responsables y estrategias. -Referencias: Normas y documentos legales para consultar. -Materiales y equipos: Identificar los materiales y equipos necesarios. Los procedimientos pueden elaborarse como documento conteniendo los elementos anteriormente mencionados o con el siguiente formato diseñado acorde a la Norma Fundamental:
  11. 11. GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL Código: P-GD-001 Fecha Revisión: 27/01/10 Versión: 001 Página 11 de 17 7.3 ELABORACIÓN, REVISIÓN, Y APROBACIÓN Todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad deben al final del texto tener un cuadro que indique el cargo y firma de los responsables de elaboración, revisión y aprobación de estos.
  12. 12. GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL Código: P-GD-001 Fecha Revisión: 27/01/10 Versión: 001 Página 12 de 17 Elaborado por: Firma Cargo Revisado por: Firma Cargo Aprobado por: Firma Cargo Los documentos deben ser elaborados por el Líder del Proceso y/o los participantes del proceso, revisados por el Líder del proceso para su implementación en el sistema de gestión de calidad y aprobados por Rector. 8. CONTENIDO DEL MANUAL DE CALIDAD El Manual de Calidad resume en forma clara y sencilla sin ser extenso el alcance, la política, exclusiones, procedimientos e instrucciones documentadas, descripción de procesos del sistema de gestión de la calidad. El diseño del Manual de Calidad es el siguiente: -Portada: Debe contener el logo de la institución y el título Manual de Calidad en mayúscula sostenida. -Tabla de contenido: La tabla de contenido debe contener los capítulos de primer nivel, y en lugar del número de página se debe utilizar el número de versión. -Introducción: Incluye el objetivo del manual de calidad, el alcance, las exclusiones, la revisión, distribución y modificación del manual, además del manejo de copias no controladas. -Presentación: Contiene la reseña histórica, definiciones, estructura organizacional, visión y misión. -Sistema de gestión: Se presenta la política y objetivos de calidad, el mapa de procesos y las caracterizaciones de cada uno de los procesos. -Anexos: Abarca todos los anexos que se requieren en el Manual de Calidad.
  13. 13. GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL Código: P-GD-001 Fecha Revisión: 27/01/10 Versión: 001 Página 13 de 17 9. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
  14. 14. GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL Código: P-GD-001 Fecha Revisión: 27/01/10 Versión: 001 Página 14 de 17 Encabezado: Remitirse al numeral 6.1 Encabezado. Nombre del Proceso y código del proceso Objetivo: Propósito general del proceso frente a los resultados del sistema. Alcance: Debe contemplar los subprocesos que compone el proceso que se está modelando, desde su inicio hasta donde termina el proceso. Líder del proceso: Nombre del cargo (s) que responde (n) por la ejecución del proceso. Son aquellos que tienen la responsabilidad y autoridad sobre el mismo. Participantes del proceso: Cargos que desarrollan actividades dentro del proceso. Requisitos. Consiste en establecer cuáles son los requisitos de los clientes externos, internos, legales o reglamentarios frente al proceso y los requisitos de la norma NTC ISO 9001:00 que se relacionan con el proceso Actividades Realizadas: Son las actividades básicas que se ejecutan de manera secuencial, esto facilita la comprensión general de la ejecución del proceso, señalando cuales son de planear, hacer, verificar y actuar. Procesos que entregan: Son los proveedores en términos de procesos. Entradas Críticas: Las entradas son las que se van a transformar, ya sea que produzcan una salida para otro proceso o se transforme en un producto intermedio dentro de las actividades. Si no se transforma en actividades no es entrada, desde este punto de vista es muy importante tener en cuenta que a veces para ejecutar algunas actividades se necesita información pero esta no se va a transformar. Salidas Críticas. Resultado obtenido de las actividades de transformación, productos principales del proceso. Procesos que Reciben. Identificar como procesos cuando la relación es interna, si no sería el cliente externo u otra parte interesada en la organización. Si se colocan cargos o áreas estaría bajo un enfoque funcional y no por procesos. Canales de comunicación. Los canales de comunicación, en forma general pueden ser orales, escritos (magnéticos o impresos). La idea es identificar como transmiten
  15. 15. GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL Código: P-GD-001 Fecha Revisión: 27/01/10 Versión: 001 Página 15 de 17 los proceso que entregan la información de entrada y como se transmite la información de salida a los proceso. Recursos críticos. Los recursos que se requieren para realizar el proceso, se debe tener en cuenta que no se transforman. Estos pueden ser físicos, técnicos, personal, entre otros. Documentos que se aplican. Se referencia los documentos (procedimientos, matrices, otros) que se tienen establecidos en la estandarización del proceso. Indicadores que se evalúan. Establece los indicadores por procesos, que realmente midan si el objetivo se está cumpliendo o no. Interrelación con otros procesos del sistema gestión de calidad. Se relacionan los procesos de direccionamiento estratégico, control, operativos y de apoyo, que tienen relación el proceso que se está describiendo. 10. SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS DE FLUJO El diagrama de flujo debe indicar la secuencia lógica de las tareas o actividades, documentos y registros que se deben manejar y elaborar. Para los diagramas de flujo de los procedimientos se debe utilizar los siguientes símbolos: Símbolo Nombre Descripción Terminador Se utiliza al comienzo o final de procesos. Proceso Tarea o actividad que se lleva a cabo en un proceso.
  16. 16. GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL Código: P-GD-001 Fecha Revisión: 27/01/10 Versión: 001 Página 16 de 17 Decisión Se utiliza cuando se debe tomar decisiones: Si o no, abierto o cerrado. Línea de flujo Indica la dirección y sentido del flujo del proceso, conecta los símbolos. Documento Para indicar la consulta o generación de un documento específico Datos Información requerida para alimentar una actividad. Conector Para conectar en la misma página Conector fuera de la página Se utiliza para conectar secciones del diagrama de flujo que se encuentran en diferentes páginas
  17. 17. GESTIÓN DOCUMENTAL NORMA FUNDAMENTAL Código: P-GD-001 Fecha Revisión: 27/01/10 Versión: 001 Página 17 de 17 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Auxiliar Gestión Documental Coordinador de Calidad Rector

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