1. GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMA FUNDAMENTAL
Código: P-GD-001
Fecha Revisión: 10/04/15
Versión: 001
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1. OBJETIVO
Establecer las normas para la estructura, presentación, elaboración y codificaciónde
los documentos que se creen en el Sistema de Gestión. Del Colegio Gimnasio
Moderno Del Valle Jamundí.
2. ALCANCE
El encabezado de este documento aplica para toda la documentación que se
elabore en el colegio Gimnasio Moderno Del Valle Jamundí.
3. RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad del Coordinador de Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad
y del líder del Proceso de Gestión Documental el asegurar el cumplimiento de las
directrices en el presente documento.
4. DEFINICIONES
Las siguientes definiciones y términos son referentes de la norma fundamental y de
acuerdo a la terminología especificada en la Norma ISO 9000:
Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los
requisitos.
Nota: "Inherente", en contraposición a "asignado", significa que existe en algo,
especialmente como una característica permanente.
Información: Datos que poseen significado.
Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplos: formatos, instructivos,
procedimientos.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
Especificación: Documento que establece requisitos.

2. GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMA FUNDAMENTAL
Código: P-GD-001
Fecha Revisión: 10/04/15
Versión: 001
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Instructivo: Documento que proporciona detalles sobre cómo hacer el trabajo y se
registran los resultados.
Ficha técnica: Documento que describe los requisitos que debe cumplir un producto
para satisfacer las necesidades del cliente interno.
Gestión Documental: Acciones que permiten asegurar el control de todos los
documentos y registros del Sistema de gestión de calidad para que cumplan con los
requisitos establecidos.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y
eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos
Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad
de la Institución Educativa Agrícola de Guadalajara de Buga.
Política de Calidad: Intenciones globales y orientación de una organización relativas
a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Mapa de proceso: Documento que especifica la relación entre los Procesos
Estratégicos, Misionales y de Apoyo.
Caracterización: Documento que permite identificar los siguientes elementos:
objetivo, alcance, responsables y beneficiarios de productos y servicios, las entradas
y resultados, las actividades y acciones necesarias para alcanzar la satisfacción del
cliente, los mecanismos de control y seguimiento.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
5. ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN
La estructura de la documentación del Sistema de gestión de la calidad está
definida por la siguiente pirámide de documentación:

3. GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMA FUNDAMENTAL
Código: P-GD-001
Fecha Revisión: 10/04/15
Versión: 001
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6. PRESENTACIÓN DE UN DOCUMENTO
El contenido de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad en el Colegio
Gimnasio Moderno Del Valle Jamundí, incluye los siguientes elementos:
6.1 ENCABEZADO
El encabezado para los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad debe
cumplir con el siguiente tamaño:
Ancho: 15,5 cm
Alto: 3 cm
En cuanto al diseño y cada uno de sus elementos es el siguiente:
A
B
C
D
E
A. Política de Calidad
B. Manual de Calidad
C. Mapa de Procesos y
Caracterización de procesos
D. Procedimientos, Instructivos,
Guías, Diagramas de flujo
generales
E. Formatos y Registros

4. GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMA FUNDAMENTAL
Código: P-GD-001
Fecha Revisión: 10/04/15
Versión: 001
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a. Logotipo: Escudo del Colegio Gimnasio Moderno Del Valle Jamundí, su
tamaño mínimo debe ser: Alto: 2,28cm Ancho: 3cm.
b. Nombre del proceso: Al cual pertenece el documento, debe escribirse en el
recuadro central del encabezado, en mayúscula sostenida, fuente Arial y tamaño 10.
c. Título del documento: Se debe escribir el título en mayúscula sostenida, en
Negrilla, fuente Arial, tamaño 10 y a 3 espacios del numeral c.
d. Código del Documento: Debe escribirse de la siguiente forma: “Código:” con
fuente Arial, tamaño 8. El código debe ir después de los dos puntos (:) y de un
espacio Fuente Arial, Negrilla, tamaño 8 y conforme a lo estipulado en este
documento en el numeral 8.
e. Fecha de revisión del documento: Debe escribirse con fuente Arial, tamaño 8
de la siguiente forma: “Fecha Revisión:” con. La fecha debe ir después de los dos
puntos (:) y de un espacio y tendrá el siguiente formato numérico: dd/mm/aa.
Ejemplo: 21/05/09.
f. Versión del Documento: La palabra se escribe de la siguiente manera:
“Versión:” y el número de versión deber ir después de los dos puntos (:) y de un
espacio, con fuente Arial y tamaño 8, en todo documento aprobado inicia en la
versión 001, y se incrementa de uno en uno cada vez que sufre cambios, los cuales
deben ser reportados por el líder del proceso al encargado de Gestión Documental.
g. Paginación del documento: Todos los documentos deben tener este punto,
debe estar en fuente Arial tamaño 8 y de la siguiente forma:“Página 4 de 6”.
6.2 TEXTOS
La presentación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad debe
cumplir con los siguientes aspectos:

5. GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMA FUNDAMENTAL
Código: P-GD-001
Fecha Revisión: 10/04/15
Versión: 001
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6.2.1 FUENTE DEL TEXTO
Tipo de fuente o letra: Arial Tamaño
de la fuente: 12.
Tamaño de fuente para el encabezado: Ver numeral 6.1
6.2.3 PAPEL
Tamaño carta
Color blanco
6.2.3 ESPACIOS
El texto se escribe a una interlínea y los títulos se separan de sus contenidos con
doble interlínea.
6.2.4 MÁRGENES
Para documentos:
Las márgenes de la portada y páginas que le siguen
Encabezado: A 2,0 cm del borde de la hoja.
Superior 5,0 cm Inferior 3,0 cm
Derecho
Para formatos:
3,0 cm Izquierdo 3,0 cm
Superior 5,0 cm Inferior 2,0 cm
Derecho 2,0 cm Izquierdo 2,0 cm
Como se muestra a continuación:

6. GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMA FUNDAMENTAL
Código: P-GD-001
Fecha Revisión: 27/01/10
Versión: 001
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GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMA FUNDAMENTAL
,0 cm33,0 cm
3,0 cm
2,0 cm
5,0 cm

7. GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMA FUNDAMENTAL
Código: P-GD-001
Fecha Revisión: 27/01/10
Versión: 001
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6.2.5 CAPÍTULOS
Son las divisiones mayores del trabajo. Toda división o capítulo, a su vez, puede
subdividirse en otros niveles y sólo se enumera hasta el cuarto nivel.
PRIMER NIVEL SEGUNDO NIVEL TERCER NIVEL CUARTO NIVEL
(Capítulos) (Subcapítulos) (divisiones )
1. 1.1 1.1.1 1.1.1.1
Los títulos de los capítulos se escriben con mayúscula sostenida, centrados, a cinco
cm del borde superior de la hoja y precedidos por el numeral correspondiente. El
título se separa del texto por dos interlíneas. En los títulos no se debe utilizar
subrayado.
Las divisiones principales de primer nivel (capítulos) de un trabajo se numeran en
forma continua, empezando por el 1.
Los títulos de segundo nivel, se escriben en mayúscula sostenida al margen
izquierdo; no llevan punto final y se presentan a dos espacios del numeral y
separados del texto o contenido por dos interlíneas.
Del tercer nivel en adelante, los títulos se escriben con mayúscula inicial (las demás
palabras siguen las reglas ortográficas establecidas para el uso de las mayúsculas)
y punto seguido. El texto continúa en el mismo renglón, dejando un espaciodespués
del punto.
No se deben dejar títulos al final de la página, sin texto.
Además se debe tener en cuenta:
-El título de una tabla se escribe en la parte superior de la misma, centrado y con
mayúscula sostenida precedidas de la palabra “TABLA No.”
-Los títulos dentro de la tabla se escriben con letra mayúscula.
-El título de un diagrama o figura debe ir debajo de éstos, centrado y la letra inicial
en mayúscula, precedido de las palabras “Figura No. o Diagrama No.“.
GESTIÓN DOCUMENTAL
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8. GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMA FUNDAMENTAL
Código: P-GD-001
Fecha Revisión: 27/01/10
Versión: 001
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6.2.6 REDACCIÓN
Los documentos deben tener una presentación nítida, ordenada, a máquina o en
procesador de texto, sin errores ortográficos, gramaticales y mecanográficos. Los
párrafos se deben escribir al margen izquierdo y con justificación. El documento se
debe redactar en tercera persona y tiempo presente.
7. CODIFICACIÓN, CONTENIDO, ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN
DE DOCUMENTOS
7.1 CODIFICACIÓN DE PROCESOS Y DOCUMENTOS
La codificación que se le debe dar a los documentos del Sistema de Gestión de la
Calidad del Colegio Gimnasio Moderno Del Valle Jamundí será a los siguientes
criterios:
a. El primer carácter que identifica el tipo de documento es:
P Procedimiento
I Instructivo
F Formato
M Manual
C Caracterización
MP Mapa de proceso
b. Dos caracteres más que se utilizan en la codificación indican el proceso al
que pertenece el documento:
DE Direccionamiento Estratégico
PI Planeación Institucional
SE Seguimiento y Evaluación
CO Comunicación
ME Mejoramiento
DC Diseño Curricular
PP Prácticas Pedagógicas
SA Seguimiento Evaluación Académica
SC Servicio al Cliente
PA Producción de Productos Agrícolas, Pecuarios y Prestación de
servicios.

9. GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMA FUNDAMENTAL
Código: P-GD-001
Fecha Revisión: 27/01/10
Versión: 001
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CP Comercialización de Productos Agrícolas y Pecuarios
AT Administración de Talento Humano
AI Administración de Información
AR Administración de Recursos Físicos
GD Gestión Documental
AS Administración de Servicios Complementarios
AF Administración de Recursos Financieros
GC Gestión de Compras
CV Convivencia
RE Relaciones Externas y Convenios
AE Administración de Egresados
c. Los 3 dígitos siguientes indican el consecutivo del documento: 001, 002...
Se inicia siempre desde 001.
Ejemplos de codificación:
Procedimiento Norma Fundamental del Proceso de Gestión Documental
Código: P-GD-001
Procedimiento Control de Documentos del Proceso de Gestión Documental
Código: P-GD-002
Procedimiento Control de Registros del Proceso de Gestión Documental
Código: P-GD-003
Procedimiento Revisión Gerencial del Proceso de Direccionamiento Estratégico
Código: P-DE-001
7.2 CONTENIDO DE PROCEDIMIENTO E INSTRUCTIVO
Los procedimientos e instructivos que diseñen los líderes de los procesos y/o
personas encargadas deben tener en cuenta los siguientes elementos:
-Iniciar con el encabezado (numeral 6.1 del presente documento).
-Objetivo: Propósito general del procedimiento o instructivo.
-Alcance: Identificar las áreas o dependencias donde se va a aplicar el documento.

10. GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMA FUNDAMENTAL
Código: P-GD-001
Fecha Revisión:
27/01/10
Versión: 001
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-Responsable o líder de proceso: Se debe indicar el cargo de la persona
responsable de hacer cumplir el documento.
-Definiciones: Términos y definiciones que faciliten la comprensión del documento.
-Actividades: Nombrar las actividades, para el procedimiento debe utilizarse
Diagramas de flujo.
-Descripción de las actividades: Especificar las tareas y/o actividades, responsables
y estrategias.
-Referencias: Normas y documentos legales para consultar.
-Materiales y equipos: Identificar los materiales y equipos necesarios.
Los procedimientos pueden elaborarse como documento conteniendo los elementos
anteriormente mencionados o con el siguiente formato diseñado acorde a la Norma
Fundamental:

11. GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMA FUNDAMENTAL
Código: P-GD-001
Fecha Revisión: 27/01/10
Versión: 001
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7.3 ELABORACIÓN, REVISIÓN, Y APROBACIÓN
Todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad deben al final del texto
tener un cuadro que indique el cargo y firma de los responsables de elaboración,
revisión y aprobación de estos.

12. GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMA FUNDAMENTAL
Código: P-GD-001
Fecha Revisión: 27/01/10
Versión: 001
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Elaborado por:
Firma
Cargo
Revisado por:
Firma
Cargo
Aprobado por:
Firma
Cargo
Los documentos deben ser elaborados por el Líder del Proceso y/o los participantes
del proceso, revisados por el Líder del proceso para su implementación en el
sistema de gestión de calidad y aprobados por Rector.
8. CONTENIDO DEL MANUAL DE CALIDAD
El Manual de Calidad resume en forma clara y sencilla sin ser extenso el alcance,
la política, exclusiones, procedimientos e instrucciones documentadas, descripción
de procesos del sistema de gestión de la calidad.
El diseño del Manual de Calidad es el siguiente:
-Portada: Debe contener el logo de la institución y el título Manual de Calidad en
mayúscula sostenida.
-Tabla de contenido: La tabla de contenido debe contener los capítulos de primer
nivel, y en lugar del número de página se debe utilizar el número de versión.
-Introducción: Incluye el objetivo del manual de calidad, el alcance, las exclusiones,
la revisión, distribución y modificación del manual, además del manejo de copias no
controladas.
-Presentación: Contiene la reseña histórica, definiciones, estructura organizacional,
visión y misión.
-Sistema de gestión: Se presenta la política y objetivos de calidad, el mapa de
procesos y las caracterizaciones de cada uno de los procesos.
-Anexos: Abarca todos los anexos que se requieren en el Manual de Calidad.

13. GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMA FUNDAMENTAL
Código: P-GD-001
Fecha Revisión: 27/01/10
Versión: 001
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9. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

14. GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMA FUNDAMENTAL
Código: P-GD-001
Fecha Revisión: 27/01/10
Versión: 001
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Encabezado: Remitirse al numeral 6.1 Encabezado.
Nombre del Proceso y código del proceso
Objetivo: Propósito general del proceso frente a los resultados del sistema.
Alcance: Debe contemplar los subprocesos que compone el proceso que se está
modelando, desde su inicio hasta donde termina el proceso.
Líder del proceso: Nombre del cargo (s) que responde (n) por la ejecución del
proceso. Son aquellos que tienen la responsabilidad y autoridad sobre el mismo.
Participantes del proceso: Cargos que desarrollan actividades dentro del proceso.
Requisitos. Consiste en establecer cuáles son los requisitos de los clientes
externos, internos, legales o reglamentarios frente al proceso y los requisitos de la
norma NTC ISO 9001:00 que se relacionan con el proceso
Actividades Realizadas: Son las actividades básicas que se ejecutan de manera
secuencial, esto facilita la comprensión general de la ejecución del proceso,
señalando cuales son de planear, hacer, verificar y actuar.
Procesos que entregan: Son los proveedores en términos de procesos.
Entradas Críticas: Las entradas son las que se van a transformar, ya sea que
produzcan una salida para otro proceso o se transforme en un producto intermedio
dentro de las actividades. Si no se transforma en actividades no es entrada, desde
este punto de vista es muy importante tener en cuenta que a veces para ejecutar
algunas actividades se necesita información pero esta no se va a transformar.
Salidas Críticas. Resultado obtenido de las actividades de transformación,
productos principales del proceso.
Procesos que Reciben. Identificar como procesos cuando la relación es interna, si
no sería el cliente externo u otra parte interesada en la organización. Si se colocan
cargos o áreas estaría bajo un enfoque funcional y no por procesos.
Canales de comunicación. Los canales de comunicación, en forma general pueden
ser orales, escritos (magnéticos o impresos). La idea es identificar como transmiten

15. GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMA FUNDAMENTAL
Código: P-GD-001
Fecha Revisión: 27/01/10
Versión: 001
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los proceso que entregan la información de entrada y como se transmite la
información de salida a los proceso.
Recursos críticos. Los recursos que se requieren para realizar el proceso, se debe
tener en cuenta que no se transforman. Estos pueden ser físicos, técnicos, personal,
entre otros.
Documentos que se aplican. Se referencia los documentos (procedimientos,
matrices, otros) que se tienen establecidos en la estandarización del proceso.
Indicadores que se evalúan. Establece los indicadores por procesos, que realmente
midan si el objetivo se está cumpliendo o no.
Interrelación con otros procesos del sistema gestión de calidad. Se relacionan los
procesos de direccionamiento estratégico, control, operativos y de apoyo, que tienen
relación el proceso que se está describiendo.
10. SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS DE FLUJO
El diagrama de flujo debe indicar la secuencia lógica de las tareas o actividades,
documentos y registros que se deben manejar y elaborar.
Para los diagramas de flujo de los procedimientos se debe utilizar los siguientes
símbolos:
Símbolo Nombre Descripción
Terminador Se utiliza al comienzo o final de procesos.
Proceso
Tarea o actividad que se lleva a cabo en un
proceso.

16. GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMA FUNDAMENTAL
Código: P-GD-001
Fecha Revisión: 27/01/10
Versión: 001
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Decisión
Se utiliza cuando se debe tomar decisiones: Si o
no, abierto o cerrado.
Línea de flujo
Indica la dirección y sentido del flujo del proceso,
conecta los símbolos.
Documento Para indicar la consulta o generación de un
documento específico
Datos
Información requerida para alimentar una
actividad.
Conector Para conectar en la misma página
Conector fuera
de la página
Se utiliza para conectar secciones del diagrama
de flujo que se encuentran en diferentes páginas

17. GESTIÓN DOCUMENTAL
NORMA FUNDAMENTAL
Código: P-GD-001
Fecha Revisión: 27/01/10
Versión: 001
Página 17 de 17
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Auxiliar Gestión
Documental Coordinador de Calidad Rector