GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.

1. UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE MÉXICO
UNIDAD ACADEMICA PROFESIONAL NEZAHUALCOYOTL
LICENCIATURA EN EDUCACIÓN PARA LA SALUD
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN
DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA
Integrantes Equipo 5: DE GESTIÓN DE CALIDAD
De Ángel Polanco M.
Galván López Merari
González Ruelas Valeria
Rodríguez Rosas Pamela
Rodríguez García Vianey Monserrat

2. ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD

3. Objetivo
• Unificar y estandarizar los criterios básicos
para la elaboración y codificación de los
documentos del Sistema de Gestión de la
Calidad
Alcance
• Describe desde los aspectos de forma y
redacción de los documentos hasta el
contenido de los mismos.

4. DEFINICIONES

5. • Grado en el que un conjunto de
Calidad características inherentes cumple con los
requisitos.
Documento • Información y su medio de soporte
Diagrama de • Representación gráfica de las actividades
del procedimiento que debe seguirse
flujo para la ejecución de un proceso
• Documento que establece unos
Especificación requisitos, que pueden estar relacionados
con actividades

6. Gestión • Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes, con el objeto de
documental facilitar su utilización y conservación.
• Documento diseñado para consignar datos
Formato sobre una actividad, procedimiento o
proceso
• Documento breve que describe el CÓMO se
Instructivo deben realizar las diferentes actividades.
Manual de • Documento que especifica el Sistema de
Gestión de la Calidad de la GOBERNACIÓN
calidad DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE.

7. Modelo operativo • Metodología mediante la cual se desarrolla el
Modelo Gerencial, se identifican entre otros
por procesos aspectos: los beneficiarios
Política de la • Intención global y orientación relativa a la
calidad definidas y expresadas formalmente por
calidad la Alta Dirección
• Aclaración que se hace en la parte inferior de la
Nota al pie página para ampliar una idea expresada en el
texto
• Documento que especifica qué procedimientos
Plan de calidad y recursos asociados deben aplicarse, quién
debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse

8. • Indican los aspectos generales a tener en cuenta
Procedimiento dentro de un determinado grupo de actividades.
Indican QUÉ, QUIÉN y CUÁNDO se deben realizar.
• Conjunto de actividades que se realizan sobre
unos insumos con el propósito de agregarles valor
para obtener un producto o servicio.
Proceso • Estratégicos
• Misionales
• De apoyo
• De evaluación y control

9. • Documento que presenta resultados obtenidos o
Registro proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
• Actividad emprendida para asegurar la
conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y
Revisión efectividad del tema objeto de la revisión, para
alcanzar unos objetivos establecidos.
Sistema de • Se constituye en una herramienta de gestión
sistemática y transparente que permite dirigir y
gestión de evaluar el desempeño institucional, en términos de
calidad y satisfacción social en la prestación de los
la calidad servicios que se proporcionan a la comunidad.

10. ESTRUCTURA GENERAL DE LA
DOCUMENTACIÓN

11. Manual de
la calidad
Macroprocesos
/
Procesos
Procedimientos
instructivos
Registros y formatos

12. Presentación de un documento
Para presentar los documentos, se tendrán en
cuenta las siguientes especificaciones.

13. Encabezado
A: Logotipo de la GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE
B: Grupo general de documentación al que pertenece el documento
C: Código del documento
D: Versión del documento
E: Fecha de aprobación del documento, que indica la vigencia del
mismo
Los textos mencionados se escriben en letra Arial 10.

14. Pie de pagina
Se colocará la frase: “ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN
DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE PROHIBIDA SU REPRODUCCION POR
CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION ESCRITA DEL GOBERNADOR“
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SUCRE
PROHIBIDA SU REPRODUCCION POR CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION ESCRITA DEL
GOBERNADOR
Pág. 3 de 40
Copia controlada

15. Textos
Tipo de letra: Arial
• Tamaño de la fuente: 12 en documentos
de Word y en los Formatos podrán variar
del 12 al 6 según se ajuste
Tamaño de la fuente para el pie de página:
6
• Interlineado a espacio sencillo

16. TÍTULOS
Primer Nivel
Arial 12 en negrilla, mayúscula 6. RESPONSABILIDADES
Segundo Nivel
Arial 12 en negrilla, mayúscula 6.1. Responsabilidades Gerenciales
Tercer Nivel
Arial 12 en negrilla, mayúscula 6.1.1. Gerencia del Complejo
Cuarto Nivel
Arial 12 en negrilla, mayúscula 6.1.1.1. Gerencia de Recurso Humano

17. Márgenes de los documentos

18. Control de Revisión y Aprobación
Elaborado por: Fecha:
Revisado por: Fecha:
Aprobado por: Fecha:
*Los textos mencionados anteriormente se escriben en letra Arial 10

19. Versión de los Documentos
• Comenzará en la versión 01 e irá
incrementándose en uno a medida que sufra
cambios de fondo
• Los cambios que se originen de una versión a otra
deben ser de fondo, más no de forma y es
responsabilidad del Coordinador de Calidad
• Si solo se cambien algunas palabras y estas no
cambien el sentido de la actividad descrita, no
amerita la elaboración de una nueva versión,

20. Cuerpo del documento
Propósito
Se describe el objetivo por el cual el documento fue diseñado
Alcance
Campo de aplicación del documento
Definiciones
Se deben nombrar en orden alfabetico

21. Responsabilidad y Autoridad
Se relacionan los documentos de consulta, así como los registros
Documentos y registros
Se relacionan los documentos de consulta, así como los registros
Contenido/Desarrollo
Que, Como, Donde, Quien, Con Que y Cuando
Documentos de referencia
Bibliografía que se puede consultar para apoyar el entendimiento de la norma

22. X: Obligatorio O: Opcional N: No Aplica
Contenido típico Procedimiento Instructivos Formato
Propósito X O N
Alcance X N N
Definiciones O O N
Responsabilidad y autoridad X X O
Documentos y registros O O N
Contenido/ desarrollo X X X
Documentos de referencia O O N

23. Diagrama de flujo

24. Símbolo Descripción Observación
Identifica la dependencia que lleva a cabo la
INICIO Inicio/Fin actividad inicial.
Representa la preparación de un documento
Documentos o Original
registros
Se utiliza cuando se manejan varios documentos o
Multidicumento registros.
Se emplean cuando existen mínimo dos
Decisión posibilidades de decisión sobre un aspecto
Indica que se deben registrar documentos,
Archivo materiales, entro otros.
Definitivo

25. Archivo/ Indica que se deben conservar documentos
Almacenamiento
Representa una operación
Operación
Conector de paginas
Conector
Se utiliza para conectar diferentes actividades
Conector cuando se dificulta unir la secuencia de las
mismas
Indica el sentido de información
Fecha de
conexión
Representa el final del proceso
Fin

27. Dos caracteres más que identifican el proceso al
que pertenece el documento.
Proceso Código Proceso Código
Planeación Institucional PI Gestión Financiera GF
Mejoramiento Continuo MC Apoyo Jurídico AJ
Comunicación CN Gestión Logística GL
Proyección Social PS Gestión Documental GD
Servicios de Salud SS Atención al Ciudadano AC
Apoyo a la Gestión Municipal AG Control de Gestión CG
Obras de Infraestructura y OI Control Disciplinario CD
Servicios Básicos
Productividad, Competitividad PC
y Ambiente
Talento Humano TH

28. Dos caracteres más que identifican el número de
documento.
Área Código
Norma Fundamental 01
Manual de Procesos y 02
Procedimiento
Manual de Calidad 03
Auditoria Interna 04
Control de Producto y/o 05
Servicio No Conforme
Control de Documentos 06
Manual de Administración del 07
Riesgo

29. Y un carácter más que identifican el tipo de
documento.
Tipo Código
Manual de Calidad M
Norma N
Procedimiento P
Instructivo I
Formato F
Guía G

30. Ejemplo
Apoyo
Gestión
documental
Norma
fundamental
Norma
Son documentos asociados a un procedimiento o instructivo, se le agrega lo siguiente a la
codificación:
Consecutivo del
Formato
Documento
Relacionado

31. Gestión documental, imagen e
identidad corporativa.

32. Gestión documental, imagen e
identidad corporativa.
Objetivo
• Establecer criterios que esta área facilite el uso
adecuado en lo que se refiere a la comunicación
visual.
Alcance
• Para toda la documentación e implementos como
camisetas, gorras, pendones, entre otros.

33. Elaboración de oficios
Objetivo:
Unifica los requisitos
para la elaboración de
oficios.

34. Partes del oficio
Número (referencia)
Es consecutivo, se escribe en el margen superior, (No.)
Fecha
Nombre de la ciudad de origen y la fecha de Día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con
envío. punto
Datos del destinatario
Tratamiento o título académico, nombre del
Empresa, dirección , nombre de la ciudad y país
destinatario, cargo
Asunto
Síntesis del tema de la carta, máximo cuatro palabras.

35. Partes del oficio
Salud o vocativo
Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido.
Texto
Se escribe a una interlinea entre renglones y a dos entre párrafos.
Páginas Subsiguientes
La última página debe contener, como mínimo, el
hojas en blanco o que tenga impreso el membrete.
párrafo de cierre antes de la despedida.
Despedida
Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, seguido de una coma.

36. Partes del oficio
Líneas
Remitente
Especiales
Anexos: Si se requieren, se
detallan en el texto.
Nombre y cargo
Copia: A dos renglones del
firmante
En caso de dos o más Identificación del
firmantes, se pueden transcriptor, del que
distribuir uno debajo del proyecta y el que aprueba
otro o en pareja. Si el
número es impar, el último Elaboró: Sonia C. ;Revisó:
se centra. Pedro P. ;Aprobó: Juan J.

37. Clasificación
Circular externa, Circular interna,
circular. general.
Dar a conocer Forma personalizada
Dar a conocer Denominación del
informaciones de la aunque su
internamente documento:
entidad territorial contenido sea el
actividades. CIRCULAR
de carácter general. mismo.

38. Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4
Márgenes cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3
cm
Requisitos
Zona 1: Espacio destinado
para ubicación del
membrete.
Zonas
Zona 2: Espacio destinado
para la impresión de
dirección, teléfono, fax
(según plantilla)

40. Elaboración de Certificados y
Constancias
Objeto
• Establecer los requisitos para la elaboración
de certificados y constancias expedidas por las
diferentes dependencias de la Gobernación.

41. Certificado
Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura
la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne.
Constancia
• Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que
no requieren solemnidad.
Cargo
• Titulo de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
Constancia para:
Tiempo de servicio laboral Cumplimiento de
Clasificación: comisiones
Comportamiento del
Salarios u honorarios trabajador
De acuerdo con el hecho o acto que se Cumplimiento de
contrato
prueba, los certificados y constancias
pueden ser:

42. Relación de retenciones de impuestos
• Requisitos.
Márgenes Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Partes de los Certificados y Constancias Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Se elaboran en papel con membrete y sus elementos se distribuyen de la siguiente manera.
Fecha
• Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlineas del
número
Cargo
• El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado,
precedido de los artículos EL o LA y de tres a cuatro interlineas de la fecha.
Ejemplo:
LA LIDER DE RECURSOS HUMANOS

43. Texto:
De tres a cuatro interlineas de la identificación y contra el margen izquierdo se
inicia el texto con la conjunción Que.
Datos que incluye
· Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida y el
número del documento de identidad.
· Razón social de una empresa en mayúscula.
· Es importante que no presenten errores técnicos, ortográficos, gramaticales
ni de puntuación.
· La presentación debe ser impecable, sin borrones, ni repisados. En el
último párrafo.
Ejemplo:
Esta constancia se expide a solicitud del interesado
· Firmante: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula
sostenida, de cuatro a seis interlineas del último renglón del texto.
· Transcriptor: A dos interlineas del firmante y contra el margen izquierdo se
anota el nombre e inicial del apellido, de la persona
responsable de transcribir el documento.

44. Elaboración de Actas
Objeto
• Establecer y unificar los requisitos para la
elaboración de actas administrativas en las
diferentes dependencias de la Gobernación.

45. Acta:
D Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
Convocatoria:
E Acuerdo de fecha para la siguiente reunión.
Denominación del documento:
FI Nombre que identifica el acta.
Desarrollo:
N Descripción de los asuntos tratados en una reunión o convenios acordados.
IC Encabezado:
Línea de identificación para indicar la continuidad de un documento.
I Espacio:
Distancia horizontal de escritura.
O Hora:
Registro de tiempo en que se inicia y termina la reunión.
N Número:
Identificación consecutiva del documento, que dependerá del consecutivo que lleve cada dependencia de la
Gobernación.
E Orden del día:
Relación de temas que se han de tratar en una reunión.
S Título:
Denominación específica del nombre de la reunión.

46. Requisitos
Márgenes: Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
Presentación:
Las actas se pueden presentar en hojas sueltas.
Redacción: Se redactan en tiempo pasado
Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio
El acta no se debe redactar con errores técnicos, ortográficos o
gramaticales ni de puntuación.

47. Páginas subsiguientes:
De las actas administrativas se establecen los siguientes requisitos:
Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera
hoja y que no tenga impresión alguna (sin membrete).
El encabezado se sitúa entre 2 cm y 3 cm del borde superior, contra el margen
izquierdo y con mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la
reunión y el número correspondiente separados por guion.
En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página,
sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.).
Requisitos Específicos
El nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera se escriben centrados, en
mayúscula sostenida a tres interlineas del membrete de la Gobernación de Sucre (puede
utilizarse negrilla para resaltar).
Denominación del documento y número:
Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula
sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le
corresponda.

48. Fecha:
Contra el margen izquierdo a tres interlineas de la denominación del documento
Hora:
Contra el margen izquierdo de 1, 5 a 2 interlineas de la fecha se coloca la palabra
HORA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:).
Lugar:
Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlineas de la hora se anota la palabra
LUGAR, en mayúsculas.
Asistentes:
Contra el margen izquierdo de 1.5 a 2 interlineas del lugar se escribe la palabra
ASISTENTES, en mayúsculas.
Invitados:
A continuación de la lista de asistentes, de 1.5 a 2 interlineas del último nombre se
anota la palabra INVITADOS,
Orden del día:
De 1.5 a 2 interlineas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo
de la reunión, con mayúscula inicial identificándolos con números arábigos.

49. Desarrollo:
A dos interlineas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente,
escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos.
Convocatoria:
A tres interlineas del último renglón del texto. Se anota la fecha y hora de la próxima
reunión. En caso de cambio de sede se indica el lugar
Firmas responsables:
Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínima dos aparecen en la
página donde finaliza el texto.
Anexos:
Cuando en una reunión se presenten documentos que sustentan una información, éstos se
detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlineas de los firmantes, contra el
margen izquierdo.

50. Elaboración de Resoluciones y
Decretos
Objeto
• Esta norma establece y unifica los requisitos
para la elaboración de actos administrativos
como Resoluciones y Decretos.

51. Membrete
Inscripción del conjunto de datos que identifica a
nuestra entidad y a diferencia del resto de
documentos éste va con el Escudo.
Anexo
Documento o elemento que acompaña la
Resolución o Decreto.
Transcriptor
Persona responsable de digitar el
documento.
Proyectó
Persona responsable de la elaboración
del documento.
Revisó
Persona responsable de revisar el
documento
Tamaño de Papel
Siempre se utilizará papel tamaño
oficio o legal
Tipo de Letra:
Arial – tamaño 12
Márgenes: Superior entre 3 cm y 4
cm, Inferior entre 2 cm y 3 cm, Lateral
izquierdo entre 3 cm y 4 cm, y Lateral
derecho entre 2 cm y 3 cm

52. Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Esta norma aplica para la solicitud
de los Certificados de
Disponibilidad Presupuestal ante
la Oficina de Presupuesto del
Departamento.
Se deberá utilizar el siguiente formato

53. Formato Control Asistencia a Eventos
Esta norma aplica para el
control de asistencia a
eventos: Seminarios, talleres,
etc.
Será unificado para todas las
dependencias de la Gobernación, con
las siguientes características:

55. Elaboración de las
presentaciones con
diapositivas

56. El tipo de letra es Arial el
tamaño de letras tanto para
títulos como para el
contenido de las diapositivas no
se encuentra

58. APLICACIÓN DE LAS
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL

59. Alcance
Objetivo
Esta norma aplica para toda la
documentación de conformidad con sus
tiene como objeto establecer las reglas Tablas de Retención Documental y en
y principios generales que regulan la concordancia con los manuales de
procedimientos y funciones de la
función archivística.
entidad.
Instructivo de Aplicación
organizar sus archivos de gestión de
conformidad con sus Tablas de Retención
Documental, de la siguiente manera:

60. Organización de los archivos de
gestión:
La organización de los archivos de
gestión debe basarse en la Tabla de
Retención
Documental debidamente aprobada
Ordenamiento de expedientes (Series y
subseries documentales):
Cada Oficina debe tener en su mueble
archivador, todas las carpetas con las
series que aparecen en las Tablas de
Retención, ordenadas en secuencias
alfabéticas, numéricas, cronológicas o
mixtas.

61. Identificación de carpetas:
El nombre de la carpeta se escribirá en computador, se cortará la tira, se
pegará en la parte superior de la carpeta y encima se le colocará cinta
pegante transparente o papel contac. Así el espacio central de la
carpeta quedará libre para pegar el rótulo cuando la carpeta se
transfiera.

62. Foliación:
Todas las hojas que integran una carpeta o expediente deben
foliarse una vez
ésta haya llegado a la máxima cantidad de folios establecida
en la institución.

63. Cada carpeta para foliar debe estar
depurada; es decir, se eliminan los
Instrucciones de foliación duplicados, las hojas en blanco y los
documentos establecidos como NO
Orden original: Los documentos ESENCIALES.
que contiene la carpeta que va a
foliarse deben estar ordenados en La operación de foliar consiste en
orden original colocar un número consecutivo en la
esquina superior derecha de la cara
original estricto: Primer anterior de cada folio en el mismo
documento al abrir la carpeta es el sentido del texto del documento (no
más antiguo). se folia por detrás).
Orden original invertido (el Se debe foliar sin enmendaduras o
primer documento al abrir tachones, en forma legible y cuidando
lacarpeta es el más reciente). de no hacerlo sobre el texto del
documento. Esto es alteración.

64. Si hay planos en la carpeta también Si hay un empastado o argollado,
se foliarán consecutivamente ycon paginado o no, se foliará como un
un solo folio cada uno. solo folio y no se tendrá en cuenta
su número de páginas.
 Los expedientes complejos
(procesos jurídicos o  Las fotografías sueltas se foliarán
disciplinarios,historias por detrás con lápiz y a cada
laborales/clínicas, contratos et.c,) se fotografía le corresponderá un
foliarán consecutivamente número. Si están pegadas en una
independiente de la cantidad de hoja, sólo se folia la hoja.
carpetas que
éste tenga. Los errores en la foliación se
tacharán con línea oblicua. Ej. 15
Los expedientes simples (decretos,
resoluciones, actas, ordenanzas,etc), Si contiene CD, disquetes o
se foliarán independientemente cualquier otro medio magnético,
cada carpeta. estos no se folian directamente.

65. Rotulación de carpetas o legajos internos:
Consiste en pegar el rótulo de estado a todas las carpetas que se van a transferir
al archivo central. El rótulo debe contener los datos básicos de ley y los demás
que sean necesarios para permitir la ubicación de la carpeta.

67. UNIDADES DE ALMACENAMIENTO QUE PUEDEN USARSE EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LA GOBERNACIÓN DE SUCRE:
Cartulina Carpeta de Gancho
legajadora cartón legajador
• se manda a • Tamaño oficio, • Se usara el
timbrar con el colgante o gancho platico
en todas las
rotulo vertical. etapas del
estándar ciclo vital de
institucional. los
documentos.

68. Carpeta AZ se usara en los archivos de gestión se le pegara en el lomo el rotulo
institucional el cual contiene los datos básicos del contenido de la carpeta.

69. TRANSFERENCIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN AL ARCHIVO
CENTRAL (PRIMARIAS)
Definición trasferencia documental: es el paso de
la documentación del archivo de gestión central
Que y cuando transferir: las oficinas deberán
transferir al archivo expedientes que hayan
cumplido el tiempo de retención
Preparación de expedientes para transferir: los
expedientes deberán estar legajados y
ordenados conforme al orden original.

70. Gancho legajado: aquí será utilizado el gancho
legajado platico, esto será obligatorio para recibir la
transferencia del archivo
Retiro de material metálico: al pasar el archivo
central se le retiraran todos los clips y las grapas.
Depuración del expediente: se deberá extraer
duplicados de documentos, tarjetas sociales, etc.
Documentos que no impliquen valores de ningún
tipo.
Foliación: después de depurados deberán ser
foliados por el encargado, pero la encargada deberá
totalizar los folios de cada expediente.
Inventario único documental: aquí el auxiliar de
oficina relaciona los expedientes por entrega,
consignando las fechas extremas y el numero de
folios.

71. FLUJO GRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Verifica que los
Asistente de oficinal expedientes estén
Verifica que los debidamente
documentos que se desean Transferencia deberá ir preparados
transferir hayan cumplido acompañada del
con su etapa de gestión inventario único
Y que todo lo del
inventario este
completo
Solicita al encargado el núm.
Retirado de grapas,
De cajas que se valla a
rotulación técnica,
necesitar para la
depuración y orden
transferencia
original
Si es así se firma el
inventario como si
recibido y devuelve
Ejecuta la una copia al oficinista
preparación de los
expedientes

72. CONTROLES DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS:
Salida de • Todo documento deberán ser registrados
documentos en el control de préstamo.
Formato de
• Este puede ser libro o planilla a criterio
control de del oficinista desacuerdo a su función
préstamo
Tiempo de • El tiempo máximo en el que el documento
préstamo será prestado serán 8 días

73. Pautas de preservación y conservación
de documentos en archivos de gestión.

74. • Se deberán de poner el
Elementos menor núm. de elementos
metálicos metálicos posibles a los
documentos.
Perforación • Se deben de perforar del
de hojas lado donde haya margen.
Grapado de • Debe hacerse en forma
diagonal para evitar que se
documentos rompa el documento

75. • Se debe usar la uña saca
Desgrapado grapas.
Saliva para • Los auxiliares no deberán
pasar usar saliva para facilitar el
documentos paso de las hojas.
Alteración
• Escribir con lapicero sobre
de
el texto es alteración de
documentos documentos.
públicos

76. Perforación
• No se perfore las carpetas
de carpeta
Faxes de • Los documentos recibidos
papel por fax de papel químico
químico deberán fotocopiarse
Conservación • No se les debe de echar
de soportes ninguna sustancia ya que su
tecnológicos deterioro será de inmediato

77. Especificaciones de restauración.
Esta prohibido por ley restaurar los documentos público.
•Cuando un documento se rompe este será unido donde no haya texto con cinta, y
fotocopiarlo para manipular la copia original, el original se debe de meter en un sobre
blanco rotulado y se debe colocar en el mismo lugar donde iba.
•Cuando se rasga no debe pegarse con una cinta ni nada pues sufrirá una mancha que lo
hará ilegible.
•Al utilizar la cinta en documentos rasgados se debe de pegar donde no haya texto.
•Si los documentos no son de baja retención se puede usar cinta.
•Para quitar la suciedad se usa polvo de borrador de nata con un pincel de cerda y se
frota contra el documentos para retirar lo sucio.
•La forma de asegurar los documentos es con el papel japonés y debe hacerlo un
profesional.
•Los documentos que se mojan no se ponen al sol, se secan con toallas desechables.

78. Instrucciones de diligenciamiento del
formato único de inventario
documental

79. Entidad • Se coloca el nombre de la entidad
remitente responsable de la documentación.
Entidad • Coloca en nombre de la entidad que produjo
productora o produce los documentos.
Unidad • Coloca el nombre de la dependencia de
administrativa mayor jerarquía de la cual depende la oficina.
Debe colocarse el nombre de la unidad
Oficinal administrativa que produce y conserva la
productora documentación
objeto Consigna la finalidad del inventario

80. • Se enumera cada hoja, se registra el total de
Hoja numero hojas del inventario.
• Se diligencia solo para transferencias primarias
Registro de entrada y secundarias.
• Debe anotarse en forma consecutiva el numero
Numero de orden correspondiente a cada uno de los asientos.
Este identifica las oficinas productoras y cada una
código de las series
Debe anotarse en nombre asignado al conjunto de
Nombre de las series,
unidades documentales de estructura y contenido
subseries o asuntos homogéneo

81. Fechas • Debe consignarse la fecha inicial
extremas y final de cada unidad descrita
Unidad de • Se registraran las unidades de
conservación conservación
Numero de • Se anotara el numero total de
folios contenido en cada unidad
folios de conservación.

82. • Se anota los soportes diferentes al
soporte papel (anexos)
Frecuencia • Se consigna si la documentación
registra un índice de consulta alto,
de consulta medio, bajo
• Se consignaran los datos que sean
notas relevantes y no se hayan
consignado en columnas anteriores