Este documento proporciona instrucciones sobre cómo usar el sistema de gestión documental Orfeo. Explica que Orfeo permite automatizar procesos documentales para ahorrar tiempo y recursos. Luego detalla los pasos clave para digitalizar documentos en Orfeo, reasignar documentos a otros usuarios, y concluye enfatizando la importancia de seguir las tablas de retención documental para facilitar la búsqueda de documentos.

1. JOHN FREDY PARDO CORREDOR

3. TABLA DE CONTENIDO

4. CONTENIDO
1. INTRODUCCION
2. OBGETIVOS
3. MI APORTE
4. SITUACION VITAL Y PROPOSITO
5. QUE ES ORFEO
6. PASOS PARA TRABAJAR EN ORFEO
7. PROCEDIMIENTOS PARA REASIGNAR
DOCUMENTOS
8. CONCLUSIONES
9. BIBLIOGRAFIA

5. INTRODUCCION

6. INTRODUCCION
Con el fin de solucionar y contestar varios interrogantes que tiene el personal
que labora en mi institución sobre el manejo de la herramienta Orfeo, al no
entender el procedimiento para la digitalización de los documentos.
Con este trabajo busco poder llegar a todos los usuarios de este programa
para que puedan manejar de una forma más practica y eficaz sus procesos
documentales.

7. OBGETIVOS

8. OBGETIVOS
1. Conocer los conceptos básicos del manejo de la
herramienta de ORFEO Sirva de ayuda para la
sistematización y organización de los archivos
de acuerdo a las Tablas de retención Documental
de las diferentes dependencias.
2. Dar a conocer a todo el personal un poco del
proceso que lidero como gestor Documental

9. MI APORTE

10. MI APORTE
Como encargado del proceso de Gestión Documental en mi
trabajo tengo la responsabilidad de liderar el proceso de
ORFEO el cual es una herramienta muy importante en mi
institución ya que por este medio se maneja todos los
procedimientos tanto de entrega como de recepción de
documentos, lo cual es muy importante para mi esta
materia de expresión oral y escrita ya que necesito como
líder del proceso difundir y dar las pautas necesarias
para la elaboración, entrega y recepción de los
documentos.
Así que mi propuesta es de implementar mejor el manejo
de este medio tecnológico con el fin de que todo el
personal que elabore expedientes este en la capacidad de
ir archivando diariamente y de acuerdo a sus tablas de
retención documental de cada dependencia con el fin de
que en el momento de la implementación del FUID sea su
asunto más concreto y de mejor facilidad su consulta.

11. QUE ES ORFEO

12. QUE ES ORFEO?
Orfeo es un sistema de Gestión Documental y de
procesos desarrollado inicialmente por la
Superintendencia de Servicios Publicos Domiciliarios
(SSPD) en Colombia, licenciado como software libre
bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento
y mantener la creación colectiva.
Orfeo permite la incorporar la gestión de los
documentos a los procesos de la cualquier
organización, automatizando procedimientos, con
importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales
como toners de impresora, papel, fotocopias, entre
otros, así como el control sobre los documentos.
Además de la SSPD, Orfeo está siendo utilizado y/o
implementado en un sin numero de entidades tanto
públicas como privadas que reúnen ya más de 15000
usuarios y está siendo estudiado su uso por parte de
entidades y organizaciones en otras partes del mundo,
gracias a su filosofía de Software Libre .

13. PASOS PARA TRABAJAR EN ORFEO
VIDEO http://www.youtube.com/watch?v=HtpQ2B9C
Bbk

14. CUALES SON LOS PASOS PARA TRABAJAR
EN ORFEO?
ESTOS SON ALGUNOS DE LOS MAS IMPORTANTES
Funcionalidad Descripción
Radicación de entrada
Por medio de este módulo, se reciben todos
los documentos de la entidad, estos son
procesados y enviados a su destino inicial
(jefatura de cada dependencia). En este
proceso se digita la información básica del
documento, al cual se le asignará un archivo
digital (imagen escaneada).
Módulo de digitalización
Es una aplicación cliente servidor que
digitaliza los documentos recibidos y los
asocia al registro creado desde el módulo de
radicación de entrada.

15. CUALES SON LOS PASOS PARA TRABAJAR
EN ORFEO?
Funcionalidad Descripción
Gestión del Documento
A través de este módulo, se puede conocer
en detalle información del documento, el
flujo de trabajo que ha tenido éste desde su
ingreso al sistema, se pueden modificar
algunos datos iniciales del registro,
tipificarlo, clasificarlo y asociarlo a las tablas
de retención documental relacionadas con
las funciones y procesos de la entidad.
Radicación de Salida
La radicación de salida es un módulo que
puede ser utilizado para dar respuesta a un
documento de entrada o para generar una
comunicación nueva. Estos documentos de
salida pueden ser notificaciones, pliegos de
cargos, y otros producidos por la entidad.

16. CUALES SON LOS PASOS PARA TRABAJAR
EN ORFEO?
1. El primer paso que se realiza es ingresar el
numero de radico del documento.
2. Se verifica que todo el numero este acorde al
documento y se escanea
3. Después de escanear el documento se verifica que
aparezca en la pantalla y que su asunto sea
claro y especifico para una mejor consulta
4. Se le escribe la observación que este de acuerdo
al proceso que se realiza y le damos enter para
que nuestro documento quede cargado en la
plataforma
5. Después de estos cuatro pasos el documento ya
puede ser verificado por el remitente y el
receptor sin necesidad de sacar copias o ir a
recoger un recibido esto automáticamente nos
ayuda a un ahorro de papel y tiempos de entrega.

17. CUALES SON LOS PASOS PARA TRABAJAR
EN ORFEO?
Numero de radicado
Se escanea el
documento
Se verifica su subserie

18. PROCEDIMIENTO PARA REASIGNAR
LOS DOCUMENTOS

19. REASIGNAR UN DOCUMENTO
1. El primer paso que se realiza es verificar el
numero de radicado
2. Se verifica de que trata el documento y que
clasificación de serie y subserie tiene.
3. Después de verificar su contenido se le da en la
casilla de reasignar
4. Se ubica el usuario al que queremos reasignarle
el documento
5. Por ultimo le escribimos en observaciones el
tema que veamos mas conveniente para el
diligenciamiento del documento y le damos enter.

20. REASIGNAR UN DOCUMENTO
Se verifica el numero del
documento llegado

21. REASIGNAR UN DOCUMENTO
Se escribe el destinatario
Se escribe la observación
Le damos enter

22. CONCLUSIONES

23. CONCLUSIONES
Mi conclusión de este trabajo finalmente es de
facilitarle a todo el personal que maneja esta
herramienta tenga o conozca los pasos necesarios
para la elaboración como reasignación de los
documentos ,y que tengan en cuenta el manejo de la
TRD ya que si manejamos esta herramienta
adecuadamente el proceso de archivo va a ser mas
fácil y se puede realizar el día a día.
De esta manera puedo concluir que mi propuesta es
de utilizar la herramienta de la mejor manera pero
teniendo encuentra la expresión oral y escrita como
se diligencien los documentos ya que si no tenemos
una buena expresión ,pues nos dificultara en el
momento de los inventarios documentales conseguir
los procesos .

24. BIBLIOGRAFIA

25. BIBLIOGRAFIA
Extraído del documento original de Lucia Ojeda en
la C.R.A. en enero de 2007

26. GRACIAS