Como preparar la documentación de un sistema de gestión medioambiental basado en la ISO 14000

1. Realizado por:
Julio Rodríguez

2. LOS TRES NIVELES DE DOCUMENTACIÓN
Los documentos de
Nivel I
•Los documentos de Nivel 1 son
declaraciones políticas para cada
elemento de la Sección 4 en la ISO
14001. Estas declaraciones políticas
explican por qué una compañía está
conforme con un elemento en
particular.
•Cada declaración política debe
nombrar una persona y título
responsable de la implementación
de la política.
•La de una compañía típica debería
ocupar una página o menos. Todas
las manifestaciones políticas, la
política medioambiental global de
la compañía y un cuadro
organizativo deben ser agrupados
dentro de un manual de política
medioambiental.
Los documentos de
Nivel II
•Los documentos de Nivel II son los
procedimientos operativos estándar
que se utilizan dentro de la
compañía. Los documentos de
Nivel II relacionados con la norma
de gestión medioambiental se
agrupan en el manual de
procedimiento medioambiental.
•En algunos casos, estos mismos
procedimientos pueden formar
parte de un manual de
procedimientos más extenso de la
compañía. Los procedimientos de
operación estándar describen un
proceso en particular, generalmente
llevado a cabo por una serie de
gente diferente. Describirá cómo,
cuando, quién, dónde y con qué
equipamiento se llevará a cabo el
cumplimiento de un proceso
formado por una serie de tareas
relacionadas con él.
Los documentos de
Nivel III
•Los documentos de Nivel III son las
instrucciones de trabajo escritas
utilizadas por un individuo para
completar una de las tareas listadas
en el procedimiento de operación
estándar. La tarea se descompone
en pasos identificables.
•En otras palabras, una instrucción
de trabajo le dice exactamente a una
persona lo que tiene que hacer. Una
•buena instrucción de trabajo utiliza
un mínimo de palabras para
recopilar una cantidad máxima de
información. Las ilustraciones,
diagramas, tablas de referencia y
otras ayudas, se recomiendan para
respaldar las instrucciones de
trabajo.

3. CÓMO UTILIZAR LOS DIAGRAMAS DE FLUJO PARA
PREPARAR SU DOCUMENTACIÓN
Empieza por la comprensión de cómo representar gráficamente el flujo de un proceso.
En toda actividad empresarial un proceso tiene un inicio definido con sus
correspondientes inputs y un final definido con sus correspondientes outputs.
Generalmente, un proceso es un conjunto determinado de actividades dirigidas a
lograr un determinado final.
Cada proceso se puede descomponer en varias etapas.
A su vez, cada fase se puede descomponer en tareas identificables que se deben
cumplir.
Cada tarea se puede descomponer en los pasos requeridos para completar la tarea.
Un diagrama de flujo se puede utilizar para identificar las fases más importantes del
proceso o para mostrar el flujo de tareas requeridas para completar una fase de un
proceso.

4. EL DISEÑO Y LA UTILIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS ADECUADOS
No existe un único diseño de procedimientos operativos o de instrucciones de
trabajo especificado por la ISO 9000 o por la ISO 14000. Hay diversidad de
opiniones en cuanto al formato adecuado de estos documentos.
A pesar de que los diagramas de flujo son unas buenas ayudas visuales y
reúnen mucha información, el diagrama de flujo básico se puede modificar
para adecuarse a la necesidad específica de elaboración de un procedimiento
operativo específico. Si se divide cada fase en las tareas específicas implicadas,
conseguiremos la información necesaria para redactar el procedimiento. Para
cada tarea identificada añadimos información sobre quién lo hace, cuándo se
hace, qué equipamiento se utiliza, qué rendimiento se espera y cómo se hace.

5. Los Diagramas de flujo se dibujan generalmente usando algunos símbolos estándares;
sin embargo, algunos símbolos especiales pueden también ser desarrollados cuando sean requeridos.
Algunos símbolos estándares, que se requieren con frecuencia para diagramar programas de
computadora se muestran a continuación:

7. A pesar de que los diagramas de flujo son unas buenas ayudas visuales y reúnen mucha
información, el diagrama de flujo básico se puede modificar para adecuarse a la necesidad
específica de elaboración de un procedimiento operativo específico. Si se divide cada fase
en las tareas específicas implicadas, conseguiremos la información necesaria para redactar
el procedimiento. Para cada tarea identificada añadimos información sobre quién lo hace,
cuándo se hace, qué equipamiento se utiliza, qué rendimiento se espera y cómo se hace.
Utilizando esta forma, podemos elaborar un diagrama de flujo y después añadir la
información que necesitamos para redactar un procedimiento.

8. Sin embargo, hay varios elementos que se pueden incluir en cualquier documentación.
Estos incluyen el título del documento, su número, una firma que indique que el documento
ha sido autorizado, el nivel de revisión, nombre de la compañía y un esquema de numeración
de páginas.
Un buen formato para los procedimientos operativos e instrucciones de trabajo es numerar los
párrafos según su nivel de descripción.
Los principales temas a cubrir por un procedimiento operativo estándar incluirían los
siguientes:
· finalidad
· alcance y objetivos
· responsabilidades
· procedimientos definiciones
· documentos relacionados
· cuestiones de auditoría
Naturalmente, utilizará los temas que son adecuados al tipo de documentación que está
intentando preparar y a su relevancia con el proceso que se está describiendo.

9. La sección «finalidad» del procedimiento debe revisar la declaración de política
medioambiental (documento Nivel I), según la cual se desarrolla el
procedimiento.
Generalmente sólo suele ocupar un párrafo.
La sección «alcance y objetivos» explica lo que una compañía está intentando
conseguir al utilizar este procedimiento.
La sección «responsabilidad» nombra el título del trabajo de esa persona
responsable
última de asegurar que se va a implementar y mantener el procedimiento.
El título se utiliza en lugar del nombre de la persona de tal modo que si una
persona nueva pasa a ocupar esa posición, el procedimiento no tiene que ser
actualizado.
La sección «procedimientos» es una descomposición de las fases del proceso
objeto de estudio. Utilizando la hoja del esquema de flujo de la discusión previa,
puede redactar esta sección de su documento fácilmente. En primer lugar, todas
las fases
identificadas reciben una secuencia numérica. Después se describen las tareas
de cada fase. La información que recogió sobre quién hace qué, cuándo y con qué
equipamiento, se utiliza ahora para completar la descripción de actividades
durante cada fase del procedimiento.

11. La sección «documentos relacionados» es la que recoge una lista de las
instrucciones de trabajo y de las manifestaciones políticas relacionadas
con el procedimiento. Ello posibilitaría que el usuario del procedimiento
supiese rápidamente si se podría encontrar más información. Asimismo
permite que los auditores comprendan rápidamente cómo se
interrelaciona su documentación, lo que acelera el proceso de auditoría.
Una sección opcional en su procedimiento podría incluir las
«cuestiones de auditoría» o una lista de comprobación para ser utilizada
internamente a fin de confirmar la utilización efectiva de este
procedimiento. Si decide incluir este tipo de sección en su
procedimiento, debe reunirse con sus auditores internos para solicitar su
ayuda para preparar las mejores cuestiones.

12. EL ESTILO EN LA REDACCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Y LAS INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Cuando redacte sus procedimientos operativos tenga presente unas cuantas cosas.
Para empezar, el procedimiento debe estar redactado de forma clara, concisa y utilizando un lenguaje
sencillo. Sitúe su narrativa al nivel de inteligencia presente en su compañía.
Los procedimientos e instrucciones de trabajo deben ser tipografiados o impresos en una impresora
que tenga un tamaño mínimo de 12 puntos y que sea fácil de leer.
Además de los procedimientos escritos, su manual de procedimientos debe estar organizado en torno a
las siguientes líneas:
En primer lugar, el manual se debe preparar utilizando una carpeta de tres anillas; de este modo
se podrán actualizar fácilmente los procedimientos existentes.
En segundo lugar, la cubierta debe indicar claramente que se trata de su manual de
procedimiento medioambiental. No dude en utilizar un logo de la compañía y en dar a cada
manual un número de control como parte de su sistema de control de documentos.
La primera página del manual debe ser una copia de su política de calidad medioambiental global de
la compañía. Debe ir seguida de un índice que enumere todos los procedimientos incluidos y sus
correspondientes niveles de revisión.
Después del índice debe haber un prefacio que describa la finalidad general de su manual de
procedimiento medioambiental.
Después seguirá una copia del cuadro organizativo.

13. EL DISEÑO Y LA UTILIZACIÓN CORRECTOS DE LAS
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
A diferencia de los procedimientos operativos estándar, que tienden a agruparse en un
mismo manual, las instrucciones de trabajo tienden a descentralizarse.
Por ejemplo, las instrucciones de inspección se pueden encontrar repartidas por docenas de
sitios en toda la compañía.
Las instrucciones de trabajo también son diferentes de los procedimientos operativos en
cuanto a intención y presentación. En primer lugar, la intención de una instrucción de trabajo
es informar a un individuo sobre cómo completar una tarea. En lugar de descomponer cada
fase del proceso en tareas, ahora tomamos una tarea y la descomponemos en pasos
identificarles La cantidad de detalle necesario dentro de una instrucción de trabajo variará en
función de varios factores, como por ejemplo:
· la complejidad de la tarea
· el nivel de conocimiento que posean los trabajadores
· la posibilidad de que las tareas las complete un trabajador temporal
· el idioma que hablen los empleados
· la necesidad de ilustraciones o muestras

14. EL DISEÑO Y LA UTILIZACIÓN CORRECTOS DE LAS
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
En segundo lugar, una instrucción de trabajo está presentada en un formato diferente. Al
igual que un procedimiento, hay un bloque de apertura con el nombre de la instrucción, la
fecha de revisión, el nivel de revisión, la firma de autorización, el número de instrucción y el
número de páginas. Después empieza la instrucción mediante la descripción de las tareas que
se deben completar, incluida una descripción del alcance de aplicación, en otras palabras,
dónde se va a utilizar esta instrucción.
Esto va seguido por una lista del equipamiento y de otros recursos necesarios para completar
la tarea. Después empieza el proceso de descripción de cómo se van a completar las tareas.
Después puede añadir información adicional, como listas de comprobación de defectos,
criterios del profesional, precauciones de seguridad, con quién contactar si tiene dudas, y
otros .
Lo. que debe intentar es redactar una instrucción de trabajo que pueda ser seguida por una
persona responsable de la actividad, incluso si esa persona tuviese un conocimiento limitado
de su compañía producto y operaciones.

15. UN EJEMPLO DE INSTRUCCIÓN DE TRABAJO
Tomemos el ejemplo de una compañía que está redactando una serie de instrucciones
de trabajo para poder cumplir con la ISO 14000. En particular, examinaremos la
redacción de la instrucción de trabajo relativa a cómo recibir comunicaciones externas
relacionadas con temas medioambientales.

17. CÓMO REDACTAR LOS PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES DE TRABAJO,
DESCRIPCIONES DE PUESTOS DE TRABAJO Y CUESTIONES DE
FORMACION AL MISMO TIEMPO
Para mostrar conformidad con la ISO 9000 y con la ISO 14000 debe ser capaz de
demostrar la existencia y la efectividad de su sistema de gestión de calidad, y para
ello
necesita documentación. En la mayoría de los casos también necesitará describir los
puestos de trabajo, datos relativos a la calidad, datos medioambientales, planes de
formación y otros documentos.
Estos documentos, a su vez, se utilizan para conformar con elementos de la ISO
9000,
como el 4.1. «Responsabilidad de la dirección», y Sección 4.3.2. en la ISO 14001.
Parte del elemento 4.1. en la ISO 9001 dice que la dirección «proporcionará los
recursos adecuados y asignará personal preparado». Las descripciones de los
puestos de trabajo y las listas de aptitudes pueden ayudar a cumplir este requisito.
De igual modo, el elemento 4.2, «sistema de calidad», dice que debe identificar las
aptitudes requeridas para cumplir con los objetivos de nivel de calidad mediante un
sistema de procedimientos y de instrucciones de trabajo. El elemento 4.18,
«formación», dice que se debe identificar el conocimiento, la aptitud y la
experiencia requerida para cada trabajo. La sección 4.3.2. de la ISO 14001 repite
muchos de estos requisitos e incluye otros elementos como, por ejemplo, que los
empleados deben conocer el impacto ocasionado por la desviación de las políticas y
procedimientos establecidos.

18. ¿QUÉ ES ANÁLISIS DEL TRABAJO Y DE LA TAREA?
La creación de un producto o la actividad primaria de una compañía se considera como
una serie de procesos relacionados.

19. INSTRUCCIÓN DE TRABAJO OP-34W1
Comunicaciones medioambientales
(externas) 21/12/95
1.0. Tareas
a
completar
•Recepción y tratamiento de todas las comunicaciones que se reciban en relación a temas medio ambientales. Distribución de estas
comunicaciones a las partes afectadas puntualmente.
2.0.
Alcance de
aplicación
•Cualquier correo, correo electrónico, fax, llamada telefónica, u otro tipo de comunicación relacionada con un tema
medioambiental
3.0.
Equipamie
nto a
utilizar
•Terminal de ordenador, faxes, libro de registro de las comunicaciones, sello de fechas y fotocopiadora.
4.0. Pasos a
seguir para
completar
la tarea
4.1.
Recepción
de la
comunicaci
ón
•La auxiliar administrativa dedica buena parte del día a abrir el correo, responder llamadas, enviar correo electrónico y otras tareas relacionadas.
Cualquier comunicado relacionado con los temas medioambientales debe ir fechado (si es que no figura la fecha de recepción).
4.2.
Registro de
la
comunicaci
ón.
•Cada comunicación se debe registar en el libro de registro.
4.3.
Determina
r el tipo de
comunicaci
ón
•Las quejas o requisitos se deben enviar inmediatamente al director medioambiental para que tome las medidas correctivas oportunas.
•Las comunicaciones electrónicas pueden seguir utilizando el sistema de red del correo electrónico.
4.4. Archivar
las
comunicacio
nes originales
•Se archiva una copia de la comunicación original en el archivo de comunicaciones medioambientales. Se hace el backup de las comunicaciones
electrónicas utilizando la unidad externa de disco para hacer copias de seguridad.

20. INSTRUCCIÓN DE TRABAJO OP-34W1
Comunicaciones medioambientales
(externas) 21/12/95
4.5. El
coordinador
medioambiental
• debe recibir semanalmente una copia de todas las
comunicaciones medioambientales recibidas
5.0. Criterio del
profesional
• experto 100% precisión en la recepción, distribución y
copia de las comunicaciones medioambientales.
6.0. Precauciones
de seguridad
• (y efectos medioambientales potenciales) Ninguno.
7.0. Para más
información
• Consultar la lista de distribución de las comunicaciones
medioambientales o contactar con el director técnico.

21. Para cada proceso necesita un procedimiento escrito. Dentro de cada proceso se deberán
desarrollar una serie de tareas. Las tareas desempeñadas por un individuo se pueden
agrupar en una instrucción de trabajo. Para dar estructura al proceso de elaboración de
procedimientos, instrucciones de trabajo y otros documentos, utilizaremos las técnicas
del análisis del trabajo y de la tarea.

22. CÓMO REALIZAR UN ANÁLISIS DEL TRABAJO Y DE LA
TAREA
Empezaremos estudiando un mismo
proceso que utiliza ambos métodos. La
comparación demostrará que cada
método tiene sus ventajas particulares.
Realizar el diagrama de flujo es más
rápido, pero el análisis del trabajo y la
tarea es más efectivo.
Al mismo tiempo, los dos métodos se
pueden combinar fácilmente de forma
que el diagrama de flujo ayuda al
equipo de análisis del trabajo y la tarea
a comprender mejor el proceso
implicado.

23. El análisis del trabajo y de la tarea es un método mucho más estructurado para
examinar situaciones como la del área de perforación. Ello se consigue
descomponiendo sistemáticamente una situación en sus componentes. Se
suelen utilizar los cuatro niveles siguientes de complejidad:
1. Objetivo del trabajo
2. Responsabilidades
3. Obligaciones
4. Tareas (con los pasos que se deben seguir para completar las tareas
Un objetivo del trabajo es la descripción global, general del trabajo o de
los procesos.
CÓMO CONSEGUIR CONOCIMIENTOS A TRAVÉS
DEL ANÁLISIS DEL TRABAJO Y DE LA TAREA

24. CÓMO REDACTAR
LOS PROCEDIMIENTOS 0 LAS INSTRUCCIONES DE
TRABAJO BASÁNDOSE EN LOS DATOS DEL ANÁLISIS
DEL TRABAJO Y DE LA TAREA
1. Lo primero que debe hacer es elaborar el procedimiento o
la instrucción de trabajo que necesite.
2. A continuación se anota la información relativa a
seguridad, condiciones, criterios del profesional, planes
de reacción y equipamiento necesario.

26. CÓMO PREPARAR UNA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO,
UNA LISTA DE APTITUDES, UNA REVISIÓN DE COMPETENCIAS
Y UN PROGRAMA DE FORMACIÓN

28. Ahora podemos utilizar toda esta información recogida sobre un trabajo en particular para preparar
material de formación
Por ejemplo, el operador de la máquina perforadora debe aprender lo siguiente:
1. Lectura básica de plantillas.
2. Utilización de herramientas pequeñas.
3. Determinación de la alimentación y
velocidad de la máquina.
4. Trabajar con fracciones.
5. Comunicaciones.
6. Control de procesos
7. Procedimientos de
8. Utilización básica de instrumentos de medición.
9. Mantenimiento básico de la máquina.
10. Respuesta de emergencia ante impactos medioambientales.
Casi todos los trabajos de fábrica requieren lo siguiente:
· control estadístico de proceso
· procedimientos de seguridad
· mantenimiento básico de la máquina
· matemáticas
· capacidad para leer y
· conocimiento de la política medioambiental
CÓMO SE PUEDE PREPARAR MATERIAL DE FORMACIÓN A PARTIR DE LA
INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR EL ANÁLISIS DEL TRABAJO Y
DE LA TAREA

29. CUÁNDO UTILIZAR UN DIAGRAMA DE FLUJO EN EL ANÁLISIS
DEL TRABAJO Y DE LA TAREA