TRABAJO SOBRE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

2. EMPRESA: TRANSPORTADORA DE GAS INTERNACIONAL
- TGI
PERSONA ENCARGADA: MARÍA CLAUDIA
GRIMALDOS
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Laserfiche 8 TM

3. El Sistema de Gestión documental, se implementa
debido al deseo del mejoramiento continuo de los
procesos desarrollados durante el PGD, también para
la disminución de tiempo, optimización de los
recursos y aumento de la seguridad de la consulta de
los documentos , todo en conformidad con las leyes
y normas pertinentes para el manejo de los
documentos y la información

4. ¿CUANTO TIEMPO LLEVO PONER EN MARCHA Y EN
EJECUCIÓN EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
• El proyecto para la implementación de la compra del
sistema de Gestión Documental, tardo
aproximadamente 3 años, durante los cuales se
recibieron varias propuestas de software, pero la
empresa TGI, se oriento por Laserfiche.
• El sistema de Gestión Documental se comienza a
utilizar en el año 2008.

5. Para la implementación y utilización del Sistema
de Gestión Documental, el proyecto se dividió
en 5 etapas:
1. Diagnostico.
2. Planeación.
3. Diseño.
4. Implementación.
5. Evaluación.

6. El paquete de productos Laserfiche 8 se
implementa, administra, personaliza e integra
fácilmente, con soporte para plataformas tanto
de Microsoft® como de Oracle.

8. CARACTERITICAS DE LASERFICHE
• Este sistema que se encarga de administrar
documentos y que provee acceso inmediato a los
mismos, está formada por un conjunto de módulos y
está diseñada para resolver problemas del mundo
real.
• tiene un ambiente web amigable ya que trabaja por
medio de una estructura de árbol como la de
Windows.

9. CARACTERITICAS DE LASERFICHE
• Permite escanear documentos y depositarlos
inmediatamente en un repositorio de documentos a
través de SCAN CONNECT, también podemos ingresar
documentos previamente digitalizados al repositorio,
tomándolos de un disco duro.
• Provee un almacenaje amplio y confiable para los
documentos ya que trabaja bajo el esquema de
volúmenes

10. CARACTERITICAS DE LASERFICHE
• Permite Indexar o referenciar documentos para la
búsqueda y recuperación inmediata.
• Recupera documentos por índice o texto de forma
fácil y rápida.
• Permite la visualización de documentos siempre y
cuando cuente con autorización para ello.
• Cuenta con herramientas de OCR

11. CARACTERITICAS DE LASERFICHE
• Trabaja con cualquier tipo de formato, aunque el
estándar es TIFF grupo 4 y acepta multitiff.
• Soporta bases de datos como MSDE, SQL SERVER Y
ORACLE.
• Cuenta con una seguridad de alto nivel.
• Tiene opciones para importar y exportar documentos.
• Mediante el WORKFLOW de documentos que posee
puede enrutar.
• documentos hacia otros usuarios y notificarlos por
correo electrónico.

12. CARACTERITICAS DE LASERFICHE
• Cuenta con un módulo para Web denominado WEB
ACCESS que deja crear carpetas, archivos, permite
borrar, mover, pero este no escanea remotamente.
• Se pueden realizar notas en el documento, poner
sellos de aprobación o colorear un párrafo o texto.

13. Paso 1. Recepción de la correspondencia de entrada
por parte del Operador Archivístico de Gestión
Documental (encargado de la correspondencia, las
comunicaciones, entre otras). Este operador es el
encargado de pasar el documento por el reloj de
correspondencia, que se encarga de marcar la hora y
fecha de entrada del documento.

14. Paso 2. El documento pasa al área de radicación, aquí
un Operador Archivístico de Gestión Documental, se
encarga de asignarle el número de radicado. El número
de radicado debe asignarse en la parte superior
derecha del documento, en algún caso especial por el
tipo de hoja esté se asignará sobre cualquier parte
derecha del documento.

15. Paso 3. El documento radicado pasa al área de
digitalización, donde un Operador de Sistemas de
Gestión Documental se encarga de digitalizarlo a través
del scanner.

16. Paso 4. El documento luego es indexado, es decir se
monta a la plataforma del sistema de Gestión
Documental que maneja la empresa (Laserfiche).
Cuando el documento se encuentra indexado, se envía
un correo electrónico por el Outlook al destinatario con
el link del documento para su consulta en el Laserfiche.
Esta consulta la puede hacer solo el personal de gestión
documental por el número de radicado, por el nombre
del destinatario o corresponsal, por el tema, entre
otros.

17. Paso 5. Enviar por correo electrónico el mensaje con el
link del Laserfiche a los funcionarios a quienes está
dirigida la documentación, a los que por sus funciones
deben conocerla y de acuerdo con los requerimientos
de cada área.

18. Paso 6. Luego el documento pasa al área de Archivo
donde se realiza el proceso de clasificación,
organización, descripción y custodia en el Archivo de
Gestión. Aquí el documento es seleccionado ya sea
para que repose en el Archivo de Gestión Documental o
hacer entrega física del mismo a su destinatario.

19. Paso 7. De acuerdo a la vigencia del documento que se
clasifica y de acuerdo a las Tablas de Retención, los
documentos se trasladan al Archivo Central de la
empresa para ser inventariados y custodiados.

20. Paso 1. Ingresar a la intranet de la empresa
Paso 2. Seleccionar la aplicación Web: LaserFiche ubicada
en la parte superior derecha de la pantalla.
Paso 3. Se habilitará una nueva ventana donde se
introducirá la información correspondiente de cada
funcionario la cual es asignada por el área de sistemas de
la empresa como lo es: Nombre de Usuario y en el campo
contraseña se digita la Contraseña (Password), es decir la
clave personal asignada a cada persona por el área de
sistemas de la empresa, debe contener números, letras y
signos y requiere de cambio permanente. Luego se dará
click en el botón de Iniciar Sesión.

21. Paso 4. Se habilitará una nueva ventana donde el
funcionario visualizara el árbol de las carpetas con
información competente de acuerdo al área a la que
pertenece y cuya información estará clasificada de
acuerdo a las TRD y al a
Paso 5. Al ingresar a cualquiera de ellas se activarán 3
opciones: búsqueda, inicio y visualizar, de esta manera
si el funcionario desea ubicar un radicado al dar clic en
búsqueda aparecería una lista desplegable y una de sus
opciones será radicador.ño.

22. Paso 6. De esta manera se activaran campos como lo
son Nro. Radicación (se debe escribir el número de
radicado que le fue asignado al documento en medio
de asteriscos así: *#* para que el sistema realice la
búsqueda correctamente), Tipo de radicado (salida o
entrada), fecha, remitente, destinatario, y en fin todos
los datos relacionados con el documento que se desea
encontrar dando clic al final en la opción Buscar.

23. Paso 7. La búsqueda arroja la descripción de los
documentos que se han radicado con ese número de
años anteriores y año actual teniendo en cuenta que el
radicador de la empresa cuenta con un consecutivo del
1 al 9999999. Dicho conteo inicia en 0 al principio de
cada año.

24. Paso 8. Si el funcionario desea obtener el documento
en medio físico deberá seleccionar la opción de
convertir en PDF y así poder imprimirlo.

31. • LaserFiche es utilizado exitosamente por agencias
gubernamentales, miles de empresas públicas en el
mundo y aquí en Colombia como:
• Fondo de Empleados Empresa de
• Telecomunicaciones de Bogotá
• ISS de Manizales y Pereira
• División de Inteligencia de la Policía Nacional
• Secretaria de Educación del Distrito, etc.