Este documento describe los principios y requisitos para la aplicación de la norma ISO 14000. Explica que la documentación requerida se organiza en tres niveles, con documentos de política, procedimientos y instrucciones de trabajo. Además, ofrece consejos sobre cómo redactar procedimientos, instrucciones de trabajo, descripciones de puestos de trabajo y material de formación utilizando técnicas como el análisis de trabajo y diagramas de flujo.

1. Realizado por:
Ordaz Quijada Carlos Luis pablo
C.I: 25.967.919
Ing. Mecánica #46
DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA LA
APLICACIÓN DE LA NORMA ISO 14000
Porlamar, Marzo del 2017

2. Todas las normas de la familia ISO 14000 fueron desarrolladas
sobre la base de los siguientes principios:
 Deben resultar en una mejor gestión ambiental.
 Deben ser aplicables a todas las naciones.
 Deben promover un amplio interés en el publico y en los
usuarios de los estándares.
 Deben ser costo efectivas, no prescriptivas y flexibles, para
poder cubrir diferentes necesidades de organizaciones de
cualquier tamaño en cualquier parte del mundo; como parte
de su flexibilidad.
 Deben servir a los fines de la verificación tanto interna como
externa.
 Deben ser practicas, útiles y utilizables.

3. LOS TRES NIVELES DE DOCUMENTACIÓN
Los documentos de Nivel I son declaraciones políticas para
cada elemento. Estas declaraciones políticas explican por qué
una compañía está conforme con un elemento en particular.
Los documentos de Nivel II son los procedimientos operativos
estándar que se utilizan dentro de la compañía. Los
documentos de Nivel II relacionados con la norma de gestión
medioambiental se agrupan en el manual de procedimiento
medioambiental.
Los documentos de Nivel III son las instrucciones de trabajo
escritas utilizadas por un individuo para completar una de las
tareas listadas en el procedimiento de operación estándar. La
tarea se descompone en pasos identificables.

4. Utilización de diagramas de Flujo
Se puede utilizar diagramas de flujo para ayudarle en la elaboración de
documentos.
Se empieza por la comprensión de cómo representar gráficamente el flujo
de un proceso. En toda actividad empresarial un proceso tiene un inicio
definido con sus correspondientes inputs y un final definido con sus
correspondientes outputs. Generalmente, un proceso es un conjunto
determinado de actividades dirigidas a lograr un determinado final. Por
ejemplo, el proceso de planificación medioambiental tiene el objetivo de
desarrollar un sistema de gestión medioambiental.
Cada proceso se puede descomponer en varias etapas. Continuando con
nuestro ejemplo de planificación medioambiental, una fase consiste en
estudiar los aspectos medioambientales de su compañía, otra, en revisar los
requisitos legales y de otro tipo de su compañía.

5. Formulario tipo de gráfico de flujo para ayudar en la redacción de
procedimientos de operación estándar
Flujo del
proceso
Tareas Quien Cuándo Dónde Equipamiento Instrucciones de
trabajo relativas
Sin embargo, hay varios elementos que se pueden incluir en cualquier
documentación. estos incluyen el título del documento, su número, una firma que
indique que el documento ha sido autorizado, el nivel de revisión, nombre de la
compañía y un esquema de numeración de páginas.

6. Los principales temas a cubrir por un procedimiento operativo estándar incluirían
los siguientes:
Finalidad
Alcance y objetivos
Responsabilidades
Procedimientos definiciones
Documentos relacionados
Cuestiones de auditoría

7. Cuando se redacta los procedimientos operativos se debe tener presente unas
cuantas cosas. Para empezar, el procedimiento debe estar redactado de forma
clara, concisa y utilizando un lenguaje sencillo. Se sitúa la narrativa al nivel de
inteligencia presente en su compañía. En otras palabras, se redacta
procedimientos que puedan ser comprendidos por todos los empleados.
Los procedimientos e instrucciones de trabajo deben ser tipografiados o
impresos en una impresora que tenga un tamaño mínimo de 12 puntos y que
sea fácil de leer. El formato seleccionado debe dejar algunos espacios en
blanco en la página y tener un aspecto atractivo. La idea es hacer que su
manual de procedimientos sea fácil de usar para que la gente se anime a seguir
las instrucciones de trabajo.
EL ESTILO EN LA REDACCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y LAS
INSTRUCCIONES DE TRABAJO

8. Un manual de procedimientos no debe levantar una barrera para las
operaciones.
Además de los procedimientos escritos, su manual de procedimientos debe
estar organizado en torno a las siguientes líneas: En primer lugar, el manual se
debe preparar utilizando una carpeta de tres anillas; de este modo se podrán
actualizar fácilmente los procedimientos existentes. En segundo lugar, la
cubierta debe indicar claramente que se trata de su manual de procedimiento
medioambiental. No dude en utilizar un logo de la compañía y en dar a cada
manual un número de control como parte de su sistema de control de
documentos.

9. A diferencia de los procedimientos operativos estándar, que tienden a
agruparse en un mismo manual, las instrucciones de trabajo tienden a
descentralizarse. Por ejemplo, las instrucciones de inspección se pueden
encontrar repartidas por docenas de sitios en toda la compañía.
Las instrucciones de trabajo también son diferentes de los procedimientos
operativos en cuanto a intención y presentación. En primer lugar, la
intención de una instrucción de trabajo es informar a un individuo sobre
cómo completar una tarea. En lugar de descomponer cada fase del
proceso en tareas, ahora tomamos una tarea y la descomponemos en
pasos identificarles La cantidad de detalle necesario dentro de una
instrucción de trabajo variará en función de varios factores, como por
ejemplo:
 la complejidad de la tarea
 el nivel de conocimiento que posean los trabajadores
 la posibilidad de que las tareas las complete un trabajador temporal
 el idioma que hablen los empleados
 la necesidad de ilustraciones o muestras
EL DISEÑO Y LA UTILIZACIÓN CORRECTOS DE LAS
INSTRUCCIONES DE TRABAJO

10. una instrucción de trabajo está presentada en un formato diferente. Al igual
que un procedimiento, hay un bloque de apertura con el nombre de la
instrucción, la fecha de revisión, el nivel de revisión, la firma de autorización,
el número de instrucción y el número de páginas.
Después empieza la instrucción mediante la descripción de las tareas que se
deben completar, incluida una descripción del alcance de aplicación, en otras
palabras, dónde se va a utilizar esta instrucción. Esto va seguido por una lista
del equipamiento y de otros recursos necesarios para completar la tarea.
Después empieza el proceso de descripción de cómo se van a completar las
tareas. Después puede añadir información adicional, como listas de
comprobación de defectos, criterios del profesional, precauciones de
seguridad, con quién contactar si tiene dudas, y otros
EL DISEÑO Y LA UTILIZACIÓN CORRECTOS DE LAS
INSTRUCCIONES DE TRABAJO

11. Para mostrar conformidad con la ISO 9000 y con la ISO 14000 debe ser
capaz de demostrar la existencia y la efectividad de su sistema de gestión
de calidad, y para ello necesita documentación. La mayoría de esta
documentación serán procedimientos e instrucciones de trabajo, en la
mayoría de los casos también necesitará describir los puestos de trabajo,
datos relativos a la calidad, datos medioambientales, planes de formación
y otros documentos.
CÓMO REDACTAR LOS PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES DE TRABAJO, DESCRIPCIONES DE
PUESTOS DE TRABAJO Y CUESTIONES DE FORMACION AL MISMO TIEMPO

12. Instrucción de trabajo OP-34W1
1.0. Tareas a completar
Recepción y tratamiento de todas las comunicaciones que se reciban en relación a temas
medio ambientales. Distribución de estas comunicaciones a las partes afectadas
puntualmente.
2.0. Alcance de aplicación
Cualquier correo, correo electrónico, fax, llamada telefónica, u otro tipo de comunicación
relacionada con un tema medioambiental.
3.0. Equipamiento a utilizar
Terminal de ordenador, faxes, libro de registro de las comunicaciones, sello de fechas y
fotocopiadora.
4.0. Pasos a seguir para completar la tarea
4.1. Recepción de la comunicación. La auxiliar administrativa dedica buena parte del día a
abrir el correo, responder llamadas, enviar correo electrónico y otras tareas relacionadas.
Cualquier comunicado relacionado con los temas medioambientales debe ir fechado (si es que
no figura la fecha de recepción).
4.2. Registro de la comunicación. Cada comunicación se debe registrar en el libro de registro.

13. 4.3. Determinar el tipo de comunicación. Las quejas o requisitos se deben enviar
inmediatamente al director medioambiental para que tome las medidas correctivas
oportunas. Los comentarios o felicitaciones se envían al coordinador medioambiental el
mismo día. Las regulaciones o requisitos de los consumidores se distribuyen utilizando la
lista de distribución de comunicaciones medioambientales. Las comunicaciones
electrónicas pueden seguir utilizando el sistema de red del correo electrónico.
4.4. Archivar las comunicaciones originales. Se archiva una copia de la comunicación
original en el archivo de comunicaciones medioambientales. Se hace el backup de las
comunicaciones electrónicas utilizando la unidad externa de disco para hacer copias de
seguridad. Esto debe hacerse todos los días y se debe anotar el contenido del disco en el
archivo de comunicación medioambiental.
4.5. El coordinador medioambiental debe recibir semanalmente una copia de todas las
comunicaciones medioambientales recibidas.
5.0. Criterio del profesional experto 100% precisión en la recepción, distribución y copia de
las comunicaciones medioambientales.
6.0. Precauciones de seguridad (y efectos medioambientales potenciales) Ninguno.
7.0. Para más información
Consultar la lista de distribución de las comunicaciones medioambientales o contactar con
el director técnico. '

14. CÓMO REALIZAR UN ANÁLISIS DEL TRABAJO Y DE LA
TAREA
El diagrama de flujo era un mapa del proceso objeto de estudio. A partir
de este mapa se elabora un procedimiento. Este método es perfecto para
elaborar procedimientos e instrucciones de trabajo en un plazo
determinado de tiempo. Sin embargo, si usted tiene tiempo o si desea
elaborar varios documentos simultáneamente, le aconsejo que utilice el
análisis del trabajo y de la tarea.
Se empezara estudiando un mismo proceso que utiliza ambos métodos.
La comparación demostrará que cada método tiene sus ventajas
particulares. Realizar el diagrama de flujo es más rápido, pero el análisis
del trabajo y la tarea es más efectivo. Al mismo tiempo, los dos métodos
se pueden combinar fácilmente de forma que el diagrama de flujo ayuda al
equipo de análisis del trabajo y la tarea a comprender mejor el proceso
implicado.

15. El análisis del trabajo y de la tarea es un método mucho más
estructurado para examinar situaciones como la del área de perforación.
Ello se consigue descomponiendo sistemáticamente una situación en sus
componentes. Se suelen utilizar los cuatro niveles siguientes de
complejidad:
1. Objetivo del trabajo
2. Responsabilidades
3. Obligaciones
4. Tareas (con los pasos que se deben seguir para completar las tareas)
CÓMO CONSEGUIR CONOCIMIENTOS A TRAVÉS DEL ANÁLISIS DEL TRABAJO Y
DE LA TAREA

16. Lo primero que debe hacer es elaborar el procedimiento o la
instrucción de trabajo que necesite, podría incluso tomar la instrucción
de trabajo realizada utilizando únicamente un diagrama de flujo y
añadirle su información adicional a fin de preparar un documento
detallado.
Para cada uno de los pasos del proceso utiliza las tareas específicas
que ha identificado.
CÓMO REDACTAR LOS PROCEDIMIENTOS 0 LAS INSTRUCCIONES DE
TRABAJO BASÁNDOSE EN LOS DATOS DEL ANÁLISIS DEL TRABAJO Y DE LA TAREA

17. Empecemos por la descripción de un puesto de trabajo. El elemento 4.18
de la ISO 9001, 9002 y 9003 dice que hay que documentar las aptitudes, el
conocimiento y la experiencia para cada trabajo que afecte a la calidad. La
sección 4.3.2 de la ISO 14001 también dice que debe documentar los
mismos elementos para cualquier trabajo que tenga un impacto
medioambiental considerable. Nuestro análisis del trabajo y de la tarea nos
dio esa información.
CÓMO PREPARAR UNA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO, UNA LISTA DE
APTITUDES, UNA REVISIÓN DE COMPETENCIAS Y UN PROGRAMA DE FORMACIÓN

18. Empecemos por la descripción de un puesto de trabajo. El elemento 4.18 de
la ISO 9001, 9002 y 9003 dice que hay que documentar las aptitudes, el
conocimiento y la experiencia para cada trabajo que afecte a la calidad. La
sección 4.3.2 de la ISO 14001 también dice que debe documentar los
mismos elementos para cualquier trabajo que tenga un impacto
medioambiental considerable. Nuestro análisis del trabajo y de la tarea nos
dio esa información.
Según el elemento 4.18 y la sección 4.3.2, debe documentar la combinación
de conocimientos, aptitudes y educación necesaria para cada uno de los
trabajos dentro de su planta. Este es el tipo de información contenida en la
descripción de un trabajo que, además, incluirá la relación de las
responsabilidades del trabajo, el sueldo, los niveles de competencia, y otras
informaciones relevantes. Naturalmente, mucha gente podrá trabajar según
una única descripción, por lo que no tendrá que desarrollar muchas.
CÓMO PREPARAR UNA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO, UNA LISTA DE
APTITUDES, UNA REVISIÓN DE COMPETENCIAS Y UN PROGRAMA DE FORMACIÓN

19. CÓMO PREPARAR LAS LISTAS DE COMPROBACIÓN DE
APTITUDES
Para preparar las pruebas de aptitud, debe identificar los
objetivos relativos al modo de ejecutar el trabajo. Tomemos el
punto número 1 de la lista de aptitudes, conocimientos y
educación requerida que acabamos de elaborar.

20. Se deben cumplir una serie de objetivos relativos a la ejecución del trabajo. El
conjunto de toda esta información constituye un manual para las personas que
desean aprender cómo llegar a ser operadores de una máquina perforadora.
Podemos utilizar la información recogida para desarrollar una serie de
instrucciones. Sólo necesitamos traducir los requisitos de aptitudes y
conocimientos en una serie de módulos de instrucciones.
CÓMO SE PUEDE PREPARAR MATERIAL DE FORMACIÓN A PARTIR DE LA INFORMACIÓN
PROPORCIONADA POR EL ANÁLISIS DEL TRABAJO Y DE LA TAREA

21. Los diagramas de flujo se pueden utilizar en cualquier momento en
un proceso de análisis de un trabajo o tareas para ayudar a definir el
proceso a desarrollar. Sin embargo, son particularmente importantes
cuando durante éste se tienen que tomar decisiones con mucha
frecuencia. Consideremos un ejemplo concreto y veamos cómo
incorporar el diagrama de flujo dentro de la documentación.
CUÁNDO UTILIZAR UN DIAGRAMA DE FLUJO EN EL ANÁLISIS
DEL TRABAJO Y DE LA TAREA

22. CONCLUSIÓN Y ADVERTENCIA
El motivo por el cual hemos analizado tanto un solo trabajo es para establecer
un punto: para demostrar que el análisis del trabajo y de la tarea le pueden
ayudar a elaborar instrucciones de trabajo y procedimientos así como un flujo
de documentos para ayudarle a cumplir sus necesidades de formación,
descripción de puestos de trabajo, pruebas de aptitud, gestión de personas, y
otras necesidades. No es la única manera de conseguirlo, pero es uno de los
caminos más eficientes para lograr un sistema de gestión medioambiental de
menor calidad.
Hemos analizado un solo tipo de trabajo, el del operador de la máquina
perforadora, para ver el poder y el alcance de la información y de los
documentos que se pueden desarrollar a partir del análisis del trabajo y de la
tarea. Los mismos principios se aplicarían para cualquier puesto de trabajo,
desde presidente hasta recepcionista. Por lo tanto, si desea cumplir con los
requisitos de la ISO