Este documento establece los lineamientos para la gestión de documentos en una organización. Define los requisitos para el ciclo de vida completo de los documentos, incluyendo su creación, almacenamiento, acceso, clasificación, trazabilidad y disposición final. También enfatiza la importancia de la gestión de riesgos, el cumplimiento de regulaciones legales y la continuidad del negocio.
4. ALCANCE: La norma se
aplica a la gestión de todos
los tipos de documentos y
registros,
independientemente de su
formato o soporte
CICLO DE VIDA DE LOS
DOCUMENTOS: La norma
establece los requisitos para la
gestión de documentos en
todas las etapas de su ciclo de
vida, desde la creación hasta
su disposición final.
5. GESTIÓN DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS: La norma
reconoce la importancia
creciente de los documentos
electrónicos y establece
requisitos específicos para su
gestión, incluyendo su
pantalla y acceso a largo plazo
GESTIÓN DE RIESGOS: La
norma enfatiza la importancia
de la gestión de riesgos en la
gestión de documentos,
incluyendo la identificación y
evaluación de los riesgos
potenciales para los
documentos y registros.
6. RESPONSABILIDAD: La norma
establece que la gestión de
documentos es
responsabilidad de toda la
organización, y no solo de un
departamento o persona
específica.
REQUISITOS LEGALES Y
REGULATORIOS: La norma
reconoce que los documentos
y registros pueden estar
sujetos a requisitos legales y
regulatorios, y establece
requisitos específicos para su
cumplimiento.
7. CONTINUIDAD DEL NEGOCIO:
La norma establece requisitos
para la continuidad del
negocio en el caso de una
interrupción en la gestión de
documentos
MEJORA CONTINUA: La norma
enfatiza la importancia de la
mejora continua en la gestión
de documentos, incluyendo la
evaluación .
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11. 1 INCORPORACION DE
DOCUMENTOS: se refiere a la
presentación de documentos
relevantes como parte de la
evidencia.
2 REGISTRO: En este proceso,
se registran, clasifican y
almacenan de manera
adecuada los documentos y
registros para asegurar su
integridad, autenticidad y
facilidad de acceso.
12. 3 CLASIFICACION: Consiste en
organizar los documentos en
categorías o grupos para
permitir una gestión eficiente y
efectiva de los mismos.
4 ALMACENAMIENTO: se
refiere a la gestión y
organización adecuada de los
documentos en una solución
de almacenamiento
centralizado.
13. 5 ACCESO: se refiere al proceso
mediante el cual los usuarios
autorizados pueden acceder a
los documentos o la
información contenida en los
mismos dentro de una
organización.
6 TRAZABILIDAD: se refiere al
proceso de seguimiento y
registro de la procedencia y
ubicación de un documento a
lo largo de su ciclo de vida.
14. 7 DISPOSICION: se refiere al
proceso de selección y
eliminación ordenada de los
documentos que ya no son
necesarios para la
organización.
