Este documento presenta un trabajo de investigación sobre la gestión documental. El objetivo general es conocer la importancia de implementar un sistema de gestión documental y los criterios para su selección. Se analizan los requisitos de un sistema de gestión documental según el decreto 2609 de 2012 y se explican sus características mínimas. Finalmente, se presentan evidencias de la implementación de un sistema en un hospital.

1. TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
UNIDAD N° 4
LAURA JIMENA RESTREPO RAMIREZ
Docente
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
GESTIÓN DOCUMENTAL
2015

2. TABLA DE CONTENIDOS
introducción………………………………………………………………………………………………… 3
Objetivos……………………………………………………………………………………………………….4
Desarrollo de la actividad……………………………………………………………………………..5
Evidencias………………………………………………………………………………………………………13
Conclusiones………………………………………………………………………………………………….16
Webgrafía……………………………………………………………………………………………………...18

3. La gestión documental es vital dentro de las entidades
ya que es un proceso trasversal de a todos los procesos
y los involucra desde la planificación de cada documento
hasta terminar su ciclo vital ya sea con la conservación
permanente o la eliminación.
Esto es un reto para todas las entidades pero con la
implementación son múltiples los beneficios.
INTRODUCCIÓN

4.  OBJETIVO GENERAL:
Conocer la importancia de la implementación de un adecuado sistema de gestión
documental y cuales son los criterios que se deben tener en cuenta para su
selección.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
 Analizar el material proporcionado para el desarrollo de esta actividad.
 Poner en practica lo aprendido en el desarrollo de la tarea
 Confrontar nuestros conocimientos y aplicarlos a la realidad.
OBJETIVOS

5. R/: un sistema de Gestión documental es un programa
que no ayuda a optimizar los procesos documentales
agilizando cada procedimiento de manera eficaz y
eficiente, también nos ayuda a reducir costos y a mejor
la calidad del servicio que se le presta a los usuarios.
El objetivo general de un sistema de gestión
documental es garantizar la disponibilidad de la
información para brindar un fácil acceso a la misma.
1. investigue y defina que es un sistema
de gestión documental y que requisitos se
deben de tener en cuenta para su
implementación.

6. R/: según lo establecido en el decreto 2609 de 2012 todas las entidades públicas deben
establecer y definir un sistema de gestión documental teniendo en cuenta los siguientes puntos:
 Que permita organizar la información tanto física como digital teniendo en cuento lo
establecido en el cuadro de clasificación documental y sus metadatos.
 Se deben establecer tiempos de conservación y la disposición final en la tabla de retención
documental y la tabla de valoración documental para los documentos electrónicos.
 Verificar y ejecutar procesos de eliminación total o parcial de los documentos que ya
cumplieron su tiempo de retención documental según lo establecido en la tabla de retención
documental (TRD) y la tabla de valoración documental (TVD).
 Garantizar la autenticidad de los documentos y de cada uno de los metadatos durante todo su
ciclo vital.
 Mantener la integridad de cada uno de los documentos, esto se logra mediante las
agrupaciones documentales en series y subseries.
 Permitir y facilitar a la ciudadanía el acceso a la información ya sea en préstamo o consulta
documental.
 Preservar los documentos en sus diferentes agrupaciones y medios de conservación.
2. indague y explique cada una de las
generalidades del sistema de gestión documental
de acuerdo con el decreto 2609 de 2012.

7. 3. usted está en una entidad en la cual se va a implementar un sistema de gestión
documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características
que debe reunir dicho sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las
características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste
cada una de ellas.
CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CONFORMIDAD
Todos los sistemas de gestión documental tanto físicos como
electrónicos deben respaldar todas las actividades diarias a partir de
los procesos administrativos de la entidad.
INTEROPERABILIDAD
Los sistemas de gestión documental deben basarse en el principio de
neutralidad tecnológica, el uso de sistemas abiertos y estándares
nacionales e internacionales adoptados para permitir la
interoperabilidad con otros sistemas de información.

8. SEGURIDAD Los sistemas de gestión documental tienen la obligación de conservar
la información en un lugar seguro.
METADESCRIPCIÓN Se deben establecer metadatos normalizados puedes ser manuales o
automatizados desde los sistemas o aplicativos implementados.
ADICIÓN DE
CONTENIDOS
Los sistemas de gestión documental deben permitir la incorporación de
más información al documento sin que pierda su autenticidad e
integridad física.
DISEÑO Y
FUNCIONAMIENTO
Crear y capturar documentos de manera simple que permita el fácil
acceso y manejo para los usuarios
GESTIÓN DISTRIBUIDA Los sistemas de gestión documental deben permitir exportar e importar
la información de manera masiva.
CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

9. DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Un sistema de gestión de documentos electrónicos debe garantizar
la autenticidad, inalterabilidad, integridad, interpretación,
accesibilidad y comprensión del documento en su contexto original.
NEUTRALIDAD
TECNOLÓGICA
La implementación y adopción de nuevas tecnologías está
garantizada por el estado teniendo en cuenta las recomendaciones
y normativa de los organismos competentes.
CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

10. 4. visite una entidad que tenga implementado un sistema de
gestión documental e investigue todo lo relacionado con dicho
sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su
proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.
La entidad que visite fue el hospital de Santa Rosa de Osos en el cual es muy
importante velar por las historias clínicas de los pacientes y toda en la
información en general que allí se produce. Por tal motivo se elaboraron las
tablas de retención documental (TRD) y las tablas de valoración documental
(TVD) basados en el cuadro de clasificación documental de la organización.
Bajo estos lineamientos hoy se salvaguarda la información de manera física y
digital.
Ya se cuenta con radicado y registro de ingreso de documentos al igual que la
sistematización de todas actividades diarias que testifican el correcto
funcionamiento de la entidad. Con esta implementación se ha logrado brindar
un servicio mas rápido y oportuno a los usuarios y por ende se optimiza el
tiempo en la búsqueda de la información cuando se desee consultar por una
persona natural o jurídica dependiendo de las restricciones que tenga el
documento.

11. 5. - ¿cuáles son los criterios que se han tenido
en cuenta para la selección del sistema de
gestión de documentos?
Los criterios que se tuvieron en cuenta para la selección de
este sistema de gestión documental fueron:
Análisis de la información que se produce.
Tiempo legal establecido para conservar dichos
documentos.
Criterios de creación de documentos establecidos por la
entidad
Reglamentación del AGN
Políticas institucionales

12. - ¿de qué manera logran garantizar la integridad de
la información en el sistema?
Se puede garantizar la integridad de la información en ese
sistema realizando los procesos adecuadamente desde la
planeación del mismo hasta la disposición final que se le
establezca.
A la información física se digitaliza para que a la hora de
consultarla se consulte el digital y así se evita el deterioro
físico del documento original.
A la información digital se le hace copia de seguridad.

13. EVIDENCIAS

14. EVIDENCIAS

15. EVIDENCIAS

16. CONCLUSIONES
En conclusión podemos decir que la
implementación de los sistemas de Gestión
Documental tiene grandes beneficios para las
entidades que producen y custodian la información
ya que ayuda a garantizar la estabilidad e integridad
de la información durante todo su ciclo vital.
También podemos decir que los sistemas digitales
nos ayudan a conservar la información por mas
tiempo y tiene mayor disponibilidad para acceso al
publico.

17. INFORMACIÓN SUMINISTRADA POR:
MARTA ELENA PINO AGUDELO
ASISTENTE DEL CENTRO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE SANTA ROOSA DE OSOS ANTIOQUIA.

18. WEBGRAFÍA
Decreto 2609 de 2012 capítulo III
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.js
p?i=50958
Gestión Documental
http://es.slideshare.net/josealbalat/gestion-documental-
14736045?related=1
Metodología para implantar un sistema de Gestión
Documental en una organización
http://www.revistasbolivianas.org.bo/pdf/rb/v10n15/v10n1
5a11.pdf