Trabajo de investigación del PGD

1. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL.
YENI RUBIANO SANCHEZ.
PROFESORA:
LUZ MARINA ARIAS.
UNIVERSIDAD QUINDIO.
CIENCIA DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION ,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA.
GESTION DOCUMENTAL II.
BOGOTA D.C.

2. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL:
un conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el
flujo de documentos de todo tipo en una organización, y este a la vez
nos permite la recuperación de información de una forma mas efectiva,
eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de
los documentos.

3. REQUISITOS TÉCNICOS DEBE CONTAR CON:
▪ Manuales de procesos y procedimientos.
▪ Formatos regulados,
▪ Manual de funciones
▪ Tablas de retención documental.
▪ Tablas de valoración documental.
▪ Normatividad en general.
▪ Existencia de las tres clases de archivos.
▪ La Unidad de Correspondencia.

4. REQUISITOS ADMINISTRATIVOS HACEN RELACIÓN A::
• Apoyo de la alta dirección.
• Participación de las diferentes áreas.
• Se debe contar con personal profesional en el área de archivo.
• Contar con programas de capacitación, organización y auditoria sobre la
información y el manejo de los procesos que se requieran en archivo.
• Las instalaciones: (espacio, distribución de áreas, ubicación con relación a
las dependencias, mobiliario y equipo.

5. REQUISITOS ECONOMICOS HACEN RELACION A:
• Análisis sobre la reducción de costos que se generaría si se aplican los
procesos archivísticos para evitar la conservación de documentos
innecesarios y así mismo invertir de forma eficiente los recursos destinados
para la gestión documental.

6. A) Organizar los documentos físicos y electrónicos,
incluyendo sus metadatos a través de cuadros de
clasificación documental.
B) Establecer plazos de conservación y eliminación
para la información y los documentos electrónicos
de archivo en tablas de retención documental (TRD)
y tablas de valoración documental (TVD).

7. C) Ejecutar procesos de eliminación parcial
o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD.
D) Garantizar la autenticidad de los documentos
de archivo y la información conexa (metadatos)
a lo largo del ciclo de vida del documento.

8. E) Mantener la integridad de los documentos,
mediante agrupaciones documentales, en series
y subseries.
F) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad
de los documentos de archivo por parte de
la ciudadanía y de la propia entidad, cuando
sean requeridos.
G) Preservar los documentos y sus agrupaciones
documentales, en series y subseries, a largo plazo,
independientemente de los procedimientos
tecnológicos utilizados para su creación.

9. CARACTERISTICA EN QUE CONSISTE
CONFORMIDAD Brindar de forma oportuna y adecuada la
información que requiera la entidad.
INTEROPERABILIDAD Capacidad para funcionar con otros sistemas
existentes sin restricción de acceso o de
implementación
SEGURIDAD Conservación adecuada, restricción y
confidencialidad de la información contenida.
METADESCRIPCION Informa de forma rápida el contenido de la
información.
ADICION DE
CONTENIDOS
Ingresar mas contenido de
información/documentos.
DISEÑO Y
FUNCIONAMIENTO
Herramienta creativa para el uso del usuario
GESTION DISTRIBUIDA Entrada y salida de documentos requiere de fácil y
rápido acceso.
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Los documentos electrónicos deben tener acceso a
el usuario de la entidad, pero a su vez debe
asegurar que sea integra.

10. Razón Social: P Y Z SERVICIOS LTDA
BOGOTA
Forma jurídica: SOCIEDAD LIMITADA
Actividad: Procesamiento de datos.
Funcionario: Fabián Correa..

12. ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA
PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS?
TOMA DE
DECISIONES
IMAGEN
CONFIABLE
TRANSPARENCIA
PROCEDIMI
ENTOS
UNICOS
PYZ
SERVICIOS
LTDA.
RESPALDO
LEGAL.
MEMORIA
.
FUENTE
CULTURAL.
REFLEJA
RESULTADOS

13. De qué manera logran garantizar la integridad de la
información en el sistema?
• Consolidar la información jurídica y normativa en torno a la gestión
documental y de calidad
• Normalización y concordancia con la normatividad de gestión
documental con la que regula la función de la empresa en estos
aspectos.
• Socialización del proceso de la gestión documental, organización y
conservación de documentos a cada uno de los funcionarios de las
dependencias y oficinas.
• Adaptación física de la infraestructura para la aplicación del proceso de
gestión documental.

14. CONCLUSIONES.
• Se conocen los diferentes opciones y motivos por los cuales las
entidades deciden aplicar internamente un PGD, ya que estos
procesos muestran trasparencia y eficiencia a cada uno de sus
procesos, para brindar así mismo al cliente interno y externo
satisfacción en el servicio.