Actividad de Aprendizaje No.3

SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD
YISNEY ARIAS BENITEZ
WILDER JARAMILLO
YENI RUBIANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
GRUPO 4
GESTIÓN DOCUMENTAL I
ARMENIA
2015

SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD
YISNEY ARIAS BENITEZ
WILDER JARAMILLO
YENI RUBIANO
TUTOR
María Nancy Uribe Cuéllar
Catedrática en el programa CIDBA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
GRUPO 4
GESTIÓN DOCUMENTAL I
ARMENIA
2015

INTRODUCCIÓN
Todas las empresas, grandes o pequeñas, públicas o privadas, trabajan con
documentos y contenidos digitales. En ellos está contenida toda la información y el
conocimiento del negocio. Es por eso que la gestión de estos contenidos se
convierte en una clave fundamental para la supervivencia y crecimiento de las
organizaciones. En otras palabras, no importa el tamaño o sector de las empresas:
Todas necesitan la Gestión Documental.
En este trabajo estudiaremos y profundizaremos en la norma 15489, la cual nos
permitirá conocer por qué es importante destacar el alcance por el cual se
reglamenta la gestión de documentos y a la vez conocer la importancia de
mantener y conservar los archivos de la entidad garantizando su conservación en
el tiempo reglamentado, considerando los documentos de vital importancia para el
desarrollo de la entidad que proporcionan información adecuada para apoyar la
eficiencia de la administración en la toma de decisiones. Por ésta razón los
archivos se han convertido en apoyo fundamental y estratégico, por lo cual se ha
hace necesario implementar un Programa de Gestión Documental que permita
disponer de manera ordenada toda la producción documental de la organización.

OBJETIVO GENERAL
 Reconocer la Norma Técnicas Colombiana NTC-ISO 15489 por su
importancia en la implementación de Sistemas de Gestión de Calidad en las
organizaciones.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Conocer el contenido y aplicación de la NTC-ISO 15489
 Identificar los beneficios que ofrece la Gestión de Documentos según la
NTC -ISO 15489

1. De acuerdo a la NTC-ISO 15489-1, determine y describe los elementos
que comprende un Programa General de Gestión
ARCHIVOS DE GESTIÓN O ACTIVOS
FASES
 INCORPORACIÓN
Proceso donde se determina si los documentos deben crearse y conservarse, se
debe tener en cuenta los documentos que la empresa crea y los que recibe. Para
determinar los documentos que deben incorporarse y excluir nos debemos basar
en un análisis de la actividad y responsabilidades de la entidad.
En la incorporación de los documentos en papel, se deben incluir todos los
documentos que traten un tema en común y colocarlos dentro de un expediente o
carpeta en forma cronológica, en cuanto a los documentos electrónicos se debe
dejar constancia de la incorporación de un documento en cada carpeta.
 REGISTRO
Consiste en dejar constancia de cada uno de los documentos que se crean o
ingresan al sistema de gestión, formalizando su incorporación. Se le da un nombre
y una pequeña descripción y se le asigna un identificador único, facilitando así su
recuperación. El registro es inalterable.
 CLASIFICACIÓN
Es el proceso por medio del cual se identifican una o varias categorías dentro de
la actividad de organización y la generación de documentos. Se establece relación
entre documentos individuales, garantizando que éstos lleven un consecutivo
coherente durante el transcurso del tiempo, estableciendo plazos y medidas de
conservación y disposición apropiada.
 Sistemas de clasificación: Muestran las actividades de la organización de
la que dependen y suelen basarse en un análisis de las mismas.
 Vocabularios controlados: Apoyo adecuado a la complicación de los
documentos de archivo de una organización.

 Indización: Herramienta de recuperación que comprende la determinación
del tema o del motivo central del documento, representado en un lenguaje
basado en un término o términos compuestos.
 Atribución de números y códigos: Se utilizan para asignar referencias a
los documentos de diferente título.
ARCHIVO DE GESTIÓN - ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO
FASES
 ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIÓN
Los documentos de archivo deben almacenarse en soportes y formatos que
garanticen su disponibilidad, fiabilidad, autenticidad y conservación. Las
condiciones de almacenamiento y los procesos de manipulación deben ser
diseñados para proteger los documentos de archivo frente al acceso, pérdida o
destrucción no autorizados y frente al robo y las catástrofes. Los documentos
electrónicos deben ser diseñados para que con el pasar del tiempo puedan ser
accesibles. Las organizaciones deben aplicar políticas y directrices que permitan
la conversión o la migración de los documentos de archivo de un sistema de
gestión a otro.
 ACCESO
Toda entidad debe tener un estatuto que regule a quien se le permite el acceso a
los documentos y en qué momentos, ya que algunos documentos contienen
información confidencial no apta para todo usuario ya sea interno o externo.
 TRAZABILIDAD
Medida de seguridad, que garantiza que los usuarios con permisos establecidos
realicen las tareas para las que ha sido autorizado.
 DISPOSICIÓN
Los documentos con iguales fechas y acciones de disposición deben ser fáciles de
identificar en los sistemas de gestión. Ninguna acción de disposición debe

realizarse si no se garantiza que el documento ya no se necesita para ninguna
investigación o queda alguna labor pendiente. La disposición puede ser:
 Conservación permanente: estos documentos que han sido
seleccionados deben ser almacenados en un lugar apropiado para su
conservación a largo plazo. Los documentos electrónicos se deben
almacenar en función de mantener la accesibilidad, integridad y
autenticidad de los mismos a lo largo del tiempo.
 Destrucción física: se efectúa mediante métodos acordes con su nivel de
confidencialidad, se debe realizar un acta donde se relacione cada
documento eliminado y quien autoriza su destrucción. Los documentos en
formatos electrónicos pueden destruirse formateándolos o escribiendo en
ellos.
2. Cuál es el objetivo y campo de acción de la NTC -ISO 15489 y cite las
demás normas que ofrezcan directrices respecto a documentación.
El objetivo de la NTC-ISO 15489 es regular la gestión de todos los documentos
producidos por una entidad ya sea pública o privada, para sus clientes externos o
internos. Además sirve como manual para la adecuada manipulación de la NTC-
15489-1
Se aplica a la gestión de los documentos en todos sus soportes, ya sean creados
o recibidos por cualquier entidad o individuo responsable de crear y cuidar los
documentos; así mismo normaliza la asignación de las responsabilidades de las
organizaciones respecto a los documentos de archivo y las políticas,
procedimientos, sistemas y procesos relacionados con estos documentos; regula
el diseño y la implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo;
no incluye la gestión de los documentos que se encuentran bajo la protección de
las instituciones archivísticas, pero si los que sirven de apoyo a los sistemas de
calidad que cumplan con la norma ISO 9001 e ISO 14001.
Normas que ofrecen directrices respecto a documentación:
 ISO 5127-2: Documentación e información – Vocabulario
 ISO 9001: Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos

 ISO 14001: Sistemas de gestión medioambiental. Especificaciones y
directrices para su utilización
 Ley 594 del 2000: Ley General de Archivos
 ISO 13028: Directrices para Digitalización
 ISO 16175: Requisitos para Documentos Electrónicos
 ISO 13008: Proceso de Migración y Conservación de Documentos
3. Explique brevemente los beneficios de la gestión de documentos,
según la norma ISO 15489-1
Los sistemas de gestión de documentos de archivo se han convertido en una
fuente de información para las actividades de las entidades que en un futuro
pueden servir de apoyo a próximas labores y toma de decisiones, al mismo tiempo
garantiza el aumento de responsabilidades frente a las partes interesadas que
existen en el presente y en un futuro próximo. Implementar un sistema de gestión
de documentos de archivo resulta esencial para las organizaciones a la hora de
proteger y preservar los documentos como evidencia de sus actos, establece
políticas y normas; fija y promulga procedimientos y directrices; presta servicios
relacionados con su gestión y uso; diseña la implementación y la administración
de sistemas especializados y la integración de la gestión de documentos de
archivo en los procesos de negocio de la organización.
4. Teniendo como base la norma ISO 15489-1, cite las estrategias,
característica, diseño e implementación, metodología, que se debe
tener en cuenta para la implementación de un sistema de Gestión de
documentos.
ESTRATEGIAS
Son basadas en el desarrollo y la adopción de políticas, procedimientos y
prácticas y en el diseño e implementación de sistemas conformes con el entorno
normativo y que satisfagan las necesidades operativas de la organización, éstas
deben determinar qué documentos de archivo son necesarios y cuándo, cómo y
dónde deben incorporarse al sistema.
Las estrategias de aplicación de un sistema de gestión de documentos de archivo
pueden incluir:

 El diseño del mismo
 La documentación del sistema
 La formación de los responsables de la gestión de documentos y del resto
del personal
 La conversión de los documentos de archivo al nuevo sistema de gestión y
a los nuevos formatos y procedimientos de control
 La fijación de normas y la medición de su grado de cumplimiento y
aplicación
 El establecimiento de plazos de conservación y la toma de decisiones sobre
documentos de valor permanente respetando el entorno normativo.
Las estrategias de gestión de documentos de archivo deben formar parte de un
plan estratégico e integrar el plan global de la organización.
CARACTERÌSTICAS
Fiabilidad
Un sistema de gestión de documentos de archivo debe documentar mediante la
creación y el mantenimiento de documentos de archivo relativos a su
funcionamiento, demostrando que el sistema satisface los criterios de seguridad,
organización y consulta de los documentos.
Debe ser sensible a los cambios operados en las necesidades de la organización,
como también que las modificaciones producidas en el sistema no deben
repercutir en las características de los documentos de archivo. En el caso de
transferencia, esta debe realizarse de manera que no afecte negativamente las
características de los documentos.
Integridad
Deben aplicarse medidas para el control de acceso, identificación del usuario,
destrucción autorizada y seguridad de los documentos. Estas medidas de control
pueden formar parte del sistema o ser externas al mismo. En el caso de
documentos electrónicos, la organización puede necesitar probar que la
actualización, el mantenimiento o cualquier falla en el funcionamiento del sistema
no afectan a la integridad de los documentos.

Conformidad
Un sistema de gestión de documentos de archivo debe cumplir todos los requisitos
derivados de las actividades propias de la organización, de su entorno normativo y
de las expectativas de la sociedad. El personal que crea los documentos de
archivo debe conocer de qué manera afectan estos requisitos a las acciones que
realizan. La conformidad del sistema de gestión de documentos de archivo con
estos requisitos se debería evaluar periódicamente y conservar los resultados de
dichas evaluaciones con fines testimoniales.
Exhaustividad
Debe gestionar los documentos procedentes de todas las actividades de la
organización o de la sección de la misma de la que forma parte.
Carácter Sistemático
Un sistema de gestión de documentos de archivo debe disponer de políticas
adecuadamente documentadas, de asignación de responsabilidades y de
metodologías formalizadas para su gestión. Los documentos de archivo se deben
crear, conservar y gestionar sistemáticamente. La creación y el mantenimiento de
los documentos se deben sistematizar mediante el diseño y el funcionamiento
tanto de sistemas de gestión de documentos de archivo como de otros sistemas
de gestión.
Etapas del Diseño
Documentación de las operaciones relacionadas con los documentos de
archivo
Los sistemas de gestión de documentos de archivo deberían contener referencias
completas y precisas de todas las operaciones que se desarrollan en relación con
un documento concreto.
Soporte físico de almacenamiento y protección

Se debe tener presente la necesidad de contar con soportes de almacenamiento,
elementos para la protección física, procedimientos de manipulación y sistemas de
almacenamiento apropiados. Conocer los plazos de conservación de los
documentos de archivo influirá en las decisiones a tomar sobre los soportes de
almacenamiento, también debe garantizar que los riesgos identificados puedan
minimizarse. La integridad de los documentos de archivo debe ser preservada de
forma demostrable durante y después de la recuperación de un siniestro.
Gestión distribuida
Los sistemas de gestión de documentos de archivo deben ser capaces de admitir
diversas opciones de ubicación de los documentos. En algunos casos, cuando el
entorno legal y normativo lo permita, los documentos pueden almacenarse
físicamente en otra organización pero la responsabilidad y el control de la gestión
son de la organización que los ha creado o en cualquier otra autoridad
competente.
Conversión y migración
Los sistemas de gestión de documentos de archivo se deben diseñar de manera
que se garantice la autenticidad, la fiabilidad y el uso de los documentos, aunque
se produzcan cambios en el sistema; incluyendo la conversión del formato, la
migración entre hardware y sistemas operativos o aplicaciones específicas de
software durante todo el periodo de su conservación.
Acceso, recuperación y uso
Para garantizar la continuidad de las actividades y satisfacer los requisitos de
rendición de cuentas, los sistemas de gestión de documentos de archivo deben
facilitar el acceso y la recuperación de los documentos en un plazo oportuno y
eficazmente. A demás incluir y aplicar controles de acceso para garantizar la
integridad de los documentos de archivo y mantener pistas de auditoría u otros
métodos de seguimiento que demuestren que los documentos de archivo están
protegidos eficazmente frente a la utilización, la modificación y la destrucción no
autorizadas.
Conservación y disposición

Deben estar en condiciones de facilitar y aplicar decisiones relativas a la
conservación y/o disposición de los documentos. Estas decisiones se pueden
adoptar en cualquier momento de la vida de los documentos, incluso durante la
etapa de diseño de los sistemas de gestión.
Metodología para el diseño y la implementación
Las tareas pueden realizarse en diferentes etapas, parcial o gradualmente, de
acuerdo con las necesidades de la organización, los requisitos formales de
conformidad y los cambios operados en el entorno de la organización y de la
gestión de documentos de archivo.
a) Investigación preliminar: Mediante entrevistas, es recopilada la información
de la organización, su estructura, su entorno legal, normativo, económico y político
como también los principales factores y carencias en relación con la gestión de
documentos.
b) Análisis de las actividades de la organización: Identificar y documentar cada
función, actividad y operación, para establecer una jerarquía entre ellas e
identificar y documentar el flujo de los procesos y operaciones que las engloban.
c) Identificación de los requisitos: Determinar las necesidades de evidencia e
información relativas a cada una de las funciones, actividades y operaciones de la
organización que se deben satisfacer mediante documentos de archivo.
d) Evaluación de los sistemas existentes. Analizar los sistemas de gestión de
documentos existentes con el objetivo de medir el grado de cumplimiento.
e) Identificación de estrategias para cumplir los requisitos: Las estrategias
deben seleccionarse en función del nivel de riesgo originado del incumplimiento de
un determinado requisito, ya sea en la función que el sistema de gestión de
documentos de archivo pretende respaldar, en el entorno de los sistemas ya
existentes o en la cultura corporativa en la que la estrategia debería aplicarse con
éxito.
f) Diseño de un sistema de gestión de documentos de archivo: Evaluar y, si es
necesario, rediseñar los procesos de negocio y los sistemas operacionales y de
comunicación para incorporar la gestión de documentos de archivo.
g) Implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo:
Debe realizarse de una forma sistemática, planificando el proyecto y utilizando la
metodología adecuada para cada situación, con el fin de integrar el
funcionamiento de los sistemas de gestión de archivo en los procedimientos de
trabajo y sistemas asociados.

h) Revisión posterior a la implementación: Revisar y evaluar el rendimiento del
sistema, poner en marcha y supervisar las medidas correctoras y establecer un
régimen de supervisión continua y de evaluación periódica.
5. La conservación de los documentos se debe realizar de forma que se
obtengan o cumplan unos parámetros, cuáles son?
La conservación de los documentos de archivo se debe organizar de forma que se
consiga:
a) Satisfacer las necesidades de gestión, presentes y futuras, mediante la
conservación de información relativa a decisiones y actividades que hacen parte
de la memoria corporativa y apoya decisiones en el presente y en el futuro. La
conservación de elementos de prueba de las actividades para cumplir las
obligaciones de rendición de cuentas. La eliminación de manera sistemática y
autorizada, de los documentos de archivo que ya no se necesiten y la
conservación del contexto del documento de archivo que permitirá a futuros
usuarios juzgar su autenticidad y fiabilidad.
b) Cumplir los requisitos legales, garantizando que se documenta e implementa la
normativa aplicable a la gestión de los documentos producidos en el ejercicio de
las actividades.
c) Colmar las necesidades presentes y futuras de las partes interesadas, tanto
externas como internas, mediante la identificación de los intereses legítimos y
exigibles que las partes interesadas puedan tener en relación con la conservación
de los documentos, tales como servicios de auditoría, autoridades administrativas
y judiciales, autoridades archivísticas o investigadores. La identificación y la
evaluación de los beneficios legales, financieros, políticos, sociales y de cualquier
otro tipo que se deriven de la conservación de los documentos de archivo al
servicio de la investigación y de la sociedad en su conjunto y el cumplimiento, en
su caso, de las directrices de la autoridad archivística competente.
6. Defina los siguientes términos:

Clasificación de los procesos de la organización: Poderosa herramienta de
apoyo para el desarrollo de las mismas, y para muchos de los procesos de gestión
de documentos de archivo y que ayuda a la recuperación de todos los documentos
relacionados con una función o una actividad concretas.
Vocabularios controlados: Conjunto de unidades léxicas seleccionadas con
fines didácticos. Su objetivo es favorecer la selección y gradación de vocabulario
en la enseñanza de la lengua realizada a partir de criterios sistemáticos. En un
sistema de gestión de documentos, dichos vocabularios deben explicitar las
definiciones y el uso específicos de los términos en la organización.
Indización: Proceso por el que se establecen puntos de acceso para facilitar la
recuperación de documentos o información. Se puede generar de forma manual o
automática. Puede realizarse en diferentes niveles de agrupación dentro de un
sistema de documentos de archivo.
Programa de Gestión de Documentos: Conjunto de instrucciones en las que se
detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión
documental, al interior de la organización. Estos son producción, recepción,
distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los
documentos.
Sistema de gestión de documentos: Programas de gestión de bases de datos
que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos
científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos
fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de
aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos,
incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos de archivo a lo largo del
tiempo.
Trazabilidad de acciones: Conjunto de medidas y procedimientos técnicos que
permiten identificar y registrar cada documento desde su nacimiento hasta el final
de la cadena de gestión. Sólo se puede implementar con eficacia si el material se
registra en el sistema antes de ser enviado a las personas designadas
Valoración: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del ciclo vital.
Metadatos: Datos sobre datos, es decir, información estructurada que describe a
otra información y que nos permite encontrarla, gestionarla, controlarla, entenderla
y preservarla en el tiempo.

Gestión de Documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Disposición: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del
ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de
valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección
y/o reproducción.
7. En qué consiste la trazabilidad dentro de un sistema de Gestión
Documental?
La trazabilidad, es una medida de seguridad dentro de un sistema de gestión de
documentos de archivoque consiste en garantizarla recuperación de éstos y
prevenir su pérdida. Los sistemas de trazabilidad deben ser capaces de localizar
cualquier documento en un período de tiempo adecuado y de registrar todos los
movimientos y operaciones relacionadas.
8. Explique en qué consiste el monitoreo y auditoria en Gestión de
Documentos
El monitoreo es una herramienta de gestión que controla el avance de los
sistemas de gestión de los documentos en ejecución, para que los objetivos y las
metas previstas se cumplan de manera económica, eficiente y eficaz. Se puede
decir también que el monitoreo es parte integral de estos procesos y proporciona
información sistemática, uniforme y fiable sobre el avance de los mismos. El
monitoreo le ahorra tiempo y trabajo a los encargados de estos avances porque
les facilita el control y la preparación de los reportes correspondientes para el
momento de las auditorias y permite hacerlos objeto de una gestión más
sistemática y manejable.
La auditoría es un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las normas
generalmente aceptadas vigentes, los resultados de la gestión, proporciona una
base para la toma de decisiones sobre las modificaciones que sea necesario
hacer al proceso de gestión, ya que tal vez haya que reajustar la utilización de
recursos, modificar algunas funciones o labores e introducir actividades nuevas así
se le da mayor flexibilidad y agilidad a la gestión de los documentos, no importa la

estrategia que se seleccione, el requisito es el mismo para verificar cualquiera de
las actividades que comprenden los procesos representativos, considerando los
tipos de errores que pueden ocurrir. Este tipo de auditorías deben ser informadas
con anticipación en caso de ser auditadas por personas externas y todo debe ser
conservado por informes.
9. De qué trata la declaración de políticas de gestión?
Fuente Suceso Consecuencia Objetivos
Incertidumbre
La declaración de políticas de gestión dentro de una empresa tiene por objeto
orientar la organización y gestión de la misma según un Sistema de Gestión en
búsqueda de la mejora continua, enfocado a la satisfacción de los empleados y
usuarios de la misma organización diseñando y fijando las directrices para
garantizar la conservación y el uso adecuado de la documentación, de
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte. Las
políticas buscan apoyar a los archivos privados y públicos que requieren especial
importancia cultural o histórica por medio de asesorías, capacitaciones,
incorporaciones de tecnologías avanzadas en el manejo de la información
archivística y establecimiento de programas de asistencia técnica y financiera.
El responsable de estos procesos debe organizar los fondos acumulados que
seguramente contienen información valiosa para atender trámites vigentes y
defensas frente a demandas y así mismo regular la gestión de registros
electrónicos para garantizar los diferentes sistemas de gestión documental y de
registros.
10.De forma gráfica, represente el diseño e implementación de un
sistema de documentos

Abarca.
Incluye
Abarca
P
Genera
Proporciona Genera
Mediante
DISEÑO E
IMPLEMENTACION
DEL SGD
PERSONAS,
PROCESOS,
TECNOLOGIA Y
HERRAMIENTAS
IDENTIFICACION
DE LOS
REQUISITOS
ANALISIS DE LAS
ACTIVIDADES DE LA
ORGANIZACION
EVALUACION PARA
CONSERVAR O
ELIMINAR
DOCUMENTOS
ANALISIS DE LAS
NESECIDADES DE LA
ORGANIZACION
LISTADO
RELACIONADO CON
EL MANTENIMIENTO
DE LOS
DOCUMENTOS
LISTADO DE LOS
DOCUMENTOS
IMPORTANTES PARA
LA ORGANIZACIÓN
INFORME DE
EVALUACION –
MONITOREOS Y
AUDITORIAS
INVESTIGACION
PRELIMINAR
REVISION
POSTERIOR A LA
IMPLEMENTACION
IDENTIFICACION DE
LAS ESTRATEGIAS
PARA CUMPLIR LOS
REQUISITOS
EVALUACION DE LOS
SISTEMAS
EXISTENTES
OBLIGACIONES
LEGALES Y
REGLAMENTARIAS
RESPONSALBILIDAD
CON LA SOCIEDAD
BASE PARA LA
INCORPORACION Y
MANTENIMIENTO DE
LOS DOCUMENTOS
CREACION,
MANTENIMIENTO Y
ELIMINACION
PARÁMETROS PARA
COMPARAR EL
RENDIMIENTO DE LOS
SISTEMAS EXISTENTES

CONCLUSIONES
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y
la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión
documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida,
junto con instalaciones de recuperación eficientes.
Permitir la recuperación de información desde ellos, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando
principios de racionalización y economía, es la finalidad del Sistema de Gestión
Documental.
Una ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y
seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de
información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para las
organizaciones.

REFERENCIAS
Archivo General de la Nación. (2006). Acuerdo no. 027-2006. Recuperado de:
http://www.archivo.palmira.unal.edu.co/paginas/documentos/normatividad/ACUER
DO_No_27_2006_Glosario.pdf
Archivo General de la Nación. (2014). Decreto 2609 de 2012. Recuperado de:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECR
ETO_2609_DE_2012.pdf
Archivo General de la Nación. (2014). Manual Implementación de un
Programa de Gestión Documental PGD. Recuperado de:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%2
0SINAE%202013/PGD2.pdf
Codina, L. Qué es un sistema de gestión documental. (1993). Recuperado de:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sis
tema_de_gestin_documental.html
Guía de Diseño para Implementar el Sistema de Gestión de la calidad. (2007).
Recuperado de:
http://201.234.74.120:8092/unisucre/hermesoft/portal/home_1/rec/arc_2130.pdf
Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. (2010). Norma
Técnica Colombiana NTC-ISO 15489-1. Recuperado de:
http://tienda.icontec.org/brief/NTC-ISO15489-1.pdf
Metadatos: definición, aplicaciones y estándares. (2013). Recuperado de:
http://blog.classora.com/2013/02/28/metadatos-definicion-aplicaciones-y-
estandares/
NORMA ISO 19011. (2011). Recuperado de:
http://www.uaesp.gov.co/uaesp_jo/images/controlInterno/Normatividad%20SIG/Au

ditor%C3%ADa%20Interna%20de%20Gesti%C3%B3n%20-%20ISO-19011-
2011.pdf
Programa de gestión documental. Recuperado de:
http://www.aunap.gov.co/files/PG-DOC-01_programa_gestin_documental_pu.pdf
Soteldo, K. (2013). La Gestión documental y su alineación con la operación,
un reto del día a día. Recuperado de:
http://www.inlac.org/P2013/J30/La%20Gestion%20documental%20y%20su%20ali
neacion%20con%20la%20operacion%20-%20Keyla%20Soteldo.pdf
Trazabilidad documental.Recuperado de: http://www.serdoc.es/trazabilidad-
documental/

Actividad de Aprendizaje No.3

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (20)

Similar a Actividad de Aprendizaje No.3

Similar a Actividad de Aprendizaje No.3 (20)

Último

Último (20)

Actividad de Aprendizaje No.3