Documento de aprendizaje sobre las normas

1. CORRESPONDENCIA
Presentado por
MARTHA LUCIA RUIZ
Presentado a:
NANCY CUELLAR
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
BOGOTA 2015

2. INTRODUCCION
Este no da pautas para logra tener claro las normas que con las cuales se integra
el proceso de gestión documental este se caracteriza con proceso estratégicos
También nos indica el proceso que realiza el área de gestión documental.
Nos proporciona un mayor conocimiento de la forma y pasos a seguir.
La procedencia y la correspondencia y sus diferentes tipos de documentos y
como los puedes reconocer que documento es y que paso a seguir puedes
otorgarle
Las diferentes normas reglamentadas por el archivo general de la nación y como
puedes proceder con el documento según sus caracteristicas

3. La correspondencia y el Flujo
Documental
 La correspondencia como
parte integral de un PGD
 El Proceso de gestión
Documental se integra como
parte importante para darle
cumplimiento a las normas
establecidas por el gobierno
es aplicado a dar una
asignación de
responsabilidad, a los
recursos de una empresa
está caracterizado como un
proceso de apoyo a los
procesos misionales y
estratégicos del control y
seguimiento

4. LA CORRESPNDENCIA Y SU
PROCEDENCIA
Son aquellas que producen entre los funcionarios de
la institución y comunicaciones de carácter privado
que llegan a las entidades y se encuentran en
documentos como:
• Documentos digitales
• Documentos electrónicos de archivos
• Radicación de comunicaciones oficiales
• Documentos públicos
Es de carácter personal o confidencial que no se
radica ni se tramita por lo tanto no es enviada al
archivo

5. CARACTERISTICAS DE LA
CORRESPONDENCIA
Esta se caracteriza por registrar y
controlar toda aquella
correspondencia que llega
procedente del exterior
• Recibo
• Radiación
• Digitación
• Distribución

6. Que es una unidad de correspondencia
Una unidad de correspondencia
es la que ayuda a gestionar la
recepción radicación ,distribución
de comunicaciones y
documentos los cuales nos
permiten contribuirá a programas
de gestión documentos

7. La diferencia entre un archivo y una unidad
de correspondencia
La diferencia entre una unidad de
correspondencia y el archivo es que la unidad
de correspondencia es la encargada de gestiona
de forma centralizada y normalizada la
recepción, distribución y radicación de las
comunicaciones de la empresa y el archivo es
un sitio o edificio en el cual se conservan
documentos ordenado que produce una
institución o empresa el cual desarrolla proyectos
de gestión documental de conservación y
manejo de la documentación

8. Porqué una institución debe implementar una
unidad de correspondencia?
Las instituciones deben implementar esta unidad de
correspondencia porque la utilización de esta es
indispensable para el manejo de la documentación
y un mayor control.
Debe implementar también por la utilización orden
y el manejo de la documentación y un mayor
control. Manejo de programa
de gestión documental

9. QUE ES UN MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y CUALES SON SUS COMPONENTES ?
Es un documento donde se gestiona los procesos
documentales para promoverla conservación adecuada de los
documentos es donde se encuentran las normas y
procedimientos que se deben aplicar en las empresas para el
proceso de flujo, comunicaciones para lograr facilitar y agilidad
de una manera eficiencia su uso oportuno en la toma de
decisiones de cada empresa, este es una guía para tener una
útil y sencilla herramienta para tener claros los pasos a
seguir para un buen desempeño de sus funciones.


10.  Introducción esta indica una forma general la razón de ser del documento.
 Objetivos se resume los fines que tiene el manual sean generales o específicos.
 Estructura orgánica de la entidad esta ofrece una información global sobre la
entidad y su funcionamiento.
 Conceptos y ejemplos de los documentos que elabora la entidad ,
comunicaciones externas estas se clasifican en cartas, comunicaciones internas,
memorandos , circulares, notas de tramitación etc.

11. De qué trata el considerando del Acuerdo No.
060 (30 de octubre de 2001)?
Según esta artículo de la ley dice que todas las entidades
públicas y privadas deben establecer en los manuales los
procedimientos los cargos de funcionarios autorizados para
firmar la documentación con destino interno y externo que se
genera en ella las unidades de correspondencia velaran por el
cumplimiento de estas disposiciones, radicando y tramitando
solamente las comunicaciones y documentos que cumplan con
estas normas..
> Numeración de actos administrativos
> Conservación del documental
> Imagen corporativa
> Firmas responsables

12. Recepción de documentos artículos 3,5,8,10,11 y
12 sobre las unidades de correspondencia ,radicación y
control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
Articulo 3 centralización de los servicios de
distribución de las comunicaciones oficiales.
 Articulo 3,6,y 8 Envió y control del tramite de las
comunicaciones, numeración de actos administrativos.

13. QUE TRATA LA NORMA TÉCNICA COLOMBIANA DE GTC -185 GTC-185
Esta guía nos brinda herramientas que
faciliten la gestión documental en las
organizaciones la cual busca simplificar el
trabajo y organizar la presentación y
manejo de las comunicaciones impresas y
electrónicas

14. DE ACUERDO CON LA NTC 4436, QUE
REQUISITOS SE DEBEN TENER ENCUENTA
PARA LA DURABILIDAD DE LOS
DOCUMENTOS
Especifica los requisitos para el papel
de archivo, se duplica sin imprimir,
reservados para los documentos y las
publicaciones
Las siguientes definiciones se aplican
a los fines de esta Norma
Internacional.
Papel para documentos de archivo:
papel de alta permanencia y alta
durabilidad.

15.  CONSERVACION la capacidad del papel de permanecer estable
química y físicamente por largos periodos de tiempo.
 Durabilidad la capacidad del papel de resistir los efectos del
desgaste y del rasgado en el uso .
 Reserva de álcali de papel un compuesto tal como carbonato de
calcio que neutraliza el ácido posiblemente generando a
consecuencia del envejecimiento natural o de la contaminación
atmosférica en ISO 10716

16. Elija 5 tipos de documentos de la norma anterior y diga cuales son
las características que se deben tener en cuenta dentro de la
Gestión Documental.
•Recepción de documentos artículos 3,5,8,10,11y
12 sobre las unidades de correspondencia
,radicación y control de las comunicaciones
recibidas y enviadas.
•Articulo 3 centralización de los servicios de
distribución de las comunicaciones oficiales.
• Articulo 3,6,y 8 Envió y control del tramite de las
comunicaciones, numeración de actos
administrativos.

17. cinco tipos
Informe: documento que se da a conocer con datos precisos sobre el estado de cualquier
actividad estas manejan una característica general son de confidencialidad tiene carácter normal
objetivo y claro par que los lectores puedan entender su contenido técnico.
Estos informes en muchas ocasiones incluyen anexos estos deben ir al final del informe excepto
cuando deben informar lo que se dice como las tablas de estadística.
Cartas: comunicaciones escritas que se utilizan entre diferentes organizaciones y personas
naturales, también se utilizan entre la empresa y sus empleados esta se denomina oficio
Certificados: documento con carácter probatorio, público y privado que asegura la veracidad y la
legalidad de un acto solemne.
Memorandos: comunicaciones escritas a los empleados que se emplean en las organizaciones
para tratar asuntos internos
Fuentes bibliográficas: listas de fuentes consultadas que están relacionadas con un tema

18. QUE OTRA NORMA CITA GTC-
185
NTC 5613 referencias, bibliografías,
estructura formas y contenidos
NTC 1001 Papel , Formatos
NTC 1075 Guía para la numeración
división y subdivisión en
documentos escritos
NTC 4436 información y
documentación sobre la
permanencia y durabilidad del papel.
NTC 1486 documentación
presentación tesis trabajos de grado,
trabajos de investigación y demás

19. CONCLUSIONES
Las normas utilizadas se verifica que la gestión
documental juega un papel muy importante en la
forma de organizar documentos los cuales
proporcionan una mayor fuente de conocimiento
acerca de las forma de clasificar los documentos.