POR Julián Gómez Cámara

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Julián Expo Anual-Mensual 2020
Ciclo de vida de un documento
Julian Gómez Cámara
Samantha Coral García de la Cruz
Kevin Fabricio López Ramos
Carlos Mario Narváez Martínez
Colegio De Bachilleres De Tabasco Plantel #
24
Dulce María Alpuche Morales
C. De Administración
VI Semestre “B” Matutino
Lunes 24 De Febrero 2020

3. • Presentación
• Introducción
• Pase y explicación de las
diapositivas
• Video
• Conclusión
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1. Índice de actividades

5. LA EVOLUCION

6. Evolución de un documento desde su inicio hasta su estatus inactivo
El ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases que
atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa
desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida
de un organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera que se crea un documento, este
se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para determinar su eliminación
o retención.

7. LA UTILIDAD

8. La utilidad del correcto ciclo de vida de un documento
El ciclo de vida de un documento es primordial para la gestión de la documentación
de la empresa, ya que se estima que el 20% de los registros se archivan
incorrectamente y se pierden para siempre. Además, el correcto funcionamiento
de este ciclo puede evitar la pérdida de tiempo causada por el hecho de que varias
personas tengan que recuperar los archivos desde diferentes lugares y
departamentos, así como la duplicidad de documentos. Por esa razón es
importante establecer un estado para el documento, pues es de vital importancia
que todos conozcan qué tareas faltan por realizar, quién debe pasar el documento
a quién, quién lo ha visto ya, etc.

9. EL PROCESO

11. consiste en la preparación de un borrador con una estructura predeterminada. Este documento pasará por
diferentes manos, con lo que tiene que respetar una estructura y unas normas de redacción para que todos los
empleados que estén involucrados en su consulta o manipulación puedan entenderlo. En el ámbito de la
abogacía, un ejemplo sería una sentencia, una ley de enjuiciamiento civil, u otros documentos que requieran
uniformidad en su contenido.
1. LA CREACION DE UN DOCUMENTO

12. Gracias a los metadatos es posible etiquetar documentos. Normalmente se usan para la administración de
los documentos electrónicos. Los metadatos proporcionan un contexto, descripción e información adicional,
como el título, la persona que lo creó y cuándo, a qué departamento(s) pertenece, cuándo se modificó por
última vez y por quién, quién tiene acceso o quién puede actualizarlo. Estas etiquetas o metadatos dan lugar a
la clasificación y organización de los documentos, lo cual sirve de utilidad en cada uno de los pasos del ciclo de
vida de un documento y para procesos relacionados como records managment.
2. LA ORGANIZACION DE UN DOCUMENTO

13. En esta fase es necesaria la aportación de un granito de arena por parte de cada una de las personas que, de
una forma u otra, tienen influencia sobre el documento. En muchas ocasiones es necesario trabajar de forma
simultánea o compartir información. Un buen ciclo de vida debe establecer diferentes niveles de acceso para
los documentos y evitar así la desorganización en este flujo de colaboración. Esto puede variar desde la simple
aportación de opiniones, hasta la responsabilidad total del documento, manejando, por ejemplo, los aspectos
financieros y políticos de la empresa.
3. LA COLABORACION DE UN DOCUMENTO

14. OJO
Un buen seguimiento del ciclo de vida de un documento puede unificar los procedimientos para evitar
situaciones indeseadas. Un ejemplo de este tipo de situaciones es la duplicidad de tareas que ocasiona la
pérdida de tiempo por parte de varios empleados al realizar la misma tarea de forma simultánea.

15. la empresa selecciona qué versiones del documento se entregarán a la siguiente persona de la cadena para
que lo visualice o edite. Esta fase implica el cumplimiento de unas normas de calidad, por ejemplo las normas
ISO.
4. LA VERIFICACION DE UN DOCUMENTO

16. se ocupa de garantizar tanto la permanencia de los documentos como su eliminación dentro del archivo
digital de la empresa. Se seleccionan qué versiones del documento se van a guardar y cuáles no es necesario
mantener. En esta etapa es fundamental el cumplimiento de las normas vigentes para la destrucción de datos
pasado un cierto tiempo
5. LA PERMANENCIA O ELIMINACION DE UN DOCUMENTO

17. EJEMPLOS