debido a que el manejo documental se está trasladando al ámbito electrónico, las medidas para garantizar la organización documental deben considerar también dicho aspecto.

1. ORGANIZACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
MODULO 3: ARCHIVAR LOS
DOCUMENTOS
ACTIVIDAD 3
NOMBRE: LUZ ANGELA DIAZ MENDEZ
TECNOLOGÍA DE LA ADMINISTRACIÓN

2. ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS
En la medida en que las TIC´s han evolucionado
para facilitarnos nuestro diario vivir, ha llegado la
documentación electrónica que no son documentos
aislados, ya que hacen parte de un desarrollo que
se ha dado para facilitar el trabajo de la sociedad y
su funcionalidad. La incursión de la documentación
electrónica permite llevar procesos e información
sin necesidad de papel, esta nueva situación
conlleva a que se desarrollen nuevas medidas para
su adecuado manejo y preservación que aseguren
su facilidad en la ubicación y la búsqueda acorde a
las normas establecidas.

3. ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS
PROCESOS DE GESTION DOCUMETAL:
Conjunto de actividades técnicas y administrativas
que propenden a facilitar la gestión y
administración del documento desde el momento
en que se produce o recibe en el desarrollo de
cada una de sus etapas. Este proceso debe
garantizar la atención oportuna en la recepción del
documento y un tiempo acorde para su respuesta
en su distribución, asegurando su preservación y
su confidencialidad.

4. ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS
1. PROYECTO DE LEY 227 DE 1998.
“POR MEDIO DEL CUAL SE
DEFINE Y REGLAMENTA EL
ACCESO Y USO DEL COMERCIO
ELECTRÓNICO” El art.12 busca
regular que los documentos,
registros y toda la información de
carácter electrónico se conserve de
tal manera que permita determinar el
origen, destino, fecha y hora del
mensaje y que sea accesible su
posterior consulta.
LEY 527 DE 1999. Por medio del
cual se define y reglamenta el
acceso y uso de los mensajes de
datos. Esta ley establece la validez
de los documentos electrónicos. Art.
12 Establece parámetros para su
conservación.
LEY 594 DEL 2000. Art. 4°
AGN. ACUERDO 060 DE 2001. La
información generada por medios
magnéticos debe preservarse, debe
generarse una copia con el fin de
resguardarla de virus electrónicos y para
facilitar su recuperación.
El tratamiento de los documentos
electrónicos va desde su elaboración en
formato electrónico hasta su disposición
final para ser conservado en un archivo
histórico.

5. ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS
Elaboración de
l documento.
Verificación de
datos
completos.
Envío
información.
Estado:
Pendiente
Estado de la
Respuesta: OK
“EN TRÁMITE”
Búsqueda de la
información.
Validación de
usuario.
Recepción. Enviar
Respuesta.
E-Mail en
estado
“Respondido”.
CIRCULACION
O
TRAMITACION
DEL
DOCUMENTO
Documento en
estado
“Archivado”.
LUGAR DONDE
SE LOCALIZA EL
DOCUMENTO
Elaboración de
Copia digital .
USO Y
APLICACIN DEL
HARWARE Y
SOFTWARE

6. ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS
ARCHIVO DE SOPORTE FISICO
EN PAPEL
CARACTERISTICAS: La
documentación física y que se ha
conservado a través del tiempo se ha
convertido en un patrimonio
documental en el que se ah
registrado parte de la historia de la
humanidad.
VENTAJAS:
 Gestión y control efectivo, sencillo,
rápido, acceso instantáneo a la
documentación necesaria
diariamente.
 Reducción de tiempo de consultas y
tareas de archivo
 Cualquier empleado puede
encontrar el documento que
necesita siempre y cuando
conozca el nombre los datos
básicos.

7. ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS
ARCHIVO DE SOPORTE
FISICO EN PAPEL
DESVENTAJAS:
 La documentación puede ser
traspapelada.
 Depende de la correcta
clasificación de la información para
que sean documentos fáciles de
encontrar.
 Espacio que se ocupa.
 Los documentos que se almacena
por mucho tiempo se pueden
afectar.
 Costos de consumibles como los
toner, tintas, fotocopias, fax y
papel.

8. ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
CARACTERISTICAS:
De acuerdo a las características de
origen y de función la documentación
electrónica es considerada o no de
archivo. Estos documentos están
almacenados bajo determinados
formatos que se identifican con su
extensión y que contiene el
programa que requiere la
computadora para visualizarlo.
VENTAJAS:
 Su manipulación es fácil.
 La búsqueda de la información es
dinamizada.
 Facilita la recuperación y
actualización de la información.
 Se ahora espacio ya que no necesita
agrupación física.
 Se reproduce de manera sencilla.
 Posee gran capacidad de
almacenamiento.
DESVENTAJAS:
 Su consulta es mediante una
computadora especifica.
 Se puede perder alguna
información en el momento de
migrar de una tecnología a otra.
 Son fáciles de copiar.

9. ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS

10. ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS
BIBLIOGRAFÍA:
 http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/
Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf
 http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4276
 http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275
 http://www.archivogeneral.gov.co/acuerdos