Microsoft Access

1. MICROSOFT ACCESS
ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS INCLUIDO EN EL PAQUETE
OFIMÁTICO DENOMINADO MICROSOFT OFFICE.
ACCESS ES UN GESTOR DE DATOS QUE RECOPILA INFORMACIÓN RELATIVA A UN
ASUNTO O PROPÓSITO PARTICULAR, COMO EL SEGUIMIENTO DE PEDIDOS DE
CLIENTES O EL MANTENIMIENTO DE UNA COLECCIÓN DE MÚSICA, ETCÉTERA.

2. ¿PARA QUÉ SIRVE?
ACCESS
Permite gestionar
datos de manera
fácil, sencilla y
práctica mediante
diversas
herramientas
Sirve para realizar
cualquier cambio o
modificación en la
base de datos ya
existente, permitiendo
así que el usuario
pueda corregir o
agregar cualquier
información.
También es un sistema gráfico
que posibilita aprovechar al
máximo las bases de datos
debido al uso de varias
herramientas especializadas que
trae consigo
Facilita la administración
de datos mediante la
busqueda eficiente de los
mismos, y permite la
creación de formularios,
gráficos y combinanciones
de informes.

3. CARACTERÍSTICAS DE MICROSOFT ACCESS
• En Access 2013, puede crear nuevas aplicaciones web de Access en las que los objetos de base de datos y
los datos se almacenan en SQL Server o una base de datos SQL de Microsoft Azure, por lo que puede
compartir los datos en su organización con aplicaciones locales de SharePoint 2013 o Office 365 para
empresas.
• Las bases de datos basadas en SQL de Access 2013 reportarán gran parte de las ventajas de los ADP.
• Algunas alternativas a los ADP:
• Convertir el ADP en una solución de aplicación de Access.
• Convertir el ADP en una base de datos de escritorio de Access vinculada.
• Convertir el ADP en una solución basada en SQL completa.
• Importar objetos a un archivo ACCDE y, después, crear tablas vinculadas a los datos existentes con una
versión anterior de Access.
• ACCDB es el formato recomendado para las bases de datos de escritorio.
• Abra el archivo de base de datos de Access 97 en una versión de Access posterior a Access 97 (pero
anterior a Access 2013) y conviértala a una versión no anterior a Access 2000. Access 2013 admite
Access 2000 y versiones posteriores hasta Access 2010.

4. • El tipo de datos Texto ahora se llama "Texto corto". Un campo Texto corto puede
contener un máximo de 255 caracteres en una base de datos de escritorio,
mientras que en una aplicación de Access el límite de caracteres
predeterminado es de 255, si bien puede aumentar a 4.000 en las propiedades
de campo.
• El tipo de datos Memo ahora se llama "Texto largo". Un campo Texto largo
puede contener un máximo de aproximadamente un gigabyte de datos en una
base de datos de escritorio, y de 2^30-1 bytes en una aplicación de Access.
• Los menús y barras de herramientas de Access 2003 aparecen recogidos en la
pestaña Complementos de la Cinta. También se pueden agregar a un grupo
personalizado de la Cinta, o usar RibbonX y XML para crear una cinta
personalizada para la base de datos de escritorio.

5. ¿CÓMO REALIZAR UNA TABLA?
Una tabla es un objeto de base de
datos que usa para almacenar datos
sobre un tema en concreto, como
empleados o productos. Una tabla
consta de registros y campos.
Antes de empezar a crear una tabla
en Access debemos diseñar la base
de datos para poder conocer los
requisitos de nuestra tabla.
En primer lugar debemos ir a la Ficha
Crear y pulsar el botón Tabla.

6. • En el lado izquierdo está el panel de navegación enlistando la nueva tabla y
del lado derecho una pestaña con el mismo nombre de la tabla y una
cuadrícula donde podremos crear los campos de la tabla.

7. • El campo primario de esta tabla será el campo IDEmpleado el cual contendrá un texto de 5 caracteres
que identificará de manera única a cada empleado.
• Antes de crear este campo debemos observar que Access ya ha creado el primer campo de la tabla y le
ha puesto el nombre Id. Así que el primer paso será modificar el nombre de ese campo para que
concuerde con la definición de la tabla. Para iniciar con este cambio debemos hacer clic derecho sobre
el encabezado del campo para mostrar el menú emergente.

8. • Solo nos resta cambiar el tipo de dato de este campo que de acuerdo a mi diseño debe ser de tipo Texto
y una longitud de 5. Para hacer el cambio debemos ir a la Ficha Campos, que se encuentra dentro
de Herramientas de tabla, y dentro del grupo Formato encontrarás una lista con los tipos de datos
disponibles y de donde seleccionaré la opción Texto.

9. TIPOS DE RELACIONES
Relación uno a
uno cuando un solo
registro de una tabla
se relaciona con un
solo registro de otra
tabla y viceversa.
Relación uno a
varios cuando un
registro de una tabla
está relacionado con
varios registros de
otra tabla.
Relación varios a
varios cuando varios
registros de una
tabla están
relacionados con
varios registros de
otra tabla.

10. TIPOS DE DATOS
• Para caracteres alfanuméricos,
incluido texto, o texto y números,
que no se utilicen en cálculos
• Para texto con una longitud de
más de 255 caracteres o que utilice
formato enriquecido. Los ejemplos
incluyen notas, descripciones
extensas y párrafos con formato de
texto, como negrita o cursiva.
TEXTO
• Use la propiedad Formato del
texto de un campo Memo para
especificar si el campo es
compatible con el texto con
formato.
• Establezca la propiedad Sólo
anexar de un campo Memo
en Sí para conservar versiones
anteriores del valor del campo
cuando éste cambie.
MEMO

11. TIPOS DE DATOS
• Para almacenar valores
numéricos (enteros o
fraccionarios) que se van
a utilizar en cálculos,
excepto valores
monetarios.
Numero
• Para almacenar valores
de fecha y hora. Observe
que cada valor
almacenado incluye un
componente de fecha y
uno de hora.
Fecha y
Hora
• Para almacenar
valores
monetarios
(moneda).
Moneda

12. TIPOS DE DATOS
• Para generar valores
exclusivos que se
puedan utilizar como
clave principal que
Access inserta cuando
se agrega un registro.
Autonumeración
• Para valores
booleanos: Sí/No,
Verdadero/Falso o
Activado/Desactivado.
Si/No
• Para almacenar
objetos OLE de otros
programas de
Microsoft Windows.
• Hasta 1 gigabyte
Objeto OLE

13. TIPOS DE DATOS
• Para almacenar archivos
binarios (es decir, archivos que
no se pueden leer mediante
un editor de texto), como
imágenes digitales (fotos y
gráficos) o archivos creados
mediante otros productos de
Microsoft Office.
Datos
Adjuntos
•Para almacenar hipervínculos, que
proporcionan acceso con un solo clic a
páginas Web mediante una dirección
URL (localizador uniforme de recursos) o
a archivos mediante un nombre en
formato UNC (convención de
nomenclatura universal). También se
pueden establecer vínculos con objetos
de Access almacenados en una base de
datos.
Hipervínculo
• Para iniciar el Asistente
para búsquedas a fin de
poder crear un campo que
utilice un cuadro
combinado para buscar un
valor en otra tabla,
consulta o lista de valores.
Asistente para
búsquedas

14. PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
• Access te permite configurar o determinar la forma en que se van a almacenar y a mostrar los
campos que necesitas crear en una tabla de una Base de Datos. Dependiendo del tipo de
datos definido para un campo específico, Access mostrará las propiedades disponibles para
ese tipo de datos en particular.
• Para simplificarnos la tarea Access tiene formatos predefinidos para ciertos tipos de datos,
por ejemplo para los campos numéricos está el formato número estándar, moneda, etc., para
el tipo fecha tenemos los formatos fecha corta, fecha larga, hora, etc.
• Cuando varias personas escriben datos en la base de datos, puede definir el modo en que los
usuarios deben escribir los datos en campos específicos para ayudar a mantener la
coherencia y para que la base de datos sea más fácil de administrar.
• Puede establecer un formato específico para la máscara de entrada y seleccionar otro
formato para que los mismos datos se muestren de una manera diferente.

15. QUE ES VALOR PREDETERMINADO?
• El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el
campo si no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que
un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se
utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así
que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los
datos de la tabla.

16. QUE ES UNA REGLA DE VALIDACIÓN?
• Esta propiedad de Acces permite establecer las condiciones que debe
satisfacer el valor que va a ser introducido en un campo. Dichas condiciones
han de especificarse mediante una expresión de VALIDACION de Access.
QUE ES REQUERIDO?
• Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que
asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el
Objeto OLE, y el Autonumérico.

17. QUE ES INDEXADO?
• Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los
índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más
rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.
Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos,
puedes crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda.

18. CRITERIOS EN UNA TABLA
• Un criterio es similar a una fórmula . Es una cadena que puede estar formada
por referencias de campo, operador y constante. Los criterios de consulta
también se conocen como expresiones.
• En el siguiente vídeo, se muestra cómo usar los criterios para un campo de
texto.
• En la tabla siguiente, se muestran algunos ejemplos de criterios y se explica su
funcionamiento.

19. Criterio
>25 y <50
DifFecha("aaaa", [FechaNacimiento], Fecha()) > 30
Es Nulo
Descripción
Este criterio se aplica a campos Número, como Precio o
UnidadesEnStock. El resultado incluye solamente
aquellos registros en los que el campo Precio o
UnidadesEnStock contiene un valor mayor que 25 y
menor que 50.
Este criterio se aplica a campos Fecha/Hora, como
FechaNacimiento. En el resultado de la consulta, sólo se incluyen
los registros en los que el número de años entre la fecha de
nacimiento de una persona y la fecha actual es mayor que 30.
Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo
para que se muestren los registros en los que el valor de
campo sea nulo.

20. CRITERIOS PARA CAMPOS TEXTO, MEMO E HIPERVÍNCULO
• Los ejemplos siguientes son para el campo PaísRegión de una consulta basada en una tabla donde se
almacenan datos de contacto. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula de
diseño.

21. CRITERIOS PARA CAMPOS NÚMERO, MONEDA Y
AUTONUMERACIÓN
• Los ejemplos siguientes son para el campo PrecioUnidad de una consulta basada en una tabla donde se
almacena información de productos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la
cuadrícula de diseño de la consulta.

22. CRITERIOS PARA CAMPOS FECHA/HORA
• Los ejemplos siguientes son para el campo FechaPedido de una consulta basada en una tabla donde se
almacena información de pedidos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula
de diseño de la consulta.

23. ¿CÓMO REALIZAR UN INFORME?
Para esto tenemos que seguir los siguientes pasos.

24. PASO N°1
• Abrir la tabla o consulta que se desea utilizar para su informe, en esta ocación se abrirá una tabla
llamada clientes

25. PASO N°2
PASO N°3
Access creará un nuevo informe basado en el objeto. Es probable que algunos de tus datos se
encuentren saltando de página. Para solucionar este problema, cambia el tamaño de tus
campos. sólo tienes que seleccionarlo y, a continuación, hacer clic y arrastrar el borde hasta que
el campo tenga el tamaño deseado. repite el mismo procedimiento hasta que te quede ajustada.
• Seleccionar la pestaña “Crear” y ahí se encontrará el comando reporte

26. PASO N° 4
1. Para guardar el informe, haz clic en el comando Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido.
Cuando se le indique, escribe un nombre para el informe y pulsa el botón Aceptar.

27. COMO REALIZAR UNA CONSULTA EN MICROSOFT ACCESS
• Consulta de selección
• Una consulta de selección ayuda a obtener solo los datos que necesita en una vista de hoja de datos. La
tabla de productos situada en la parte superior de la imagen a continuación tiene varias columnas, pero
con una consulta de selección, puede obtener una vista despejada que se centra solo en las columnas
que necesita.

28. • También puede agregar criterios para filtrar el número de filas que se
devuelven. Por ejemplo, buscar solo los productos con un precio superior
a 10,00 dólares.
• SUGERENCIA: Una consulta de selección también funciona bien cuando
necesita extraer datos de varias tablas relacionadas, agrupar datos o
calcular totales.
• En este artículo, se describe cómo crear una consulta de selección sencilla
en bases de datos de escritorio y en aplicaciones de Access.

29. CONSULTA DE SELECCIÓN EN UNA BASE DE DATOS DE
ESCRITORIO
• Por ejemplo, en una base de datos de escritorio con una tabla de Productos, para ver solo los
nombres de los productos y el precio de cada uno, puede crear una selección con el Asistente
para consultas: en la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas y deje que el
asistente le guíe a través del proceso de creación y ejecución de la consulta.
• Pero, si quiere agregar criterios a la consulta, use el Diseñador de consultas:
• Haga clic en Crear > Diseño de consulta.
• En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Productos > Cerrar.
• Para agregar los campos a la cuadrícula de diseño, haga doble clic en los campos Nombre del
producto y Precio en lista.
• En la fila de criterios, bajo Lista de precios, agregue un criterio. Por ejemplo, >=10 para
mostrar una lista de productos con un precio igual o mayor que 10,00 dólares.

30. CONSULTA DE SELECCIÓN EN UNA APLICACIÓN DE ACCESS
• La creación de la misma consulta en una aplicación web de Access es similar al procedimiento anterior,
con unos pasos adicionales para hacer que los resultados de la consulta estén disponibles en el
explorador:
• Haga clic en Inicio > Avanzadas> Consulta.
• En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Productos > Cerrar.