Pautas para la exitosa gestión de proyectos pequeños.

1. Gestiónde proyectospequeños –CamiloCamargo
GESTION DE PROYECTOS PEQUEÑOS
CAMILO FERNANDO CAMARGO ANGARITA
MARZO 16
PAUTAS PARA LA GESTIÓN CORRECTA DE PROYECTOS PEQUEÑOS

2. Gestiónde proyectospequeños –CamiloCamargo
Identificar le cliente del proyecto
- Motivado
- Da definición
- Patrocina
Si no está claro quién es el cliente puedes hacerte dos preguntas:
- Quien es el que paga
- Quien aprueba el proyecto
Comprender el objetivo del proyecto (Meta)
- Cuál es el verdadero problema a resolver
- Qué resultados debería dar el proyecto
- Son estos los resultados correctos
Planeación y administración
- Metas simples
- Productos finales más directos
- Equipos más pequeños
Concejos para dirigir con eficiencia un proyecto
- Da seguimiento solo a lo esencial
- Responde a lo que estas siguiendo
- Que los métodos sean simples y cortos
- Usa eficazmente el tiempo de las reuniones
Describir el éxito del proyecto
- Encuestas previas y posteriores
- Encuestas/cuestionarios
Definición del alcance
85%
15%
DETERMINAR EL NIVEL CORRECTO
DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO.
PROYECTOS PEQUEÑOS 100 HORAS
Trabajo Administración

3. Gestiónde proyectospequeños –CamiloCamargo
- Delimita lo que está dentro y lo que esta fuera del alcance del proyecto
Identificar las limitaciones del proyecto
- Tiempo
- Presupuesto
- Recurso
Identifica los riesgos
- Identifica los riesgos antes del lanzamiento de un proyecto
- Que riesgos pueden afectar el proyecto
- Incertidumbre conocida (Riesgos que puedes predecir)
o Tecnología
o Distancia geográfica
o Opciones limitadas
Documentar las asunciones
- Lo que damos o no por echo.
Identificar las expectativas
- Qué resultados esperas
- Como son esos resultados
- Cuéntame más
- Quien crees que va a hacer esto
- Cuando crees que pasara esto
- Que trabajo piensas que no está incluido
Decidir si seguimos adelante con el proyecto
- Añade valor
- Es viable
- Hay recursos disponibles
Planificación del proyecto
- Como lo vas a realizar
- Como lo vas a dirigir
- Hay cuatro componentes esenciales
o Identifica que trabajo se debe hacer
o Cuanto tiempo tardaras en realizarlo
o Cuanto costara
o A quien necesitas para realizar el trabajo
o A quien necesitas
Planear participación

4. Gestiónde proyectospequeños –CamiloCamargo
- Comunicación
- Administrar los cambios
- Controlar los riesgos
- Asegurar los resultados
Herramientas externas de colaboración
- www.toptenreviews.com
- Herramientas de colaboración en la nube
- Herramientas de administración online.
Identificar el trabajo en un proyecto
- Dividir el trabajo en tareas más pequeñas
- Mas fácil calcular tiempos y costos
- Más fáciles de asignar recursos
Identificación de tiempos y costes
- Cálculos demasiado bajos producen
o Expectativas incumplidas
o Personal tenso
o Más costoso
- Cálculos demasiado alto producen
o Proyectos no aprobados
o Perder ante tarifas más competitivas
Organizar el calendario de trabajo
- Vincular tareas en orden cronológico
- Programar las tareas
Refinar el calendario
- Limitaciones
- Retrasos
- Disponibilidad de recursos
o Horas de trabajo (jornadas)
- Desarrollar una comunicación solida
Evaluación de riesgos
- Elaborar una tabla
Respuestas a los riegos
- Aceptar las consecuencias
- Usar fondos de contingencia
- Evitarlos, cambiando el plan de proyecto

5. Gestiónde proyectospequeños –CamiloCamargo
- Mitigar riesgos (Actuar para reducir consecuencias)
- Transferir el riesgo
- Contrato con tarifas fijas
- Registro de riesgos
Primera reunión de trabajo
- Firmar los documentos
- Describe los procesos y procedimientos
- Preguntas y respuestas (Dudas)
Distribución de tareas
- Confirma que todos trabajen en conjunto
- Lo esencial de la lista de tareas
o Fechas de inicio
o Duración esperada
o Calculo de horas individuales
o Fechas de finalización
o Link a detalles
- Mirar hacia adelante
o Muestra el calendario actual
o Muestra los calendarios y tareas futuras
Conseguir que el trabajo siga adelante
- Da a la gente lo que necesita
- Convence de que termine el trabajo
- Procesos que no funcionan
- Responde a las preguntas puntual mente
- Implementa buenas sugerencias
Consejos de administración
- Recordatorios sencillos
- Ofrece asesoría en dar seguimiento al trabajo
- Recuerda pero no hagas todo
- Concéntrate en soluciones, no en culpables
Resolver problemas

6. Gestiónde proyectospequeños –CamiloCamargo
Entiende el problema antes de resolver
- Que estas tratando de hacer
- Que esperabas
- Que paso en el lugar de eso
Identifica y evalúa alternativas
Actualizaciones de estado
- Mantén el proyecto en curso
- Fecha de finalización
- Costo acumulado
o Freelance
o Por horas
o Corporativo
Predecir la fecha de finalización

7. Gestiónde proyectospequeños –CamiloCamargo
- Averiguar cuando comienzan
- Cuando creen que terminaran con sus tareas
- Si se paga por horas, llevar la cuenta de horas.
o Fecha de comienzo
o Horas trabajadas
o Horas restantes
o Fecha de finalización
Evaluar cómo avanza el proyecto
- Evaluar progresos en una tabla
- Si se retrasa
o Sumar personal
o Cambiar a personas más experimentado
o Superponer tareas
o Tiempo extra (Pagar)
- Evaluar costos
- Analiza y resuelve los excesos de tiempo
Como enfrentar los cambios
- Reconocer que es un cambio
- Reconocer el impacto del cambio
- Tipos de cambios
o Ajustes
o Agregados
- Que hace
- Resultados
- En que ayuda al proyecto
- Tiempo y costos
- Cuentas horas
- Quien lo hará
- Cuanto costara
- Lugar en el programa
- Da seguimiento a todas las solicitudes de cambio
Completar el proyecto
- Aprobación por producto final
- Charla de equipo/lecciones aprendidas
- Informe final archivar proyecto
Pruebas de aceptación
- Define la aceptabilidad
- Detalla quien realiza las pruebas
- Detalla las condiciones de las pruebas

8. Gestiónde proyectospequeños –CamiloCamargo
- Revisiones, pruebas finales
Reunión final
- Que salió bien
- Que harían diferente
- Que podemos aprender de los errores
- Comparte lecciones aprendidas
- Informe de resumen
o Resultados
o Medidas claves
o Cambios al plan/alcance
o Lecciones aprendidas
- Cierra contratos y cuentas