1. Creación de documentos colaborativos ON LINE
Para crear documentos colaborativos en línea, se debe tener un correo
institucional o de Gmail y acceder a él mediante el usuario y contraseña.
Una vez iniciada la sesión, en la parte superior se verá el siguiente menú
donde se hará click en “Drive”.
Se abre una nueva página donde aparecerán los documentos que hemos
creados (Propietarios) y los documentos que nos han compartido (su
propietario).
En la parte izquierda, se encuentra un
menú que nos permite ver los
documentos bajo la opción escogida.
Además, se encuentra las distintas
carpetas que se han creado y la opción
importante “Crear”
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Universidad de La Guajira
2.012

2. Creación de documentos colaborativos ON LINE
Para crear un documento se
hace click en el botón
“Crear”. Se despliega una
serie de opciones y se elije
“Documento”.
Se abre una nueva página, con la apariencia de un procesador de texto, es
decir, como un documento Word que es el procesador más común y
utilizado.
Se verá el título del documento, el menú, las herramientas de edición y el
área de trabajo.
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3. Creación de documentos colaborativos ON LINE
Lo primero que se debe hacer es darle un título al documento, para ello se
hace click en la parte superior donde dice “Documento sin título”.
Se abre una pequeña ventanita donde se debe escribir el título, hacer click
en “Aceptar” y automáticamente se verá reflejado en la parte superior.
En caso de contar con el
documento hecho en Word,
existe la posibilidad de subirlo.
Para ellos se debe hacer click en
el botón que se encuentra en la
parte derecha de “Crear”
llamado “Subir”, y
posteriormente click en
“Archivos”
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4. Creación de documentos colaborativos ON LINE
Se abre el directorio de archivos del Pc, se busca el documento donde se
haya guardado y una vez localizado se hace click sobre él y seguidamente
click en el botón “Abrir”.
Luego se abre una ventana con varias opciones llamada “Configuración de
la subida”. Aparecen 3 opciones las cuales se explican a continuación
1 opción: Se debe tildar en caso de no estarlo, para efectos de poder editar
el documento. En caso de no tildarse esta opción el documento no será
editable.
2. opción: Si se trata de un documento de imagen o PDF, para poderlo
trabajar en Google Drive, se debe tildar esta opción.
3 opción: Es un alerta de configuración antes de subir el archivo. Se
recomienda dejar esta opción tildada.
Una vez elegida la opción, se hace click en “Iniciar la subida”.
Se abre una ventana,
donde se puede apreciar
el progreso de subida del
archivo, en la parte
superior.
Una vez alcanzado el
100%, se hace click en el
nombre del archivo.
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5. Creación de documentos colaborativos ON LINE
Así de esta manera ya se ha creado el documento o subido el archivo, lo cual
el siguiente paso para que se produzca el trabajo colaborativo se debe
compartir el documento con otras personas.
Para compartir el documento, se hace click en la parte superior derecha en el
botón azul que dice “Compartir”.
Como se puede apreciar, el documento está privado donde solo el acceso
está permitido para el creador del mismo.
Se aparece un recuadro donde aparece la configuración de Compartir.
Se puede notar el autor del
documento, el cual se
puede identificar por “Es
propietario”.
Además, las opciones de
visibilidad. Para cambiar la
visibilidad del documento,
se hace click en “Cambiar”
y se elige la opción
adecuada.
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6. Creación de documentos colaborativos ON LINE
Si se quiere compatir el documento con personas específicas, se debe
mantener la opción de privado. Para compartir dicho documento con esas
personas debemos agregar las direcciones de correo de ellas, en la parte de
abajo.
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7. Creación de documentos colaborativos ON LINE
Se añade la dirección de
correo de las personas con
las cuales queremos
compartir el documento.
Existe la opción de otorgar
privilegios a dichas
personas, entre las cuales
están: “Puede editar”,
“Puede comentar” y
“Puede ver”.
Si se desea, se puede
notificar a la persona por
correo electrónico que se le
ha compartido un
documento y enviar un
mensaje, para ello se debe
mantener señalado la
opción “Notificar a las
personas por correo
electrónico – Añadir
mensaje”
Finalmente, se hace click en “Compartir y guardar”. En la parte de abajo del
propietario, aparecen las personas con su respectivo privilegio.
Si se desea cambiar los
privilegios a las personas,
simplemente se hace click en
la flecha que está al lado en
este caso de “Puede editar”, y
elegir otro privilegio.
En caso, de no querer seguir
compartiendo un documento
con alguien, se ubica en la
equis que está en la derecha
de dicha persona. De esta
manera no podrá acceder al
documento.
Para guardar dichos cambios,
se hace click en “Fin”.
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8. Creación de documentos colaborativos ON LINE
Ya compartido el documento y los privilegios dados, se comienza el proceso
de construcción colaborativo en el cual se puede editar en caso de tener
dicho privilegio o hacer comentarios. Para realizar un comentario, existen
dos formas. A nivel general y a nivel específicos. Para realizar comentarios a
nivel general, se hace click en el botón “Comentarios” el cual se encuentra
en la parte superior derecha.
Se despliega una ventana, donde se verán los comentarios. Dichos
comentarios pueden ser comentados por otro u otros. En caso de llegar a un
acuerdo, se debe hacer click en la palabra “Resolver”.
Para hacer comentarios de forma específica, se debe señalar el texto en
cuestión y hacer click derecho y elegir la opción “Comentario”
Inmediatamente en la parte derecha se abre un recuadro en el cual se hace el
respectivo comentario.
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9. Creación de documentos colaborativos ON LINE
Y al finalizar, se hace click en “Comentar”. El texto sombreado queda con el
aspecto de un sombreado amarillo.
Otras de las funciones que se ofrece es la de “Ver historial de revisión” la
cual nos permite ver los distintos cambios que va teniendo el documento.
Para ello, se debe hacer click en “Archivo” , “Ver historial de revisión”.
Se despliega en la parte lateral
derecha el listado de los cambios. En
cualquier momento podemos hacer
click en alguno de ellos, y nos llevará
al estado en que es encontraba el
documento en ess momento. Se
puede evidenciar la fecha y la hora,
además de conocer el autor de dicho
cambio.
Existen también otras opciones,
como se puede ver en el Menú, entre
ellas “Crear copia”, “Cambiar
nombre”, “Descargar como…” y
otras funciones de gran importancia.
Así de esta manera, se ha llegado al final del tutorial.
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