Este documento explica cómo crear presentaciones colaborativas en línea utilizando Google Drive. Los usuarios deben iniciar sesión en su cuenta de correo o Gmail y acceder a Drive. Luego pueden crear una nueva presentación, subir una existente de PowerPoint, compartirla con otros y trabajar en ella de forma colaborativa a través de ediciones y comentarios.

1. Creación de presentaciones colaborativas ON LINE
Para crear documentos colaborativos en línea, se debe tener un correo
institucional o de Gmail y acceder a él mediante el usuario y contraseña.
Una vez iniciada la sesión, en la parte superior se verá el siguiente menú
donde se hará click en “Drive”.
Se abre una nueva página donde aparecerán los documentos,
presentaciones, carpetas, formularios, dibujos que hemos creados
(Propietarios) y los documentos que nos han compartido (su propietario).
En la parte izquierda, se encuentra un
menú que nos permite ver los
documentos bajo la opción escogida.
Además, se encuentra las distintas
carpetas que se han creado y la opción
importante “Crear”
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Grupo de Investigación y Desarrollo Motivar
Universidad de La Guajira
2.012

2. Creación de presentaciones colaborativas ON LINE
Para crear una presentación
se hace click en el botón
“Crear”. Se despliega una
serie de opciones y se elije
“Presentación”.
Se abre una nueva página, donde se muestra primeramente una serie de
diseños predeterminados para aplicar a la presentación. Posteriormente
aparece una diapositiva con el diseño escogido.
Se verá el título del documento, el menú, las herramientas de edición y el
área de trabajo.
Lo primero que se debe hacer es darle un título al documento, para ello se
hace click en la parte superior donde dice “Documento sin título”.
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3. Creación de presentaciones colaborativas ON LINE
Se abre una pequeña ventanita donde se debe escribir el título, hacer click
en “Aceptar” y automáticamente se verá reflejado en la parte superior.
En caso de contar con la
presentación hecho en Power
Point, existe la posibilidad de
subirla. Para ellos se debe hacer
click en el botón que se
encuentra en la parte derecha de
“Crear” llamado “Subir”, y
posteriormente click en
“Archivos”
Se abre el directorio de archivos del Pc, se busca la presentación donde se
haya guardado y una vez localizado se hace click sobre él y seguidamente
click en el botón “Abrir”.
Luego se abre una ventana con varias opciones llamada “Configuración de
la subida”. Aparecen 3 opciones las cuales se explican a continuación
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4. Creación de presentaciones colaborativas ON LINE
1 opción: Se debe tildar en caso de no estarlo, para efectos de poder editar
la presentación. En caso de no tildarse esta opción el documento no será
editable.
2. opción: Si se trata de una imagen o PDF, para poderlo trabajar en Google
Drive, se debe tildar esta opción.
3 opción: Es un alerta de configuración antes de subir el archivo. Se
recomienda dejar esta opción tildada.
Una vez elegida la opción, se hace click en “Iniciar la subida”.
Se abre una ventana,
donde se puede apreciar
el progreso de subida del
archivo, en la parte
superior.
Una vez alcanzado el
100%, se hace click en el
nombre del archivo.
Así de esta manera ya se ha subido el archivo, lo cual el siguiente paso para
que se produzca el trabajo colaborativo se debe compartir la presentación
con otras personas.
Para compartir la presentación, se hace click en la parte superior derecha en
el botón azul que dice “Compartir”.
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5. Creación de presentaciones colaborativas ON LINE
Como se puede apreciar, la presentación está privada donde solo el acceso
está permitido para el creador del mismo.
Se aparece un recuadro donde aparece la configuración de Compartir.
Se puede notar el autor de
la presentación, el cual se
puede identificar por “Es
propietario”.
Además, las opciones de
visibilidad. Para cambiar la
visibilidad de la
presentación, se hace click
en “Cambiar” y se elige la
opción adecuada.
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6. Creación de presentaciones colaborativas ON LINE
Si se quiere compatir el documento con personas específicas, se debe
mantener la opción de privado. Para compartir dicho documento con esas
personas debemos agregar las direcciones de correo de ellas, en la parte de
abajo.
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7. Creación de presentaciones colaborativas ON LINE
Se añade la dirección de
correo de las personas con
las cuales queremos
compartir la presentación.
Existe la opción de otorgar
privilegios a dichas
personas, entre las cuales
están: “Puede editar”,
“Puede comentar” y
“Puede ver”.
Si se desea, se puede
notificar a la persona por
correo electrónico que se le
ha compartido una
presentación y enviar un
mensaje, para ello se debe
mantener señalado la
opción “Notificar a las
personas por correo
electrónico – Añadir
mensaje”
Finalmente, se hace click en “Compartir y guardar”. En la parte de abajo del
propietario, aparecen las personas con su respectivo privilegio.
Si se desea cambiar los
privilegios a las personas,
simplemente se hace click en
la flecha que está al lado en
este caso de “Puede editar”, y
elegir otro privilegio.
En caso, de no querer seguir
compartiendo una
presentación con alguien, se
ubica en la equis que está en
la derecha de dicha persona.
De esta manera no podrá
acceder al documento.
Para guardar dichos cambios,
se hace click en “Fin”.
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8. Creación de presentaciones colaborativas ON LINE
Ya compartida la presentación y los privilegios dados, se comienza el
proceso de construcción colaborativo en el cual se puede editar en caso de
tener dicho privilegio o hacer comentarios. Para realizar un comentario,
existen dos formas. A nivel general y a nivel específicos. Para realizar
comentarios a nivel general, se hace click en el botón “Comentarios” el cual
se encuentra en la parte superior derecha.
Se despliega una ventana, donde se verán los comentarios. Dichos
comentarios pueden ser comentados por otro u otros. En caso de llegar a un
acuerdo, se debe hacer click en la palabra “Resolver”.
Para hacer comentarios de forma específica, se debe señalar el texto en
cuestión y hacer click derecho y elegir la opción “Comentario”
Inmediatamente en la parte derecha se abre un recuadro en el cual se hace el
respectivo comentario.
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9. Creación de presentaciones colaborativas ON LINE
Y al finalizar, se hace click en “Comentar”. El texto sombreado queda con el
aspecto de un sombreado amarillo.
Otras de las funciones que se ofrece es la de “Ver historial de revisión” la
cual nos permite ver los distintos cambios que va teniendo la presentación.
Para ello, se debe hacer click en “Archivo” , “Ver historial de revisión”.
Se despliega en la parte lateral
derecha el listado de los cambios. En
cualquier momento podemos hacer
click en alguno de ellos, y nos llevará
al estado en que es encontraba la
presentación en es momento. Se
puede evidenciar la fecha y la hora,
además de conocer el autor de dicho
cambio.
Existen también otras opciones,
como se puede ver en el Menú, entre
ellas “Crear copia”, “Cambiar
nombre”, “Descargar como…” y
otras funciones de gran importancia.
Así de esta manera, se ha llegado al final del tutorial.
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