1. Cambio ERP

2. Necesitamos cambiar de ERP
Sistema antiguo (AS400)
Sistema de extracción de datos nocturno.
Conexión de personal nómada (sin entorno grafico ni web)
Procesos nocturnos para preparar datos que se puedan trabajar en entorno Windows
No existe la posibilidad de que se introduzcan datos en el sistema desde entornos ajenos.
Aumento de especies y productos (falta de códigos), necesidad de recodificación de
productos.
Transcodificación de especies y productos para consolidar datos con el grupo.
Transcodificación de partidas contables para la consolidación con el grupo.
Necesidad de disponer de una solución común, que defina la forma de trabajar y
permita compartir y consolidar información de una forma eficiente.
Reducir los costes de mantenimiento de las distintas soluciones utilizadas en cada
compañía.
Facilitar la posterior incorporación de nuevas compañías en el grupo.
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3. Retos principales del Proyecto
Al ser el Grupo Limagrain el resultado de una serie de adquisiciones, los
procesos eran distintos y a veces incompatibles:
Fue necesaria una intensa labor de definición de los requerimientos para conseguir una
solución que fuese utilizable y consistente con los distintos países.
No había un visión global, funcionando cada empresa de forma independiente:
La gestión del cambio en cada una de las distintas implantaciones en los países fue clave para la
aceptación de la solución.
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4. Cómo preparamos el cambio
Estudio de todos los departamentos de la empresa y sus procesos.
Homogeneización con el resto de empresas del Grupo
Estudio de todos los productos actuales, posibilidades de nuevas familias de
productos, para diseñar una estructura duradera que admita ampliaciones futuras.
Codificación de especies, familias y productos homogénea y común a todas las empresas del
grupo.
Preparación de todos los datos para poder empezar a trabajar.
Carga de maestros (clientes, proveedores, productos), históricos
(ventas/compras/presupuestos de años anteriores)
Estudiar la necesidad de adaptar el ERP a nosotros o adaptarnos nosotros a él.
Diseñar y desarrollar las adaptaciones
Proyectar toda esta preparación para las compañías que se van a incorporar al
proyecto de cambio después de nosotros.
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5. Cómo preparamos el cambio
Inicialmente, se define la “Core Solution”:
En esta definición, participan miembros de distintos países, concretamente
España, Francia y Holanda.
Con los integrantes del proyecto, se definen los requerimientos con un enfoque
global.
Con dichos requerimientos, se configura y adapta la solución, teniéndola
preparada como “plantilla” para los posteriores implantaciones en otros países.
Posteriormente, se implanta en cada uno de los países. Más adelante veremos el
orden en el que se han realizado las implantaciones en el Grupo Limagrain.
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6. Cómo realizamos el cambio
Creación de cuentas de terceros nuevas (clientes, proveedores).
Introducción de saldos y carteras. (Acierto)
Todos los clientes, proveedores e inmovilizados se crean de nuevo aprovechando las nuevas
características y depurando viejos errores.
Creación de especies nuevas, recodificación de todos los productos.
Introducción de inventario. (Acierto)
Codificación de especies, familias y productos homogénea y común a todas las empresas del
grupo.
Fin de ejercicio, fin de sistema.
Nuevo ejercicio, nuevo sistema de trabajo.
Pérdida de históricos de ventas antiguos. Introducción del N-1 de
ventas. (Error)
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7. Cronología del cambio
Jul’06 Jul’07 Jul’08 Feb’09 Jul’09 Jul’09 Jul’10 TBD
ES ES ES ES ES ES ES ES
NL NL NL NL NL NL NL
FR FR FR FR FR FR
BE BE BE BE BE
CZ CZ LCE LCE LCE
PL PL UK UK UK
SK SK DE DE DE
HU HU TR
BG IT
RO CL
LCE DK
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8. Desde el punto de vista técnico
Un sistema homogéneo para muchas compañías.
Formación/soporte técnico común.
Los problemas que se han resuelto en una compañía, ya no serán
problema en las demás.
Todos tenemos el mismo esquema de procesos y datos. Y todos los
llamamos igual.
La incorporación de nuevas filiales se integra en la consolidación
rápidamente.
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9. Las ventajas de un Proyecto Core Solution
Al trabajar con la misma Solución, la información obtenida del
sistema es comparable y consistente.
La Gestión del Cambio se centraliza y se simplifica.
La Consolidación de empresas es automática.
La implantación de la Solución en futuros países requiere una
inversión mínima.
El soporte se simplifica y es más ágil.
El coste de mantenimiento se reduce enormemente.
Los requerimientos de infraestructura se reducen.
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10. El sistema nuevo
Acceso directo del personal nómada a través de Internet/Intranet.
Ellos mismos introducen sus datos (presupuestos)
Ellos mismos extraen sus informes
Inventario común a todas las empresas del grupo (ya no necesitamos
transcodificación).
Procesos de compra/venta intercompañía automáticos.
Extracción de datos en tiempo real.
Consolidación de cuentas contables automático.
LOS DATOS QUE NECESITAN LOS PROCESOS DE
CONSOLIDACIÓN SALEN AUTOMATICAMENTE DEL SISTEMA.
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11. El Reporting al Grupo y los Procesos de Cierre
Realización de cierres mensuales.
Preparación de informes, consolidación de cuentas con el Grupo.
Las herramientas actuales nos permiten tener los informes preparados y que sólo tengamos que
actualizar los datos desde el ERP.
Auditoria interna y externa (semestral y anual)
Todas las compañías del grupo tienen la misma estructura de datos y procesos.
Todas las contabilidades de las empresas del grupo tienen una opción para mostrar los datos a través
de la cuenta de consolidación, que es la misma para todo el grupo.
Cierre de Ejercicio.
Los datos salen prácticamente de forma automática y en el formato que el Grupo ha establecido.
Los informes están prediseñados en Excel y sólo hay que actualizar los datos desde el ERP.
Un buen ejemplo de mejora:
Antes costaba más hacer el Cierre del ejercicio que el Presupuesto del año siguiente.
Ahora podemos gastar nuestras energías en ajustar el Presupuesto del año siguiente, porque el Cierre
no supone un trauma.
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12. Limagrain Ibérica
Ctra. Pamplona-Huesca, km 12
31470 Elorz
NAVARRA (España)
www.limagrain.es
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