El documento resume un estudio realizado por IDC sobre los costes de adaptación al cambio de diferentes soluciones ERP. El estudio encontró que UNIT4 ekon requiere menos tiempo y costes para realizar cambios de versión comparado con otras soluciones como Axapta, Navision, Sage X3, SAP Business One y SAP R/3. UNIT4 ekon ofrece una buena combinación de bajo grado de personalización y bajos costes de migración a nuevas versiones.

1. Soluciones ERP: la agilidad de adaptación al cambio
como respuesta a las necesidades del negocio.
Fernando Maldonado
IDCEspañaPlazaColón,2TorreI.Planta4º.28046,MadridEspañaTel.:(+34)917872150Fax.:(+34)917872165
Estudio patrocinado por:
IDC Research España

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c o m o r e s p u e s t a a l a s n e c e s i d a d e s d e l n e g o c i o .
Fernando Maldonado
Noviembre de 2010
R E S U M E N E J E C U T I V O
IDC ha desarrollado recientemente para UNIT4 un estudio, tomando una
muestra de 69 empresas españolas con más de 5 millones de euros de
facturación, sobre los costes de adaptación al cambio de distintos ERP. En
concreto, se han medido los costes de realizar cambios de versión de las
siguientes soluciones: Axapta, UNIT4 ekon, Navision, Sage X3, SAP Business
One y SAP R/3.
El análisis realizado pone de manifiesto los siguientes aspectos clave:
 Las necesidades del negocio de adaptarse a un mercado en
constante cambio impactan en el ERP. Se está acortando el plazo
en el que las empresas realizan cambios de versión de sus sistemas
ERP.
 La personalización del ERP encarece futuros cambios de versión
encaminados a cubrir las necesidades cambiantes del negocio. El
grado de personalización que requiere la aplicación inicialmente tiene
implicaciones en los costes de adaptarse al cambio: cuanto mayor es
el grado de personalización mayores son los costes de realizar un
cambio de versión.
 Existe cierto desconocimiento en torno a los costes de adaptar el
ERP a las necesidades del negocio. Un porcentaje pequeño pero
significativo de empresas no computan o no conocen cuáles son los
costes incurridos de realizar el cambio de versión de la solución.
A pesar de las dificultades para comparar distintos ERP en su adaptación al
cambio; por ejemplo, la existencia de distintos grados de personalización de la
solución, IDC observa que no todos las soluciones analizadas tiene el mismo
coste en términos monetarios y de tiempo, es decir, cuánto cuesta realizar el
cambio de versión y cuánto tiempo se necesita para llevarlo a cabo.
En concreto, IDC ha identificado algunas diferencias que se sintetizan en los
siguientes puntos:
 Tiempo requerido para el cambio de versión. UNIT4 ekon es la
solución ERP que requiere un menor número de días para realizar el
cambio de versión. En el extremo opuesto, con un número de días
mayor, se encuentran SAP R/3 y Axapta y en una posición intermedia
se sitúan las soluciones de SAP Business One, Navision y Sage X3.
 Coste monetario para el cambio de versión. En términos
económicos, de nuevo UNIT4 ekon es la solución que requiere una
menor inversión para realizar el cambio de versión. En una posición
intermedia se encuentran SAP Business One, Navision y Sage X3
mientras que Axapta y SAP R3 son las soluciones con un mayor coste
de cambio de versión.
IDC ha constatado que UNIT4 ekon es un ERP que en términos comparativos
ofrece bajos costes de inversión en la migración a nuevas versiones. En este
documento se analizan algunas claves que lo hacen posible.

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Hoy en día, tanto las empresas como sus ejecutivos se encuentran bajo una
tremenda presión que proviene de un entorno económico adverso, de unos
clientes más exigentes, de nuevos e impredecibles competidores y de los
propios empleados.
Esta presión está relacionada directamente con la necesidad de dar respuesta
con urgencia a cada uno de estos factores que, además, se intensifican cuando
todos ellos se producen de forma simultánea dando pie a nuevos entornos de
negocio.
Una situación económica adversa junto a un entorno competitivo global que se
sustenta en la hiperconectividad de la Web conlleva la necesidad de una nueva
aproximación a las estrategias de negocio que se fundamente en la flexibilidad
de la empresas para adaptarse al cambio; no sólo para adaptar su estrategia de
negocio sino también los sistemas TIC subyacentes.
Los cambios a los que se enfrentan las empresas son constantes y la situación
económica actual los acelera. Aquellas capaces de responder con mayor
agilidad a los mismos estarán mejor preparadas para afrontar el futuro con
garantías.
Estos cambios a los que se enfrentan las empresas se pueden agrupar en
cambios…
 … Operativos en busca de una mayor eficiencia que va a requerir una
mayor flexibilidad operativa entendida como cambio dinámico de los flujos
de trabajo y de la estructura organizativa.
 … Estructurales en la forma de procesos de fusiones y adquisiciones que
implica cambios radicales en los negocios, en los procesos y
procedimientos de las empresas.
 … Regulatorios que conllevan nuevas formas de reporting, nuevas
capturas de información y nuevas formas de analizar la información.
Las empresas necesitan ser capaces de gestionar el cambio y complejidad de
los entornos de negocio, es decir, estandarizar y soportar entornos con
procesos de negocio dinámicos.
Todo ello gestionando migraciones y actualizaciones de sus sistemas para
cubrir las necesidades del negocio en un entorno en el que existe limitación de
recursos, presupuestos, personal técnico y donde las empresas deben buscar
el equilibrio entre objetivos estratégicos a largo plazo y las necesidades tácticas
a corto.
El cambio no es algo que sucede de forma puntual sino que es un proceso
continuo, es decir, que la tecnología no sólo debe cubrir las necesidades
actuales sino también futuras y hacerlo con un coste razonable.
Las soluciones ERP no son una excepción y los criterios de selección de este
tipo de soluciones deben considerar no sólo los costes de adquisición iniciales
sino también los costes futuros de adaptación al cambio. Por ejemplo, los
costes vinculados a cambios de versiones. El objetivo es alcanzar el
alineamiento entre negocio y tecnología al menor coste posible.
Tradicionalmente los fabricantes de ERP han enfatizado la flexibilidad de sus
sistemas en la implantación así como su fácil configuración y personalización.
Sin embargo, hoy esto ya no es suficiente y el énfasis, al menos por parte de
los clientes, se encuentra en la post implantación, en concreto en la capacidad
para dar respuesta a los cambios del mercado.

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A G I L I D A D D E A D A P T A C I Ó N A L C A M B I O .
Para dotar a las empresas de la agilidad demandada por el negocio, los ERP
deben ser flexibles para adaptarse a los cambios y no convertirse en una
rémora que los dificulten.
En el gráfico 1 se ilustra como mientras las necesidades del negocio van en
aumento - línea de color azul -, el valor de la inversión realizada en el ERP se
va depreciando, lo que produce un desajuste entre ambos que crece con el
tiempo.
Por ello, la mejor forma que tiene una empresa de capitalizar su inversión en un
sistema ERP es siendo flexible para adaptarse a cambios en los procesos de
negocio, a cambios en las necesidades de información y a la forma en la que se
gestiona dicha información.
Frente a este desajuste entre la inversión en ERP y las necesidades de negocio
las empresas pueden optar por dos tipos de ajustes: proactivo y reactivo.
 Ajuste proactivo: el ajuste entre las necesidades del negocio y los
sistemas ERP se produce de forma progresiva con actualizaciones y
cambios de versión en espacios de tiempo cortos - línea de color verde
en el gráfico 1-.
 Ajuste reactivo: la depreciación del ERP lleva en su extremo a la
obsolescencia y a la necesidad de cambiar el sistema una vez que el
abismo entre la cobertura del ERP y las necesidades del negocio se
hacen insalvables llevando a la necesidad de un cambio de versión-
línea de color amarillo en el gráfico 1-.
Los costes de un enfoque reactivo se miden no sólo en términos del
desembolso necesario sino también como coste de oportunidad.
La mejor opción es optar por un ajuste proactivo y éste conlleva que las
empresas deben analizar los costes de sus sistemas a lo largo de vida de los
mismos y concebir sus soluciones ERP no para durar sino para cambiar; para
adaptarse a las necesidades del negocio a medida que éste evoluciona.
En el siguiente gráfico se ilustran dos situaciones: una en la que existe un
ajuste proactivo y otra en el que el ajuste es reactivo.

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GRÁFICO 1. NECESIDADES DEL NEGOCIO VS NECESIDADES DE
INVERSIÓN
Fuente: IDC adaptado de UNIT4

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C A R A T E R I Z A C I Ó N D E L A S S O L U C I O N E S E R P
A N A L I Z A D A S .
En este estudio se realiza una comparativa entre seis soluciones ERP en torno
a los costes de adaptarse al cambio en términos de días necesarios para
cambiar de versión así como de los costes monetarios incurridos para llevarla a
cabo. Ambos costes están relacionados pero los días necesarios para realizar
el cambio de versión conllevan un coste indirecto añadido, el derivado de las
interferencias que se producen en el negocio.
Los resultados del análisis ponen de manifiesto las siguientes tendencias
generales:
 Está disminuyendo el tiempo trascurrido antes de un cambio de
versión. Tradicionalmente los cambios de versión se producían
transcurridos más de 3 años de vida del ERP pero en el presente
análisis un 15% de las empresas entrevistadas ha realizado un cambio
de versión de su ERP antes de cumplir éste los tres años de edad.
 Existe relación entre el grado de personalización de la solución y
el coste de realizar un cambio de versión. Existe una estrecha
relación entre los días invertidos en el cambio de versión y los costes
monetarios incurridos. Sin embargo, la relación con el grado de
personalización, si bien existe dentro de cada solución, varía cuando
se comparan distintas soluciones: algunos proveedores consiguen
tener menores costes de cambiar de versión con mayor grado de
personalización de la solución.
 El tiempo necesario para cambiar de versión conlleva un
creciente coste de oportunidad. La dependencia del negocio sobre
los sistemas críticos como el ERP está creciendo. Las interferencias
generadas por los cambios de versión en el negocio pueden superar
los costes monetarios directos. A ello hay que añadir que no siempre
se dispone de los recursos necesarios para tareas de migración que
no aportan valor, lo que lleva a demoras en el cambio de versiones
con el consiguiente incremento del coste de oportunidad.
La comparación entre distintas soluciones es difícil en tanto que se pueden ver
afectadas por aspectos como el grado de personalización, la edad del ERP o el
tamaño de la empresa cliente. Por ello, a continuación se da un contexto a los
resultados encontrados para cada uno de los ERP analizados. En concreto,
tomando como referencia los valores medios encontrados entre los clientes de
cada una de las soluciones analizadas construimos un perfil tipo que ayude a
contextualizar la comparación.
A continuación se ofrece un resumen de las principales características de los
clientes analizados en función de la edad de la solución, el grado de
personalización y los costes tanto en términos de tiempo como de costes
monetarios de llevar a cabo un cambio de versión.
SOLUCIÓN AXAPTA
La edad de su ERP supera los 5 años y tiene un grado de personalización
medio de 1.620 horas. Respecto a los costes de cambiar de versión alcanza,
medido en términos de tiempo, los 22 días y los 27 mil euros en términos de
costes monetarios directos.
SOLUCIÓN UNIT4 ekon
La edad de su ERP supera los 5 años y tiene una grado de personalización de
aproximadamente 1.000 horas. Respecto a los costes de cambiar de versión es
inferior, medido en términos de tiempo, a los 10 días con un coste monetario
directo de 6 mil euros.
SOLUCIÓN NAVISION
La edad de su ERP es inferior a los 5 años y tiene una grado de
personalización de aproximadamente 1.000 horas. Respecto a los costes de

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cambiar de versión, éstos alcanzan los 17 días necesarios para llevarla a cabo
con un coste directo aproximado de 23 mil euros.
SOLUCIÓN SAGE X3
La edad de su ERP es superior a los 6 años y tiene un grado de
personalización de aproximadamente 600 horas. Respecto a los costes de
cambiar de versión estos alcanzan los 16 días necesarios para llevarla a cabo
con un coste monetario directo de 13 mil euros.
SOLUCIÓN SAP Business One
La edad de su ERP es superior a los 4 años y tiene un grado de
personalización superior a las 1.600 horas. Respecto a los costes de cambiar
de versión estos requieren 14 días para llevarla a cabo con un coste directo
promedio de 11 mil euros.
SOLUCIÓN SAP R/3
La edad de su ERP es superior a los 5 años y tiene un grado de
personalización superior a las 3.500 horas. Respecto a los costes de cambiar
de versión estos alcanzan los 32 días necesarios para llevarla a cabo y tienen
un coste directo promedio de 35 mil euros.
En el siguiente gráfico se ofrece un resumen de los principales indicadores de
los clientes según los valores medios encontrados para cada proveedor. Siendo
las soluciones analizadas las siguientes: Axapta, UNIT4 ekon, Navision, Sage
X3 SAP Business One y SAP R/3.
GRÁFICO 2. CARACTERÍSTICAS DE LAS SOLUCIONES
Fuente: IDC 2010
Tomando todos estos datos como referencia se puede establecer un ranking de
las distintas soluciones en función de los costes tanto directos como indirectos
que generan durante un cambio de versiones.

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C O M P A R A T I V A D E L A S S O L U C I O N E S
La comparación de distintas soluciones a partir de los contextos expuestos en
la sección anterior sitúa a UNIT4 ekon como una solución con un grado de
personalización medio pero con unos menores costes monetarios y un menor
tiempo necesario para realizar el cambio de versión. A continuación se describe
los principales resultados encontrados:
 Ranking grado de personalización: las soluciones con mayor grado
de personalización - medido en horas de desarrollo - son las
soluciones de SAP. En el extremo opuesto se encuentran Navision y
Sage X3 con un menor grado de personalización, mientras que en una
posición intermedia se encuentran tanto UNIT4 ekon como Axapta.
 Ranking días necesarios para el cambio de versión: las soluciones
que requieren un mayor número de días para realizar un cambio de
versión son SAP R/3 y Axapta. Una posición intermedia ocupan las
soluciones de Navision y de Sage X3, mientras que SAP Business
One y UNIT4 ekon son las que menor número de días se necesitan.
 Ranking coste cambio de versión: el ranking de coste es muy similar
al de días necesarios Axapta y SAP R/3 son las soluciones con un
mayor coste. De nuevo, UNIT4 ekon es la solución que lidera el
ranking con un menor coste.
En el siguiente gráfico se puede observa un ranking entre las seis soluciones
analizadas.
GRÁFICO 3. RANKING DE SOLUCIONES
Fuente: IDC, 2010
El posicionamiento de UNIT4 ekon puede resumirse como sigue: las soluciones
tanto de Navision como de Sage X3 si bien parten de un grado de
personalización menor conllevan mayores costes directos de saltar a la nueva
versión así como los días necesarios para llevarla a cabo. Por su parte, si bien
SAP Business One tiene un mayor grado de personalización, sus costes tanto
monetarios como medidos en tiempo son superiores a UNIT4 ekon. Por último,
Axapta y SAP R/3 son las soluciones con mayor grado de personalización y con
mayor inversión necesaria para cambiar de versión, lejos de los costes
incurridos con UNIT4 ekon.

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C O N S I D E R A N D O A U N I T 4 e k o n
UNIT4 ekon es el software de gestión que basado en arquitectura propia
(karat™) posibilita un enfoque proactivo para atajar los desajustes entre las
necesidades del negocio y el ERP, dado que permite disponer con rapidez y a
bajo coste de las últimas actualizaciones y versiones que incorporan los
cambios tecnológicos y funcionales que exige la competitividad empresarial.
Además de eludir el coste de oportunidad que conllevan dichos desajustes, el
coste de propiedad a lo largo de la vida del ERP se ve reducido dado que
permite una rápida adaptación a cambios futuros incorporando tanto las últimas
funcionalidades de negocio como las novedades tecnológicas que surjan.
Principales características de UNIT4 ekon
UNIT4 ha concebido UNIT4 ekon como una solución ágil, conectada,
trasparente y orientada a resultados. La solución cuenta con internet como
parte natural, lo que facilita que todos los actores en los procesos de negocio
de la empresa (empleados, clientes y proveedores) participen en los circuitos
de información y que lo hagan accediendo desde cualquier lugar y con
cualquier dispositivo.
A continuación se ofrece una breve descripción de los principales atributos de la
solución UNIT4 ekon:
 Ágil. Permite rápidos up-grades, con bajo coste de propiedad, para
que la empresa se adapte con facilidad a los cambios futuros que se
produzcan a nivel funcional, legal y tecnológico.
 Conectado. La tecnología 100% internet, permite el acceso a la
información y procesos en cualquier momento y lugar, aplicando altos
niveles de seguridad.
 Transparente. Las herramientas de supervisión y un sistema de
alertas con los indicadores claves en su gestión dotan a las empresas
de la perspectiva necesaria para una gestión global de su empresa.
 Orientado a resultados. Está diseñada para aportar valor, reduciendo
costes de personal, evitando errores, agilizando procesos e integrando
la gestión global en la toma de decisiones.
Arquitectura karat: pilar de los atributos de UNIT4 ekon
La arquitectura karat es responsable de los atributos de la solución gracias a las
siguientes características (la lista no pretende ser exhaustiva):
 Repositorio con todas las definiciones
 Niveles de parametrización y herramienta de propagación de cambios
de nivel superior al inferior
 Personalización sin fuentes
 Herramienta UNIT4 ekon installer, que se encarga de instalar y de
actualizar las nuevas versiones:
 Actualiza el repositorio
 Carga las nuevas versiones de producto en el nivel padre
 Propaga a los niveles hijos las nuevas definiciones
 Sincroniza los cambios en las tablas de los distintos
productos instalados
 Realiza el up-grade de los datos del cliente si procede
 Preserva la inversión del cliente en los upgrades ya que se
mantiene su personalización
En resumen, gracias a la arquitectura karat, la solución UNIT4 ekon permite a
las empresas, respetando el grado de personalización de la solución, tener un
enfoque proactivo frente al cambio.

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F I C H A T É C N I C A
IDC ha realizado entrevistas a empresas usuarias de sistemas ERP durante el
mes de Septiembre de 2010 con el fin de conocer:
1. El grado de personalización de la solución
2. La edad de ERP
3. Los costes monetarios incurridos en el último cambio de versión
4. El tiempo necesario para llevar a cabo el cambio de versión.
La metodología utilizada para llevar a cabo las entrevistas ha sido entrevista
telefónica asistida por ordenador (CATI).
Las empresas fueron seleccionadas de forma aleatoria y las características en
cuanto a su volumen de facturación y número de empleados no se consideraron
en el proceso si bien estos datos quedaron recogidos.
En el gráfico que se muestra a continuación se distribuye el número de
entrevistas realizadas por solución.
GRÁFICO 4. MUESTRA ESCOGIDA DE EMPRESAS
Fuente; IDC, 2010