Este documento presenta los beneficios y la tasa de retorno de la inversión de un software para el control de costos de proyectos. Explica cómo el software puede mejorar la previsibilidad, minimizar costos y aumentar la eficiencia al automatizar procesos. También muestra ejemplos de cálculos de TIR para diferentes tipos de empresas, donde el retorno de la inversión varió desde 1 mes hasta 3 años dependiendo del tamaño de la compañía y la cantidad de proyectos.

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2
Calculo de Tasa de Retorno de inversión de
Un sofware para Control de
Costos de Proyectos:
Presentado por:
Jorge Rossini, Director de Proyectos
Cima Project Management.

3. Acerca de nosotros
CIMA Project Management
Fundación: 2007, Santiago de Chile
Empleados: 32
Clientes Corporativos: más de 100
Presencia: Chile, Perú, Brasil y Ecuador
Representaciones:
Master Reseller

4. Principales Clientes

5. 5
Planificación de Capital
Gerenciamiento de Portfolio
Control de Costos de Proyectos
Gerenciamiento de Valor Ganado
Planificación de la Fuerza Laboral
Medición de Progreso
Estimación
Gerenciamiento de Paradas y Mantenimiento
Soluciones
Principales
Plataforma Corporativa Planificación y Control

6. 6
EcoSys para Mandantes

7. 7
EcoSys para Contratistas

8. WBS & WBS Status
Presupuesto / Costo
EVM Integrado
Reportes Consolidados de
Performance
Presupuesto & Forecasts
Comprometido
Gerenciamiento de Cambios
Transformación de Datos
Vistas Históricas
Transac./Vistas de Auditoria
Proyecto/WBS
Fechas
Carga de Recursos (unid & costos)
-Línea Base
-Actual
-Remaneciente
Actividades
Recursos
Códigos (activity, resource, project)
Porcentaje completado
8
Projectos
WBS/Activity Networks
Costos Actuales
Timesheets
OC y Contratos
Escenario Típico de Integración
Otros Sistemas

9. 9
• Objetivos Primarios
 Mejorar la previsibilidad proyecto
 Minimizar los costos del proyecto
 Mejorar la eficiencia a través de la automatización y la integración
• Apoyando Objetivos
 Asegurar la integridad de datos
 Aumentar la visibilidad en toda la cartera de proyectos
 Implementar normas para garantizar el cumplimiento corporativo
• Facilitadores
 Fácil de usar (como Excel)
 Fácil de configurar y apoyo integral. (Configure para toda la organización
y que sirva para toda ella también)
Porque adoptar EPC?

10. 10
Dimensiones de la Madurez
Proceso
Tecnología
PersonasOrganización

11. 11
Un Modelo de Madurez común

12. 12
Tipico flujo de Costos (SIPOC)
Mirada para
Adelante
Mirada
Para
Atras
Agrega
Valor
Commodities

13. 13
Madurez en Control de Proyectos
CUSTOMERS
Project Directors Project Audit
NIVEL 1 DE MADUREZ – Reporte de Costos
Project Manager
Portfolio Managers
Fianzas y Contabilidad
Compras
ClienteContratistas Reporte de Costos
Centro de Costos
Circulo de Influencia

14. 14
Madurez en Control de Proyectos
NIVEL 1 DE MADUREZ – Reporte de Costos

15. • Cuestiones:
– Consumo de Tiempo
– Alto índice de error humano
– Limitaciones físicas
– Diferentes versiones con errores
– Vistas restringidas
– Pobre estandarización
– Pobre soporte de auditoria
15
Excel en nivel de madurez 1/2
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16. 16
Change
Management not
integrated with
reported Forecast
Gerenciamiento de
Cambios no
integrado con
Forecast
Forecasting no
integrado
EVMS not
integrated
EVMS no
integrado
No hay alimentación
automática de lo que
acontece en campo
sobre horas y costos
Demasiados links sin
contemplar…
CVA no
automatizado
Demasiadas
entradas
manuales…
Reconciliación no
automática
Herramientas de Control de Costos M1/2

17. 17
Focalizar en Derrumbando Silos

18. Focalizar en Derrumbando Silos
Aquí quiero medir la performance por disciplina.
Generalmente trabajamos por disciplina y por eso abrimos
los diferentes paquetes de trabajo y creamos nuestra baseline por disciplina.
1) A pesar de tenerlo por disciplina el sector de compras decide hacer una Orden de
Compra y crea solo una línea por el total de las disciplinas. Típico del sector de
Compra hacer el esfuerzo mínimo.
El contratista con la misma visión que la gente de planificación va querer medir su
performance por disciplina. De esta forma puedo saber donde puedo estar mal y actuar en
consecuencia.
El problema radica en que el sector de cuentas a pagar no precisa tampoco de abrir por
disciplina y lo toma como suma alzada solicitando una factura por solo 1 línea.
Eso hace que internamente se tenga que llevar la información en paralelo para poder
controlar los costos y el avance físico.
Es aquí donde deberíamos actuar y pedir para compras abrir el contrato por ítem o por
disciplina y a su vez pedir la facturación al mismo nivel de detalle.
Esto es organización y es donde deberíamos comenzar a trabajar para mejorar los
procesos.

19. Pasos para el Calculo de TIR
1) Mapear la cantidad de gente envuelta en gerenciamiento de proyectos.
El primer paso será hacer un levantamiento de todas las personas que
trabajan en gerenciamiento de proyectos.
 Directas
 Indirectas.
 Terceros
2) Dividir las personas por proceso de negocio dentro de los proyectos
Ejemplo:
 Estudios previos de escenarios
 Estimación

20. Pasos para el Calculo de TIR
 Generación de reportes para aprobación
 Aprobación de presupuesto
 Control de información a extraer del ERP (Compras y Contratos)
 Control de información a extraer del ERP (pagos)
 Emisión y actualización de planillas Excel
 Consolidación de información
 Preparación de Reportes diarios, semanales y mensuales.
 Simulación de escenarios
 Control de información que viene de Contratistas.

21. 3) Valorización de cada proceso.
Para la valorización se tomara el total por persona de:
 Salario de total
 Cargas sociales (incluyendo despido y vacaciones)
 Bonificaciones de fin de año
 Costo Empresa (Notebook , puesto de trabajo, etc)
El total del ítem 3 se multiplicara por 12 meses.
4) Calculo del retorno
Que sería total del ítem 3 dividido el total de la inversión en software +
implementación.
Pasos para el Calculo de TIR

22. Que es lo que la TIR no mide
Hay costos de oportunidad que en muchos casos no se pueden valorar.
Ejemplo de esto son:
 Calculo de tendencia mediante la metodología de EVM
 Costo de oportunidad en EPC para iniciar reclamos ante Clientes Finales
 Mejor preparo ante reclamos de Contratistas en Owners
 Mejor preparo para reuniones de proyectos teniendo todo en un solo lugar
 Flujo de caja proyectado (Económico y Financiero) mas exactos
 Eliminar la duda de que versión de archivos estamos trabajando.
 Posibilidad de estandarizar el gerenciamiento de proyectos.
 Evitar silos de información
 Evitar manipulación de información
 90% del tiempo buscando información y 10% Analizándola

23. Ejemplos de cálculos en Clientes
Retorno calculado en una EPC mundial:
 Total 2 personas por proyecto
 Actualmente 375 proyectos
 Proyectos en 15 países
 Sucursal en 7 países
 Utilizan Primavera y MSP para cronograma
 Excel para Estimación y Control de Costos
 ERP SAP
 Calculo total de personal en 1 año: U$ 18.000.000
 Inversión software + implementación: U$ 1.600.000 (Venta + Estimación +
Costos)
 Retorno de inversión: Aproximadamente 1 meses

24. Ejemplos de cálculos en Clientes
Retorno calculado en una EPC Grande:
 Total 2 personas por proyecto
 Actualmente 35 proyectos
 Presencia en 3 países
 Utilizan Primavera para cronograma
 Excel para Estimación y Control de Costos
 ERP SAP
 Calculo total de personal en 1 año: U$ 1.260.000
 Inversión en software + implementación: U$ 600.000 (Costos)
 Retorno de inversión: Aproximadamente 6 meses

25. Ejemplos de cálculos en Clientes
Retorno calculado en una EPC Mediana Grande
 Total 3 personas por proyecto
 Actualmente 28 proyectos
 Presencia en 5 países
 Utilizan Primavera y MSP para cronograma
 Excel para Estimación y Control de Costos
 ERP Oracle
 Calculo total de personal en 1 año: U$ 1.512.000
 Inversión en software + implementación: U$ 700.000 (Estim + Costos)
 Tasa de retorno de inversión: Aproximadamente 6 meses

26. Ejemplos de cálculos en Clientes
Retorno calculado en una Minera
 Total 4 personas por proyecto (weekly)
 Actualmente 4 proyectos
 Utilizan Primavera
 Excel para Estimación y Control de Costos
 ERP Ellipse
 Calculo total de personal en 1 año: U$ 960.000
 Inversión software+implementación: U$ 380.000 (Costos)
 Tasa de retorno de inversión: Aproximadamente 5 meses

27. Ejemplos de cálculos en Clientes
Retorno calculado en una Minera
 Total 3 personas por un proyecto (weekly)
 Actualmente 1 proyectos de 6 bi.
 Utilizan Primavera
 Excel para Estimación y Control de Costos
 ERP Ellipse
 Calculo total de personal en 1 año: U$ 144.000
 Inversión software + implementación: U$ 480.000 (Costos)
 Tasa de retorno de inversión: Aproximadamente 3 años

28. Ejemplos de cálculos en Clientes
Retorno calculado en una empresa de Oil & Gas (Perforación)
 Total 1 personas por proyecto
 Actualmente 24 proyectos de perforación
 Utilizan Primavera
 Excel para Estimación y Control de Costos
 ERP SAP
 Calculo total de personal en 1 año: U$ 1.152.000
 Inversión software + implementación: U$ 380.000 (Costos)
 Tasa de retorno de inversión: Aproximadamente 4 meses

29. 1) Las empresas ven la inversión en software como un gasto y no analizan su
potencial como una inversión.
2) El trabajo en Excel es agotador, inseguro e ineficiente.
3) Mas tiempo buscando que analizando y encima manipulado.
4) La mayor parte de la gente no sabe que gerenciar un proyecto es predecir el
futuro y eso es lo que mejor hacer un software de control de costos.
5) La capacidad de repago es muy rápida sin contar los beneficios intangibles.
6) Única forma de trabajar en forma estandarizada, especialmente en empresas
que se encuentran en distintos países , con culturas totalmente diferentes
7) La presión por resultados con las comodities de minería bajando de precio así
como el barril de petróleo hacen que el análisis de reducción de costos sea algo
imprescindible y la búsqueda por un software de costos algo imprescindible.
Definitivamente con un ejercito de gente buscando información no lo voy hacer
29
Resumen

30. Mas información:
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