Metodología para la Formulación y Gestión de Planes Estratégicos de TIC en Pymes de Colombia

Proyecto Final de Master
Metodología para la Formulación y Gestión de Planes
Estratégicos de TIC en Pymes de Colombia
Por César Augusto Gómez Montoya
Trabajo de tesis para optar al Grado de
Master en Dirección Estratégica en Telecomunicaciones
Tutor: Dr. Jon Arambarri
Manizales – Colombia, Febrero 14, 2015

Yo, CÉSAR AUGUSTO GÓMEZ MONTOYA declaro que el contenido de este documento es reflejo del trabajo
personal de quien suscribe y manifiesto que los datos son originales y tengo autorización para difundirlos y
que ante cualquier notificación de plagio, copia o falta a la fuente original total o parcial, como asimismo en
caso de recibirse acusaciones legales derivados de su contenido y/o de los datos presentados, soy
responsable directo administrativo, económico y legal, sin afectar al Director o Directora que dirigido este
trabajo, a la Universidad, a otras entidades que hayan colaborado en este trabajo o entidades que hayan
financiado este programa o me hayan concedido ayudas para realizar mis estudios.

RESUMEN
El acelerado cambio de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las organizaciones hace
necesario adoptar nuevas Metodologías para la Formulación y Gestión de Planes Estratégicos de TIC
siguiendo lineamientos de las mejores prácticas donde diversos marcos de referencia que buscan eliminar
principalmente el problema de cómo lograr que los proyectos de TI conlleven a una ventaja para la
organización generando valor, cómo hacer que los proyectos de TI sean una inversión con retorno y no
solamente un gasto necesario. Es por ello que se ha buscado eliminar estas problemáticas proyectando un
modelo metodológico con el fin sea utilizado en Pymes Colombianas en futuras ocasiones, sin la dependencia
exclusiva de proveedores expertos.
La formulación y gestión del PETIC aunque tiene algunos elementos comunes, no es igual que la definición
de una Arquitectura Empresarial, ya que esta última difiere por su ámbito más amplio, en donde se hace
una intervención y modificación radical de los procesos de negocio, se realiza un recorrido a profundidad en
el análisis y definiciones de Datos, Aplicaciones e Infraestructura, y la identificación de oportunidades,
soluciones y proyectos van más allá de TI, llegando a iniciativas que plantean programas de sensibilización
y cambio profundo en la cultura organizacional, así como temas de Madurez Organizacional e Innovación
Institucional que no se desprenden de soluciones de TIC.
El proceso de formulación de un PETIC va en la búsqueda del aporte de valor en los sistemas y servicios de
tecnologías de la información a los objetivos estratégicos de las Pymes, acompañado de un modelo de
Gestión Tecnológica orientado a la prestación de servicios de información con características de excelencia.
Cada vez que las pymes decidan hacerlo (ya sea solos o apoyados en alguna firma de consultoría) siempre
debe asumirse como un proyecto, y por lo tanto debe tener un modelo de gerencia del mismo.

Contenido Paginas
Capítulo 1..................................................................................................................................... 7
1. INTRODUCCIÓN.................................................................................................................. 7
Capítulo 2..................................................................................................................................... 8
2. OBJETIVOS.............................................................................................................................. 8
2.1. Objetivo General ............................................................................................................. 8
2.2. Objetivos Específicos...................................................................................................... 8
2.3. Hipótesis............................................................................................................................. 8
2.4. Alcance del Proyecto.......................................................................................................... 9
Capítulo 3................................................................................................................................... 10
3. ESTADO DEL ARTE............................................................................................................... 10
3.1. Dirección Estratégica........................................................................................................ 10
3.2. Que son las TIC................................................................................................................. 10
3.3. Mejores Prácticas PETIC................................................................................................... 12
Capítulo 4................................................................................................................................... 16
4. SOLUCIÓN PROPUESTA ...................................................................................................... 16
4.1. PASOS FORMULACIÓN PETIC EN LA PYMES..................................................................... 16
4.1.1. Perspectiva Tecnológica............................................................................................ 17
4.1.2. Perspectiva Administrativa ....................................................................................... 22
4.2. PASOS GESTIÓN PETIC EN LA PYMES ............................................................................... 23
4.2.1 Objetivos para la Gestión del Portafolio .................................................................... 24
4.2.2 Actividades para la Gestión del Portafolio................................................................. 25
4.2.3 Optimización del Portafolio de Proyectos.................................................................. 27
Capítulo 5................................................................................................................................... 29
5. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN................................................................................ 29
5.1. Planteamiento del Problema ........................................................................................... 29
5.2. Revisión de Antecedentes................................................................................................ 29
5.3. Normativa para la Implementación del PETIC en la Pymes ............................................. 31
5.4. Viabilidad frente al Cambio del PETIC en la Pymes.......................................................... 32
Capítulo 6................................................................................................................................... 37
6. ANÁLISIS DE RESULTADOS................................................................................................ 37
6.1. Tendencias TIC en las Pymes de Colombia....................................................................... 37

6.2. Recomendaciones para la Difusión y Puesta en Marcha del PETIC ................................. 42
Capítulo 7................................................................................................................................... 44
7. CONCLUSIONES.................................................................................................................... 44
BIBLIOGRAFIA........................................................................................................................... 45
Ilustraciones
Ilustración 1. Alineación de las TIC en las Pymes........................................................................ 11
Ilustración 2. Diagrama de Madurez Tecnológica a partir de la fecha de comercialización....... 12
Ilustración 3. Mejores Prácticas Formulación PETIC................................................................... 13
Ilustración 4. Recursos utilizados................................................................................................ 15
Ilustración 5. Actividades de Planificación.................................................................................. 16
Ilustración 6. Perspectiva Tecnológica del Plan de Proyecto...................................................... 17
Ilustración 7. Componentes para definición del PETIC ............................................................... 17
Ilustración 8. Relación de Componentes que definen del PETIC ................................................ 18
Ilustración 9. Elementos de los componentes que definen del PETIC........................................ 18
Ilustración 10. Enfoque que define el PETIC ............................................................................... 19
Ilustración 11. Ejes del enfoque que define el PETIC.................................................................. 19
Ilustración 12. Ámbito de Negocio.............................................................................................. 20
Ilustración 13. Ámbito de Tecnología.......................................................................................... 20
Ilustración 14. Fases del PETIC .................................................................................................... 21
Ilustración 15. Consolidar el PETIC.............................................................................................. 22
Ilustración 16. Perspectiva Administrativa del Modelo de Gestión............................................ 23
Ilustración 17. Modelo de Gestión del Proyecto Formulación PETIC ......................................... 23
Ilustración 18. Enfoque Gestión de Portafolio............................................................................ 24
Ilustración 19. Contemplaciones TIC........................................................................................... 30
Ilustración 20. Componentes de una infraestructura tecnológica con sus estándares y normas
técnicas correspondientes. ......................................................................................................... 31
Ilustración 21. Generación de valor del PETIC frente al Cambio ................................................ 33
Ilustración 22. Enfoque Metodológico........................................................................................ 34
Ilustración 24. Análisis PEST........................................................................................................ 36
Ilustración 25. Proceso de apropiación de TIC en la Pymes........................................................ 37
Ilustración 26. Penetración de herramientas de tecnología básica en empresas* (% de
empresas con acceso) ................................................................................................................. 38
Ilustración 27. Número de usuarios de internet correspondientes a aquellos países que poseen
tamaño y dinamismo económico............................................................................................... 40
Ilustración 28. Cronograma sugerido para la difusión del PETIC ................................................ 43

Tablas
Tabla 1. Mapa de gestión y gobierno de TIC............................................................................... 13
Tabla 2. PMBOK vs PRINCE2........................................................................................................ 14
Tabla 3. Objetivos para la gestión del portafolio, programa y proyecto ................................... 25
Tabla 4. Actividades propuestas para la gestión del portafolio de proyectos............................ 26
Tabla 5. Beneficios de un PETIC .................................................................................................. 34
Tabla 6. Las predicciones TIC más documentadas...................................................................... 41
GLOSARIO
PETIC:
Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
TIC:
Tecnologías de la Información y la Comunicación es un concepto que tiene dos significados. El término
tecnologías de la información se usa a menudo para referirse a cualquier forma de hacer cómputo. Como
nombre de un programa de licenciatura, se refiere a la preparación que tienen estudiantes para satisfacer
las necesidades de tecnologías en cómputo y comunicación de gobiernos, seguridad social, escuelas y
cualquier tipo de organización.1
PYMES:
Es una empresa con características distintivas, y tiene dimensiones con ciertos límites ocupacionales y
financieros prefijados por los Estados o regiones. Las Pymes son agentes con lógicas, culturas, intereses y
un espíritu emprendedor específicos, [1].
1
ACM. «Tecnologías de la Información» (en inglés). Computing Carrers and Degrees. Consultado el 30
de enero de 2015. «Information Technology». URL: http://computingcareers.acm.org/?page_id=7

Capítulo 1
1. INTRODUCCIÓN
En la sociedad de la información y el cambio actual, las compañías más proactivas sobreviven, principalmente
cuando son profesionales se determina su credibilidad en el mercado. La tendencia de las organizaciones,
sean grandes, pequeñas, versátiles, complejas, entre otras características se hace necesario realizar
proyectos de mejoramiento en su competitividad usando metodologías probadas por años en diversas
latitudes que permiten evolucionar la forma de hacer las cosas, que finamente es lo que reconoce la
diferenciación. El presente documento tiene como finalidad llevar una ruta base en la visión tecnológica del
negocio como una táctica de fortalecimiento en las tecnologías de la información y comunicaciones en
Colombia evaluando e integrado el conocimiento necesario al momento de aplicar las mejores prácticas en
planeación estratégica de TIC.
Intuitivamente en nuestra vida diaria hacemos proyectos y los llevamos a la práctica. Buscamos información
al respecto, elaboramos alternativas y analizamos cuál de ellas nos ofrece las mejores posibilidades de una
decisión. El presente compila algunas consideraciones al momento de llevar a cabo un proyecto que involucre
tecnología en cualquier tipo de organización. La metodología busca reducir al máximo posible el umbral de
incertidumbre que siempre existe tras una decisión.
El proceso de formulación de un PETIC va en la búsqueda del aporte de valor en los sistemas y servicios de
tecnologías de la información a los objetivos estratégicos de las Pymes, acompañado de un modelo de
Gestión Tecnológica orientado a la prestación de servicios de información con características de excelencia.
[2]
Las Pymes colombianas deben alinearse con las tendencias que impone la gerencia del siglo XXI, donde en
estos momentos se ha superado la simplista vinculación de las TIC con la presencia en Internet y se
evoluciona hacia entornos productivos inteligentes que integran las TIC en todas las áreas de la empresa y
son parte estructural del modelo de negocio. Donde el sector empresarial a través de las tecnologías de la
información y comunicación ha logrado obtener una herramienta extraordinariamente útil para desarrollar
estrategias que contribuyen a promover los diferentes productos y servicios a nivel local, nacional e
internacionalmente.
El propósito de este instrumento es proyectar el modelo metodológico usado para la formulación y gestión
de Planes Estratégicos de TIC, con el fin sea utilizado en Pymes Colombianas en futuras ocasiones, sin la
dependencia exclusiva de proveedores expertos.

Capítulo 2
2. OBJETIVOS
2.1. Objetivo General
Metodología para la Formulación y Gestión de Planes Estratégicos de TIC en Pymes de Colombia.
2.2. Objetivos Específicos
 Mejorar la gestión de los servicios informáticos de las Pymes.
 Establecer un enlace y concordancia entre los procesos, información, aplicaciones e infraestructura
y funcionarios para el desarrollo de proyectos TIC.
 Orientar el desarrollo de proyectos TIC, que apalanquen los objetivos estratégicos de la Pymes.
 Alinear las actividades informáticas en el Marco del Plan Estratégico las Pymes.
 Presentar la metodología para proyectos que ofrece el PMI dentro de su producto PMBOK v5.
 Identificar, concentrar y publicar las mejores prácticas generalmente aceptadas en la Dirección de
Proyectos.
2.3. HIPÓTESIS
La contribución del PETIC en la generación de valor para las Pymes se puede direccionar por las siguientes
tendencias que no son ajenas al escenario colombiano:
• Las organizaciones deben tener la parte transaccional resuelta, para poder abordar una
transformación orientada a la automatización de procesos, la liberación de sistemas para la administración
(estratégica, táctica y operativa) y análisis de la información, requiriendo esto de nuevos roles en las áreas
de TI.
• La integración y convergencia de tecnología en los servicios del negocio es una tendencia fuerte
enmarcada en la aplicación de tecnología para proveer servicios de punta a punta, empaquetada con
procesos y recursos de tal manera que se puedan obtener objetivos específicos del negocio.
• Cada vez se cuenta con más procesos y reglas del negocio orquestados por la tecnología, con la
que se genera mejoramiento de procesos, aceleración en la respuesta a los usuarios o clientes y reducción
en costos de operación.
• Se requieren tres habilidades específicas para generar alto impacto: liderazgo en comunicación y
en gestión del cambio, desarrollo de estrategias, y administración de las relaciones con el negocio. Un PETIC
debe establecer planes de acción para potenciar estas habilidades, que suelen ser las menos maduras en la
mayoría de los funcionarios en áreas de TI.
• La relación con el negocio permite entender claramente los parámetros bajo los cuales se deben
tomar las decisiones, la gestión del cambio se requiere para que el usuario mismo pase de un procesador
de información a un tomador de decisiones, y dado que es un cambio tanto en la persona como en el
negocio, se requieren dotes de liderazgo importantes.
• Para que se pueda generar valor se requiere efectuar tareas tanto técnicas como de desempeño,
al igual que definir una adecuada estrategia de servicio y manejo de relaciones. No es fácil encontrar una
sola persona con todas estas características, por lo que se está optando por tener varias personas en estas
lides.

• Los líderes de las unidades de negocio y los líderes funcionales deben ser los dueños de los
proyectos de TIC que afectan sus estrategias y sus objetivos. Es claro, desde la misma posición de TI, que
el liderazgo y la justificación de estos proyectos debe estar en cabeza de los líderes usuarios.
• En los departamentos de TI se requieren habilidades de integración que permitan llevar a feliz
término todos los proyectos que lideren los usuarios. Es más, el departamento de TI debería actuar como
un asesor en el proceso de compra, proporcionando consejo cuando se interactúe con los proveedores,
cómo se deben tomar las decisiones de TI y cuando más bien dejarlas de un lado cuando hay mayor riesgo.
Dado lo anterior, la definición de un PETIC resultará en el portafolio de proyectos, que permite a las Pymes,
optimizar su arquitectura en tecnologías de la información, incorporando los elementos necesarios para
obtener los siguientes 4 grupos de beneficios para las entidades: Financieros, Orientación al servicio al
público objetivo, Procesos estratégicos (procesos del negocio, procesos de tic), Capitales estratégicos.
2.4. ALCANCE DEL PROYECTO
La formulación y gestión del PETIC aunque tiene algunos elementos comunes, no es igual que la definición
de una Arquitectura Empresarial, ya que esta última difiere por su ámbito más amplio, en donde se hace
una intervención y modificación radical de los procesos de negocio, se realiza un recorrido a profundidad en
el análisis y definiciones de Datos, Aplicaciones e Infraestructura, y la identificación de oportunidades,
soluciones y proyectos van más allá de TI, llegando a iniciativas que plantean programas de sensibilización
y cambio profundo en la cultura organizacional, así como temas de Madurez Organizacional e Innovación
Institucional que no se desprenden de soluciones de TIC.
Cada vez que un proyecto del Portafolio Pymes definido por el PETIC cuente con la asignación presupuestal,
surta los procesos de estudios previos y contratación, y comience su ejecución, este debe tener un modelo
de gerencia que tome la Metodología para su formulación y gestión.
Sin importar cada cuanto se reformule el PETIC, motivadores externos como nuevas directrices o
motivadores internos como modificaciones en las asignaciones presupuestales o el diseño de una
Arquitectura Empresarial, pueden requerir no una reformulación del PETIC pero si una modificación al
Portafolio de Proyectos. Para hacerlo se debe adoptar la Metodología.
La formulación del PETIC cada vez que las pymes decidan hacerlo (ya sea solos o apoyados en alguna firma
de consultoría) siempre debe asumirse como un proyecto, y por lo tanto debe tener un modelo de gerencia
del mismo.

Capítulo 3
3. ESTADO DEL ARTE
3.1. DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
La Dirección Estratégica se desarrolla alrededor de un proceso completo y articulado en dos grandes fases
básicas e interrelacionadas:
 La Formulación
 Implementación y Control
La etapa de formulación de la estrategia en la Pymes recoge básicamente el trazado de la planificación
estratégica, si bien ampliando el alcance del análisis desde las variables técnico-económicas hasta las
variables sociopolítico-culturales.
La estrategia que va a guiar el comportamiento y la actividad de la Pymes en un futuro es el resultado de
la conjunción de tres elementos:
 Aspiraciones de la alta dirección (para la empresa)
 Oportunidades y amenazas que presenta el entorno
 Capacidades internas de la empresa
La complejidad tanto del análisis previo o diagnóstico estratégico de la Pymes, como el diseño de la
estrategia, puede hacer conveniente la ayuda de personas expertas en los distintos tipos de análisis, es
absolutamente indispensable que la alta dirección se responsabilice de este proceso de formulación y
además consiga la participación activa del equipo que conforma la compañía.
En el mundo moderno la dirección empresarial es de suma importancia para el control adecuado de la
empresa, por la facilidad que brinda de integrar los distintos elementos y el vínculo directo con el entorno,
el cual se ha vuelto cada vez más dinámicos, por lo cual ha sido necesario el cambio en la política de
dirección, para así posibilitar la rápida adaptación.
3.2. QUE SON LAS TIC
Son la abreviación para las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, es decir, son aquellas
herramientas computacionales e informáticas que procesan, sintetizan, recuperan y presentan información
representada de la más variada forma. Ellas están en todos los ámbitos de nuestra vida social, familiar y
escolar. Sus usos son ilimitados y pueden manejarse con facilidad, sin necesidad de ser un experto.
Gracias a la alineación de las TIC en las Pymes se utilizan de acuerdo con las necesidades de corto plazo
definidas por áreas de informática o para solucionar necesidades particulares de algunas áreas de operación,
sin tener en cuenta la visión, misión y estrategias que la alta dirección quiere implementar, dichas iniciativas
de TIC no logran entregar los beneficios esperados en un principio, originando así una frustración con
respecto a las expectativas de todas las partes interesadas (alta dirección, directores de operación, directores
de informática, etc.).

Es común encontrar que las soluciones TIC y las plataformas que se establecen a su alrededor, NO están
dando satisfacción adecuada a las necesidades de la operación, y más grave aún, NO apoyan el cumplimiento
de la Estrategia de la organización, resultando en una doble desarticulación, como se ilustra a continuación:
Ilustración 1. Alineación de las TIC en las Pymes
Gran responsabilidad del escenario anterior, está vinculado con ese imaginario y percepción acerca del rol
y responsabilidades de las áreas encargadas de la función informática, en donde uno de los principales
retos en la definición estratégica de las TIC, es poder orientar un cambio en aquel paradigma donde la
función informática es un centro de costos o un área de apoyo más.
Es allí donde la generación de valor puede hacer de las TIC un verdadero aliado estratégico para las Pymes.
Para la definición de una estrategia para las TIC es de importancia contar con una alineación integral en
donde no solo se establezca la articulación con el plan estratégico de las Pymes, sino también con otro
elementos como: entendimiento del negocio, interpretación de las debilidades, oportunidades, fortalezas y
amenazas, las tendencias, las TIC emergentes, los estándares y normas, un componente de cultura
organizacional y gestión del cambio.
Las “TIC Emergentes y Consolidadas”, son consideradas como aquellas tecnologías y herramientas
informáticas, que, además de ser utilizadas en un momento en particular, prometen un crecimiento
importante y/o innovador hacia el futuro cercano, y además con el pasar del tiempo, ganan madurez
tecnológica cada vez más rápido.
Para unificar el concepto de los términos “Emergentes y Consolidadas”, entendemos de la siguiente manera
que:
● Tecnologías emergentes, son aquellas que se encuentran actualmente en desarrollo, las cuales
impactarán sustancialmente los procesos y la forma de ejecutar actividades en diversos aspectos del
quehacer humano.
● Tecnologías consolidadas, son aquellas que se encuentran actualmente incorporadas o siendo
incorporadas, las cuales impactan significativamente los procesos y la forma de ejecutar actividades en
diversos aspectos del quehacer humano.
Entre las tecnologías más reconocidas de todos los tiempos y que emergieron en cada una de sus
correspondientes épocas, se encuentran: la cámara fotográfica, la radio, la televisión, el computador, el
internet, el celular y la Tablet, entre otras; dichas tecnologías actualmente hacen parte de las herramientas
TIC que generan y hacen funcionar el llamado “espacio electrónico”, y con él las denominadas “sociedad de

la información” y “sociedad del conocimiento”. “Es posible interpretar a la Sociedad de la Información como
una etapa previa a la conformación de la Sociedad del Conocimiento, en la que se aplican las TIC a un
sinnúmero de actividades, lo que constituye la base para el posterior desarrollo de la Sociedad del
Conocimiento, que implica un cambio cualitativo en el uso y aplicación de la información para la generación
de nuevos conocimientos, cambio basado en la educación y el aprendizaje.”
La siguiente ilustración, permite observar con mayor claridad, los tiempos de madurez que alcanzaron
algunas tecnologías, desde el momento en que fueron lanzadas al mercado y se masificaron.
Ilustración 2. Diagrama de Madurez Tecnológica a partir de la fecha de comercialización
Es de prever que las nuevas tecnologías, como las inalámbricas, alcancen su madurez en muy corto tiempo
e impacten rápidamente la forma de comunicarnos y difundir el conocimiento. La industria de las TIC, es
sin lugar a dudas, uno de los motores principales para impulsar el desarrollo económico y social de los
países, herramienta fundamental que cada vez se adopta con mayor rapidez, como se observa en la
ilustración. Bajo esa premisa, las TIC contribuyen al acceso universal a la educación, a la igualdad en la
instrucción, a una educación incluyente, a mejorar la cobertura, calidad y pertinencia, y a promover la
generación y reutilización de contenidos.
3.3. MEJORES PRÁCTICAS PETIC
Con el fin de apoyar a las Pymes y explicar la metodología particular para un PETIC es importante hacer
reseña al marco de mejores prácticas que sirven de referencia para apoyar algunas de sus definiciones.
Para fines prácticos, el grupo de mejores prácticas base que son usadas como referencia para apoyar la
formulación del PETIC son:

Ilustración 3. Mejores Prácticas Formulación PETIC
Se han creado en la industria diversos marcos de referencia y mejores prácticas que buscan eliminar
principalmente el problema de cómo lograr que los proyectos de TI conlleven a una ventaja para la
organización generando valor, cómo hacer que los proyectos de TI sean una inversión con retorno y no
solamente un gasto necesario. Es por ello que se han creado en la industria diversos marcos de referencia
y mejores prácticas que buscan eliminar estas problemáticas.
La siguiente tabla muestra un mapa de los marcos de referencia, mejores prácticas, estándares y normas
técnicas investigadas y su clasificación para la gestión y gobierno de TIC.
Tabla 1. Mapa de gestión y gobierno de TIC

Estos diferentes estándares, marcos de referencia y mejores prácticas están clasificados en dos grandes
grupos, los administrativos y los de conocimiento técnico, orientados a la gestión y gobierno de TIC (Gestión
de Proyectos, Gestión de Desarrollo de Software, Gestión de Seguridad, Gestión de infraestructura, Gobierno
de TI).
Siendo el PMBOK como un cuerpo de conocimiento que debe tener un Gerente de Proyecto, mientras
PRINCE2 es un método que nos muestra detalladamente un camino que nos lleva al éxito del proyecto
apoyándose en toda una organización, por su diferencia fundamental en el enfoque (basado en conocimiento
vs basado en el proceso) vemos apropiado exponer las similitudes PMBOK versus PRINCE2 ya que son
compatibles y complementarias, armonizan entre ellos, tienen su propio sistema y mecanismo de
certificación, además cuentan con roles, artefactos y procesos propios.
Tabla 2. PMBOK vs PRINCE22
Un punto distante entre PRINCE2 y PMBOK es el proceso de Adquisiciones, el cual no es nombrado en Prince
y representa una guía para la gestión de las compras a realizar en el proyecto. La alta complejidad de este
proceso está dada por el involucramiento de factores externos al proyecto los cuales si no son gestionados
de manera adecuada pueden repercutir directamente en el tiempo y costo del proyecto constituyéndose
claramente como riesgos que el proyecto debería manejar.
PMBOK aporta lo necesario en su estructura de conocimiento para que la Gerencia de Proyectos pueda ser
reconocida como una profesión, siendo de alguna manera menos rígido que PRINCE2, que provee pasos
bastante concretos que deben afinarse a cada proyecto. Bajo este punto de vista un Gerente de Proyectos
PMP, puede perfectamente seguir un proyecto que se enfoque a la manera de PRINCE2, ya que cuenta con
los conocimientos y habilidades que recomienda el PMBOK y con el proceso muy concreto que provee
PRINCE2.
Siendo PRINCE2 un enfoque basado en procesos, no detalla en cualidades personales muy necesarias para
el manejo de Proyectos, como sí lo establece PMBOK.
El más famoso y reconocido producto del PMI es el Project Management Body of Knowledge (PMBOK),
cuenta con la designación ANSI/PMI 99-001-2004 para la gerencia de proyectos, [3].
Colombia cuenta con un capítulo activo que tiene como visión: “Proveer a los involucrados en la
administración de proyectos, información en forma continua sobre el estado del arte en esta disciplina, en
su área geográfica.” Para más información sobre el Capítulo PMI Colombiano3
2
FUNIBER, Asignatura Dirección y gestión de proyectos TIC, Pág. 127
3
http://pmicolombia.org

La solución tecnológica que propone el proyecto es buscar la convergencia estratégica de los recursos TIC
documentando la información necesaria para iniciar, planificar, ejecutar, supervisar-controlar y cerrar un
proyecto individual e identificar los procesos de la dirección de proyectos que han sido reconocidos como
buenas prácticas para la mayoría de los proyectos. La aplicación de esos procesos de dirección aumenta las
posibilidades de éxito en una amplia variedad de proyectos.
El equipo del proyecto deber:
 Seleccionar los procesos apropiados dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos
(también conocidos como Grupos de Procesos) que sean necesarios para cumplir con los objetivos
del proyecto.
 Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto y los planes de tal forma
que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto.
 Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los interesados.
 Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costes, calidad, recursos y riesgos para
producir un producto de calidad.
Las necesidades que satisface la innovación tecnológica son la Administración, Regulación, Control y
Seguridad.
La adopción de las mejores prácticas de gestión y gobierno de TIC se recomienda seguirlas así:
 Gestión de Proyectos TIC: Mejores prácticas de gerencia de proyectos dentro del marco
propuesto del PMI.
 Gestión de Servicios: Mejores prácticas de administración, desarrollo y entrega de servicios
dentro del marco propuesto por ITIL.
 Gestión y desarrollo de software: RUP para ciclos de desarrollos grandes y complejos, SCRUM
para necesidades de desarrollos que requieran respuestas ágiles y para gestión de procesos de
fábrica de software las NTC.
 Gobierno de TIC: COBIT-ITIL.
 Gestión de seguridad de la información: Se debe adoptar estándar ISO/IEC 27001 y 27002.
 Gestión de infraestructura tecnológica: ITIL.
A continuación en la ilustración se refleja el talento humano que intervendrá en el proyecto:
Ilustración 4. Recursos utilizados

Capítulo 4
4. SOLUCIÓN PROPUESTA
4.1. PASOS FORMULACIÓN PETIC EN LA PYMES
Tradicionalmente las organizaciones solían adoptar el modelo para definición de un “Plan Estratégico de
Sistemas de Información” o PESI, propuesto por Anita Cassidy (2008)4
, en el cual las actividades de
planificación deberían construir el contenido de la siguiente tabla:
Ilustración 5. Actividades de Planificación
En este método las fases propuestas para la elaboración de un PESI solían ser:
✓ Determinar la estrategia y contexto actual de la organización
✓ Identificar los requisitos de negocio para los sistemas de información
✓ Determinar el estado actual de los sistemas de información
✓ Análisis de los sistemas de información
✓ Definir la estrategia y plan de sistemas de información
✓ Desarrollar el programa de despliegue
El modelo anterior, aunque muy difundido y utilizado, se centraba en los sistemas de información como fin
último, y desestimaba la visión del negocio en el mediano y largo plazo resultando en proyectos que atendían
los requerimientos urgentes, más no las necesidades importantes de la operación. Adicionalmente la
definición del PESI solía ser una labor a realizar en los ratos libres de algún funcionario del departamento
de TI, más no un proyecto estructurado como cualquier otro de tal importancia.
Dado lo anterior se ha adoptado y adaptado el trabajo colaborativo de un grupo de expertos en el sector
Pymes Colombia un modelo más progresivo y justo no solo a sistemas de información.
Se propone una Metodología PETIC con 2 frentes y 4 fases.
Frentes:
• Perspectiva Tecnológica: Trabajo concentrado para elaborarlo (Tecnología).
4
Information Systems Strategic Planning
http://www.inf.unideb.hu/~fazekasg/english/Infromation_Systems_in_Practice/Inf_Sys_Str_Pl.pdf

• Perspectiva Administrativa: Gestión formal como proyecto (Negocio).
Fases:
1. Diagnóstico de la Situación Actual
2. Analizar la situación actual
3. Diseñar la Estrategia
4. Consolidar el PETIC
4.1.1. PERSPECTIVA TECNOLÓGICA
Ilustración 6. Perspectiva Tecnológica del Plan de Proyecto
La metodología se basa en un modelo propuesto por Thomas S. Ireland (2011)5
, en el cual sin llegar a la
profundidad de una Arquitectura Empresarial establece la formulación de un Plan Estratégico de Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones en dos frentes: “Negocio” y “Tecnología”, entendiendo el
Tecnología como la combinación de Datos, Aplicaciones y Plataforma Tecnológica de Base, relacionado con
las capacidades de TI que debe cumplir la función informática de la organización.
Estos dos frentes son abordados con dos enfoques: “Visión” e “Infraestructura”, lo cual configura los 4
componentes fundamentales para la definición del PETIC como se ilustra a continuación:
Ilustración 7. Componentes para definición del PETIC
5
How to Write a Great Information Technology Strategic Plan http://www.amazon.com/Thomas-S.-
Ireland/e/B00AFZ2HSS

Estos componentes obedecen a las relaciones que se ilustran a continuación:
Ilustración 8. Relación de Componentes que definen del PETIC
Cada componente debe definir los elementos que se indican en la siguiente ilustración:
Ilustración 9. Elementos de los componentes que definen del PETIC
Para poder llegar a las definiciones específicas se deben tener en cuenta dos premisas:
✓ Es imposible administrar la gestión de informática a partir de la planeación de corto plazo.
✓ Es necesario estructurar un plan de ejecución de proyectos que garantice la infraestructura
de TIC necesaria para lograr los objetivos estratégicos del negocio.

Ilustración 10. Enfoque que define el PETIC
De esta manera se puede llevar de las definiciones fragmentadas a un enfoque integrado, y de lo operacional
a lo estratégico, como se ilustra a continuación:
Ilustración 11. Ejes del enfoque que define el PETIC
Mediante este enfoque se pueden entender las siguientes definiciones de la metodología.
Visión de Negocio: Es el objetivo a largo plazo que la Pyme ha definido para sí misma. En este punto se
tiene en cuenta la definición de la entidad describiendo su propósito y los medios para alcanzar sus objetivos
y promesas.
Propósito: Sintetizarla a partir de los activos existentes y socializar al interior de los integrantes del proyecto,
como fundamento para la definición del PETIC.
Infraestructura de Negocio: Es la estructura organizacional y de recursos necesaria para poder acometer
o cristalizar la Visión de Negocio. Cabe aclarar que así como la visión de negocio se centra en la “intención”,
la Infraestructura de negocio se centra en la “operación”.
Propósito: Sintetizar los activos existentes y socializar al interior de los integrantes del proyecto, como
fundamento para la definición del PETIC, identificando la brecha ente lo qué se tiene y lo qué se deberá
lograr. La analiza para identificar brechas de Tecnología.

Ilustración 12. Ámbito de Negocio
Visión de Tecnología: Es el enunciado que da soporte y apoya la Visión de Negocio y define los
lineamientos con base en los cuales se debe implementar la infraestructura tecnológica. Define el portafolio
de proyectos, las prioridades y el orden de despliegue necesarios para implementar la infraestructura
tecnológica.
Propósito: Analizar la Visión de Tecnología actual y la define para el futuro.
Infraestructura de Tecnología: Es el conjunto de activos y recursos humanos y técnicos necesarios para
prestar los servicios de TIC, requeridos por la Visión de Negocio, Infraestructura de Negocio y Visión de
Tecnología. Este componente detalla las capacidades y estructura organizacional para la función de
informática.
Propósito: Analizar la Infraestructura de Tecnología actual y la define para el futuro.
Ilustración 13. Ámbito de Tecnología
La Metodología para la formulación del PETIC, consta de 4 Fases pasos generales:
 Fase 1- Diagnóstico de la Situación Actual
 Fase 2- Analizar la situación actual
 Fase 3- Diseñar la Estrategia
 Fase 4- Consolidar el PETIC

Estas fases se desarrollan sobre los 4 componentes fundamentales como se presenta en la siguiente
ilustración:
 Componente 1- Visión de Negocio
 Componente 2- Infraestructura de Negocio
 Componente 3- Visión de Tecnología
 Componente 4- Infraestructura de Tecnología
Ilustración 14. Fases del PETIC
El desarrollo metodológico en detalle obedece a la generación de una estructura lógica de elaboración de
entregables de la siguiente manera:
Fase 1- Diagnóstico de la situación actual: Se hace primero una interpretación de la Estrategia de la
Pyme como organización, se realiza el entendimiento de los objetivos estratégicos, se hace un recorrido de
alto nivel por el modelo de funciones, procesos y las caracterizaciones de procesos, para luego revisar las
Arquitectura de información actual (datos y aplicaciones) y la infraestructura de TIC. Finalmente se hace
una revisión del modelo de gestión de TI actual pasando por la estructura organización (entendiendo
funciones y procesos) y validando las habilidades TIC de los funcionarios al interior de la compañía.
Fase 2- Analizar la situación actual: Basado en los hallazgos, se desarrolla el análisis que permite
registrar en una trazabilidad de los requerimientos para el PETIC con el registro consolidado de las
problemáticas, necesidades, requerimientos y una primera identificación de oportunidades potenciales en
los ámbitos de Datos, Aplicaciones e Infraestructura Tecnológica.
Fase 3- Diseñar la Estrategia: Se establece la Estrategia de TIC de las Pymes planteando o modificando
la visión, misión, objetivos de las TIC, mapa estratégico de las TIC, y alineando necesidades y requerimiento
identificados con tendencias y mejores prácticas que se esperan incorporar en un modelo ideal factible para
la entidad.
Fase 4 - Consolidar el PETIC: Se completa una segunda versión de la trazabilidad de Requerimientos y
Oportunidades potenciales, la cual ya contempla tendencias y aspectos transversales, y se procede a definir
un listado de Soluciones Potenciales relevantes que cubran los requerimientos y oportunidades identificados.
Con el listado de soluciones potenciales se hace una racionalización, consolidación y empaquetamiento para
establecer una serie de proyectos que para fines de gestión del PETIC se recomiendan no sean más de 50.
En este proceso es posible que desestimen temas que ya no sean factibles ya sea por el nivel de madurez
de la Pyme, la capacidad de ejecución o por el alineamiento con la estrategia TIC definida. Una
recomendación importante es que a pesar de seleccionar máximo 50 proyectos relevantes para conformar
el portafolio, tanto la trazabilidad de Requerimientos y Oportunidades potenciales, así como el listado de

Soluciones Potenciales sí debe conservar todos los registros. Para no perder el detalle de los temas
identificados en las fases previas y retomar estos registros en futuras reformulaciones del PETIC.
El Portafolio de Proyectos que acá se elabora consta de una ficha descriptiva por cada uno, y el Plan de
Implementación consta de la priorización de proyectos y la hoja de ruta con las transiciones.
En cuanto al tema presupuestal las fichas incluyen unos campos de estimación económica y la definición de
las transiciones luego de la priorización tiene en cuenta historia de ejecuciones presupuestales y
dependencias, lo cual permite establecer el presupuesto de inversión del PETIC a varios años.
Adicionalmente se establece un Plan de Optimización de la Gestión TIC, proponiendo un plan de acción de
mejora continua en procesos, habilidades y herramientas de la función TIC al interior de las Pymes.
Ilustración 15. Consolidar el PETIC
4.1.2. PERSPECTIVA ADMINISTRATIVA
En la perspectiva administrativa el enfoque metodológico propone que la formulación del PETIC sea asumida
con la seriedad, relevancia y recursos como cualquier otro proyecto de consultoría.

Ilustración 16. Perspectiva Administrativa del Modelo de Gestión
Para ello se propone un Modelo de Gestión para el Proyecto de Formulación del PETIC basado en los
lineamientos del PMI, tomando las fases detalladas en la sección 4.1.1. "Perspectiva Tecnológica del Plan
de Proyecto para el PETIC", como se ilustra a continuación:
Ilustración 17. Modelo de Gestión del Proyecto Formulación PETIC
4.2. PASOS GESTIÓN PETIC EN LA PYMES
La formulación PETIC que se detalla en el apartado anterior complementario a este, plantea una serie de
actividades que resultan en la definición del Portafolio de Proyectos con su plan de implementación. Las
mejores prácticas recomiendan hacer nuevas formulaciones del PETIC cada 4 años, muy de la mano de los

lineamientos establecidos por la más reciente Planeación Estratégica de tipo organizacional con la que se
cuente en aquel momento. Sin embargo, la gestión del PETIC es decir la validación y actualización
permanente de la hoja de ruta para la implementación de los proyectos que conforman el Portafolio, es una
actividad que debe tener una periodicidad no mayor a seis meses.
Para que el Portafolio resultante de la formulación del PETIC sea vigente en los diferentes momentos de su
evolución, es importante considerar su gestión a tres niveles:
● Portafolio: Orientada al proceso de toma de decisiones relacionadas con la ejecución de
los programas y proyectos alineados con las metas y objetivos de la Entidad.
● Programa: La capa intermedia, enfocada en la entrega de los beneficios del negocio.
● Proyecto: Se enfoca en la entrega de resultados tangibles.
Si bien estos tres niveles tienen diferentes objetivos, deben trabajar de manera coherente para entregar
transformaciones efectivas al negocio.
En el desarrollo de este documento se plantea la Gestión del PETIC como un modelo que sin entrar en una
reformulación, mantiene vigente y actualizado el portafolio, y por lo tanto los programas y proyectos allí
establecidos.
En cuanto a la Gestión del Portafolio de Proyectos del PETIC, es clave comenzar diferenciándolo de la
práctica normal de Gestión de Proyectos, la cual se enfoca en la ejecución de cada proyecto en particular.
Para la Gestión del Portafolio los documentos que conforman el PETIC son elementos que en su conjunto,
llevaron a la identificación, descripción y priorización de proyectos, desde un punto de vista estratégico.
Ilustración 18. Enfoque Gestión de Portafolio
Una vez se inicia la ejecución de los proyectos y programas que componen el Portafolio de Proyectos, cobra
vital importancia el gobierno y seguimiento al mismo, con el fin de asegurar que los componentes del
Portafolio entregan el valor esperado a las Pymes de manera oportuna y acorde a lo diseñado para las
arquitecturas objetivo esperadas.
4.2.1 OBJETIVOS PARA LA GESTIÓN DEL PORTAFOLIO
Los objetivos para la gestión del portafolio, programa y proyecto se resumen en la Tabla 2.
En la siguiente tabla se muestra la relación Objetivos para la gestión del portafolio, programa y proyecto
plantados con relación directa de su cumplimiento. Se explica con mayor detalle el alcance de los mismos:

Nivel Definición Objetivo Clave
Portafolio Un grupo de programas y proyectos administrados
de forma coordinada para
soportar la estrategia del negocio, en línea con los
objetivos estratégicos.
Incorporar las mejores prácticas
para la gestión de proyectos en
las pymes
Programa Un conjunto de proyectos interrelacionados,
gestionados de forma coordinada para alcanzar los
objetivos del negocio.
Realización de los beneficios
Proyecto Un esfuerzo temporal (es decir, que tiene inicio y fin),
para crear un único producto, servicio o resultado.
Apoyar los proyectos de las
pymes.
Tabla 3. Objetivos para la gestión del portafolio, programa y proyecto
Las Pymes deben gestionar sus programas de transformación a través de un Portafolio de Proyectos.
La Entidad debe entonces seleccionar el enfoque a adoptar para dar el direccionamiento adecuado al
conjunto de proyectos generados a partir de la definición del PETIC. La gestión del portafolio (enfocado
en prevenir la fuga de valor) ha sido la opción seleccionada por grandes Entidades que tienen poca
visibilidad y control sobre su portafolio de proyectos.
Las Pymes deberán de manera periódica, verificar su alineación a los objetivos estratégicos y así asegurar
que la gestión del portafolio realiza las cosas adecuadas para las necesidades de la Entidad. Esta es una
práctica recomendada y que no requiere la reformulación completa del PETIC.
4.2.2 ACTIVIDADES PARA LA GESTIÓN DEL PORTAFOLIO
Las actividades propuestas para la gestión del portafolio de proyectos, son:
● Establecer una herramienta para el registro y seguimiento del portafolio de proyectos. La
herramienta para la gestión del portafolio de proyectos puede ser en un inicio una matriz de Excel como
información base que tendrá los siguientes campos:
Campo Descripción
ID Identificador del proyecto o programa
Proy XXX - para proyectos
Prog XXX - para programas
Descripción Descripción del alcance y objetivo del proyecto
Clasificación Indicar si el proyecto es de tipo:
- Contratación (estudios de mercado)
- Trabajo Interno de la Entidad
- Fábrica de Software (si aplica)
Estado Indicar el estado del proyecto / programa
- No iniciado
- En ejecución
- Cerrado

Duración Indicar la duración del proyecto (en meses o años)
Implementación Indicar el año de implementación
Año de Implementación
Semestre Implementación
Rol Patrocinador Indicar datos del rol patrocinador
Rol
Nombre
Área / Grupo
Rol Gerencia de Proyectos Indicar datos del rol Gerente de Proyecto
Rol
Nombre
Área / Grupo
Rol Líder Funcional Indicar datos del rol líder Funcional
Rol
Nombre
Área / Grupo
Costo Indicar el costo estimado del proyecto
Fecha estimada de inicio Indicar la estimada de inicio del proyecto
Fecha estimada de entrega Indicar la estimada de cierre del proyecto
Tabla 4. Actividades propuestas para la gestión del portafolio de proyectos
● Identificar audiencias objetivo del seguimiento al portafolio.
Ejemplo: Comités Directivos, Secretaría General, Delegaturas misionales, Oficina de Planeación, Oficina
Informática, Contratos, Control Interno, etc.
● Identificar indicadores y métricas para medir el desempeño del portafolio (v. gr. rentabilidad,
retorno de inversión, entrega de beneficios). Ejemplo:
✓ % de proyectos/programas del portafolio que cubren (cumplen) cada objetivo estratégico
de la Entidad.
✓ % del portafolio a tiempo
✓ % del portafolio en presupuesto
✓ # de riesgos por severidad (en el portafolio)
✓ % de varianza sobre lo planeado
✓ Incremento de ingresos atribuidos al portafolio

✓ Reducción de costos atribuibles al portafolio
✓ Utilización del recurso humano: disponibilidad de los recursos necesarios para apoyar a
los componentes del portafolio (planificado frente a ejecución).
● Es necesario, establecer periodicidad de medición de indicadores, así como audiencia a la que se
van a liberar. Diseñar reportes y vistas de la información, así como periodicidad de actualización de los
mismos. Ejemplo:
✓ Salud total del portafolio de proyectos del PETIC: Informe del estado total del portafolio,
genera una vista de cómo se está ejecutando el portafolio.
✓ Cumplimiento de implementación de cada transición.
✓ Capacidad de recursos de la Entidad usados en los proyectos.
✓ Perfil de riesgos de la Entidad (generado con base en la matriz de riesgos que
normalmente propone la Oficina de Planeación).
4.2.3 OPTIMIZACIÓN DEL PORTAFOLIO DE PROYECTOS
En este punto, se pueden identificar y clasificar los tipos de cambios y novedades que se efectuarán sobre
el portafolio de proyectos:
● Nuevas iniciativas
● Iniciativas que pasan a ser proyectos
● Proyectos que se convierten en un programa
● Proyectos o programas cuyo alcance es modificado
● Proyectos o programas que se cancelan
Así mismo, se realiza un seguimiento de los proyectos y programas, con el fin de verificar la alineación y
cumplimiento de lo estimado frente a lo ejecutado.
Para la revisión de costos, alcance y recursos, se debe determinar la causa de las variaciones que se
presenten (magnitud de la variación) e identificar si la variación requiere acciones correctivas.
Las novedades no identificadas en el portafolio deben ser sometidas a aprobación del Comité Directivo e
integrantes de la sesión. Dicha aprobación debe quedar formalizada mediante acta de decisión.
Una vez obtenida la aprobación, deberá formalizarse el nuevo proyecto o programa con la generación de
los siguientes documentos.
 Acta de Constitución del Proyecto
 Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar
 Desarrollo del Plan de Gestión del Proyecto
La actualización de los correspondientes documentos, cuando la novedad se refiere a un cambio del alcance
definido para proyectos y programas existentes.
Tomar decisiones que afecten la ejecución del Portafolio de Proyectos, tales como:
 Modificación de asignación de recursos
 Ajuste de prioridades
 Cancelación de proyectos

Adicional a los métodos ya expuestos, Gideon Gartner6
propone estructurar el portafolio de proyectos en
tres grandes categorías:
• Operación del negocio
• Crecer el negocio
• Transformar el negocio
Para el caso del portafolio de proyectos del PETIC, la perspectiva debe ser la de apoyar la visión del negocio,
soportando las necesidades de crecimiento generadas por la dinámica de operación de las Pymes.
6
http://gideongartner.com/blog

Capítulo 5
5. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN
5.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Las TIC están plenamente implantadas en la sociedad y resultan indispensable en el futuro devenir. En los
últimos años, tras el importante avance en la electrónica, tiene lugar la revolución de las comunicaciones y
el tratamiento de la información donde cada vez más la selección, acumulación y gestión se apropia por la
globalidad la frase “Economía de la Información”.
La formulación y tratamiento de un plan estratégico TIC contribuye además a mejorar la gestión de los
recursos tradicionales: motivación de los empleados, optimización de los procesos, en tiempo y coste, mejora
en la calidad de productos y servicios, selección de los proveedores más adecuados.
Si en las grandes empresas existe ya desde hace varios años conciencia de la importancia de este nuevo
recurso, y se destinan recursos humanos y materiales para la mejor gestión posible de la información, en
las Pymes la situación es más incitante en este punto, seguramente también porque tradicionalmente se
centran más en los procesos generadores de productos y servicios y desatienden los procesos estratégicos
de gestión de los recursos. Es necesario, por tanto, sensibilizar de la importancia de considerar una
metodología para los planes estratégicos de las TIC.
Alguna de las ventajas que deben considerar las Pymes para integrar las nuevas tecnologías son:
• Mejora de procedimientos internos de trabajo.
• Incremento y mejora de las relaciones con clientes y proveedores.
• Creación de nuevos canales de distribución.
• Mayor flexibilidad y agilidad de las empresas frente al cambio.
• Amplio control del negocio mediante los sistemas de información.
• Introducción de procesos de reingeniería y calidad.
• La empresa sin papel.
Si definimos proyecto como el conjunto de actividades interrelacionadas que tienen como objetivo final
conseguir un determinado resultado en un periodo de tiempo previamente definido y con una asignación de
recursos, nos damos cuenta que en su desarrollo intervienen 3 elementos: personas, procesos y
tecnología o herramientas. Por lo tanto, lo primero que tenemos que hacer es organizarlos para
conseguir alcanzar una correcta coordinación entre ellos. La complejidad de los procesos inherentes a un
proyecto hace necesario que se establezcan metodologías claras para seguir y gestionar cada uno de los
ámbitos de este, con el fin de asegurar una máxima probabilidad de finalizar el proyecto con éxito.
5.2. REVISIÓN DE ANTECEDENTES
Las metodologías para la gestión de proyectos empezaron a originarse en los años 50 para intentar reducir
la cantidad de proyectos sin control y ayudar a solventar problemas comunes relativos a:
 Exceso de carga de trabajo planificada o en proceso.
 Costes que superan el presupuesto inicial.
 Problemas en la calidad, valor o utilidad del resultado final.

La formulación y gestión de proyectos es el proceso por el cual se planifica, dirige y controla el desarrollo
de un sistema aceptable con un costo mínimo y dentro de un período de tiempo específico. La evolución de
las metodologías de gerencia de proyectos ha sido notable, y actualmente existe una gran variedad de ellas
aplicables en diferentes entornos, pero la que se destaca por encima de todas es la propuesta por el PMI
(Project Management Institute) pues es la que cuenta con una mayor aplicabilidad dentro del marco
empresarial.
Un Plan Estratégico en TIC se ejecuta con el fin de solventar las causas de proyectos fallidos por la
formulación y gestión de proyectos. Dentro de las principales orígenes por las que puede fallar un proyecto
se encuentra el hecho de que los analistas no respetan o no conocen bien las herramientas y las técnicas
del análisis y diseño de sistemas; además de esto, puede haber una mala gestión y dirección del proyecto.
Existen una serie de factores que pueden hacer que el sistema sea mal evaluado, entre estas están:
 Necesidades no satisfechas o no identificadas
 Cambio no controlado del ámbito del proyecto
 Exceso de costo
 Retrasos en la entrega
Estos factores de riesgo son claramente subsanados por los procesos de gestión de proyectos que ofrece el
PMI; estos procesos se encuentran organizados e interrelacionados basados en 10 áreas de conocimiento
que se expanden durante las 5 fases del ciclo de vida del proyecto que establece la metodología; cabe
anotar que no es necesario aplicar todos los procesos para todos los proyectos.
El PETIC es un instrumento fundamental en cualquier organización para la Generación de Valor, brindando
la relevancia e importancia de las áreas que cumplen la función TIC, en donde ya no son solo centros de
costos encargados de soporte, sino que han cambiado a ser gestores de ideas innovadoras, conceptualizadas
en soluciones y representadas en proyectos de implementación.
Las TIC y su planeación no son una ciencia exacta pero tienen elementos fundamentales a contemplar cómo
se muestra en la siguiente ilustración:
Ilustración 19. Contemplaciones TIC

5.3. NORMATIVA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PETIC EN LA PYMES
El primer escalón de la responsabilidad social empresarial es el cumplimiento de la legislación vigente frente
a la política uso de TIC en mipymes - SPI.7
Solamente el incremento en el grado de cumplimiento de la
normativa laboral y medioambiental vigente (y en su caso, la ampliación y desarrollo de la misma) permitiría
un punto de apoyo clave para el impulso de las actividades de las Pymes.
La adopción de la tecnología es un proceso complejo que requiere no solamente inversión, sino también
que la organización tenga la capacidad de realizar los cambios que exige el uso la aplicación de las mismas
en las diferentes funciones empresariales. El desarrollo de las TIC ha liberado un cambio estructural en el
ámbito productivo y social de la humanidad moderna. Y no es para menos: su uso ha implicado una
revolución que ha transformado la forma como se genera, divulga y utiliza la información en la sociedad.
Los estándares y normas técnicas de TIC para la implementación de Infraestructura Tecnológica
investigadas y que debieran tenerse en cuenta por parte de las Pymes para los procesos de instalación,
configuración y puesta en funcionamiento de las soluciones de infraestructura tecnológica que apoyan su
función social, están agrupados bajo los siguientes componentes técnicos:
Ilustración 20. Componentes de una infraestructura tecnológica con sus estándares y normas técnicas
correspondientes.
La agrupación de los componentes técnicos no sólo se basó en los mejores y más actuales estándares y
normas técnicas de TIC internacionales, sino también, en los nacionales con base en los lineamientos para
la implementación de soluciones de infraestructura tecnológica de conectividad.
7
https://spi.dnp.gov.co/App_Themes/SeguimientoProyectos/ResumenEjecutivo/090518%20-
%20Politica%20Uso%20de%20TIC%20en%20mipymes%20-%20MinComunicaciones.pdf

La ilustración muestra los diferentes componentes técnicos que soportan una infraestructura tecnológica de
hardware para apalancar los sistemas de información de las Pymes que a su vez apalancan los procesos y
finalmente las estrategias de negocio.
El Gobierno Nacional ha considerado estratégicas las TIC para fomentar la competitividad y la igualdad de
oportunidades en Colombia. Por ello ha fijado planes, políticas, objetivos, estrategias en diferentes
instrumentos normativo como son:
El Plan Nacional de TIC se coordinará y estará alineado con la visión Colombia 2019, con el Plan Nacional
de Desarrollo, la Política Nacional de Competitividad, el Plan de Ciencia y Tecnología y el Programa
Estratégico de Uso de Medios y Tecnologías de la Información y Comunicaciones (MTIC) en la Educación, y
con otros programas y proyectos que busquen tener un efecto en la competitividad del País.
La propuesta de normativa define los actos administrativos que debe emitir las Pymes para:
1. Regular la organización y el funcionamiento del Comité Estratégico de las Tecnologías de la
Información y Comunicaciones.
2. Adoptar en toda la entidad del Plan Estratégico TIC.
3. Las políticas generales con base en los principios rectores de TIC.
Para la construcción del marco de política para las TIC en la Pymes se propone trabajar una estructura de
2 niveles.
1. Primer Nivel está representado por los “PRINCIPIOS RECTORES TIC” declaraciones de alto nivel
que determinan el rumbo de una organización en materia de Tecnologías de Información y
Comunicaciones. Definen la forma en que las TIC son usadas, establecen el rol TIC, representan
las prioridades y comprometen a toda la entidad en su cumplimiento.
2. Segundo Nivel se encuentran las “POLÍTICAS” que guían el cumplimiento de los principios rectores
y se desprenden de ellos.
5.4. VIABILIDAD FRENTE AL CAMBIO DEL PETIC EN LA PYMES
La viabilidad metodológica del PETIC frente al cambio en la Pymes dependerá de la adopción de las mejores
prácticas para implementación y tomando referencia de la metodología de expertos. Adaptando los tiempos,
responsables, puntos de evaluación y control que determinarán los presupuestos ajustados tanto de orden
cronológicos, financieros y recursos humanos durante la ejecución del proyecto.
Su gestión se soporta se evalúa en un trabajo asociativo a nivel de exploración; el cual provee herramientas
tecnológicas de Thomas S. Ireland y Anita Cassidy que alineadas en el orden correcto de ejecución
garantizan la unificación que permitirá impulsar la Gerencia de Proyectos en el ámbito de su organización
interna y la competitividad en el medio en el cual se desarrolla.
La generación de valor del PETIC se justifica y estructura en su enfoque de componentes los cuales
contienen sus 4 fases.

Ilustración 21. Generación de valor del PETIC frente al Cambio
Es necesario afirmar que es imposible administrar la gestión de Informática a partir de la Planeación de
Corto Plazo y es necesario estructurar un plan de ejecución de proyectos que garantice la infraestructura de
TI necesaria para lograr los objetivos estratégicos de las Pymes.
Observaciones hacia la viabilidad y mejora del PETIC en las Pymes:
• Contar con gerentes con una clara orientación nacional e internacional tanto en sus ventas como
en el origen de sus aprovisionamientos, son empresas abiertas a mercados más amplios y competitivos.
• Realizar en mayor medida planeación estratégica formal, un mayor número de alianzas y acuerdos
de cooperación con una orientación a un comportamiento más innovador, flexible y arriesgado.
• Tener más desarrollada su estructura organizativa, principalmente las áreas de contabilidad y
finanzas, de recursos humanos y de I+D. Aplicación de procesos para recursos humanos como:
reclutamiento y selección, formación, valoración del rendimiento, promoción y uso de incentivos.
• Disponer de certificación de calidad y por tener una posición tecnológica fuerte o buena. Con
relación al grado de innovación, las empresas más rentables y mejor posicionadas competitivamente otorgan
una importancia mayor a la realización de innovaciones relacionadas con procesos productivos, con
productos/servicios y con la gestión empresarial.
• Utilizar las nuevas tecnologías de la información, disponer de forma apropiada de equipamiento en
comunicaciones y medios informáticos y utilizar aplicaciones informáticas en la gestión de su empresa.
• Manejar sistemas de contabilidad de costos, presupuestos anuales y análisis de su situación
económica y financiera para la toma de decisiones.
El enfoque sistémico y estratégico plantea un análisis en su dirección estratégica como se ilustra a
continuación:

Ilustración 22. Enfoque Metodológico
La planificación estratégica no responden en periodos de tiempo, en las Pymes, a las mismas condiciones
que ostentan las grandes empresas, pero su ejercicio y seguimiento son indispensables para el éxito
operacional, sólo requiere ser ajustada a la realidad de la empresa, pero omitirla es tan grave como suponer
que debe ser ejecutada en las Pymes en los mismos términos que lo hace una transnacional.
La definición y análisis de necesidades de un PETIC resultará en el portafolio de proyectos, que permite a
las Pymes, validar y optimizar su arquitectura TI, incorporando los elementos necesarios para evaluar y
obtener los siguientes 4 grupos de beneficios:
BENEFICIOS RESULTADOS
Financieros Ahorros en costos
Clientes-Mercados Calidad en el servicio hacia los usuarios
Procesos Estratégicos
Definición para lograr incrementos en
eficiencia, efectividad, transformación
de: Procesos del Negocio y Procesos de
TIC
Capitales Estratégicos
Construir el “Capital Intelectual y la
Tecnología” que se requiere para lograr
la Visión de Negocio de las Pymes
Tabla 5. Beneficios de un PETIC
Las Pymes constituyen una parte importante de la economía nacional de los países desarrollados, en las
últimas décadas los gobiernos han reconocido su relevancia. Las Pymes "Contribuyen de manera significativa
al empleo y la producción, son proveedores fundamentales de bienes y servicios a las grandes empresas y
pueden efectuar una aportación primordial a las exportaciones".
Las Pymes están preparadas para iniciar el proceso de adaptación al cambio; sin embargo, este proceso
debe darse paso a paso y no tendrá resultados en un plazo inmediato: las primeras victorias tempranas se
pueden empezar a obtener después de unos meses de la primera implementación tecnológica.

Los principales motivadores del cambio entre las personas de las Pymes son: Retos que desafían la capacidad
para resolver problemas y habilidades competitivas, participar en nuevos desafíos y oportunidad para logros
personales.
Es importante resaltar que para acelerar cualquier cambio, los líderes de la Pymes deben participar
activamente en las invitaciones, talleres y otros procesos que busquen movilizar los equipos de trabajo. No
obstante, el cambio solamente se da si se cumplen dos condiciones:
1. Si la persona quiere cambiar
2. Si hay una mejor opción
El PETIC cada vez que las Pymes decidan innovar ya sea solos o apoyados en alguna firma de consultoría,
siempre debe asumirse como un proyecto y por lo tanto debe tener un modelo de gerencia del mismo como
se plantea en la metodología.
La incorporación de las TIC en la llamada sociedad digital, es considerada un elemento clave para conseguir
el crecimiento inteligente, basado en la innovación y el conocimiento, [4].
Sin duda ayudara a las Pymes a ofrecer servicios de calidad, optimizando al mismo tiempo el uso de los
recursos. Además facilitan la reducción de las cargas administrativas, constituyen una herramienta muy
eficaz para aumentar la competitividad y por tanto favorecer la actividad económica.
Las Pymes como un sector del mercado bastante interesante para desarrollar proyectos tecnológicos
fundamentales en el desarrollo de los países.
Finalmente les brinda una herramienta metodológica efectiva a situaciones puntuales así como la alineación
pertinente con la planeación estratégica de la empresa con respaldo de referentes prácticos de expertos que
lo apoya a lo largo de su vida tecnológica y financiera de las Pymes, [5].

Ilustración 23. Análisis PEST
Las futuras mejoras que se consideran a mediano plazo para el PETIC y ofrecer al mercado es la adaptación
de la metodología a las nuevas versiones de las mejores prácticas en TIC citadas como estrategia de
actualización y poder así, seguir ordenando esfuerzos en la formulación y gestión. Mejorando y estableciendo
las políticas requeridas para controlar la adquisición, el uso y la administración de los recursos de TIC.
Integrando la perspectiva de negocio con el enfoque de Tecnológico.
Se podrá personalizar el PETIC de acuerdo a los requerimientos y estrategia del negocio. Es necesario
analizar el entorno de las Pymes construyendo una matriz DOFA tecnológica y de esta manera enfocar el
alcance del PETIC con el portafolio de proyectos.
A futuro se podrían estructurar servicios basados en la metodología, es decir, brindar consultorías ante
cualquier eventualidad requerida. Esto conlleva a crear una red de expertos que se conecten cuando se
genere una solicitud y puedan atender de manera oportuna el PETIC.
Es muy importante destacar la forma como se proyecta esta metodología que permita no solo brindar
soluciones efectivas de integración a compañías, sino determinar la gobernanza adecuada para su
organización; no sólo deja que suceda. Este proporciona las bases para la ejecución exitosa de la
planificación estratégica.

Capítulo 6
6. ANÁLISIS DE RESULTADOS
6.1. TENDENCIAS TIC EN LAS PYMES DE COLOMBIA
Una de las tendencias importantes en la generación de valor para cualquier tipo de organización, es que la
función TIC (personas y soluciones) debe ofrecer información para la administración y el análisis. Desde el
2011 por cifras de grandes consultoras, los presupuestos asignados a administración de información
superaban los presupuestos asignados a proyectos de apoyo a los procesos de soporte.
Las Pymes encuentran en las TIC uno de los mecanismos más efectivos para mejorar sus tasas de
supervivencia, ya que dichas tecnologías impactan de manera positiva su productividad, al tiempo que
amplían el tamaño de su demanda [6]. En efecto, las TIC no solo aportan información valiosa y barata
respecto al mercado en que las Pymes operan, sino que contribuyen a la estandarización de procesos y a
su consecuente reducción de costos [7], facilitan la asociatividad entre pequeñas empresas [8] y mejoran
los mecanismos de comunicación con los consumidores [9].
La capacidad de las TIC para apalancar el desarrollo de las Pymes depende del tipo de uso que se le dé a
dichas herramientas. Haciendo una analogía con el modelo de gestión del conocimiento de Holsapple y Joshi
[10], el proceso de apropiación de las TIC en las empresas puede categorizarse en tres fases. En la más
sencilla, las empresas acceden a las herramientas tecnológicas primarias (celular, computador, internet,
software básico y correo electrónico, entre otros), haciendo un uso básico de las mismas. En la segunda, se
incorporan dichas herramientas en procesos rutinarios asociados al objeto de la compañía, logrando
ganancias de eficiencia. En la tercera y más avanzada, se produce una incorporación intensiva de la
tecnología en tareas más complejas y haciendo uso de herramientas más sofisticadas, lo que conlleva a
transformaciones en la estructura misma del negocio.
Ilustración 24. Proceso de apropiación de TIC en la Pymes
El análisis del grado de apropiación de las Pymes en Colombia debe dividirse en dos partes. Por un lado,
existe un significativo rezago en el acceso y uso básico de las TIC en las microempresas del país (fases 1 y

2 del modelo citado en la introducción), y, por otro, el nivel de avance de la fase 3, que es la que potencia
el mayor medida el crecimiento de las empresas, se compara de manera desfavorable con otros países del
mundo y de la región.
Al igual que en el resto del mundo, la penetración de herramientas de tecnología básica, como el teléfono,
el computador y la conectividad a Internet, es cercana al 100% en el caso de las empresas grandes y
medianas de Colombia. En cuanto a las pequeñas empresas, la casi totalidad utiliza computador, aunque la
penetración del uso de Internet por parte de estas compañías se encuentra casi 10 puntos porcentuales por
debajo del promedio mundial (Gráfico A). En el caso de las microempresas, la penetración de uso de Internet
es considerablemente inferior (Gráfico B), estando a la par de países como Perú, México y Argentina, pero
por debajo de Brasil, Malasia y Corea del Sur (donde la penetración oscila entre 70 y 95%).
Ilustración 25. Penetración de herramientas de tecnología básica en empresas* (% de empresas con acceso)
La tendencia y apropiación de TIC en las Pymes, debe centrarse en la consolidación de las fases 2 y 3,
donde las TIC se convierten en instrumentos que transforman la estructura misma de los negocios. Para
ello es clave solucionar los cuellos de botella derivados de la falta de capital humano calificado y
especializado, y de la escasez de contenidos digitales de alto impacto. El Gobierno ha avanzado en tan solo
tres años de Gobierno logrando conectar a más de la mitad de las Pymes del país, cumpliendo con su meta
(pasar de una penetración en Pymes de 10% en 2010 a 50% en 2014).
El programa Pyme Digital ha beneficiado, por medio de su estrategia de cofinanciación, a 17 mil Pymes
correspondientes a 25 proyectos concentrados en sectores estratégicos para el país. La ventaja del diseño
de este programa ha sido que, aparentemente, las inversiones han sido altamente productivas. Sin embargo,
la política ha cubierto a menos del 1% de las Pymes del país, aspecto que según el Gobierno está justificado
en la medida que el objetivo no es subsidiar la inversión de todas las empresas, sino generar un impulso
mediante la exaltación de los casos de éxito, de forma que estos sirvan de ejemplo para la reproducción de
los mismos en el resto de empresas. A pesar de que la intención es acertada, la falta de evaluaciones de
impacto, sumado a las fuertes restricciones de asociatividad en las Pymes generan la necesidad de brindar
mayor apoyo con recursos públicos para que aproximadamente 1,6 millones de empresarios Pymes en
Colombia se convenzan de la importancia de las TIC en sus negocios.
Además, si bien la alta aversión a la inversión en TIC por parte de los pequeños empresarios puede ser
mitigada por medio de la cofinanciación de proyectos en la medida que la exposición al riesgo disminuye,
se requieren de medidas complementarias. El problema de la cofinanciación de proyectos es que incrementa,
artificialmente, la rentabilidad de la inversión en TIC. Sin embargo, esa medida no afecta directamente las

motivaciones de inversión ni altera la percepción de beneficios de tales instrumentos. Por esa razón, saltan
a la vista otro tipo de programas que pueden resultar más efectivos en ese sentido. Siguiendo el caso de
Brasil, es clave profundizar los programas de capacitación de empleados en TIC, con lo cual el uso de estas
herramientas podrá materializarse más fácilmente en ganancias de eficiencia para las empresas. En esta
dirección es muy poco lo que se ha hecho desde la política pública en Colombia, a pesar del reconocimiento
de que se trata de uno de los “tendones de aquiles” que enfrenta el sector TIC en el país.
Finalmente, la dinamización de la industria TI y, en particular de la producción de contenidos digitales de
alto impacto, debe ser un tema principal en la agenda pública, pues en la medida que la oferta de estas
aplicaciones aumente, la inversión privada responderá de forma inmediata. Un ejemplo de ello es la
aplicación Tappsi8
que transformó por completo el mercado de taxi en Bogotá Colombia, induciendo a más
de 50 mil taxistas a comprar teléfonos inteligentes, valorando estos dispositivos no como celulares de alta
gama sino como una inversión rentable (y cada vez más, necesaria) para su negocio.
Mckinsey, Gartner, IDC, e IBOPE9
son prestigiosas firmas de clase mundial, reconocidas por sus
investigaciones y asesoramiento a clientes influyentes, líderes de la industria y algunas de las empresas más
grandes y acreditadas del mundo. Sus análisis y predicciones son respetados referentes a la hora de tomar
decisiones en diferentes ámbitos, como por ejemplo en TIC y Pymes.
Para Gartner, una “Tendencia TIC”, es aquella tecnología estratégica que tiene el potencial para tener un
impacto y que puede ser:
 ya existente y que ha madurado, o ha evolucionado hacia un elemento que ofrece nuevas
funcionalidades dentro de un portafolio más amplio de servicios y/o usos;
 también, una tecnología emergente que impacta en las estrategias a largo plazo de una
organización y en sus programas e iniciativas misionales.
De acuerdo con los estudios de Gartner de los últimos años, se han venido cumpliendo predicciones
relacionadas con:
 redes sociales que tomarán una gran porción del correo electrónico como elemento de
comunicación interpersonal primario;
 aplicaciones que usan y combinan contenido de más de una fuente, crearán nuevos servicio
visualizados por una única interfaz gráfica;
 usuarios que incrementarán rápidamente el uso de dispositivos móviles para las actividades de la
vida cotidiana, como compartir contenidos y gestionar sus actividades económicas;
 computación en la nube, que se ha convertido en la tecnología posibilitadora de nuevos modelos
para el negocio y la educación.
Por el lado de IDC, sus predicciones han girado alrededor de la computación en la nube y del “…surgimiento
de la movilidad que hará que los dispositivos móviles superen a las PC como el método elegido para el
acceso en línea. El número de personas que acceden a Internet a través de las PC se reducirá en 15 millones
en los próximos cuatro años, mientras que el número de los usuarios móviles se incrementará en 91
millones…”10
Mckinsey11
, por su parte, además de predicciones similares que las anteriores, ha realizado estudios en el
impacto de Internet y la oportunidad que ofrece a los países menos desarrollados, donde aún existe un alto
porcentaje de población sin conectar. De acuerdo con el análisis de Mckinsey, la siguiente ilustración permite
apreciar la presencia de Internet en los países que ellos denominan “con aspiraciones”, correspondientes a
8
https://tappsi.co
9
http://www.ibope.com.co
10
Reporte IDC. Predicciones tecnológicas 2013 http://www.idccolombia.com.co
11
http://www.mckinsey.com

aquellos países que poseen el tamaño y el dinamismo económico necesarios para ser protagonistas
destacados en la escena mundial en el futuro próximo y alcanzar niveles de prosperidad cercanos a los de
las economías avanzadas.
Ilustración 26. Número de usuarios de internet correspondientes a aquellos países que poseen tamaño y dinamismo
económico
En la ilustración anterior, se aprecia que entre el 2005 y el 2010, el número de usuarios de internet para los
países con aspiraciones, pasó de 319 millones a 974 millones de usuarios, y se proyecta que para 2015 se
cuente con 1.616 millones de usuarios.
A continuación, se identifican las principales predicciones que las firmas de consultoría o investigación de
mercado reportan como tendencias TIC a partir de 2014. Cruzando las predicciones, se puede afirmar que
las tendencias más predominantes, como se muestra en la siguiente tabla.
Otros
TENDENCIAS 2014 Gartner Mckinsey IDC Forrester12
Microsoft Telefónica Fjord13
Gestión y diversidad
de dispositivos móviles, “en
cualquier lugar, en cualquier
momento”. La tablet y el
smartphone como centro de la
vida digital personal
X X X X X X
12
https://www.forrester.com/home
13
http://www.fjordnet.com

Aplicaciones y apps móviles.
JavaScript comenzará a
presionar a HTML5 y al
navegador como principal
entorno de desarrollo de
aplicaciones. Servicios de pago
móvil
X X X X X X
Máquinas inteligentes.
Tecnologías de sensores y
computación remota,
geolocalización, y redes
máquina-a-máquina.
Reconocimiento de voz
optimizado
X X X X
Todo conectado a Internet y
Ecosistemas digitales. Todo y
todos conectados. Dispositivos
conectados entre sí, con una
dirección IP única. Todo
definido por software
X X X X X X
Computación social X X X
Plataformas robustas de
infraestructura y aplicaciones,
para el crecimiento dramático
del almacenamiento y
servicios de computación en la
nube
X X X X
Computación en la nube X X X X X X
Políticas para definir claras
expectativas sobre lo que se
puede hacer y lo que no,
racionalizar el uso de la
tecnología, balanceando la
flexibilidad con los requisitos
de confidencialidad y
privacidad. Freno al uso de
datos personales por las
legislaciones en defensa de la
privacidad
X X X X X
Tabla 6. Las predicciones TIC más documentadas14
Los resultados esperados con la implementación PETIC en la Pymes:
• Fortalecer el alineamiento estratégico de los programas y proyectos para evitar que se direccionen
esfuerzos en iniciativas que no soporten la estrategia de las Pymes.
14
http://idc-cema.com/dwn/SF_52232/top_10_preditions_2012.pdf

• Desarrollar un objetivo estratégico de la tecnología que apoya y mejora del negocio.
• Optimizar el valor económico del portafolio con el fin de mejorar el retorno económico de la
inversión. Este paso está enfocado en los beneficios tangibles de los programas y proyectos.
• Toma de decisiones a nivel directivo sobre los programas y proyectos, con base en los criterios
específicos de las Pymes.
Estos criterios pueden incluir:
¿Cómo se integra la iniciativa a la Arquitectura TIC de la Entidad?
¿Cómo se gestionan los riesgos y las interdependencias entre proyectos?
6.2. RECOMENDACIONES PARA LA DIFUSIÓN Y PUESTA EN MARCHA DEL
PETIC
En general, para emitir las comunicaciones del PETIC es necesario seguir los siguientes pasos:
 Crear protocolos de comunicación en el proyecto.
 Diseñar y entregar con prioridad el formato solicitud de producción a la Oficina Asesora de
Comunicaciones y Prensa y entregarlo a la comunicadora organizacional de la entidad.
 Hacer una reunión con la mesa de producción y la comunicadora organizacional para igualar
conceptos y definir fechas de emisión.
 Tener un cronograma de comunicaciones de los diferentes proyectos del PETIC, para no generar
congestión de información que indisponga a las audiencias.
 Procurar que todas las comunicaciones sean explicativas y motiven a participar en la ejecución
del PETIC.
 Es necesario apoyar la emisión de comunicaciones masivas con eventos como reuniones,
lanzamientos, talleres y socializaciones.
 Para la difusión y puesta en marcha del PETIC es necesario contar con el respaldo de los
patrocinadores y la emisión de mensajes desde direcciones electrónicas con dominios de la
Pymes
A continuación se describen las principales actividades de comunicación para la difusión de los resultados
del PETIC. Se sugiere que este cronograma sea guía para las comunicaciones de cada proyecto; sin
embargo, esas fechas deben ser acordadas con la mesa de producción de la Oficina Asesora de
Comunicaciones y Prensa.

Ilustración 27. Cronograma sugerido para la difusión del PETIC
Al momento de planear la emisión de las comunicaciones es necesario tener presente el objetivo del
proyecto, la fase de comunicación, la audiencia y el objetivo que se tiene con el mensaje a emitir.
Así mismo, hay que considerar cuales son las audiencias y lo que se busca que cada una de ellas sienta,
sepa y haga con la información comunicada.
Las comunicaciones masivas deben emitirse desde la Oficina Asesora de Comunicaciones y Prensa; de
igual manera, deben estar alineadas con el protocolo de imagen corporativa. Por tal razón, las piezas deben
diseñarse y aprobarse en la mesa de producción de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Prensa.
Para tener facilidad de acceso y control de los mensajes emitidos, hay que diligenciar un directorio de
interesados y actualizarlo según los requerimientos del proyecto y las fechas de emisión.
Es necesario tener un cronograma global de comunicaciones para evitar sobre tráfico de información que
generen resistencias e indiferencia en los públicos objetivos.

Capítulo 7
7. CONCLUSIONES
 Cuando el PETIC se logra y se practica hay un gran beneficio para la empresa, así como la
satisfacción de los empleados y el bienestar.
 La Excelencia en Planificación Estratégica no es automática. Hay que aprender de otros grandes
planificadores y visionarios en el campo profesional de la informática.
 Las estrategias de las empresas consultoras deben esforzarse en encontrar elementos que generen
valor agregado a las Pymes con el fin de implementar planes informáticos de forma efectiva. Esto
les permitirá garantizar un buen mercado generándoles crecimiento a sus empresas clientes.
 Preocuparse por mejorar sus procesos, prever las dificultades mediante la utilización de una
adecuada metodología para tomar decisiones desde las etapas de implementación que se
propongan.
 La guía del PMBOK sirve para que los directores de proyecto encuentren en ella todo el soporte
que necesitarán los procesos de su proyecto para llegar a un término esperado.
 Es importante recordar que no todos los procesos deberán ser implementados en todos los
proyectos, pues algunos de estos proyectos debido a su alcance, complejidad o envergadura sólo
presentarán dificultades burocráticas con la implementación de ciertos procesos.
 La experiencia en los proyectos del director de proyecto marcará una diferencia importante en la
culminación de estos.
 Se requieren ciertas habilidades de gestión, visión y manejo de equipo, aparte de seguir los
lineamientos del PMBOK, para la correcta gestión de proyectos.
 La definición estratégica de las TIC establecerá los pilares del plan estratégico de las TIC, su
Portafolio de proyectos y la hoja de ruta que servirá de habilitador para las transiciones que
permitan llegar a una evolución organizacional que posicione a las TIC como activos estratégicos,
así como la implantación del modelo de Gestión de las TIC.

BIBLIOGRAFIA
[1] Fierro Duran, C. J. (2012). Las pyme en Colombia.
[2] Rodríguez, O. J. S., Erazo, S. C. R., & Castro, A. A. (2013). Determinantes de los Planes
Estratégicos de los Sistemas de Información en las pymes colombianas: Caso Santiago de Cali-
Colombia. Entramado, 9(1), 26-37.
[3] Project Management Institute. (2013). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos
(Guía del PMBOK).
[4] Romaní, J. C. C. (2011). El concepto de tecnologías de la información. Benchmarking sobre las
definiciones de las TIC en la sociedad del conocimiento. Zer-Revista de Estudios de Comunicación, 14(27).
[5] Duque, R. D. C., & Urrego, N. M. U. (2013). Selección de modelo de gestión tecnológica para
pymes colombianas. Revista Científica, (17), 125-130.
[6] Barba-Sanchez, V., Martinez-Ruiz, M., Jimenez-Zarco, A. (2007), Drivers, benefits and challenges
of ICT adoption by small and medium sized enterprises (SMES): a literature review.
[7] Summut-Bonnii, T. & McGee, J. (2002), Network strategies for new economy, European Business
Journal.
[8] Ueki, Y., Tsuji, M., & Cárcamo, R. (2005), Tecnología de la información y las comunicaciones
(TIC) para el fomento de las Pymes exportadoras en América Latina y Asia Oriental. CEPAL.
[9] Pérez, D. (2007), Inversión en TIC y medición de sus beneficios: el caso de las Pyme del sector
de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
[10] Holssaple, C. & Joshi, K. (2002), Knowledge management: a threefold framework. The
Information Society.

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