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Tutorial: Carga de Asistencia a
encuentros presenciales TS
“Carga asistencia presenciales”
Todas las propuestas formativas que forman parte de la Especialización requieren para su
calificación final de dos insumos: la calificación virtual (responsabilidad del tutor del aula virtual), y
la asistencia al encuentro presencial.
Por lo tanto, luego de la realización de los Encuentros Presenciales cuatrimestrales, se requiere de
la carga informática de la asistencia a los mismos, para que el sistema pueda establecer, a partir de
contar con ambos datos (calificación virtual y asistencia al presencial) la Calificación final de la
propuesta formativa.
Para la obtención de dicha Calificación final, se corre un programa especial, el cual se realiza desde
el Equipo Central. Pero para ello, es necesario garantizar previamente la carga completa de la
asistencia por parte de los Coordinadores o Asistentes Administrativos en todas las Sedes.
Carga de asistencia de encuentros presenciales de Propuestas formativas
Sugerimos el siguiente procedimiento para organizar la carga de asistencia a los encuentros
presenciales:
1. En el menú superior “Postítulo” seleccionar la opción “Reportes”.
2. 1. Descargar el reporte “Actas asistencias presenciales” haciendo clic en (ícono del lápiz).

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2.2 Una vez que accedió, deberá seleccionar la edición (cuatrimestre) y la propuesta formativa de la
que desea tomar los datos. Luego, pulsar (botón verde que se encuentra en la esquina
superior derecha) para descargar el reporte.
3. En el archivo encontrará únicamente a los cursantes que tienen aprobadas las instancias
virtuales de as propuestas, y que, consecuentemente, fueron convocados a los presenciales.
Para tener en cuenta: En caso de querer trabajar con el archivo descargado (además de utilizarlo a
modo de consulta) sugerimos guardar una copia en formato .xls o similar, ya que el formato en el
que se descarga el reporte (llamado .csv) no permite algunas modificaciones y funciones de uso
corriente.
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4. El reporte está ordenado por defecto por DNI de menor a mayor. Copiar el primer DNI y repetir
los siguientes pasos por orden para no olvidarse a nadie.
Ir al Sistema de Gestión y allí seleccionar del menú la opción “Alumnos”.
5. Pegar el DNI en el campo N° DOC.
6. Aparecerá el cursante en los resultados de la búsqueda. Hacer clic en la columna
“INSCRIPCIONES”.
7. Se accede al listado de todas las inscripciones a propuestas formativas que realizó el cursante en
todo su trayecto por el postítulo y su correspondiente calificación. Deben seleccionar

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IMPORTANTE: A partir del segundo cuatrimestre de 2015, el presencial se Seminario 1 NO
lleva nota numérica por lo que no se deberá completar dicho espacio. La calificación final de
Seminario 1 será la obtenida en la cursada virtual, y la asistencia completará el cursado sin incluir
una nueva calificación a promediar.
El espacio para la nota numérica del presencial queda reservado exclusivamente para el presencial
de Seminario 2.
cuidadosamente aquella/s propuesta/s formativa/s Aprobados cuya asistencia deben cargar (es
decir, aquellas aprobadas en el cuatrimestre anterior a la realización del encuentro presencial, por
los cuales está asistiendo al mismo) haciendo clic en la opción (EDITAR) de cada uno de ellos.
Revisar que la columna Edición se corresponda con la propuesta formativa cuya
asistencia se va a cargar.
8. El espacio que debe ser completado por ustedes es el que corresponde a Asistencia al presencial
(casi al final de la pantalla).
NO completar donde dice “Asistencia al presencial numérica”: eso es sólo para el caso de lo
Seminario 2 (Seminario 1 no lleva nota numérica)

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Allí encontrarán un desplegable con las siguientes opciones. De todas las opciones desplegadas,
ustedes deben utilizar EXCLUSIVAMENTE 2: Ausente o Presente.
Presente: ¡Valen las aclaraciones! Aquí se registran las asistencias, sin discriminar si la misma ha
sido a los encuentros generales o a las instancias recuperatorias (aunque luego se colocará la fecha
del encuentro al cual se ha asistido).
Ausente: se selecciona esta opción para aquellas propuestas formativas a cuyo presencial el
cursante fue convocado pero no ha asistido. Es decir, se registra como Ausente siempre que el
cursante se ha ausentado al correspondiente presencial. No se diferencia entre Ausente justificado
o no. Si no asistió, es Ausente no importa el motivo.
No se discrimina si es el Ausente permitido por equivalencia, ya que el sistema se
ocupa de calcularlo.
A continuación explicamos cómo funcionan el resto de las opciones sólo a título informativo, pero
no deberán ser utilizadas por las Sedes.
Sin valor: esta opción es la que aparece por defecto. Se puede volver a este valor si hubo un error
en la carga de ausente o presente y no correspondía ningún valor.
Equivalencia: esta opción la asigna el sistema de forma automática para aquellos que tienen un
módulo aprobado por equivalencia, hayan asistido o no al presencial correspondiente a dicho
módulo.
Ausente permitido según Régimen Académico: esta opción la asigna el sistema al momento de
calcular la calificación final de una propuesta formativa. El sistema establece que los dos primeros
ausentes de una persona se transforman en “Ausente permitido según Régimen Académico”; a partir
del 3° ausente, se mantiene ese valor.
Únicamente el
presencial de
Seminario 2 tiene
nota numérica
presencial

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9. Por último, incorporamos el valor “Fecha presencial”, que será necesario para la emisión de
certificaciones y títulos. Allí deben consignar la fecha en que se realizó el encuentro presencial
cuya asistencia están cargando. Para cargar la fecha se utiliza el ícono del calendario.
En el caso de equivalencias, NO SE DEBE CARGAR FECHA, el sistema de gestión asignará
automáticamente la fecha en la cual se ha otorgado dicha equivalencia y así aparecerá luego en el
Libro Matriz.
Nota: Si bien figura aquí el dato de Sede donde se realiza el presencial, este
dato NO es para completar ni modificar en el caso en que se realice una
fusión de sedes o que los cursantes realicen el recuperatorio en otra sede de
la provincia.
Solamente deberá figurar una Sede distinta a la propia en los casos en los cuales ha
habido un CAMBIO DE SEDE, cuando el cursante hubiera asistido a la sede previa y
ya se hubieran emitido Actas de Calificaciones finales para Especialización en la
Sede anterior.
10. Para finalizar, y para que la carga quede debidamente guardada, deberán GUARDAR el registro
realizado haciendo clic en el ícono correspondiente, arriba de la pantalla a la derecha.
En el caso de un error involuntario, esta información puede volver a editarse, modificarse y
volver a guardarse.

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EN ESTE CASO, RECUERDEN QUE SIEMPRE, TANTO EN CASO DE CARGA COMO DE MODIFICACIÓN
DE DATOS, LA NUEVA INFORMACIÓN SÓLO APARECERÁ LUEGO DE QUE EN EL EQUIPO CENTRAL
SE CORRA EL PROCESO DE CALIFICACIONES FINALES, QUE SE REALIZA DIARIAMENTE EN DÍAS
HÁBILES. No es automático.
Esta carga debe realizarse con todos los cursantes que aparecen en el Reporte “Acta Asistencia
Presenciales”.
10. Una vez finalizada la carga, debe volver a bajarse ese reporte, que esta vez se editará ya con
la columna de Asistencia completa, como se ve en la siguiente pantalla:
En este caso, al tratarse de Actas de asistencia a encuentros presenciales, siempre aparecerá el
listado de todos los cursantes que debieron ser convocados, hayan asistido o no.
Por lo tanto, habrá presentes, ausentes y ausentes permitidos, calculados por el sistema de gestión
en los dos primeros ausentes de cada cursante.
En esto se diferencia mucho de las Actas de Calificación final, en las cuales sólo aparecen los que
han obtenido como resultado del cruce entre la calificación virtual y la asistencia su calificación final
de aprobado, con lo cual están todos Presentes y aprobados. O bien en el caso de las de quienes
reciben Certificación de Propuestas Formativas, se otorga el total de horas o se restan 5, pero
también están todos aprobados y presentes al Final.
Este nuevo reporte tiene dos finalidades:
a. Chequeo de la carga de asistencia: Deberán verificar que en todos los casos, estén
completas las columnas Asistencia, fecha de presencial (con la fecha correcta) y la Sede,
que siempre debe ser la propia (a menos que aparezca un cursante recién llegado a la sede
y que hubiera asistido a la sede anterior al encuentro).
b. Insumo principal para el armado del Acta para el Libro correspondiente.
11. Armado del Acta del Encuentro Presencial: Se deberá confeccionar un Acta de Encuentro
Presencial para cada una de las fechas en las cuales se haya realizado un encuentro, dentro de la
misma edición o cuatrimestre.
Hay sedes en las cuales se realiza un único encuentro, y un recuperatorio.
Otras donde hay más de un encuentro, y además el recuperatorio.

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En todos los casos, se debe realizar un Acta por fecha de encuentro, y luego organizarlas y pegarlas
en el Libro de Actas de Encuentros Presenciales por orden cronológico.
Aclaración: con respecto al tema del recuperatorio, si se ha convocado al mismo a todos
los ausentes a el o los encuentros regulares, en ese caso, todos los AUSENTES quedarán
registrados en el Acta correspondiente a la fecha de recuperatorio. Ya que en las fechas
anteriores no figurarán los cursantes ausentes pues se los volvió a convocar al
recuperatorio. Si, por el contrario, sólo se convocó a los que justificaron debidamente su
inasistencia, entonces los AUSENTES figurarán en la fecha en la cual fueron originalmente
convocados.
Para ello, sugerimos armar un documento Word, encabezarlo con el texto de Word y luego copiar y
pegar la tabla de excel. Esta tabla deberá contener como mínimo las siguientes columnas: Nombre
y apellido, DNI, Propuesta Formativa, Asistencia, Fecha, Sede. El resto, queda a su criterio.
Una vez pegado, se selecciona ese texto como tabla, se le agregan todos los bordes, se acomodan
las columnas, y finalmente se guarda como pdf al seleccionar la opción de guardado.
Este documento impreso debe ser firmado por el Coordinador de la Sede, e incorporado al Libro de
Actas de Encuentros presenciales de la Sede.
Carga de asistencia de encuentros presenciales de Seminarios
Seminario 1

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En este caso, se procederá de igual manera que en el caso del resto de las propuestas formativas,
ya que, a partir del segundo cuatrimestre de 2015, el presencial de Seminario 1 no cuenta con nota
numérica, por lo tanto en el punto 8 se cargará únicamente la asistencia al presencial.
Al igual que en el caso de la carga de asistencia a encuentros presenciales, recuerden que solamente
deberá modificarse la sede del presencial en el caso de tratarse de cursantes que llegan desde otra
sede, por cambio de sede.
No se modifica la sede cuando todos los cursantes de la sede han concurrido al presencial en una
sede cercana. Eso es como haberlo hecho en la misma sede.
Con respecto al Acta del Encuentro, al igual que en el caso de los encuentros de módulos, se hace
un acta para cada encuentro. Si se hacen los dos Seminarios 1 juntos, se reúnen en un texto los
objetivos de ambos y se incluyen ambos listados de cursantes.
Si se hacen en encuentros separados, serán actas separadas.
Siempre se organizan por encuentro, por fecha, y se incorporan al Libro ordenadas
cronológicamente.
Seminario 2
En el caso del Seminario 2, el proceso es similar al del Seminario 1, con la siguiente particularidad:
Se imprimirá el Acta “Reporte para Encuentros Presenciales” correspondiente al Seminario 2. Se
deben separar en dos Planillas diferentes según los cursantes reciban Especialización o Certificación
de Propuestas Formativas.
En este caso, para el registro del Seminario 2, se utilizará el registro de la asistencia, el cual será
responsabilidad del Coordinador de la Sede.

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 Planilla de Asistencia:
En el caso de este Seminario, la asistencia se cumplimenta a través de la entrega al Coordinador o
Asistente Administrativo de la Sede de la Planilla de observación luego de haber escuchado al
menos el Coloquio de 10 Cursantes (o menos si no se llegara a dicho número en la Sede donde se
realice el encuentro).
Es decir que -contra la entrega de la Planilla de observación completa-, el Coordinador o Asistente
Administrativo registrará la Asistencia del cursante en la Planilla correspondiente.
Luego de realizado el Seminario 2, se cargará SOLAMENTE la asistencia del Seminario en el sistema
de gestión, para cada cursante, del mismo modo que en el caso del resto de las propuestas
formativas, indicando Presente (en aquellos casos en los cuales la Planilla completa ha sido
entregada), y Ausente (tanto en caso de que el cursante no haya asistido como si lo hubiera hecho,
pero sin haber entregado completa la Planilla de observación correspondiente).
La calificación numérica de presencial de Seminario 2 NO estará habilitada para ser cargada, ya que
no habrá una nota numérica específica de este Seminario. O sea que lo único que se carga respecto
del Seminario 2 es Presente o Ausente, y la fecha.
La sede debe ser siempre la propia, o sea, la sede a la que pertenece el cursante (donde se le
emitirá el título).
Puede suceder que la sede aparezca por defecto, o que deban seleccionarla ustedes. No dejen de
verificar que siempre quede indicada la sede correcta.
En el caso en que los cursantes rinden en otra Sede porque la jurisdicción ha resuelto fusionar, se
debe actuar del mismo modo que en los anteriores encuentros presenciales de Seminario 1.
O sea, para Seminario 2:
 La Sede anfitriona se queda con la Planilla de Asistencia original, y cada sede que hubiera
asistido, se lleva una copia.
 Cada Sede imprime el Acta de Calificaciones Finales de Seminario 2, que irá al respectivo Libro
de Calificaciones finales, con su propio folio (por eso es importante asegurarse de que siempre
quede seleccionada la propia Sede).
Coloquio Final
La inscripción del Coloquio Final es generada automáticamente por el sistema cuando el cursante
aprueba el Seminario 2.
Para conformar el Acta del Coloquio Final, deberá tomarse solamente del Reporte: Acta “Reporte
para Encuentros Presenciales” aquellos cursantes que reciben Especialización.
 Acta volante de Calificación Coloquio Final
Esta Acta será responsabilidad del Tribunal que conforma el Coloquio.
Se completará con la calificación numérica (en números y letras) correspondiente a cada cursante
que haya realizado su Coloquio Final, y será firmada por los tres miembros del Tribunal.

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El Coordinador de Sede debe cargar:
 la calificación numérica del Acta Volante firmada por el Tribunal Examinador
 la fecha, del mismo modo que en todos los encuentros presenciales (día, mes y año)
 la sede, con el mismo criterio que el indicado para Seminario 2
NO SE CARGA ASISTENCIA A COLOQUIO FINAL
En el caso en que los cursantes rinden en otra Sede porque la jurisdicción ha resuelto fusionar, se
debe actuar del mismo modo que en los anteriores encuentros presenciales de Seminario 1. Es decir,
queda como sede del encuentro de Coloquio Final la sede propia de cada cursante.
 La Sede anfitriona se queda con una copia de la o las Actas volantes con la calificación
presencial otorgada por el Tribunal a cursantes de otras sedes.
 Cada Sede se lleva y archiva la o las actas volantes originales donde figuran sus cursantes. Por
lo tanto, luego se carga la asistencia y calificación a Coloquio Final como si el encuentro se
hubiera realizado en la propia sede que titula.
 Luego cada Sede imprime el Acta de Calificaciones Finales de Coloquio Final, que irá al
respectivo Libro de Calificaciones finales, con su propio folio (por eso es importante asegurarse
de que siempre quede seleccionada la propia Sede).
Escasos casos de excepción en que un cursante haya rendido Coloquio en otra sede (distinta a la del
resto de sus compañeros de Sede), con explícita autorización previa del Departamento de Alumnos:
 Se procede del mismo modo que el descripto anteriormente: el cursante que va a otra sede
tendrá su propia Acta Volante que el coordinador de la sede donde rinda deberá entregar al
coordinador de la sede a la cual pertenece el cursante.
 Luego, el coordinador de la sede del cursante carga la asistencia y calificación seleccionando la
propia sede, y al imprimir el Acta de Calificaciones Finales aclara a mano, en la fila
correspondiente a ese cursante que, por excepción, ese cursante rindió el Coloquio en la
SEDE: (nombre de la sede).
ACLARACIÓN FINAL PARA CASOS DE FUSIÓN DE SEDES PARA
ENCUENTROS PRESENCIALES
En todos los casos, cuando cursantes de una sede concurren a un encuentro presencial realizado en
otra, ya sea de módulos o Seminario, AMBAS SEDES deberán elaborar la respectiva Acta de Encuentro
Presencial incluyendo a dichos cursantes.
La Sede anfitriona, incluye en su listado de asistencia a la totalidad de cursantes que han sido
convocados al encuentro.
Además, facilita al coordinador de sede de los cursantes de la sede “invitada”, copia de la planilla de
asistencia para que su coordinador pueda realizar la respectiva carga de asistencia, tal como se

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indica en este tutorial, y luego descargar el reporte Acta de Asistencia al Presencial donde figure la
asistencia y la fecha, con la cual elaborará un Acta en la cual se aclarará en qué sede se ha realizado
dicho encuentro.