Curso admin otec_unidad_iv_cierre_libro_10_mar

Curso Administrativo OTEC/Empresa
Unidad IV: Cierre del Libro de Clases
(Actualizado al 10-03-2014)
Curso creado por :
Libro de Clases Electrónico (LCE)

En esta Unidad aprenderá a:
Curso creado por :
Módulos : Visualización - Registro Diario
Actualizado al 10-03-2014
IMPORTANTE: El “Administrativo OTEC/Empresa”, podrá cerrar el Libro
de Clases y Firmar el certificado de asistencia, siempre y cuando, el
“Administrativo Global” de la Institución le otorgue el permiso por
funcionalidad correspondiente para esto.
• Generar el certificado de Asistencia
• Firmar Electrónicamente el certificado de Asistencia.
• Terminar un curso.

Curso creado por :
Generar Certificado de Asistencia- Registro Diario
Ingrese a LCE al modulo “Registro Diario”
El sistema por defecto listara todos los cursos de la institución, sin
embargo, entrega un panel donde podrá aplicar los distintos filtros
para encontrar el o los cursos que necesita. Finalmente presione
“Buscar”. Para refrescar los datos tras la búsqueda presione
“Limpiar” .

Curso creado por :
Para obtener el certificado de asistencia, presione el botón “+”, asociado al
curso que corresponda:
NOTA: Puede realizar una búsqueda por orden seleccionando el titulo de cada columna.

Curso creado por :
Presione el botón “Certificado de Asistencia” para desplegar el documento.
Nuevo 27-02-2014

Curso creado por :
Accederá al Certificado de Asistencia y
podrá editarlo. Se emite uno por ID
Acción o comunicación, independiente
que se hayan consolidado para la toma
de asistencia.
Automáticamente se mostrara la
actividad según como haya sido
informada para cada acción, como
“Actividad Dentro del Año Calendario”,
“Actividad Complementaria” o
“Actividad Parcial”.
Nuevo 27-02-2014
Ingreso al Certificado de Asistencia
NOTA: Será posible modificar el formulario mientras el curso se encuentre vigente.

Curso creado por :
Nuevo 27-02-2014
A la acceder a la primera sección del
certificado este presenta los datos
identificatorios del curso. La actividad
correspondiente a la acción se mostrara
automáticamente en conjunto con las
fechas de inicio y termino de la
actividad.
El formulario permite editar el N°de
Factura o Boleta y Orden de Compra
asociada.
IMPORTANTE: Las modificaciones se
graban en el momento que se llevan a
cabo.

Curso creado por :
Nuevo 27-02-2014
Para una Actividad Parcial las Fechas de
Inicio y termino de curso se mostraran
automáticamente, se incluye una segunda
fecha de termino esta considera la ultima
clase realizada en el periodo que
corresponda, es decir la ultima asistencia
que se informo desde el aplicativo toma
de asistencia. El numero de horas
también es automático, se permitirá su
edición.
Certificado de Asistencia Actividad Parcial:
Ultima asistencia de la Actividad Parcial (Lengüeta Asistencias)Como se muestra en la
imagen esta fue la ultima
asistencia que se informo
a través del aplicativo
toma de asistencia. Se
considera para determinar
la fecha de termino que ira
en el certificado.

Curso creado por :
Nuevo 27-02-2014
Para una Actividad Complementaria las
Fechas de Inicio y termino de curso se
mostraran automáticamente, se incluye
una segunda fecha de Inicio esta
considera la primera clase realizada en el
periodo que corresponda, es decir la
primera asistencia que se informo desde
el aplicativo toma de asistencia. El
numero de horas también es automático,
se permitirá su edición.
Certificado de Asistencia Actividad Complementaria:
Primera asistencia de la Actividad Complementaria (Lengüeta
Asistencias)
Como se muestra en la
imagen esta fue la Primera
asistencia que se informo a
través del aplicativo toma
de asistencia. Se considera
para determinar la fecha
de inicio que ira en el
certificado.

Curso creado por :
Registro Diario - Certificado de asistencia
Nuevo 10-03-2014
El botón “Volver Propuesta” permite volver a la
propuesta anterior si los datos fueron editados
previamente.
Esta sección presenta el listado de alumnos del
curso (ID Acción), aquí puede eliminar (con el
botón “X”) y agregar participantes (con el botón
“Agregar Alumno”), estos cambios solo se
verán reflejados en el certificado.
Nota: Los porcentajes no son editables, esta
información proviene de la asistencia
informada desde el aplicativo de toma de
asistencia o desde LCE desde una
asistencia de contingencia o retroactiva.
Completar Certificado de Asistencia:

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Firmar el Certificado de asistencia - Registro Diario
Nuevo 10-03-2014
Puede consultar el certificado para editar
las veces que sea necesario, así como
también imprimir una o varias veces antes
de realizar la acción de firmar. Para
imprimir seleccione el icono de la
impresora “Imprimir”, se habilitara el
certificado ( en formato PDF), en la parte
inferior derecha, busque y seleccione la
opción de imprimir.
Imprimir Certificado de Asistencia:
NOTA: Debe tener los permisos por
funcionalidad otorgados por el
administrador global.

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Nuevo 10-03-2014
La sección en color rojo muestra la fecha,
hora de la última modificación del
formulario y quién la realizó.
Finalmente, se despliega el botón que le
permite Firmar el documento, para finalizar
presione el botón “FIRMAR”
Firma del Certificado de Asistencia:
NOTA: Después de firmar el
documento, no se volverá a editar y
solo quedara disponible para su
consulta, descarga e impresión.

Curso creado por :
Nuevo 10-03-2014
El libro de clases se cierra (id acción), es decir, no
quedará vigente para su posterior gestión en LCE
y solo estará disponible para imprimir y consultar
sus datos. En la misma ventana de confirmación
se muestra en valores porcentuales la cantidad de
asistencias informadas según las que se hayan
declarado en LCE. Para continuar presione
“Aceptar”
Antes de firmar se validara también que el curso
cuente con los datos completos como por ejemplo
las actas finales, solo si fuera el caso, sino
inmediatamente vera la segunda imagen que solicita
confirmar la firma.

Curso creado por :
Nuevo 10-03-2014
Considere que al firmar se cerrara el id acción,
pero si es una comunicación vinculada con una
acción parcial/complementaria se comprobaran
los datos primero, para ver si realmente es
necesario cerrar el curso o no, esto debido a la
relación que existe entre dichas acciones. Lo
mismo sucederá con las comunicaciones que
hayan sido consolidadas.
Para finalizar con la firma ponga su dedo
enrolado sobre el lector Biométrico.

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Nuevo 27-02-2014
A continuación obtendrá el
certificado ( archivo en formato
PDF), podrá guardar e imprimir
este documento.
Como se muestra en la imagen
este indicara los datos del
operador que firmo
digitalmente el certificado en
cada una de las paginas.
Certificado para imprimir firmado digitalmente:

Curso creado por :
Nuevo 27-02-2014
Tras realizar la autenticación de huella el
documento quedara firmado digitalmente
como se muestra en la imagen.
En una siguiente Hoja se mostrara la
certificación de firma electrónica
realizada por el administrativo Otec,
recuadro destacado en rojo.
Nota : Para imprimir el documento
mueva el mouse hacia la parte inferior
derecha de la pantalla, visualizara una
barra de tareas, elija el icono de
impresión y seleccione.
Certificado para imprimir firmado digitalmente:

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Nuevo 27-02-2014
Este proceso automático consiste en traspasar las asistencias de una acción de Actividad
Parcial al Registro de asistencia de una acción de Actividad Complementaria que le prosiga. Si
no existe relación entre los IDs Parcial/Complementario no se ejecutara dicho proceso. Este
procedimiento se vera reflejado al generar el certificado de asistencia, en las fechas
determinadas para cada actividad.
Traspaso de Asistencia – Relación entre Comunicaciones Parciales y
Complementarias:
NOTA: Este proceso es totalmente automático por lo tanto ningún
operador debe realizar gestión alguna en LCE, y solo afectara a los cursos
de los cuales sea necesario realizar el traspaso de registros y exista una
vinculación entre una comunicación parcial y una complementaria,
Información Proveniente de SENCE.

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Complementarias:
Por Ejemplo este ID contiene 2 asistencias posteriores a la Fecha
del termino parcial (02-12-2013) , para estos casos se realizara el
traspaso al ID complementario con el que exista la relación entre si.
ID ACCION 0001 (PARCIAL) Fecha Inicio: 01-12-2013 Fecha Fin: 27-02-2014
Ultima
asistencia
informada dentro
del Periodo
Parcial

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Nuevo 27-02-2014
Complementarias:
Después de realizar el traspaso, visualizara en este mismo ID Acción 0001 solo las asistencias
que correspondan dentro del periodo parcial. ver Imagen.
El segundo Id con acción 0002 (Actividad complementaria) , prosigue del Id acción 0001 por lo
tanto este almacenara los registro de asistencias traspasados recientemente.
ID ACCION 0002 (Complementario) Fecha Inicio: 01-12-2013 Fecha Fin: 27-02-2014 , este
segundo Id prosigue de la acción 0001, a continuación se visualiza la consulta de los registros
traspasados de asistencia para el ID 0002.

Curso creado por :
Nuevo 27-02-2014
Complementarias:
Como vera se visualizan todas las asistencias correspondientes para el Id acción 0002,
incluyendo las que se incorporaron con el proceso automático del traspaso de registros.
En resumen , se traspaso la asistencia de la ACCION 0001, hacia la ACCION 0002 . Además de
señalar que los Id están relaciones entre si debido a que uno procede del otro, también las fechas
de inicio y termino comunicadas inicialmente deben coincidir, por ejemplo:
ID ACCION 0001 Fecha Inicio: 01-12-2013 Fecha Fin: 27-02-2014 PARCIAL
ID ACCION 0002 Fecha Inicio: 01-12-2013 Fecha Fin: 27-02-2014 COMPLEMENTARIA

Curso creado por :
Terminar Curso – Visualización
Ingrese a LCE al modulo de visualización:
Busque el curso que desea cerrar e ingrese presionando el botón “+”. Diríjase a la
lengüeta de antecedentes generales.

Curso creado por :
Terminar Curso - Visualización
Ingreso al Modulo de Cierre
En la lengüeta “Antecedentes Generales”, presione el botón “Terminar Curso”

Curso creado por :
Terminar Curso – Confirmación
ACTUALIZADO 27-02-2014
A continuación se realiza una validación respecto a las Asistencias informadas y Actas
del Curso generadas, desplegando el siguiente mensaje:
Si el usuario desea cerrar el
curso, debe presionar el
botón:
IMPORTANTE: No realice esta acción si aun no ha informado todas las asistencias, si no
ha ingresado las evaluaciones del curso, creado las actas finales para cada uno de ellos
y si aun no ah generado el certificado de Asistencia, ni tampoco lo ah firmado.

Consulte el material de apoyo en la sección
de esta unidad. Encontrará:
Información complementaria
Manuales en formato pdf para descarga con
instrucciones detalladas de lo aprendido en la unidad.
Videos para descarga de lo aprendido en la unidad.
Presentaciones para descarga con material de apoyo a
lo aprendido en la unidad.
Responde preguntas frecuentes que complementan o
detallan como llevar a la práctica lo aprendido en la
unidad.
Compruebe que tan preparado está para aplicar lo
aprendido en la unidad.
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