2 REGLAMENTO RM 0912-2024 DE MODALIDADES DE GRADUACIÓN_.pptx
La Digitalización y la Preservación Digital, retos en Latinoamérica_ Liliana Mayorga - Colombia.pptx
1. I SEMINARIO INTERNACIONAL
DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ARCHIVOS
La Digitalización y la Preservación
Digital, Retos en Latinoamérica
LILLIANA MAYORGA TOVAR
LIMA – PERÚ
15 de Junio de 2016
7. ¿Qué implica para las entidades?
PLAN DE EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA
• Nombrar líder de eficiencia
• Identificar y priorizar procesos a
optimizar
• Establecer su línea base para los
indicadores de avance
• Diseñar un plan de eficiencia (30 días)
IMPLEMENTAR GUÍA DE BUENAS
PRÁCTICAS
• Implementar buenas prácticas para reducir
consumo de papel
• Pasos para “comenzar una estrategia de cero
papel”
• Diligenciar formularios y cuestionarios
recomendados
• Promover el cambio de cultura en la
organización
COMUNICACIONES INTERNAS
ELECTRÓNICAS
• Diseñar una estrategia para proyecto que
permita implementar correspondencia
electrónica (12 meses)
• Ajustar herramientas para cumplimiento de
requisitos establecidos en guías
• Ajustar políticas , procedimientos y cultura
interna
INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA
ENTRE ENTIDADES
• Establecer un casillero o buzón electrónico de
la entidad.
• Ajustar políticas internas y herramientas para
cumplir con los requisitos mínimos.
• Intercambiar correspondencia con otras
entidades en electrónico (12 meses)
PARTICIPACIÓN DE SERVIDORES
PÚBLICOS
• Promover la utilización del portal sirvo
a mi país en la entidad.
• Proveer información de interés para
los servidores.
SUSTITUIR EL USO DE PAPEL
• Publicar documentos, guías,
publicidad y demás de la entidad
usando medios y soportes
electrónicos.
• Promover cambio de cultura en
servidores y administrados.
DIRECTIVA PRESIDENCIAL 04 DE 2012
8.
9.
10.
11. Se realiza en las
oficinas de
correspondencia,
para evitar distribuir
físicamente y
agilizar el trámite, se
recomienda utilizar
una descripción de
series o subseries
documentales.
Requiere
estándares
técnicos como de
normas
archivísticas. Se
debe considerar
agrupaciones:
expediente y
series
documentales y
cada imagen
digitalizada
asociadas a las
mismas.
Asegurar la
disponibilidad de
información en caso
de catástrofes, para
continuar la
operación de la
Entidad.
DIGITALIZACI
ÓN CON
FINES DE
CONTROL Y
TRÁMITE
DIGITALIZACI
ÓN CON
FINES
ARCHIVÍSTIC
OS
DIGITALIZACI
ÓN CON
FINES DE
CONTINGENC
IA Y
CONTIMUIDA
D DEL
NEGOCIO
13. Aseguramiento de los documentos en
todo su ciclo de vida.
Procesos archivísticos dentro del
concepto de archivo total.
Seguridad de los documentos e
información.
Preservación de los documentos
electrónicos producidos o recibidos en
particular, aquellos que hagan parte del
patrimonio documental del país.
Adopción de estándares apropiados que
aseguren la preservación a largo plazo de los
documentos electrónicos de archivo.
Acceso, integridad, confiabilidad y
disponibilidad de los documentos e
información.
La
Iniciativa
Cero
Papel
en
el
Programa
de
Gestión
Documental
-
PGD
14. Atender los principios
archivísticos
Contemplar la
administración de los
instrumentos
archivísticos.
Asegurar la
conservación de los
documentos electrónicos
de archivo a largo plazo
Utilización de estándares
de interoperabilidad para
el intercambio de
información entre
diferentes sistemas de
información internos y
externos
Integridad archivística
de los fondos, a partir
de agrupaciones
documentales,
manteniendo el vínculo
archivístico
Armonizar la gestión
documental en
ambiente físico y
electrónico
Considerar los
procesos de
transferencia en
aplicación de las
Tablas de Retención
Documental
Gestionar y controlar la
eliminación de
documentos
electrónicos de archivo
Sistema
de
Gestión
de
Documentos
Electrónicos
de
Archivo
(SGDEA)
