Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos digitales y su legislación en Colombia. Explica conceptos clave como gestión documental digital, principios, software de gestión documental y sus funciones, estrategias de gobierno en línea y sus fases de implementación. También describe los beneficios de la implementación de políticas de cero papel y resume la normatividad y legislación colombiana relevante para documentos electrónicos. El documento concluye que la gestión documental digital permite a las organizaciones mejorar el servicio y manejo seguro de la inform

1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES Y SU
LEGISLACIÓN
MAIRA LICED OLAYA CORTES
GRUPO 5
PRESENTADO A:
RICARDO ANTONIO BOTERO RÍOS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, ARCHIVÍSTICA Y
BIBLIOTECOLOGÍA
DOCUMENTOS DIGITALES
2017

2. AGENDA DE PRESENTACIÓN
 QUE ES GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL.
 PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL.
 QUE ES UN SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL Y SUS FUNCIONES.
 PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
 ESTRATEGIAS DE GOBIERNO EN LÍNEA.
 FASES DE IMPLEMENTACIÓN EN GOBIERNO EN LÍNEA.
 BENEFICIOS DE IMPLEMENTACIÓN Y POLÍTICAS DEL CERO PAPEL.
 NORMATIVIDAD Y LEGISLACIÓN COLOMBIANA.

3. GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL
Proceso de
creación,
almacenamiento y
utilización de los
documentos
digitales que
incluyen

4. PRINCIPIOS DE LA
GESTIÓN
DOCUMENTAL
DIGITAL (GDD)
Se basa en:

5. ¿QUÉ ES UN SOFTWARE
DE GDD?
Aplicación
informática
que
permite
El Manejo, gestión,
conservación,
publicación y trabajo
sobre documentos
electrónicos
Funciones
Integración con
otros sistemas
Trazabilidad
documental
Colaboración
entre usuarios
Flujo de trabajos
documental
Archivos de
documentación
Categorización y
estructuración

6. PROGRAMAS
DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

7. ESTRATEGIAS DE
GOBIERNO EN LÍNEA
Busca
construir
un Estado
Eficient
e
Transparen
te
Participati
vo
Que permite
con el uso de
las TIC mejorar
Gestión
Pública
Servicio al
ciudadano
Eficienc
ia
Eficaci
a
Transparen
cia
Participaci
ón
Mejorar
el
servicio
Tiene como
principios:
Visión
Unificada
Del Estado
Acceso
equitativo y
multi-canal
Protección de la
Información del
individuo
Credibilidad y
confianza en el
Gobierno en línea

8. FASES DE
IMPLEMENTACIÓN
GOBIERNO EN LÍNEA
Elementos
transversales
Información en
línea
Interacción en
línea
Transacción en línea
Transformación en
línea
Democracia en línea
Permite
Conocer diferentes grupos de
usuarios, Identificar sus
necesidades e investigar
cambios de tendencias.
Realiza Actividades de publicación de
información y de datos abierto.
Permite
Habilitar comunicación de dos
vías entre entidades,
ciudadanos y empresas con las
consultas en línea.
Proveen
Transacciones electrónicas
para la obtención de productos
y servicios.
Realiza Cambios internos en los
procesos de la organización.
Crea Ambiente para empoderar e
involucrar al ciudadano en la
toma de decisiones.

9. BENEFICIOS DE IMPLEMENTACIÓN Y POLÍTICAS DEL CERO PAPEL
Beneficios de Implementación a la Entidad:
• Aumento de productividad
• Buenas practicas de GD.
• Uso optimo de los recursos.
• Mejora el acceso a la información.
• Mayor control y seguridad de la información.
• Disminuir los tiempo de la localización.
Beneficios al Ciudadano y otras entidades:
• Acceso rápido y fácil a la información.
• Mejora la calidad y rapidez del servicio.
• Disminuye tiempo de espera y atención.
• Mejora la relación entre organizaciones,
entidades y ciudadanos.
• Evita traslados a los puntos de atención
presencial.
Las políticas del cero papel se apoyan
en 4 componentes:
1. Los procesos y procedimientos.
2. La cultura organizacional.
3. El componente normativo y
gestión documental.
4. El componente tecnología.

10. NORMATIVIDAD Y LEGISLACIÓN COLOMBIANA
LEGISLACIÓN
PARA LOS
DOCUMENT
OS
ELECTRONIC
OS
Ley 527 de 1999 “Permite
la seguridad electrónica a
los usuarios por medio
del reglamento para el
uso y acceso del servicio
el comercio electrónico y
de las firmas digitales
estableciendo las
entidades de certificación
y se dictan otras
disposiciones”.
Ley 1581 del 2012 “Por la
cual se dictan las
disposiciones generales para
la protección de datos
personales ”.
Ley 1437 de 2011
“Expedientes
electrónicos”.
Circular 002 del 6 de marzo 2012
“ Adquisición de herramientas
tecnológicas de gestión documental”.
Circular 005 del 11 de septiembre de
2012 “ Recomendaciones para llevar a
cabo procesos de digitalización y
comunicaciones oficiales electrónicas
en el marco de la iniciativa cero papel”.

11. CONCLUSIONES
 La gestión documental digital permite a las organizaciones mejorar el servicio de
consulta de la información para sus usuarios externos y interno cuando estos sean
requerido o solicitados.
 Contribuye de tal manera a las organizaciones para tener un manejo adecuado y
segura de su información.
 Se puede concluir que utilizando este sistemas las organización tendrán su
información más estructurada, en el cual permitirá alcanzar sus objetivos y prestar
un servicio de calidad.

12. BIBLIOGRAFÍA
Conceptos Técnicos. (2017). Archivo General de la Nación - Colombia.
Recuperado el 14 de Agosto de 2017, desde
http://www.archivogeneral.gov.co/conceptos-tecnicos
En que consiste la gestión documental digital. Recuperado
de:https://www.youtube.com/watch?v=IpvvHrIO4Aw
Estrategias de cero papel. Recuperado
de:http://www.minvivienda.gov.co/Documents/Estrategia%20de%20Cero%20Papel.pdf