Apiux Tecnología- Conferencia Internacional Cero Papel

TRANSFORMACIÓN DIGITAL ADAPTADOS A TUS
NECESIDADES TECNOLÓGICAS
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MARUSHKA CHOCOBAR
Secretaria de Gobierno Digital -
Presidencia del Consejo de Ministros
JACINTO OBISPO
Gerente de Consultoría
Apiux Tecnología
REBECA YAÑEZ
Consultora Senior en
Gestión Documental
Conferencistas

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WWW.DOCUX.COM.PE

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CONFERENCIA INTERNACIONAL CERO PAPEL
¿DÓNDE ESTAMOS?
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ÍNDICE
ESTADO ACTUAL
Diagnóstico de la gestión
documental al interior de las
Instituciones Públicas.
DL1310
Entendiendo el Decreto
Legislativo DL1310 referente
al Modelo de Gestión
Documental Peruano MGD.
TRANSFORMACIÓN DIGITAL
La gestión documental como pilar
fundamental para la transformación
digital del Estado Peruano.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Pasos previos a la implementación
de la tecnología: Normas y
estándares de archivística.
BUENAS PRÁCTICAS
Buenas prácticas en la
gestión documental.
PROCESOS
DOCUMENTALES Y STD
Los procesos documentales y la
implementación del Sistema de
Trámite Documentario
1. 2. 3.
4. 5. 6.
EL CIUDADANO 360º
Expedientes y documentos
de un trámite.
7.

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¿DÓNDE ESTAMOS? - ESTADO ACTUAL
ESTAMOS TRABAJANDO, ¡DISCULPE LAS MOLESTIAS!
> 1989 Ley Nº25035:
Ley de simplificación
administrativa
> Abril 2001 Ley Nº27444:
Ley de Procedimiento
administrativo general
> Enero 2002 Ley Nº27658:
Ley Marco de Modernización
del Estado
> Julio 2002 Ley Nº27806:
Ley de Transparencia y Acceso
a la Información Pública
> Abril 2002 Ley Nº27927:
Modifica Ley de
transparencia y Acceso
a la Información Pública
> Marzo 2007 Política Nacional de
Simplificación administrativa:
Modelo de gestión moderno
> Dic. 2007 Ley Nº29158:
Principio de servicio
al ciudadano
> Febrero 2013 Política
Nacional de Modernización
de la gestión Pública:
Políticas pública, planes
estratégicos y operativos.
> Julio 2013 Política Nacional de
Gobierno Electrónico:
Acercar el estado a los ciudadanos.
> Dic. 2016 DL Nº 1310:
Medidas adicionales de
simplificación administrativa
> Dic. 2016 Modelo de
Gestión Documental:
Marco de trabajo para
la implementación de
la Gestión Documental

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DL 1310 DECRETO LEGISLATIVO QUE APRUEBA MEDIDAS ADICIONALES
PARA LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
¿DÓNDE ESTAMOS? - DL1310
Artículo 2: Las entidades del Poder Ejecutivo deben
realizar un Análisis de Calidad Regulatoria de todas las
disposiciones normativas […] que establezcan
procedimientos administrativos, a fin de identificar, reducir
y/o eliminar aquellos que resulten innecesarios,
injustificados, desproporcionados, redundantes [...]
Cómo afecta el uso del
documento electrónico
a mis procedimientos
administrativos?
¿
Si ya estoy usando el
Actualicé mis
procedimientos al
nuevo soporte
¿
?

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DECRETO LEGISLATIVO QUE APRUEBA MEDIDAS ADICIONALES
PARA LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
¿DÓNDE ESTAMOS? - DL1310
Artículo 8: Las entidades de la Administración
Pública deben interconectar sus sistemas de
trámite documentario […] a través de la
Plataforma de Interoperabilidad del Estado
(PIDE).
?
¿
¿
?
Qué estándares vamos
a utilizar para el
intercambio de
información
Qué información se debe
intercambiar y bajo qué
condiciones

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¿DÓNDE ESTAMOS? - GESTIÓN DOCUMENTAL Y TRANSFORMACIÓN DIGITAL
gob.pe
> Ciudadano
Realiza trámites y desarrolla
solicitudes al Estado
Peruano
> Documentos
Conducen y son la evidencia
de cualquier acción,
operación, solicitud o trámite
desde los ciudadanos hacia
su estado y desde el estado
hacia sus ciudadanos
> Estado Peruano
Atiende y gobierna la
vida de sus
ciudadanos
<< Gestión documental (electrónica) >>
se torna en imprescindible en razón que la
<<desmaterialización de los documentos >>
requiere, de modo similar que en el medio
físico, <<procedimientos controlados>>
para su preservación.
Fuente: ONGEI

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¿DÓNDE ESTAMOS? - GESTIÓN DOCUMENTAL Y TRANSFORMACIÓN DIGITAL
Documento
electrónico
Aceptar los nuevos
soportes de
información y los
nuevos medios de
comprobación
Firmas y certificados
digitales
Preparar y difundir los
elementos técnicos que
permiten conservar el valor de
los documentos electrónicos,
identificar su emisor y la
integridad del contenido.
ECERNEP, ECEP, EREP, IOFE
Mejorar procedimientos
y trámites
Analizar el impacto del
documento en los trámites y
cómo los hace más seguros,
agiliza, simplifica y acelera.
Uso de dispositivos
tecnológicos
Los dispositivos móviles y
smartphones son centros de
escaneado y copiado de
documentos, cámara
fotográfica, GPS y
computadora.
LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL EN CLAVE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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¿DÓNDE ESTAMOS? - NORMAS Y ESTÁNDARES
NORMAS Y MODELOS DEL ESTADO PERUANO
❏ Modelo De Gestión Documental - MGD
❏ Transparencia y acceso a la información pública
Conocemos la
importancia del
y su capacidad para
modernizar y mejorar
la interacción entre el
ciudadano y el Estado
Peruano pero…
Cómo
gestionamos
los documentos
electrónicos
¿
?
NORMAS INTERNACIONALES
❏ ISAD (G)
❏ ISO 15.489 Gestión de documentos
❏ ISO 27.001 de Seguridad de la información
❏ ISO 30.300 y 30.301 Sistema de Gestión de Documentos
ESTÁNDARES, ESPECIFICACIONES y METODOLOGÍAS
❏ DoD 5015.2
❏ MoReq 2010
❏ PRO/PROV
❏ VERTS
❏ DIRKS

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¿DÓNDE ESTAMOS? - PASOS PREVIOS A LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SGD
“La gestión documental no es algo
que se pueda o deba improvisar.
Es necesario entender y analizar las normas, estándares
y especificaciones y ponerlos en práctica para obtener
un resultado de calidad acorde a los propósitos y lineamientos
estratégicos del Estado Peruano en su proceso de modernización.
”“
”

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¿DÓNDE ESTAMOS? - BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Establece un modelo documental Define el documento como foco
de la gestión documental
Dinamiza el sistema de
taxonomías
Audita el repositorio y controla
las versiones
Valida y verifica los documentos Aprovecha la interacción e
incorpora registros sociales
Establece un sistema de
seguridad y acceso
Define valores documentales y
custodia los documentos
según su valor
Define y establece un modelo de
intercambio de documentos
✔

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Establece un modelo
documental
> Diseña un sistema de clasificación utilizando la metodología DIRKS tal como
establece la ISO 15.489
> Desarrolla un modelo general incluyendo la tipificación, clasificación y
descripción estandarizada con todos los documentos de uso transversal a las
instituciones de gobierno
> Particulariza las tipologías documentales propias a cada institución de gobierno
y extiende el modelo documental general adaptándolo a la particularidad de tu
institución
> Desarrolla taxonomías generales que puedan ser reutilizadas por varias
tipologías documentales
> Haz un uso extensivo de expedientes y asociaciones para agrupar documentos
y enlazarlos a trámites, procedimientos y unidades de información
2. Clasificación
1. Catastro
documental
3. Descripción
5. Creación de
tesauros
4. Generación de
Taxonomías
6. Asociación y
Expediente
7. Procesos

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> Fija el documento como eje central de la gestión documental. El documento
es único e independiente al contexto.
> Utiliza el sistema de expedientes para asociar el documento a los diferentes
trámites y procesos.
> Identifica y conserva el origen del documento y el responsable de
mantenerlo actualizado.
Define el documento
como foco de la gestión
documental

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> Genera un sistema de taxonomías independiente a las tipologías
documentales.
> Agrega de manera dinámica taxonomías a los documentos conforme
avanzan en su ciclo de vida
Dinamiza el sistema de
taxonomías

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> Lleva un control pormenorizado de todas las acciones realizadas sobre el
documento
> Asegúrate de identificar y controlar los cambios en el contenido de los
documentos mediante un control de versiones que identifique de forma
clara el autor, número de versión y justificación del cambio
Audita el repositorio y
controla las versiones

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> Establece reglas de validación de los atributos y del contenido y
asegúrate de que los documentos subidos al repositorio cumplen con la
calidad exigida
> Establece procedimientos documentales de revisión, aprobación, visación
y publicación de los documentos entre otrosValida y verifica los
documentos
✔

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> Permite que los consumidores del repositorio puedan generar comentarios,
preguntas y respuestas, rating y etiquetar los documentos, esto ayudará a
agregar valor a los documentos y a comprender mejor su contenido y cómo es
percibido por el resto de las personas que interactuaron con él.
> Mantén listas y dashlets con los documentos más vistos y con mejor rating
> Permite que los actores puedan subscribirse a los contenidos y mantenerse
actualizados con las últimas novedades
> Habilita la creación de favoritos y bibliotecas personales donde las personas
puedan organizar los documentos de su interés
Aprovecha la interacción e
incorpora registros sociales

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> Define una matriz de seguridad para el contenido
> Desarrolla un sistema de perfiles documentales
> Utiliza la clasificación para definir reglas que permitan automatizar la asignación
de la seguridad en base a la tipología documental, la clasificación y
eventualmente los atributos del documento
> Observa con rigor las políticas de transparencia del Estado Peruano y asigna a
los documentos un carácter público cuando corresponda
> Observa con rigor las normativas y leyes vigentes con respecto a la protección
de los datos personales y establece proceso de ofuscación de la información si
esto fuese necesario
Establece un sistema de
seguridad y acceso

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> Define un sistema de valores documentales que incluya los diferentes
ciclos de vida según las normativas y leyes vigentes
> Asigna un valor jurídico, título ejecutivo, económico y otros que hayan
sido definidos a cada documento
> Define un File Plan que contemple los diferentes valores documentales y
los diferentes ciclos de retención y disposición
> Incorpora los documentos valorados bajo un plan de custodia ayudándote
con la implementación de herramientas de Record Management
Define valores documentales
y custodia los documentos
según su valor

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> Utiliza Frameworks para el intercambio de documentos entre
instituciones, como pueden ser RDF
> Establece un catálogo de documentos y publícalo en un formato
estandarizado (RDF)
> Habilita el acceso controlado a los documentos y la búsqueda sobre el
catálogo
> Ayúdate con un tesauro y tiende hacia la implementación de un sistema
de catalogación semántico
Define y establece un
modelo de intercambio de
documentos

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¿DÓNDE ESTAMOS? - PROCESOS DOCUMENTALES Y STD
Los documentos se mueven
por procesos
Los documentos se crean o capturan
con el objetivo de participar en uno o
varios procesos.
El contenido del documento entrega
información y el proceso entrega el
contexto que le da sentido.
Los procesos son parte de la
gestión de los documentos
Cambian el estado de los documentos.
Enriquecen los documentos con nueva
información.
Genera nuevas versiones del contenido.
Cambian las condiciones de acceso.

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¿DÓNDE ESTAMOS? - PROCESOS DOCUMENTALES Y STD
❏ Aseguran el correcto seguimiento de los procedimientos de
tramitación establecidos.
❏ Orientan al ciudadano y al funcionario sobre sus tareas y
acciones pendientes.
❏ Permiten seguir un caso y conocer su estado actual.
❏ Permiten trazar el pasado y fundamentar las diferentes
actuaciones de los interlocutores.
❏ Inteligentemente implementados pueden centralizar toda la
información de los trámites en un solo canal.
Los sistemas de trámites documentarios aportan grandes ventajas cualitativas a la gestión
documental y son por sí mismos un modo eficaz de comunicarse con los ciudadanos.

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¿DÓNDE ESTAMOS? - EL CIUDADANO 360º
> Expediente del ciudadano
> Instituciones públicas
> Ciudadano
> Portal del ciudadano
> Trámites

26
¿CÓMO AVANZAR?
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ÍNDICE
INGRESO Y CAPTURA
Las mesas de partes como
puntos neurálgicos del
tránsito de documentos del
estado.
FUNCIONALIDAD Y
TECNOLOGÍA
Con qué debemos contar
para la gestión de los
documentos. Soluciones
Cloud.
VALORACIÓN Y CUSTODIA DE
DOCUMENTOS DIGITALES
Protegiendo el documento electrónico.
DEFINICIÓN DE ESQUEMAS
DE METADATOS
Comprendiendo los esquemas de
intercambio de metadatos.
DIGITALIZACIÓN
Comprendiendo la copia
digital certificada.
EL DOCUMENTO
ELECTRÓNICO
Los procesos documentales y la
implementación del Sistema de
Trámite Documentario
1. 2. 3.
4. 5. 6.
MALAS PRÁCTICAS
COMUNES
Huir de la carpeta
compartida.
7.

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¿CÓMO AVANZAR? - LAS MESAS DE PARTE
> MESA DE PARTES > Registro de entrada y salida de los
documentos
> Enlace de casos y control de los tiempos
de tramitación (SLA)
> Primer y en muchos casos más importante
punto de captura de los documentos
> Punto de digitalización estratégico
(calidad, OCR, formato)
> Mesa de partes virtual (PIDE)

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¿CÓMO AVANZAR? - RECOMENDACIONES FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS
Cumplimiento
normativo
Normativa vigente sobre
información en la nube
Respaldos
Diseño de un plan de
respaldos que garantice la
recuperación de la
información
Alta disponibilidad y
DRP
100% Uptime
CLOUD / ON PREMISE / HYBRID
Volumetría y throughput
El repositorio documental es un
problema de volumetría en
cuanto al tamaño de los
repositorios de documentos y al
throughput de los medios de
transmisión de información

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Funcionalidades básicas
❏ Capacidades de búsqueda fulltext y OCR
Gestión de versiones
❏ Capacidades de gestión de expedientes
Gestión de procedimientos documentales con
trazabilidad
❏ Captura y digitalización con fingerprinting
❏ Firma electrónica
FUNCIONALIDADES DE LA PLATAFORMA
Funcionalidades avanzadas
❏ Record Management
❏ Plantillas documentales y edición en línea de
documentos
❏ Funcionalidades "social"
Gestión de catálogos y fondos documentales
❏ Transformación de contenidos
❏ Tesauro y web semántica (RDF)

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RECOMENDACIONES TECNOLÓGICAS
> Repositorio documental
Componentes
> Motor de indexación
> Orquestador de procesos (BPMS)
> Intercambio de datos estandarizado (CMIS, RDF)

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¿CÓMO AVANZAR? - VALORACIÓN Y CUSTODIA DIGITAL
Qué es un
registro
Un registro es la
evidencia de una
actividad realizada.
Un registro debe ser lo
que pretende ser.
Debe ser íntegro,
confiable y usable.
¿ ? RECORD MANAGEMENT

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¿CÓMO AVANZAR? - VALORACIÓN Y CUSTODIA DIGITAL
Metadatos de intercambio de información
Metadatos estandarizados EAD3
Modelo de atributos del Estado Peruano (XSD)

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¿CÓMO AVANZAR? - DIGITALIZACIÓN
Plan de digitalización
Formular una política de selección del material que se va a digitalizar y su prioridad.
Revisión de los aspectos legales para el tratamiento de la información.
Otorgar validez legal a los documentos digitalizados por medio de un fedatario
informático.
Identificar las principales razones para iniciar un proyecto, se trata de mejorar el acceso,
de ayudar a la preservación del original, motivos ecológicos o de gestión.
Crear un conjunto de criterios de selección para la indización, búsqueda y preservación
de los ficheros digitales.
Reunir especialistas y potenciales usuarios de los archivos digitales para su correcto
consumo y establecer las prioridades de digitalización.
Establecer el tipo de fichero digital ya sea para conservación o de consulta o manipulación
del documento digital, incluyendo la necesidad de OCR o indexación de metadatos.

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¿CÓMO AVANZAR? - DOCUMENTO ELECTRÓNICO
> Documento digitalizado
> Documento digital
Naturaleza de los documentos Documento electrónico
> Documento digital
> Mecanismo de firma
> Documento electrónico
Fundamentos de la firma digital
Criptografía. Actualmente Asimétrica PKI
Principio de irrenunciabilidad
Infraestructura
> ECERNEP (RENIEC)
> ECEP
> IOFE
> EREP

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¿CÓMO AVANZAR? - MALAS PRÁCTICAS DETECTADAS
Carpeta compartida
Correo electrónico

37
CLAVES DEL ÉXITO
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CLAVES DEL ÉXITO - LIDERAZGO Y GESTIÓN DEL CAMBIO
Gestión del cambio Compromiso y liderazgo
El cambio es bueno...
Pero no tengo tiempo
ahora, de verdad.

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Brecha
Generacional
Temor a ser
reemplazados o
dificultad de
aprendizaje
Brecha
tecnológica
No necesariamente está
marcada por la edad. En
muchos casos se da por la
dificultad de uso, el nivel de
formación de quien opera el
sistema e incluso, por la
forma en la que fue
presentado el sistema.
Brecha
educativa
Incide en cómo
aceptamos o no los
cambios. Un cambio de
procesos y de
herramientas tecnológicas
suele ser menos
impactante en la medida
que la formación está
presente.
Tiempo de existencia
en la institución
Ofrece mayor resistencia. Su
argumento está basado en
que llevan mucho tiempo
haciendo las cosas de
determinada forma y que,
bajo ninguna circunstancia,
planean cambiar dicho
método.
LA GESTIÓN DEL CAMBIO

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Si no hay un proceso de gestión del
cambio bien diseñado, es altamente
probable que el proyecto no sea
exitoso.
”
“

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