BI

1. METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN BI (PARTE 1)
Cristian Quinteros
Sistemas X
2019
TALLER DE PROCESAMIENTO DE DATOS

2. INTRODUCCIÓN
• Business Intelligence continua afianzándose como una de las
principales iniciativas en la que piensan invertir las
organizaciones, sin embargo hemos encontrado que en muchos
casos estas implementaciones no están generando los
resultados esperados, quedando luego en desuso. Uno de los
principales problemas que encontramos en nuestra experiencia,
es que muchos de los proyectos no están siguiendo elementos
metodológicos válidos para este tipo de iniciativas, generando
intentos fallidos.

3. METODOLOGÍA BUSINESS INTELLIGENCE
• La metodología de implementación de soluciones de Business
Intelligence que revisaremos, parte de estándares mundiales, pero
que hemos adecuado a las características de nuestros países. Esta
metodología, reúne todas las características necesarias para llevar a
la práctica exitosamente una iniciativa de Business Intelligence.
• En primer lugar debemos mencionar que toda implementación debe
comenzar con una etapa previa de planificación del proyecto. Esta
etapa dirige la definición y alcance correspondientes. La planificación
de proyecto se centra en los recursos y requerimientos de colocación
de personal según nivel de habilidad, junto con las asignaciones de
tareas de proyecto, duración y secuencia.

4. • Revisemos cada uno de los componentes de la metodología:

5. PLANIFICACIÓN (ANTEPROYECTO)
• Antes de iniciar el desarrollo de cualquier proyecto de Business Intelligence,
debemos considerar en forma prioritaria una etapa preliminar asociada a la
definición de las iniciativas en la organización. Esta etapa debe considerar:
 Identificación de las áreas de oportunidad para aplicar Business Intelligence.
 Selección adecuada de la tecnología a utilizar.
 Identificación de problemas de calidad de datos
 Iniciar un proceso de Inducción con usuarios de la organización
• Además:
 Evaluar el impacto de los sistemas transaccionales hacia la nueva solución.
 Organización interna para afrontar la implementación de los proyectos a desarrollar.

6. • Estas tareas deberán preparar el camino para un adecuado desarrollo
de la solución de Business Intelligence (Data Warehouse), no tenerlas
en cuenta originará que las etapas de desarrollo tomen más tiempo de
lo previsto, esto ocurre con mayor notoriedad en la etapa de Procesos
de Carga, en la cual se encontrarán todos los problemas de calidad que
antes se debieron haber identificado.
• Esta metodología, que tiene como bases estándares mundiales, ha sido
probada en muchos proyectos para organizaciones de diversos
sectores económicos en el ámbito local y regional. Cada una de las
etapas de la metodología mostrada contiene entregables, que van
respaldando el avance del proyecto.

7. ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
• El primer paso en una solución de Business Intelligence consiste en determinar los
requerimientos de información, los procesos de trabajo llevados a cabo, la
infraestructura de sistemas, bases de datos y aplicaciones de origen de la
información para en función de estos ajustar las mejores herramientas tecnológicas
disponibles para dar soporte a sus operaciones de manera que le permita a la
gerencia alcanzar su visión y metas, y al mismo tiempo tener una retroalimentación
exacta del funcionamiento de la empresa para tomar decisiones basadas en
información.
• En esta etapa se realizarán reuniones de trabajo con los usuarios funcionales,
quienes nos transmitirán sus necesidades de información. Esta etapa es de mucha
importancia y se requiere el apoyo del sponsor del proyecto para que las personas
involucradas se comprometan con éste.

8. • Es muy importante resaltar que lo fundamental en esta etapa es la identificación de
todas las variables y métricas del área u organización. Las variables son aquellos
criterios por los cuales analizaremos el negocio (por ejemplo: cliente, producto,
sucursal, etc.) y una métrica es el elemento medible por el que consultaremos las
variables identificadas (por ejemplo: venta, costo, rentabilidad, etc.).

9. • En primer lugar, una buena práctica es definir las reuniones de trabajo con
los diversos grupos de usuarios. Para ello recomendamos tres reuniones
con cada grupo; en la primera se trata de identificar las necesidades de
información a partir del conocimiento que vamos obteniendo del manejo del
área, además de las variables y métricas. Como consecuencia de esta
reunión, debemos corroborar con los responsables de los sistemas
transaccionales si la información solicitada existe en las bases de datos o
están en hojas de cálculo o simplemente no existe registro alguno.
• Como consecuencia de esta reunión, se elaboran lo que llamamos
diagramas funcionales, los cuales esquematizan las necesidades de
información a través de las variables y métricas que identificamos con los
usuarios.

10. • Como podrá notarse en el diagrama, lo hemos organizado de tal manera que en el
rectángulo de la izquierda colocamos las métricas (ventas soles, ventas dólares y ventas
unidades), y en la derecha colocamos las variables solicitadas, organizadas en grupos
que llamaremos «dimensiones». Nótese que éstas van tomando características
jerárquicas con los atributos considerados en cada caso (por ejemplo: año, mes,
semana). Las denominaciones de estos grupos deben identificar al grupo de datos, y
siempre deben guardar una relación directa con ellos. Por ejemplo: Producto, quien
representa a Familia, Línea y Producto.

11. • La segunda reunión de trabajo es la oportunidad para que los usuarios
puedan identificar las variables y métricas solicitadas, y validarlas. Por
ejemplo, un usuario podría identificar ahora que sería importante también
analizar su información en períodos <diarios>, lo que haría que adicionemos
en la dimensión tiempo este dato, luego de la <semana>. Asimismo, podría
identificarse algunos datos que no serían importantes de considerar. Es
decir, se valida completamente el diagrama.
• En la tercera reunión de trabajo se termina de validar los diagramas
funcionales y los prototipos desarrollados, estos se refieren a los diseños
previos de análisis de información y Tableros de Control que finalmente
serán desarrollados con la herramienta analítica. Toda la información
trabajada a lo largo de las reuniones de trabajo es consolidada en un
documento de «Análisis de requerimientos». En éste, a los diagramas
funcionales —debidamente detallados con definiciones, cálculos e inclusive
ejemplos de datos— se suman los prototipos desarrollados.

12. MODELAMIENTO DE DATOS
• Con todos los requerimientos definidos en la etapa anterior, en esta se realiza el diseño
del modelo dimensional correspondiente.

13. • Esta etapa comprende las siguientes actividades:
• 1. Definición del modelo lógico de base de datos. Con los requerimientos relevados en
la primera etapa del proyecto y esquematizados en los diagramas funcionales (Star
Net), se desarrolla el modelo lógico del repositorio. El mismo que deberá ser validado
con el equipo técnico del proyecto.
• 2. Diseño del modelo físico de base de datos. Una vez validado el modelo lógico de
datos, estamos en condiciones de establecer el modelo físico de datos, de acuerdo a
los atributos definidos para cada una de las tablas de Hechos y Dimensionales.
• 3. Dimensionamiento de Infraestructura Tecnológica. Determinados en forma más
precisa las dimensiones de tablas y proyecciones de información a manejar en el Data
Warehouse, se valida el dimensionamiento de la Infraestructura tecnológica, esbozada
en la Planificación del proyecto.
• 4. Definición de la estrategia de almacenamiento de información. Sobre la base de las
necesidades de información histórica y almacenamiento a futuro, se definen estrategias
de almacenamiento de esta información.
• 5. Creación de Base de datos. Esta etapa considera la creación de las fuentes de
datos en el motor de base de datos definido.

14. EXTRACCIÓN INICIAL DE DATOS
• Corresponde al desarrollo de los procesos que permitirán tener data de producción inicial
en el Data Mart o Data Warehouse. Aquí se podrá encontrar información en distintas
plataformas, que requieren ser procesadas.

15. • Se consideran aquí las siguientes etapas:
• 1. Construcción de base de datos. Se refiere a la construcción propiamente dicha
del repositorio de datos que alojará la solución. Esto considera todos los espacios
previstos, teniendo en cuenta las características de la solución.
• 2. Diseño de Procesos de carga inicial. En esta etapa se aprovecha para realizar el
diseño de los procesos de carga, es decir, el mapeo y consideraciones de carga
necesarias para que más adelante se trabaje solo en la construcción de los
procesos.
• 3. Desarrollo de procedimientos manuales. Se considera esta etapa para los casos
en que se requieran datos que no se encuentran en bases de datos y requieren
algún mecanismo manual para su ingreso.
• 4. Desarrollo de procesos. En este paso se construyen propiamente dichos todos
los procesos de carga, diseñados anteriormente.
• 5. Pruebas y ajustes. En la medida que se vayan desarrollando los procesos, se
irán realizando las pruebas y ajustes correspondientes, a fin de garantizar un buen
procesamiento de información
• 6. Carga Inicial de datos. Finalmente, esta etapa culmina con la carga histórica de
información acordada con los usuarios de la organización.

16. ACTUALIZACIÓN PERIÓDICA DE DATOS
• Corresponde al desarrollo de los procesos que permitirán tener periódicamente
alimentado el Data Warehouse. Los períodos de carga son definidos con el equipo de
trabajo, pudiendo ser diarios, semanales, mensuales, etc.

17. • Las etapas consideradas aquí son similares a la de carga inicial:
• 1. Diseño de Procesos de actualización periódica. En esta etapa se
aprovecha para realizar el diseño de los procesos de carga, es decir, el
mapeo y consideraciones de carga necesarias en la solución.
• 2. Desarrollo de procedimientos manuales. Se considera esta etapa para
los casos en que se requieran datos que no se encuentran en bases de
datos y requieren algún mecanismo manual para su ingreso.
• 3. Desarrollo de procesos de actualización. En este paso se construyen
propiamente dichos todos los procesos de carga, diseñados anteriormente.
• 4. Pruebas y ajustes. En la medida que se vayan desarrollando los
procesos, se irán realizando las pruebas y ajustes correspondientes, a fin de
garantizar un buen procesamiento de información.

18. EXPLOTACIÓN DE INFORMACIÓN
• Corresponde al desarrollo de los reportes dinámicos y tableros de control solicitados
por los usuarios y definidas en la etapa de Análisis de Requerimientos. Se refiere a
los prototipos de análisis bosquejados en la primera etapa del proyecto y
desarrollados aquí con la herramienta analítica seleccionada.
• Además, se considera en esta etapa la capacitación formal tanto a los usuarios
finales como a los usuarios técnicos para el correcto uso y soporte de la solución
desarrollada.

19. • Se tienen los siguientes pasos:
• 1. Construcción de interfaz para usuario final. Se refiere a construir una capa de
visualización para los usuarios, que no tenga ninguna característica técnica. Es
decir, las variables y métricas deben estar en un lenguaje fácil de entender para los
usuarios, aislados de la complejidad técnica.
• 2. Desarrollo de reportes y tableros de control. Se refiere al desarrollo propiamente
dicho de los reportes y tableros del control, establecidos en la primera etapa del
proyecto. Es de importancia considerar un proceso de validación de estos reportes y
tableros.
• 3. Instalación de herramienta de usuario final. Es el momento de disponer a los
usuarios de la organización de la herramienta analítica, que podrán utilizar para
apoyar su toma de decisiones.
• 4. Capacitación. Acompañando la instalación de la herramienta analítica a los
usuarios, se debe establecer un plan de capacitación a ellos que consideren la
presentación de todos los reportes y tableros de control construidos. Además de
transmitirles el conocimiento necesario para que puedan construir reportes y
tableros nuevos.
• 5. Soporte Post Implantación. Finalmente, debe establecerse la organización
interna que en adelante deberá dar soporte a la solución desarrollada.

20. ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO
• En paralelo a las tareas de desarrollo, resaltamos aquí la importancia de la gestión del
proyecto, de acuerdo a estándares que permitan un acompañamiento adecuado.
Resaltamos aquí el hecho de poner especial atención a la gestión de Riesgos, Recursos,
Humanos, Calidad, Comunicación, Proveedores, y todos los elementos necesarios para
una administración de proyecto como se exige en un proyecto de gestión como este.