00. cumplimiento para usaid y formato de rendicion de cuentas

Regulaciones Financieras y Administrativas
Justificación de Gastos

Regulaciones:
ADS Serie 300 (Capitulo 303)
Circular OMB A-122 (Principios de Costos)
22 CFR 226 (Requerimientos Administrativos)
22 CFR 228 (Fuente / Origen)

Regulaciones:
Standard Provisions for
Non-U.S. Nongovernmental Organizations
A Mandatory Reference for ADS Chapter 303

Proyecto Alerta Joven – Por una Juventud Libre de Crimen y Violencia
Standard Provisions for Non-U.S. Nongovernmental Organizations A Mandatory
Reference for ADS Chapter 303
MANDATORY STANDARD PROVISIONS
FOR NON-U.S. NONGOVERNMENTAL
ORGANIZATIONS

M1. Costos Admisibles:
2 CFR 230 – Cost Principles for Non-Profit Organizations (OMB Circular A-122)
2 CFR 220 – Cost Principles for Educational Institutions (OMB Circular A-21)
48 CFR 31.2 Federal Acquisition Regulations (FAR) and 48 CFR 731.2 USAID
Acquisition Regulations (AIDAR) - Cost Principles for Commercial Organizations

“Principios de Costos para Organizaciones no
Lucrativas”
Requisitos para que un costo sea permitido:
Razonable,
Asignable,
Permitido,
Consistente,
Determinado en base a los PCGA
No considerado como compartido
Adecuadamente documentado

El recipiente debe mantener registros y documentación disponibles por tres
añosdespués de la fecha de terminación del acuerdo.

Circular OMB A-122 (Oficina de Administración y Presupuesto)
Costos no Permitidos:
Deudas y cuentas malas,
Donaciones y contribuciones,
Costos de entretenimiento, diversión y actividades sociales,
Equipos y otros gastos de capital,
Boletos aéreos clase no económica,
Multas y sanciones
Compra de café, te y bebidas alcohólicas,
Provisiones para contingencias o imprevistos,
Campaña para levantamiento de fondos.
Equipo militar
Equipo de vigilancia
Actividades y equipos para apoyo a la policía o relacionados con el orden publico.
Equipos y servicios para abortos,
Artículos de lujo y juegos de azar,
Equipos para modificación del clima.

Circular OMB A-122 (Oficina de Administración y Presupuesto)
Costos Restringidos (requieren aprobación previa):
Productos agrícolas,
Vehículos de motor,
Productos farmacéuticos,
Plaguicidas,
Fertilizantes.
Equipos usados

M.2 Contabilidad y Registros:
Contabilidad, Auditoria y Registros:
Documentación soporte
Registros Estadísticos
Otros Registros o Archivos relativos al acuerdo

Una auditoria financiera anual será necesaria para aquellas
organizaciones que gasten más de 300,000 dólares anuales
dentro de este acuerdo o la suma de este y otros acuerdos
financiados por la USAID.

Aquellas organizaciones que gasten menos de 300,000 dólares al año no
requieren una auditoría financiera, sin embargo, deben mantener disponibles
sus libros y documentos en caso de que el donante desee realizar una revisión
de los mismos.
El donante se reserva el derecho de hacer auditorias y revisiones financieras.

M.3 Enmiendas y Revisión de Presupuesto:
Toda enmienda, o cambios en el presupuesto deben realizarse
mediante un documento escrito.

En adición a los cambios en el presupuesto, los siguientes puntos deben tener
aprobación por escrita:
- Cambios en los objetivos del programa, revisión o cambios en el monto del
presupuesto.
- Recibir una obligación adicional
- Cambio en el personal clave especificado en el acuerdo.
- Permitir la ausencia por más de tres meses o la reducción del 25% del tiempo
del personal clave del proyecto.

En adición a los cambios en el presupuesto, los siguientes puntos deben tener
aprobación por escrita:
- Transferir fondos de costos indirectos a costos directos o viceversa.
- Obtener el reembolso de costos que requieren aprobación previa según las
regulaciones.
- Transferir fondos destinados para entrenamientos a otras categorías.
- Subcontratos no especificados en el contrato o acuerdo.
- Sobregiros entre categorías presupuestarias, siempre que el monto exceda el
10% del total del acuerdo.

Si el contratista no obtiene la aprobación por escrito para las procesos
anteriores, los costos podrían resultar no admitidos.

. M.5. Políticas de Adquisiciones:
- Seguir políticas internas,
- Asegurarse de que los precios sean razonables en cada adquisición.
- Establecer umbral para compras mayores y menores.
- Mantener un control de los bienes y servicios adquiridos y asegurarse de
que los mismos fueron recibidos de acuerdo a lo requerido.
- Evitar el conflicto de intereses.
- Mantener un record de compras.

.
M.6 Bienes y Servicios Restringidos y no Admitidos:
Restringidos:
Productos agrícolas,
Vehículos de motor,
Medicamentos,
Pesticidas,
Equipos usados,
Propiedades del gobierno de los EEUU en exceso,
Fertilizantes.

.
No Admitidos:
Equipo militar,
Equipo de vigilancia,
Productos o servicios de apoyo a la policía y otras actividades
afines,
Servicios y equipos para aborto,
Bienes de Lujo y equipos para juegos de azar,
Equipos para modificación del clima

.
Suplidores Inelegibles: Se refiere a cualquier empresa o
individuo que este incluido en el listado “Exclusión y Suspensión”
en el EPLS.
Son los que se encuentran en: "Lists of Parties Excluded from
Federal Procurement and Nonprocurement Programs."
www.epls.gov
Aquellos que no estén formalizados

. M.6 Bienes y Servicios Restringidos y no Admitidos:
Origen y Nacionalidad, (22 CFR 228)
Código geográfico 937

.M.7 Título de propiedad:
El título de todas las propiedades pertenece al ejecutor a menos
que se diga lo contrario en el acuerdo.
Las propiedades pueden ser: equipos, mobiliarios, suministros,
inmuebles y bienes intangibles.

.
M.7 Título de propiedad:
- Las propiedades deben ser utilizadas para el programa y durante
el periodo establecido.
- Si la propiedad no va a ser utilizada más en el programa o
proyecto esta debe ser utilizada en conexión con las siguientes
actividades en el mismo orden:
Actividades patrocinadas por la USAID,
Actividades patrocinadas por el gobierno de los EEUU
Como sea designado por el Oficial de Contratos.

Reference for ADS Capter 303
MANDATORY STANDARD PROVISIONSh
.
- Las propiedades deben mantenerse en buenas condiciones,
inventariadas y aseguradas.
- Se debe mantener un registro de las mismas.
- Realizar un inventario físico al menos una vez cada dos años.
- Debe existir un control adecuado de las propiedades. Si alguna
se deña, es robado o se pierde, debe ser investigado e informado.
- El ejecutor debe ser responsable en el caso de que el seguro no
cubra todo el daño o pérdida.

.
- Antes de finalizar el acuerdo, el beneficiario debe suministrar
una disposición de propiedad clasificada como sigue:
- Equipos cuyo costo unitario de mercado al final del
acuerdo sea mayor o igual a 5K
- Suministros nuevos o usados cuyo costo por unidad sea
mayor o igual a 5K.
- Propiedad tangible o intangible de cualquier valor.

REQUIRED AS APPLICABLE STANDARD PROVISIONS
.
RAA1 Pago de Avances y Rembolsos:
Una cuenta de banco separada no será requerida a menos que se
establezca en el acuerdo.
La cuenta deberá generar intereses, siempre que el monto del
acuerdo sea mayor de 120K.
Los intereses generados en exceso a los 250 dólares en un periodo
de 12 meses deben ser remitidos a la USAID a través de Entrena.

.RAA5. CENTRAL CONTRACTOR REGISTRATION AND UNIVERSAL
IDENTIFIER (OCTOBER 2010)
- Data Universal Numbering System (DUNS). Todos deben estar
registrados y obtener un número DUNS.
- No aplica para Personas, Acuerdos por debajo de 25K y acuerdos
que el oficial de contratos determine que podría generar
problemas de seguridad.

.
*RAA10. REPORTING HOST GOVERNMENT TAXES (JUNE 2012 )
Acuerdo bilateral del año 1962.
Exentos de pagar ITBIS e impuestos aduanales
Gestionar la exención del ITBIS para compras mayores de 500
dólares.
Reporte de las compras en las que se haya pagado el ITBIS.
(Periodo 1 de Octubre al 30 de septiembre). Fecha limite de
presentación 16 de Abril.

.
*RAA 14. COST SHARE (JUNE 2012)
Cost Sharing or Matching: (costo compartido):
Es la porción del costo del programa o proyecto no cubierto por el Gobierno Federal.
Tipos de Contrapartida:
En Efectivo
En Especie
Apalancamiento mínimo de un 10%
Total 25%

.
APROBACIONES PREVIAS:
Los socios requerirán aprobaciones previas del Oficial de Donaciones de USAID
para:
Cambios en el alcance de los objetivos.
Cambios en el personal clave.
Necesidad de fondos adicionales.
Cambios en el presupuesto.
Costos que requieren aprobaciones previas de acuerdo a los principios de
costos.
Transferencia de fondos entre líneas gruesas del presupuesto.

Rendición de Cuentas
.
Formularios Requeridos:
El donatario presentará informes mensuales a mas tardar 10
días laborables luego de finalizado el mes.
El informe mensual debe contener lo siguiente:
1. Formularios de rendición de cuentas (archivo electrónico).
2. Conciliación bancaria.
3. Documentación soporte.
4. Informe de contrapartida.

.
1. Formulario de Rendición de Cuentas (Archivo Electrónico):
Consiste en un archivo en Excel compuesto por varias hojas en donde se detalla
y resume todo lo relativo a los aspectos financieros del proyecto.
Componentes del Archivo:
a) Relación de desembolsos: En este formulario se listan en forma cronológica
todos los desembolsos realizados durante el periodo de gastos.
b) Resumen por Líneas Presupuestarias: En este formulario se resume
automáticamente los gastos por líneas presupuestarias. (incluye el periodo
corriente y los anteriores).
c) Resumen por ITEM Presupuestarios: En este formulario se resume
automáticamente los gastos por ITEM presupuestarios. (incluye el periodo
corriente y los anteriores). Sirve como control presupuestario.

.
1. Formulario de Rendición de Cuentas (Archivo Electrónico):
Consiste en un archivo en Excel compuesto por varias hojas en donde se detalla
y resume todo lo relativo a los aspectos financieros del proyecto.
Componentes del Archivo:
d) Disponibilidad y Cuadre del Efectivo: En este formulario se resume la
disponibilidad de efectivo al final del periodo de gastos. Adicionalmente se
realiza el cuadre del efectivo disponible, el cual debe cuadrar con el balance
de la conciliación bancaria. Este formulario debe imprimirse y firmarse.
e) Relación de Avances: Se listan los adelantos y rembolsos realizados.

.
2. Conciliación Bancaria:
Este documento debe ser remitido de manera física o digital. Los formularios
integrados en la misma que requieren firmas deben ser firmados al menos por dos
personas.
La documentación mínima requerida es la siguiente:
- Formulario de conciliación debidamente firmado.
- Libro de banco con los balances integrados.
- Estado bancario correspondiente al periodo de conciliación.

.
3. Documentación Soporte:
Se refiere a la documentación financiera que da origen a cada transacción reportada.
La documentación soporte debe tener la suficiente evidencia de que las mismas
cumplen con los principios de costos establecidos en las regulaciones de la USAID.
Además las mismas deben cumplir con los requisitos mínimos establecidos en la “guía
estándar para liquidación de gastos”.

.
4. Informe de Contrapartida:
El informe de contrapartida debe cumplir con los principios de costos establecidos por
la USAID.
Además las mismas deben cumplir con los requisitos mínimos establecidos en el
”Manual para documentación y registro de la contrapartida”.

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