Formatos Excel básicos

Curso: Excel básico e intermedio
Microsoft Excel (Formatos,
columnas y filas)

Selección Columnas y
Filas
Para Columnas
Haga un clic sobre la letra de la
columna que desea seleccionar.
Para Filas
Haga un clic sobre el número de
la fila que desea seleccionar.

Tamaño de Filas
Una de las formas de cambiar el tamaño de las filas es usando el botón formato:
1. Seleccione las filas a las cuales le cambiara el tamaño
2. Pestaña Inicio
3. Botón Formato
4. Opción Alto de Fila
5. Aparece un cuadro de diálogo donde escribimos el valor del alto
6. Clic en Aceptar

Tamaño de Filas
Otra forma de cambiar el tamaño a la fila es usando el puntero del mouse
1 Ubicar el puntero del mouse en la línea que se encuentra
debajo del número de la fila que necesite cambiar el tamaño
2 El puntero del mouse toma la forma de una flecha de dos
puntas
3. Haga un clic sostenido y arrastre hasta la nueva posición.

Autoajustar Filas
1- Seleccione las filas que desea autoajustar
2- Pestaña Inicio
3- Botón Formato
4- Opción Autoajustar alto de fila

Tamaño de Columnas
Existen dos formas de cambiar el tamaño de las columnas, una de ellas es usando el botón
formato:
1- Seleccione las columnas a las cuales le cambiara el tamaño
2- Pestaña Inicio
3- Botón Formato
4- Opción Ancho de Columna
5- Aparece un cuadro de dialogo donde escribimos el valor
del ancho
6- Clic en Aceptar

Tamaño de Columnas
Otra forma de cambiar el tamaño a la columna es usando el puntero del mouse.
1. Ubicar el puntero del mouse en la línea que se encuentra
al lado derecho de la letra de la columna que necesite
cambiar el tamaño
2. El puntero del mouse toma la forma de una flecha de
dos puntas
3. Haga un clic sostenido y arrastre hasta la nueva posición.

1. Seleccione las columnas
2. Pestaña Inicio
3. Botón Formato
4. Opción Autoajustar ancho de Columna
Autoajustar
Ancho de columna

También podemos autoajustar las filas y las columnas
usando el puntero del mouse y haciendo un doble clic.

1. Seleccione la cantidad de columnas o filas que quiere
insertar
2. Pestaña Inicio
3. Botón Insertar
Insertar columnas y
filas
Probablemente en algunas ocasiones necesitamos insertar información en medio de
datos ya ingresados en la hoja de cálculo.

Eliminar columnas
y filas
1. Seleccione las columnas o filas que quiere eliminar
2. Pestaña Inicio
3. Botón Eliminar

ionado.
También podemos insertar y eliminar
columnas y filas usando el clic
derecho sobre lo seleccionado.

umnas
Columna
También podemos usar las teclas rápidas como:
• CONTROL + (Signo más) Para insertar filas o columnas
• CONTROL – (Signo menos) Para eliminar filas o columnas

Probablemente en algunas ocasiones necesitamos ocultar información ingresados en la hoja
de cálculo para ello:
Ocultar columnas y filas
1. Seleccione la cantidad de columnas o filas que quiere Ocultar
2. Pestaña Inicio
3. Botón Formato – Opción: Ocultar y mostrar
4. Seleccionar Ocultar filas o columnas según se requiera

umnas
Columna
• CONTROL 0 (Cero) Para ocultar Columnas
• CONTROL 9 (Nueve) Para ocultar filas

Si necesitamos mostrar la información que se ha ocultado en la hoja de cálculo, debemos
Mostrar columnas y
filas
1. Seleccione la cantidad de columnas o filas que quiere Mostrar
2. Pestaña Inicio
3. Botón Formato – Opción: Ocultar y mostrar

umnas
Columna
• CONTROL SHIFT 9 → Para mostrar Columnas
• CONTROL SHIFT 8 → Para mostrar Filas

Microsoft Excel Básico-Intermedio
Autora de contenidos: Sandra Liliana Berrio C.
Esta obra está bajo una
Licencia Creative Commons Atribución-
NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
Imagen Diseñada por: Sandra Liliana
Berrio

2
Tabla de contenido
1 Concepto .................................................................................................................................................................................................................3
2 Formatos visuales....................................................................................................................................................................................................4
2.1 Alto de fila .......................................................................................................................................................................................................4
2.2 Ancho de la columna.......................................................................................................................................................................................4
2.3 Parámetros de fuente .....................................................................................................................................................................................5
2.4 Bordes..............................................................................................................................................................................................................6
2.5 Mas bordes......................................................................................................................................................................................................7
2.6 Parámetros de alineación................................................................................................................................................................................8
2.7 Formato tabla................................................................................................................................................................................................10
3 Videos explicativos................................................................................................................................................................................................12
3.1 Formatos visuales parte 1 .............................................................................................................................................................................12
3.2 Formatos visuales parte 2 .............................................................................................................................................................................12

3
1 Concepto
El formato es un conjunto de herramientas que permiten cambiar el aspecto visual
de los datos para asignarle una presentación de calidad.
Existen 3 tipos de formatos en Excel:
Visuales Numéricos Personalizados
Asignan características de fuente y
alineación a los datos.
Manejan diferentes tipos de
datos: General, moneda, fecha,
hora y porcentaje.
Son códigos elaborados por el
usuario para darle presentación
única a los datos

4
2 Formatos visuales
2.1 Alto de fila
• Clic derecho sobre el nro. de la fila
• Alto de fila
• Escribir el valor del alto. Aceptar.
2.2 Ancho de la columna
• Clic derecho sobre el encabezado de
La columna, es decir; sobre la letra.
• Ancho de columna
• Escribir el valor del ancho. Aceptar.
Nota: se pueden seleccionar varias filas o columnas para aplicar los cambios.

5
2.3 Parámetros de fuente
• Seleccionar el rango de datos donde se va a aplicar el cambio de fuente
• Ficha inicio
• Grupo fuente
• Seleccionar cualquiera de las siguientes opciones a aplicar:
Tipo de letra Tamaño
Aumentar fuente
Reducir fuente
Color de letra
Fondo de celda
Bordes
Subrayado
Negrita Cursiva

6
2.4 Bordes
• Seleccionar el rango de datos donde se va a aplicar el borde
• Clic en la ficha inicio
• Ir al grupo fuente
• Clic en el botón bordes
• Definir el tipo de borde a aplicar

7
2.5 Mas bordes
Son trazos personalizados que
se pueden hacer sobre el rango
sombreado.
• Seleccionar el rango de
datos donde se va a aplicar el
borde.
• Clic en la ficha inicio.
• Ir al grupo fuente.
• Clic en el botón bordes.
• Clic en la opción más bordes
• Realizar los trazos
correspondientes

8
2.6 Parámetros de alineación
Configuraciones que permiten crear títulos horizontales y verticales para asignarle una
mejor presentación a los datos. Para acceder a dicho grupo se da clic en la ficha inicio, ir al
contenedor alineación y seleccionar el botón a aplicar.
7
1
2
10
9
3
4
5
6
8
11
12

9
A continuación, se explica el funcionamiento de cada botón de la sección Alineación.
No. Nombre Descripción
1 Alinear en la parte superior Alinea el texto en la parte superior
2 Alinear a la izquierda Alinea el contenido con el margen izquierdo
3 Centrar Centra el contenido en la celda
4 Alinea a la derecha Alinea el contenido con el margen derecho
5 Disminuir sangría Acerca el contenido al borde de la celda
6 Aumentar sangría Aleja el contenido del borde de la celda
7 Combinar celdas Combina y centra el contenido de las celdas, en una celda de mayor tamaño
8 Configuración de alineación Muestra todas las opciones de alineación de celdas
9 Ajustar texto Ajusta el texto en varias líneas dentro de una celda para poder ver todo su contenido
10 Orientación del texto Permite crear columnas estrechas. Gira el texto para crear títulos verticales
11 Alinear en la parte inferior Alinea el texto a la parte inferior de la celda
12 Alinear en el medio Alinea el texto para que quede centrado en la parte inferior y superior de la celda

10
2.7 Formato tabla
Esta herramienta permite configurar los datos de un rango como una tabla estructurada
para un manejo más profesional de la información.
Características
1
2
3
4
5
Muestra filtros
Permite ampliar filas y
columnas
Nombre
descriptivo
Tiene formato
automático
Totales
automáticos

11
El procedimiento para su configuración es:
• Ubicar la celda activa
dentro de los datos.
• Clic en la ficha inicio-dar
formato como tabla.
• Escoger el modelo de
formato.
• Clic en la opción la tabla
tiene encabezados.
• Aceptar.
• Se puede hacer con el
teclado pulsando
CTRL + T.
Para asignar un nombre a la tabla de clic sobre los datos, clic en la pestaña
Diseño y en la parte superior izquierda escriba el nombre de la tabla y
Aceptar.

12
En caso de querer convertir la tabla a un rango de Excel, seleccionar la tabla e ir al menú
diseño y seleccionar la opción convertir en rango, aparecerá un mensaje preguntando si se
¿Desea convertir en un rango normal? Daremos clic en Si.
3 Videos explicativos
3.1 Formatos visuales parte 1
3.2 Formatos visuales parte 2

13
Excel Básico Intermedio
Autor de contenidos: Guillermo León Valencia Zapata.
NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional

2
Tabla de contenido
1 Concepto .................................................................................................................................................................................................................3
1.1 Tipos de datos .................................................................................................................................................................................................3
1.2 Procedimiento de activación...........................................................................................................................................................................4
2 Video explicativo .....................................................................................................................................................................................................7
2.1 Formatos numéricos........................................................................................................................................................................................7

3
1 Concepto
Un formato numérico es un tipo de datos que maneja Excel para darle una
presentación adecuada a los números y así facilitar su lectura.
1.1 Tipos de datos
Tipo de datos Descripción
General Permite limpiar el formato numérico asignado de un rango y dejarlo de manera
normal.
Número Asigna decimales y separadores de mil a los datos. También define formato para
números negativos.
Moneda Coloca signo $ a la izquierda de los datos. Asigna decimales y separadores de
mil a los datos. También define formato para números negativos.
Contabilidad Coloca signo $ a los datos. El símbolo queda totalmente alineado a la izquierda
de la celda. Tiene las mismas características del formato moneda.

4
Fecha Le coloca al rango seleccionado el formato fecha corta o larga teniendo en
cuenta la configuración de cada país.
Hora Le coloca al rango seleccionado el formato hora teniendo en cuenta la
configuración de 24 horas ó de 12 horas para am y pm.
Porcentaje Multiplica por 100 los valores de un rango y al resultado le coloca el símbolo %.
Asigna cantidades decimales.
Texto A los datos de un rango numérico les aplica la propiedad texto.
1.2 Procedimiento de activación
Para activar los formatos numéricos se ejecutan los siguientes pasos:
• Seleccionar el rango de datos

5
• Clic derecho-formato de celdas. También puede pulsar el comando CTRL + 1
(alfabético).
• En la sección categoría, escoger el formato deseado y Aceptar
• Otra forma de acceder a los formatos es dar clic en la Ficha Inicio, ir al grupo
número y escoger en la cinta de opciones el botón a aplicar.

6
Se debe escoger cada
formato y aplicar las
configuraciones de cada uno
de ellos de acuerdo a las
necesidades de los datos.

7
2 Video explicativo
2.1 Formatos numéricos

8
Excel Básico Intermedio
Autor de contenidos: Guillermo León Valencia Zapata.
NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional

2
Tabla de contenido
1 Concepto .................................................................................................................................................................................................................3
1.1 Caracteres usados ...........................................................................................................................................................................................3
1.2 Ejemplos de códigos personalizados...............................................................................................................................................................5
1.3 Procedimiento de activación.........................................................................................................................................................................10
2 Video explicativo ...................................................................................................................................................................................................12
2.1 Formatos personalizados ..............................................................................................................................................................................12

3
1 Concepto
Un formato personalizado es una configuración especial que utiliza una serie de
caracteres únicos para darle aspectos profesionales de presentación a los datos.
1.1 Caracteres usados
Carácter Descripción
# Se usa para expresar cantidades enteras en una configuración numérica.
.##
Son caracteres que unidos, expresan separadores de mil en una configuración
numérica.
0,00
Estos símbolos indican la cantidad de decimales en una expresión numérica. Se
debe tener en cuenta la configuración regional del equipo ya que en vez de
coma (,) se puede requerir punto (.)

4
;
Este carácter separara las expresiones positivas de las negativas de la siguiente
forma: Del carácter a la izquierda los positivos y del carácter a la derecha los
negativos
[ ]
Permiten indicar el color en el que se van a expresar los valores positivos y
negativos de los números.
-
Se le adiciona a los valores negativos en conjunto con el color asignado por el
usuario. Normalmente es el color rojo el que se le aplica a estos valores.
( )
Los paréntesis se usan para resaltar los valores negativos en unión con el símbolo
-
“ “
Las comillas se usan para colocar textos descriptivos dentro de las expresiones
numéricas.
>
Junto con los caracteres [ ], permiten buscar datos que se expresen como miles,
millones y billones para aplicarles una configuración profesional.
.
Permite reducir en forma visual números grandes a expresiones en miles para
que se puedan leer de manera fácil.
..
Permite reducir en forma visual números grandes a expresiones en millones para
que se puedan leer de manera fácil. Se debe tener en cuenta que en algunos
equipos puede estar configurada la coma (,).

5
1.2 Ejemplos de códigos personalizados
[Azul]$#.##0,00;[Rojo]-$#.##0,00
[Azul]$#.##0,00
Está codificación indica que los valores positivos se van a expresar en color azul
con el signo $ y que van a tener 2 decimales
;
negativos
[Rojo]-$#.##0,00
Está codificación indica que los valores negativos se van a expresar en color
rojo con el signo $ y que van a tener 2 decimales.

6
[Verde]$#.##0,00;[Rojo]-($#.##0,00)
[Verde]$#.##0,00
Está codificación indica que los valores positivos se van a expresar en color
verde con el signo $ y que van a tener 2 decimales
;
negativos
[Rojo]-($#.##0,00)
Está codificación indica que los valores negativos se van a expresar entre
paréntesis, en color rojo, con el signo $ y con 2 decimales.

7
$#.##0,00..
$ Se refiere a la moneda local
# Indica valores enteros
.## Indica separadores de mil
0,00 Posiciones decimales
.. Los dos puntos indican que se expresan cantidades en millones

8
[>=1000000]$#.##0,00.." M";[>=1000]$#.##." K"
[>=1000000] Busque cantidades mayores o iguales a 1 millón.
$ Coloque signo moneda local
.## Para expresar separadores de mil

9
" M” Coloque esta letra para indicar millones
[>=1000] Busque cantidades mayores o iguales a mil.
$ Coloque signo moneda local
.## Para expresar separadores de mil
" K” Coloque esta letra para indicar miles

10
1.3 Procedimiento de activación
Para activar los formatos personalizados se ejecutan los siguientes pasos:
• Seleccionar el rango de datos.
• Clic derecho-formato de celdas. También puede pulsar el comando CTRL + 1
(alfabético).
• Clic en la sección personalizada.
• Escoger el formato de prueba a aplicar.
• Editar el formato en la sección tipo y luego Aceptar.
• Una vez ajustada la codificación, el Excel guarda dicho código personalizado y
lo deja al final del listado de configuraciones. Solo funciona para el libro activo.

11
Este es el espacio donde se
edita el código una vez haya
sido seleccionado.
En esta zona se muestra el
listado de todos los códigos
personalizados que se pueden
editar de acuerdo a las
necesidades del usuario.

12
2 Video explicativo
2.1 Formatos personalizados

Microsoft Excel
Configuración de la Hoja
Opciones de impresión

Antes de imprimir una hoja de cálculo es importante modificar
algunas características de la hoja como las márgenes, la
orientación, el tamaño del papel, encabezados y pie de página
que afectan la presentación del documento a la hora de
imprimir.
Configuración de la hoja

Orientación de la
Página
Existen dos clases de orientaciones, horizontal
y vertical la elección de estas orientaciones
depende la información que este en la hoja si
va a lo ancho o largo de la hoja.

1. Seleccione la pestaña Diseño de Página
2. Botón Orientación
3. Seleccione del listado la opción que necesite
Orientación de la
Página

Tamaño
2. Botón Tamaño
de la Página
3. Seleccione del listado la opción que necesite

Márgenes
2. Botón Márgenes

3. Aparece una lista con márgenes
podemos
preestablecidas, donde
seleccionar una de ellas.
Si deseamos asignar nuestra propias
márgenes seleccionamos
Márgenes Personalizados
la opción

muestra
4. Se el cuadro de
dialogo para asignar las
márgenes que necesitemos.
Si la hoja tiene encabezado y
pie de página debemos asignar
márgenes a estos teniendo en
cuenta
menor
que el valor debe ser
o igual a la margen
superior o margen inferior.

5. También podemos centrar la
página horizontal y verticalmente
en la hoja.
6. Podemos ir a la vista preliminar
para visualizar como esta
quedando nuestro documento.

Ajustar escala de impresión
Podemos escalar una hoja de cálculo para
imprimirla reduciendo o aumentando su tamaño
para que se ajuste mejor a las páginas impresas.
Esta opción puede ir desde el 10% y hasta el
400%. De esta manera podemos aumentar o
disminuir el resultado de la impresión.
Nunca debemos intentar imprimir mucha
información en una sola hoja ya que lo único
que lograremos será que Excel reduzca
demasiado el tamaño de la fuente dificultando
así la lectura del mismo.

Establecer áreas de impresión
Un área de impresión es uno o más rangos
de celdas que se designan para imprimir
cuando no se quiere imprimir toda la hoja
de cálculo.
1. En la hoja de cálculo, seleccione las
celdas que se quieran definir como
área de impresión.
2. En la pestaña Diseño de página, haga
clic en Área de impresión y
en Establecer área de impresión.
Nota: El área de impresión que establezca
se guardará al guardar el libro.

Imprimir Títulos
Las opciones de imprimir título son:
• Repetir filas en extremo superior
• Repetir columnas a la izquierda
Estas dos opciones nos permiten obtener
en la impresión la fila o columna
seleccionada en todas las páginas
existentes sin necesidad de repetirlas en
la hoja, es decir que la opción imprimir
títulos sólo nos muestra los títulos
seleccionados (ya sea fila o columna) al
momento de imprimir el archivo.

Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de
cada una de las hojas y un pie de página es un texto impreso
en la parte inferior de cada hoja.
Encabezado y pie de
página

Encabezado y pie de página
1. Haga clic en la pestaña Insertar
2. Botón encabezado y pie de página

Se activa la vista Diseño de página
donde nos muestra el encabezado y
pie de página que se divide tres
secciones.
3.

Encontramos también una pestaña llamada herramientas para
encabezado y pie de página donde encontramos los diferentes
botones que permiten agregar elementos al encabezado o al pie
de página.

Haga un clic sobre la sección del encabezado donde quiere agregar el
elemento como: texto, imagen, fecha y hora, número de página y más
elementos, use la pestaña herramientas de encabezado y pie de página
para insertar los elementos que quiera.
4.

Para desplazarnos al pie de página y agregar la información que
deseamos que lleve, de un clic en la pestaña Herramientas para
encabezado y pie de página, seleccione el botón IR AL PIE DE
PÁGINA.

Haga un clic sobre la sección del pie de página donde quiere agregar el
elemento como: texto, imagen, fecha y hora, número de página y más
elementos, use la pestaña herramientas de encabezado y pie de página para
insertar los elementos que quiera.
4.

Si se inserta alguna imagen en el encabezado o pie de página a
través de la opción Imagen y se quiere cambiar el tamaño de la
imagen, seleccione la sección donde esta la imagen y haga un clic
en el botón DAR FORMATO A LA IMAGEN.

Recordemos que al insertar el encabezado y pie de
página nos lleva a la vista “Diseño de página”, donde se
puede visualizar las márgenes, encabezados, pie de
página, y cuantas páginas hay. Podemos volver a la vista
normal que es el lugar donde la mayoría de tiempo
trabajamos en un libro de Excel, esta vista no visualiza
el encabezado y pie de página, ni las márgenes.

Vistas de Ms Excel
1.
2.
Haga un clic a la pestaña Vistas
Y seleccione la vista con la que quiere trabajar

Imagen tablero tomada de: freeimages.com
Antes de imprimir una hoja de cálculo es importante configurar
las características de la hoja como: orientación, tamaño del
papel, márgenes, escala de impresión, y que afectan la
presentación del documento a la hora de imprimir.
Imprimir un libro

a) Seleccione el número de copias a imprimir
b) Seleccione las páginas a imprimir
c) Por último de un Clic al botón IMPRIMIR
1. Seleccione la pestaña Archivo y
luego la opción IMPRIMIR.

Curso Microsoft Excel Básico-Intermedio
Autora de contenidos: Sandra Liliana Berrio C.
NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
Imagen Diseñada por: Sandra Liliana
Berrio

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