Este documento describe el papel de las secretarias en las grandes empresas. Las secretarias son un poder oculto que controlan la agenda de los ejecutivos, son testigos de grandes operaciones y saben más del negocio que muchos ejecutivos. A pesar de los avances tecnológicos, las secretarias siguen siendo esenciales para filtrar peticiones, dar prioridad a temas urgentes y ayudar a los ejecutivos a enfocarse.

1. DOCUMENTOS. REPORTAJE
Secretarias,lamanoderechadel poder
DavidFernández
CristinaOñate,secretariadel presidente delbancoestadounidenseJPMorganparaEspaña y
Portugal,consu jefe,Ignaciode laColina. /XIMENA GARRIGUES Y SERGIO MOYA
El secretariadoconformaunpoderfácticoenel corazón de lasgrandescompañías. El 98% de
laspersonasque trabajana lasombra de losaltosejecutivossonmujeres.Controlanlaagenda
del jefe ysontestigosde lasgrandesoperaciones financieras.Sabenmásdel negocioque
muchosejecutivos.Ladiscreciónessumandamiento.
SÁBADO18 DE FEBRERO DE 2017
EN EL veranode 2015 la sede deBankintereraunhervidero.El singularedificiode ladrillorojo,
diseñadoporRafael Moneo,fue testigode múltiplesreuniones.Se respirabalaatmósferade
lasgrandesocasiones.El bancoestabaa puntode realizarlamayor operacióncorporativaen
sus 50 añosde historia.El 2 de septiembre se pusofinasemanasde tensiónconel anunciode
la compra del negociode BarclaysenPortugal.Unainversiónde casi 100 millonesde euros
que María JuliaRodríguezviviómuyde cerca.Como secretariade María Dolores
Dancausa, consejeradelegadadel banco,tuvoque manejarconmimosuagendapara que
pudieraconcentrarse soloenlosaspectosimportantesde latransacción.Desde filtrar
llamadasa reservarsalas,pasandoporla coordinaciónentre diferentesdepartamentos,ella
tambiénpusosugrano de arena enla adquisición.“Sonmomentosde granintensidadycarga
de trabajo.Todo debe salirbienynohay que dejarningúncabo suelto”,explica.
Resolutivas,discretas,formadasyconun sextosentidoparainterpretarestadosde ánimoy
situaciones,lasasistentesde altadirecciónconstituyenunpoderfácticoenmuchasempresas.
No resultafácil sonsacarlesdetalles.Comosi hubiesenhechounvotode silencio.“Ver,oíry
callar”,resume María JuliaRodríguez.Estánhabituadasadecir“no” con la mejorde las
sonrisas.Sinembargo,si escribiesensusmemorias,estasseríanmuyjugosas.Bastaobservar
qué pasa en JPMorgan,uno de losmayoresbancosdel mundo.En la oficinade Madridse
cuecengrandesoperacionesempresariales(opas,fusiones,salidasaBolsa…) yse gestionan
algunasde las principalesfortunasdel país.Al leerlosperiódicosporlamañana,Cristina
Oñate,de 51 años,secretariade Ignaciode la Colina,presidente paraEspañayPortugal del
banco estadounidense, compruebaque algunasde lasnoticiasque publicanlashavividomuy
de cerca.
ELLAS SON EL DIQUE DE CONTENCIÓN ANTELA AVALANCHA DEPETICIONES,Y A VECESLES
TOCA HACER DE MALAS DE LA PELÍCULA
CuandoMaría ClaudiaLondoño,presidentade la Asociacióndel SecretariadoProfesional
(ASPM),lesdijoasuspadresque quería dedicarse aestaprofesión,“casi lestengoque darlas
salesporla decepciónque se llevaron”.Luegolaayudaronysufragaronsus estudiosde
secretariadointernacional enEEUU. Buenaparte de su carrera la desarrollótrabajandoparala
cúpulade Telefónica,yahora,con lalibertadque le concede el pasodel tiempo,reconoce

2. abiertamente el mandoenplazade lassecretarias.“¿Si somoslamanoderechadel poder?
Absolutamente.Fíjese hastaqué punto:yoteníaun jefe que cadavezque se mencionabaa
alguienenunareuniónloprimeroque hacíaera mirarme a verqué cara ponía. Era tal loque le
llegabaacondicionarque tuve que aprenderaser inexpresiva.Nomovíani un músculo”.
Poco tiene que vereste perfil conel estereotipode lasecretariasumisa,sinvalorañadido,
enamoradaplatónicamente del jefe,“que nohabla,siempre atenta,diciendonada”,como
cantaba el grupoMocedadesenla décadade lossetenta.Laprofesiónhaevolucionado
mucho,se ha modernizadoyha idoganandocompetencias.Sonuneslabónimportante enel
engranaje de lasempresas.Sinembargo,conel pasode losaños hayuna cosa que no ha
cambiado:sigue siendountrabajodesempeñadomayoritariamente pormujeres.
XIMENA GARRIGUES Y SERGIO MOYA
La ASPMcalculaque soloen un2% de loscasos el asistente de direcciónesunhombre.¿Las
causas? Algunassecretariasconsultadassugierenconironíaque esasí porque sololasmujeres
puedenhacervariascosasa lavez,aunque enel fondosubyacenticsque destilancierto
machismoenel empresariadopatrio.El primeroesque entre losdirectivosaúnhayun
dominioapabullante de varonesyestosse sientenmáscómodossi tienenaunamujercomo
asistente.Porotrolado,muchoshombresnoacaban de veren este puestounasalida
profesional comocualquierotra,lominusvaloran.“Esunaactividadque lesresultapoco
interesante,aunque esoestáempezandoacambiar”,indicaCristinaParera,ejecutivadel
Institutode SecretariadoEuropeo.“Quizálasmujerestenemosunasensibilidaddistintapara
llevardeterminadostemasylaintuiciónfemeninasuele funcionarmejor”,corroboraMaite
Obradors,secretariadel presidentedel Real Automóvil Clubde Cataluña(RACC), JosepMateu.
“Perosi unhombre tuviese voluntadreal de trabajarenese campo,no tendríaningún
problema”.
Escribira máquinay hablaringléseranhace años losrequisitosbásicos(ycasi únicos) para
ingresareneste gremio.Ahora,el catálogode competenciasesmuchomásamplio.Hay
asistentesde direcciónconlicenciaturaodiplomatura,otrasque hanhechoun curso de
secretariadointernacional ytambiénhayquienharealizadoel gradotécnico superiorincluido
enel programa de formaciónprofesional.“Aparte de laformaciónacadémica,resultaclave
contar con habilidadessocialesyde comunicación”,aseguraCristinaParera.“Muchos
problemasvienenporahí.Al finy al cabo,las cuestionestécnicasse vanaprendiendo,perola
capacidadde entenderyempatizarconotraspersonasesinnata”.
Los directivos,especialmentelosde lasgrandesmultinacionales,sufrenunaagenda
endiablada.Reuniones,llamadas,viajes,comidas,actosde representación… Todoel mundo
quiere hablarconel primerejecutivoynadie asume que losuyopuede esperar.Comosi de un
controladoraéreose tratara, lassecretariasbuscaneconomizarlosesfuerzosde susjefes,
dejandoaterrizarpropuestasydesviandootras.Ademásde todaslasgestioneslogísticas,les
toca ser el dique de contenciónante laavalanchade peticionesque lleganal despacho.Ensu
mano queda,muchasveces,rechazarlasoposponerlas.“Se tratade una labordifícil y poco
agradecida.Debesaprenderadecirque noy esote hace aparecer comola malade la película.

3. Peroestu trabajo”, señalaClaraLamana,de 40 años,secretariade Rosa García, presidentade
SiemensenEspaña.
Valenmáspor loque callanque por lo que cuentan.Estánal tantode todoslosentresijosde la
organización,perodebenevitarfiltraciones.Ynosoloal exterior.“Ennuestrotrabajoesmuy
importante laconfianza,que el jefe sepaque nole vamosa fallar.Paralograr estarelaciónes
indispensable ladiscreciónmásabsoluta”,explicaMaría JuliaRodríguez.Desde suatalaya
privilegiada,poseenuntermómetro.Conocenentodomomentoel estadode ánimodel
primerejecutivoy,muchasveces,tambiénsabenlosmotivosde suhumor.Tienenmuyclaro
qué esurgente,qué esimportante yqué puede esperar.“Lapsicologíajuegaunpapel vital en
nuestrotrabajo”,reconoce Lamana.“Sabemosevaluarlasdiferentessituaciones.Laintuicióny
la experiencianosayudana priorizarya sabertratar a laspersonassegúnel día que tengan.
Estamosaquí para facilitarleslavida”.
La relaciónque se establece entre lasecretariayel directivoesmuyestrecha.Pasanmuchas
horas a escasosmetrosy se conocencasi sinmirarse. Poresocuandoun ejecutivoencuentra
una buenasecretarianolasuelta.Si le ascienden,suele irconellaasu nuevodestino;si se
marcha de la empresa,tratade llevársela.Soncomounpuertoseguroal que agarrarse enlos
momentosde tempestad.A pesarde estarelaciónde dependenciayal hechode compartir
momentosbuenos,malosyregulares,todaslaspersonasconsultadastienenclaroque nohay
que sobrepasarciertoslímites.“Enmi caso esuna relaciónestrictamente profesional,nunca
de amistad”, aseguraCristinaOñate.“Es untrato que debe basarse enel respetomutuo,la
confianzayla comunicación”.
XIMENA GARRIGUES Y SERGIO MOYA
Hace apenas20 años lassecretariasvivíanenunasituaciónde aislamientocasi total.No
podían despegarse de lamesaparaevitarque una llamadaimportante se perdiera,yse
desplazabanallídonde estuviese el directivocomosi fuesensusombra.Losavances
tecnológicoshancambiadoporcompletoestasdinámicas.Ahoratrabajanenequipo,tantoen
empresasprivadascomoenlaspúblicas.Coordinanreunionesdel consejode administración,
visitasypresentaciones,yorganizan,valiéndosede losmásavanzadossistemasde
videoconferencias,reunionesinternacionales.Esoexige uncontactopermanenteconlas
diferentesáreasde negocio.“Ladigitalizaciónhapermitidoque losprocesosseanmuchomás
rápidos,yel acceso a la información,máságil”,explicaMaite Obradors.“Podemoshacer
cambiosenla agendao dar salidaa cualquierpeticiónentiemporeal”.
Los avancestecnológicos,sinembargo,tambiéntienensucara b.La amenazapara las
secretariasse llamaahorasmartphone.La tecnología,comoocurre con otras profesiones,
tambiéntiene aquíunimpactodisruptivo.Muchosjefespuedenllevaracabo ellosmismos,
bienpara ahorrar tiempo,bienparaasegurarse unamayorprivacidad,cometidosque antes
quedabanenmanosde losasistentes.Losteléfonosolosrelojesinteligentespermiten
autogestionarse desde el correohastael cierre de citasenla agenda.¿Desaparecerácon el
tiempoestafigura?“Vaa extinguirselasecretariamediocre,laque puede sersustituidaporun
ordenador”,señalaMaría ClaudiaLondoño.“Peronuncaaquellaconmanoizquierda,

4. orientadaa resultados.Evidentemente,nuestralaboryano esescribira máquina,perosí
podemossernosotraslasque elaboremosinformesocoordinemosunequipoparaque lo
haga”.
LAS NUEVASTECNOLOGÍASTIENEN UN IMPACTODISRUPTIVOY VAN A HACER DESAPARECER
LA FIGURA DE LA SECRETARIA CONVENCIONAL
Las secretariasmásveteranas recuerdancómo,ensuscomienzos,lasjornadaslaborales
prácticamente transcurrían“de sol a sol”.Su horariodependíadel que tuviese el jefe.Esoha
cambiadoenparte y,al menosenlasgrandesorganizaciones,unpool de profesionalesatiende
lasinterminablesjornadasde trabajode losdirectivos.Sobre el papel todoestáplanificado,
perosiempre surgencambiosde últimahora.“Debesserresolutivo”,argumentaMaría Julia
Rodríguez.“Yo he tenidolasuerte de que todosmisjefesme handadomucha autonomíapara
llevarel día a día sinpedirlespermiso.Tupuestoesimportante paraque hayauna
comunicaciónfluidaentre ladirecciónyel restode la entidad.Si túparasesunprocesoa la
esperade que tu jefe te dé el vistobueno,todoiríamuylento”.
El trabajode lassecretariasestanimportante comoinvisible.El primerapagónque sufre esta
profesiónesestadístico.Nohaycifrasoficiales.Laencuestade poblaciónactivaincluye este
gremioenla categoría“administrativosyotrasactividadesauxiliaresde lasempresas”.Si
tenemosencuentalosúltimosdatosdel InstitutoNacional de Estadística,bajoestaetiqueta –
que abarca más profesionesque el secretariado–se incluiríanenEspaña85.000 personas.En
cuanto a salarios,lamediadel sectorse sitúaentre los20.000 y 30.000 eurosanuales,pero
una profesionalde altadirecciónenunamultinacional puede duplicarestascifras.También
estánfueradel focoencuanto al reconocimientopúblico.Estánacostumbradasatrabajar en
un segundoplano.Si se equivocan,el fallose notamucho;perosi aciertan,nosuele destacarse
su labor.Lo tienenasumido,dicen.“Esunaprofesióndinámica,interesante ypocorutinaria”,
concluye ClaraLamana. “Siempre aprendescosasnuevasyestásencontacto con gente muy
diferente,loque esmuyenriquecedor”.
María JuliaRodríguez(secretariade María DoloresDancausa,consejeradelegadade
Bankinter). XIMENA GARRIGUESY SERGIOMOYA
María JuliaRodríguez,suprofesión,apagarfuegos
La banca telefónicaesunade las principalescanterasde Bankinter.Muchagente que empieza
eneste departamentodesarrollaluegosucarreraprofesional enotrasáreasdel banco.Es el
caso de María JuliaRodríguez.Desde hace añoy medioeslasecretariade laconsejera
delegada,María DoloresDancausa.Anteslohabía sidodel presidente,PedroGuerrero(al que
se refiere todavíacomo“don Pedro”).Dice que nohaydiferenciasimportantesportenerun
jefe hombre omujer.Rodríguezdefine sudepartamentocomoungabinete.Hanestablecido
un protocolopara que enel traspasode poderesque realizancadadía no se pierdanada de
información.NacióenColombiayallíestudióAdministraciónde Empresas.Despuésde
trabajar comoejecutivade cuentasenunacompañía papelerase trasladóaEspaña para cursar
un MBA. Al finalizarel posgradoingresóenBankinter.Unabuenaasistentede direccióndebe

5. ser,insiste,organizadaymetódica.Este afánportenerlotodobajocontrol lallevaa clasificar
losasuntosque lleganasus manoscon tres etiquetas:urgentes,importantesynormales.
Cuandoel temaes urgente,el superiordebe saberlo“tengatiempoono”.Rodríguezsigue a
rajatablael consejoque le diounacompañeraal principiode sucarrera: “Nuncahay que
ocultarnada. Es mejorque te regañen por algoque has hechoque por algoque has dejadode
hacer.Disfrutoresolviendomarrones,comollamanustedesaquía losproblemas.Estoy
apagandofuegostodoel día y esome resultaestimulante”.
CristinaOñate,secretariade Ignaciode laColina,presidentede JPMorgan. XIMENA
GARRIGUES Y SERGIO MOYA
CristinaOñate,enel centrodel negocio
Lo suyofue una vocacióntemprana.CristinaOñate cursóestudiosde secretariado
internacional,ycompletó suformaciónconidiomase informática.Suprimertrabajofue en
una multinacionalamericanade refrescos,donde estuvotresaños.Conlaexperiencia
adquiridase postulóparauna vacante que ofrecíanenJPMorgan. De esohace ya 27 años y ahí
sigue,alos 51, ahora como secretariadel máximoresponsablede laentidadenEspañay
Portugal,Ignaciode laColina.Cuandollegónosabíala magnituddel grupoenel que
empezabaatrabajar. La oficinaque el bancotenía enese momentoenMadridera bastante
pequeña.“Fui aLondresdurante unasemanapara trabajaren unproyectoy ahí me di cuenta
del barco enel que me había subido”.Casi tresdécadasenunode losmayoresbancosdel
mundole han permitidoadquirirconocimientossobre el mundofinanciero.“Esmuy
importante conocerel negocioparael que trabajas.Te ayudaa dar prioridada lostemas”.La
secretariadel presidente esmuchasveceslaprimeratomade contactoque un cliente tiene
con la compañía.A lolargo de losaños ha trabajadocon muchosbanqueros,loque laha
ayudadoa ser bastante pragmática.“Aprendesamanejarte endiferentesescenariosya
adaptarte a distintasformasde trabajar.Al final,nuestramisiónesque el directivose pueda
centrar enloimportante”.Recuerdaconcariñocuando JPMorganpuso enmarcha el comité
de filantropía.“Fue gratificante contribuiraunproyectoque ofrece ayudaa la comunidad”.
Clara Lamana,secretariade Rosa García, presidentade Siemens. XIMENA GARRIGUESY
SERGIO MOYA
Clara Lamana,la guardianade la agenda
Clara Lamana tiene 40 añosy fue una de esasjóvenesque salieronde Españapara vivirnuevas
experienciasenotropaís.En su caso,el destinofue Alemania.Allíempezóatrabajarcomo
secretariaenel departamentocomercial de unaempresalocal,enlaque permaneciócinco
años.Su manejodel alemánylaexperienciaadquiridale permitieron,asuregreso,encontrar
un empleocomoasistentede undirectivogermano.Estavinculaciónconel país
centroeuropeotodavíacontinúa,yaque desde hace 11 añosdesarrollasucarrera en Siemens.
En este gigante,connegociosque abarcandesde laindustriahastalasalud,pasandopor el
desarrollodigital,empezótrabajandoparael responsable del áreade recursoshumanosy

6. desde 2011 es lasecretariade presidencia. Enlaactualidadeslaguardianade la agendade
Rosa García. “Mi jornadaempiezaaprimerahora de la mañana”,explica.“Mientrasvengoala
oficinaescucholasnoticias.Esmuyimportante estarbieninformada.Si lapresidentaestáen
Madrid,lo primero que hagoesrepasar el día con ellayrevisartemaspendientes”.Cuando
hablade su trabajo,Lamana lo describe conentusiasmo;loque másle gusta esque esmuy
dinámico,nohaydos jornadasiguales.Ymáscon los cambiostecnológicos.Másque una
formaciónespecífica,Lamanacree que unabuenasecretariadebe reunirunaserie de
requisitospersonalescomoel sentidode laresponsabilidad,laflexibilidadparaadaptarse a
todotipode entornosygrandesdosisde psicología.“Hayque tenerun sextosentido para
saberqué temasson importanteshoy,aqué hay que dar prioridad”.
Maite Obradors,secretariade JosepMateu,presidente delRacc. CÉSARLUCADAMO
Maite Obradors,compenetraciónmáxima
Maite nació hace 44 añosenBarcelona.Empezólacarrera de Empresariales.Soloestuvoun
año y decidiómarcharse aEscocia para perfeccionarsuinglésyestudiarsecretariado
internacional.Consolo22años empezóatrabajar. Suprimerempleofue comosecretariadel
directorgeneral enunaempresade transportes.Aunqueaprendiómucho,el sectorle parecía
un poco“hostil”y decidióprobarsuerte enotrascompañías.A travésde losanunciosde
empleopublicadosenlaprensaparticipóenvariosprocesosde selecciónyfinalmente fue
fichadapor el Real Automóvil Clubde Cataluña(RACC).Eraoctubre de 1997 y su primer
destinofue serlasecretariade JosepMateu,entoncesdirectorgeneral.Hanpasadocasi 20
años,Obradorssigue enla instituciónycontinúasiendolasombrade su primerjefe,ahora
presidentede laentidad.“Despuésde tantosañosjuntos,lacompenetraciónesmáxima.Sé
qué necesitaencada momentocasi sinhablarcon él.Sumáximaesque el éxitoestáenel
cuidadode losdetalles,yyohe hechomía esa filosofía”.Laconfianzaescapital eneste trabajo
y, a pesarde convivirprofesionalmentetantotiempoconlamismapersona,Obradorsasegura
que su relaciónnuncaha traspasadolabarrera de laamistad.“Es una relacióncordial,pero
estrictamente profesional.Me hafuncionadobienasí”.Aparte del manejode idiomas,ensu
opiniónunabuenasecretariadebe ser,porencimade todo,resolutiva.“Hayque encontrar
siempre lamejoropciónparacada situación.Enocasiones,nopodemoscontactarcon nuestro
jefe yhay que evitarque lascosas urgentesse demoren”.