Requisitos de un acto protocolario en un simposium

1. Tema: Requisitos de un acto protocolario en un
simposio
Materia: Protocolo Empresarial Y Relaciones
Publicas
 Catedrático: Roció Margarita Uresti Marín
 Alumno : Eliseo Barrón Fortuna

2. En un acto ceremonial, se utilizan una serie de
piezas, medios, materiales y escenarios para la
celebración del evento, donde se debe cuidar el
más mínimo detalle. Lo que se utilice debe ser
uniforme y acorde con la de imagen institucional
guardando la sobriedad, buscando siempre la
sencillez y el buen gusto en la preparación de los
escenarios.

3.  El Protocolo institucional se convierte en la imagen
de la organización en sus presentaciones sociales,
se aplica en diferentes ámbitos organizacionales.
Sin embargo, lo importante es su alineación con la
estrategia que la universidad quiere transmitir
como entidad y como marca, junto con el talento
humano que la conforma.

4.  Al momento de pensar en organizar una actividad
de cualquier índole bien sea: académica, deportiva,
social, cultural, etc., por mínimo que sea debemos
cuidar nuestra imagen y saber qué clase de
protocolo se necesita y se debe cumplir de acuerdo
al tipo de evento y filosofía de la universidad. Es
importante conocer las técnicas de la práctica
protocolaria, a la planificación de cada uno de los
tipos de actos, los cuales exigen aplicaciones
específicas.

5.  PLANEACIÓN: Es muy importante tener claro que se
pretende con el evento, su filosofía, su finalidad y
sus objetivos. Por lo anterior debemos identificar
los siguientes aspectos para la organización de un
acto
 Objetivo: clase de evento (comercial, cultural,
académico, institucional, deportivo, social,
religioso, familiar o de Estado), cuál es el propósito
y a quién va dirigido

6.  Actividades a desarrollar: Permite definir si se
requiere salones alternos, ayudas audiovisuales,
apoyo fotográfico, internet, diseño de imágenes o
escenarios virtuales, Wi-Fi entre otros.
 Hora: Está sujeta a la característica del evento. Si es
una rueda de prensa lo ideal es programarla para
las 10 de la mañana.
 • Fecha: Revisar la programación institucional para
evitar que el evento se cruce con otras actividades
que le resten visibilidad.

7.  PROTOCOLO: • Guión: Una vez se tiene claro lo
que queremos decir, buscamos la idea central para
hacer el guión y establecer el cómo lo hacemos.
Esta herramienta permite ordenar por escrito el
programa de la ceremonia y contiene la estructura
del programa. El guión o libreto contempla cuatro
(4) partes:
 Bienvenida
 Introducción (motivo que convoca a los invitados)
 Destacar la presencia del personaje que da realce
a la ceremonia y demás miembros de la mesa
principal o de honor.
 Despedida

8.  Medios de Comunicación: es importante convocar a
los Medios de Comunicación cuando el acto
amerite difusión con medios externos y una vez
conseguido, enamorarles con nuestro evento,
impactarles y hacerles llegar plenamente los
objetivos y los mensajes. Para ello, se debe diseñar
el acto teniendo en cuenta las técnicas de interés
periodístico y las necesidades de los medios:
prensa escrita, fotógrafos, radio, televisión. Cada
uno tiene sus propias exigencias. Todo acto tiene
que interesar a los medios, buscando eso sí, que el
máximo interés se concentre, desde el punto de
vista gráfico, en aquello que recoja los objetivos y
mensajes del evento y la venta de nuestra imagen

9.  • Comprensión visual: Hace referencia a la
comunicación no verbal. No olvidemos que los
elementos son transmisores de información y
deben complementar a las técnicas orales. En
ocasiones lo visual impacta más que la palabra. Por
ejemplo: la iluminación como valor descriptivo,
expresivo y simbólico. El reflejo, las sombras, la
temperatura. Todos ellos son elementos que nos
obligan a plantearnos los materiales, las texturas,
las formas de evitar distorsionar la imagen.

10.  Sonido: Contratar o solicitar el sonido necesario para
amplificar. Si el espacio es cerrado o abierto deben
tener en cuenta las especificaciones de mayor o menor
potencia. Hacer pruebas antes de dar inicio al evento.
 • Material POP: Garantizar la adecuada presencia
institucional a través de pendones, pasacalles,
camisetas, gorras, lapiceros, etc. Si es el caso debe
prepararse material de apoyo (cartillas, carpetas,
volantes, etc.)
 • Seguridad y equipos de emergencia: La planificación
de este tipo de dispositivos ésta directamente vinculada
con las dimensiones del acto que tenemos entre manos.
Un espacio seguro no solo es el que está protegido,
sino aquel en que se han puesto las medidas necesarias
para que nada malo suceda. Eventos como una visita del
Presidente, Ministro, Embajador y otros, están
condicionados al diseño de un dispositivo de seguridad.

11.  https://www.javerianacali.edu.co/sites/ujc/files/
node/.../manual_de_protocolo_0.pdf

lagos.cl/.../017cfc85c9fc0f85e5b7498b62b57e6
2Manual%20de%20Procedimientos...

www.protocolouniversitario.ub.edu/.../manual_p
ara_la_organizacion_de_actos_en_la...

https://www.protocolo.org › Ceremonial › Actos y
eventos
