Se trata de un Manual que incluye algunas recomendaciones para aquellos interesados en poner en marcha espacios de coworking o colaborativos de trabajo.

1. MANUAl
PARA LA PUESTA EN MARCHA
DE UN ESPACIO
DE COWORKING
OCTUBRE 2013

3. Introducción
El presente documento está dirigido a todos aquellos interesados en instalar
un espacio de coworking o simplemente conocer más sobre lo que son y lo
que no son, especialmente en países con una población creciente de emprendedores y freelancers.
Los espacios de coworking o colaborativos, son lugares que reúnen a una
comunidad de personas para trabajar, pudiendo ser estos emprendedores
o freelancers. Es un espacio para trabajar de manera multidisciplinaria, ya
que al compartir la misma oficina y servicios se provoca el networking y se
colabora como consecuencia. Estos espacios fomentan el intercambio de
ideas, la innovación y el emprendimiento basado en comunidad, fomentando
el sentido de pertenencia y provocando la generación de proyectos colectivos
de valor.
Los hay de diversos tipos, en su mayoría reúnen una comunidad de profesionales de un sector específico como programadores, comunicólogos, creativos, etc. En México han existido una gran cantidad de espacios de coworking de entre los que destacan Hacker Room, Hacker Cave, El Futuro Plex,
HubMéxico City, Hacker Space, Hacker Garage, Colectivo Labs, el 3er Espacio,
Coworking Mty, HubOaxaca y Colima Colectivo entre otros.
“Las tendencias de contratación independiente, freelance y trabajo
temporal, hacen que los espacios de co-trabajo y la colaboración,
así como los entornos conectivos, se vuelvan cada vez más importantes, tanto desde el punto de vista social como profesional.”
- Beau Button
El propósito fundamental de un espacio de coworking es fomentar el networking y la creatividad así como prácticas de cooperación ofreciendo una
solución al reto del aislamiento que tienen los pequeños emprendimientos,
provocados por el trabajo remoto desde casa o desde oficinas pequeñas.
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4. Beneficios
Saltan a la vista los beneficios que derivan de los procesos de asociatividad,
no obstante, existen una serie de consecuencias derivadas que no siempre
son evidentes.
Compartir espacios de trabajo con disciplinas diversas y perfiles múltiples,
provoca en sí mismo valor, toda vez que los problemas y retos se observan
desde diversos ámbitos, adicional a ello se provocan alianzas y nuevas oportunidades provocadas entre los miembros.
“Es una mezcla de tecnología y gente cada vez más inteligente
sobre cómo obtener un uso eficiente de su espacio. Hoy en día no
se necesita necesariamente un teléfono fijo todo el tiempo que está
conectado a una pared que tienen que ir y sentarse en frente de
todos los días.“
- Sande Golgart
Al mismo tiempo un coworking space es un modelo muy rentable socialmente, ya que permite superar el aislamiento que conlleva a compartir ideas,
reflexionar en conjunto o simplemente establecer nuevas relaciones.
Adicionalmente, existen tanto a nivel nacional como internacional, redes de
espacios de coworking que intercambian ideas y experiencias, lo que agrega
aún más valor a estos espacios.
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5. ¿Qué debe tener
un espacio de Coworking?
Un espacio de coworking debe contemplar al menos 3 componentes: espacio,
servicios y comunidad.
Espacio_
Sólo va a haber coworkers si el espacio está mejor habilitado que su propia casa o cualquier Starbucks®, en ese sentido es muy importante que la
ubicación del coworking sea céntrica, que haya
transporte público, estacionamiento y se encuentre próximo a calles o avenidas importantes. También es fundamental que esté limpio.
Servicios_
En un espacio se deben encontrar los servicios mínimos que permitan a una persona trabajar, tales
como instalación eléctrica, internet, espacios para
compartir.
Comunidad de base_
Debe considerar dos perfiles fundamentalmente, el
perfil emprendedor y el perfil freelancer. Personas
que sean asíduos del lugar para darle identidad al
espacio de coworking.
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6. Recomendaciones
y Lecciones aprendidas
Establecer un espacio de coworking implica retos como cualquier otro proyecto, en este caso queremos compartir algunas experiencias recogidas a lo
largo de investigar tanto el funcionamiento de algunos como los casos de
éxito y de fracaso para que aquel interesado en echar a andar un proyecto de
este tipo, los considere en su puesta en marcha.
Identificar un nicho_
Aún cuando los coworkings son de nicho, es decir se reúne a tecnólogos,
creativos, cultureros, etc. es importante incorporar aliados y miembros de
diversos perfiles y disciplinas para generar valor, ese, es el gran objetivo de
la estos espacios, lograr un grupo multidisciplinario que permita coincidir a
diversos perfiles para abordar, desde diversas perspectivas los problemas
y/o retos.
La comunidad o la no comunidad_
Los procesos de construcción de comunidad implican inversiones de tiempo
importantes, y también un entendimiento de lo que cada uno de los integrantes de la misma reciben por pertenecer a un coworking. En razón de ello, es
importante definir si el coworking va a estar sustentado por una comunidad
o simplemente será una red de relaciones. Esta es una decisión importante
puesto que para hacer comunidad, el diseño del coworking debe estar sujeto
a privilegiar que esta comunidad crezca adhiriendo a nuevos miembros, para
ello se requiere hacer eventos, promover de manera constante las actividades realizadas, y efectuar un trabajo serio de promoción.
La sustentabilidad_
Para que fluyan los proyectos, la creatividad y el valor hay que pagar las
cuentas. Si bien es cierto que un coworking no es un negocio, la sustentabilidad holgada es fundamental, ya que esta permite centrarse en el valor y no
en el dinero (ver Modelos de Sustentabilidad).
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7. Proyectos de Comunidad_
El valor que surge a partir de la interacción entre personas, ideas, aspiraciones y proyectos es sumamente poderoso, y es justamente el eje de cualquier
coworking. Uno de los disparadores fundamentales son los proyectos de comunidad, ellos permiten integrar perfiles, preferencias y equipos; provocan
valor y son un factor muy importante pudiendo ser incluso proyectos insignia
del mismo coworking.
Agenda integrada_
El coworking va más allá del espacio físico, debe incluir una agenda integrada, sincronizada de miembros que aseguren su cumplimiento y la consecución de logros colectivos. Una agenda integrada tiene que incluir tiempos,
plazos, involucrados y metas precisas.
La terquedad no sirve de mucho_
Como cualquier proyecto, es importante determinar antes de empezar, cual
es el tiempo necesario y los logros que se requieren alcanzar para saber si
se ha sido exitoso o no, ya que el proyecto de coworking se puede convertir
en un verdadero dolor de cabeza que desvíe de los principales proyectos, de
aquellos que generan alto valor. Es así, que si no hay demanda y no alcanza
para pagar las cuentas, se debe cerrar.
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8. Modelos de sustentabilidad
de espacios de coworking
Los espacios de coworking no son un negocio per se, por lo mismo es
muy importante encontrar el modelo de sustentabilidad que mejor
se adapte para el mantenimiento y buen funcionamiento del mismo.
Pago
de Membresía
Subarrendamiento
Descripción
Se refiere a aportaciones tipo gimnasio que hacen
acreedor al uso de
las instalaciones.
En caso que el
espacio tenga
áreas de oficina,
éstas se podrán
subarrendar.
Ventajas
Permite pagar las
cuentas de manera
colectiva y provoca
sentido de pertenencia.
Permite contar
con cuotas fijas
superiores a las
aportaciones
individuales.
Desventajas
Si los coworkers
Se pierde el espíritu
son impuntuales e
de la colectividad
indisciplinados es
al parecer más
insostenible en el
oficinas virtuales.
mediano plazo.
Patrocinio
Híbrido
Corresponde a
aportación de em- Es la combinación
presas o personas
de dos o más
interesadas en el
modelos.
proyecto.
Los costos se
minimizan.
Permite adaptarse
a la realidad del
coworking dada la
flexibilidad.
Depende de la
buena voluntad
del sponsor y los
beneficios que
reciba a cambio.
N/A
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9. Hoja de Verificación
·Imágen
-Manual de identidad
-Página web
-Cuentas personalizadas de
redes sociales
·Mobiliario
-Tablones/Mesas
-Sillas
-Muebles
-Sillones
-Libreros y repisas
-Mesas para jardín
·Equipamiento de oficina
-Video
-Cañón
-Pantalla para proyectar
-Bocina con micrófono
-Pintarrón
·Electrodomésticos
-Cafetera
-Microondas
-Televisión
-Video juegos
-Frigobar
·Decoración
-Cuadros
-Macetas y plantas
-Lámparas de piso, techo y
-escritorio
-Viníles de decoración /
logos
-Cortinas y/o persianas
-Señalética
-Frases motivacionales
-Relojes de pared
-Tapetes
·Utilitarios
-Multicontactos
-Extensiones
·Administrativos
-Directorio de socios funda-
dores y coworkers
-Plan de cobro
-Cuenta bancaria
-Recibos
-Plan de Pago
-Línea de Teléfono e Internet
-Agua
-Renta
-Persona responsable /
Recepcionista
-Insumos
-Focos
-Papel de baño
·Otros
-Garrafones de agua
-Botes de basura
-Copia de llaves para todos
los coworkers
-Estacionamiento para
bicicletas
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10. Contrato (sugerencia)
El presente contrato es aplicable a todo aquel que haga uso temporal o permanente de las instalaciones del coworking.
El Espacio de Trabajo Colectivo, denominado ____________, que para efectos del
presente documento será, ____________ está ubicado en _________________
Se le denominará COWORKER a toda aquella persona que cumpla con sus aportaciones en tiempo y forma para pertenecer a ____________.
· Es un espacio de trabajo para desarrollar proyectos que promueve permanentemente esquemas de asociatividad, trabajo en equipo y vinculación con el sector
de _________ a fin de promover el desarrollo de proyectos, ______________
· Se promueve la legalidad y el cumplimiento de las normas, procedimientos y en
especial se promueve el uso adecuado de software y respeto por los derechos de
autor.
El COWORKER se compromete a:
· Cuidar las instalaciones y el mobiliario del ____________, trabajando ordenada
y aseadamente en los espacios.
· Mantener un ambiente de respeto y colaboración permanente con otros coworkers.
· Procurar la sustentabilidad económica de _____________ participando en las
dinámicas y actividades establecidas para tal fin y disponer de 30 minutos semanales para el aseo correspondiente a _________.
Restricciones
· Se prohíbe el consumo de substancias ilegales y se canalizará a las autoridades
correspondientes a quien se sorprenda haciendo uso de las mismas.
· No se permite fumar en las instalaciones de _________.
· El ___________ se deslinda de toda acción y responsabilidad que cualquier
coworker realice, incluyendo posicionamientos, afiliaciones políticas y/o partidistas, religiosas y de cualquier índole.
El ________________ se reserva el derecho de admisión al COWORKER que incumpla cualquiera de las cláusulas antes mencionadas, quedando de manifiesto
que el hecho de no tener conocimiento de las cláusulas no exime del cumplimiento de las mismas.
Nombre, Firma y Fecha
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11. Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons - Atribución-No Comercial-Compartir
Igual 2.5 México (CC BY - NC - SA 2.5)
Compilado y desarrollado por Lino Romero, Daniel Amieva, Ana Calderón y Julio Gómez
Ideas Disruptivas® S.A. de C.V. | Octubre 2013

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